Платіжна картка є електронним платіжним засобом у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки. Її використовують для:
- переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів і послуг;
- перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб;
- отримання коштів у готівковій формі в касах банків через банківські автомати;
- здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором (п. 1.27 ст. 1 Закону України «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 № 2346-III; далі — Закон № 2346).
Втрата первинних документів через руйнування офісу
Користувачем електронного платіжного засобу може бути юридична або фізична особа (ч. 2 р. ІІ Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою правління НБУ від 05.11.2014 № 705). Фізособам, які не є підприємцями, банк-емітент надає особисті електронні платіжні картки. Суб’єктам господарювання — корпоративні електронні платіжні засоби.
Електронний платіжний засіб – це платіжний інструмент, який надає його держателю можливість за допомогою платіжного пристрою отримати інформацію про належні держателю кошти та ініціювати їх переказ (п. 1.14 ст. 1 Закону № 2346).
Держатель електронного платіжного засобу — фізособа, що на законних підставах використовує електронний платіжний засіб для переказу коштів з відповідного рахунку в банку або здійснює інші операції і використовує електронний платіжний засіб (п. 1.4 Закону № 2346).
Отже, працівник має змогу розрахуватися корпоративною банківською карткою підприємства, якщо він є держателем картки відповідно до договору, укладеного з банком. У такому разі відповідальність за розрахунки несе саме такий працівник.
Кошти на корпоративній картці — це гроші на рахунку підприємства. Після того як держатель корпоративної картки зніме готівку з рахунку або розрахується за товари (послуги), вони вважатимуться виданими під звіт. Позаяк кошти з картрахунку витрачені, працівник має відзвітувати про їх використання.
Як директор має відзвітувати про підзвітні кошти
За фактом виконання цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, працівник має подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України; ПК). На це він має 10 банківських днів, що настають за днем зняття коштів (пп. 170.9.3 ПК). Позаяк підтвердити документально витрачання коштів підприємства на господарські цілі директор не зможе, маємо понадлімітне витрачання підзвітних сум. Директор зобов’язаний їх повернути до каси або на банківський рахунок підприємства до або під час подання звіту.
Якщо директор не поверне коштів, витрачених на власні потреби протягом 10 днів, бухгалтер має нарахувати на цю суму ПДФО та військовий збір. Сплатити податкові зобов’язання бухгалтер має за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) директора за відповідний місяць. Якщо доходу недостатньо — за рахунок оподатковуваних доходів керівника наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. Адже в такому разі надміру витрачені кошти стають додатковим благом.
За що покарають головбуха
Що робити, якщо директор не повертає кошти
Звісно, якщо директор не бажає повертати кошти і сплачувати ПДФО та військовий збір, бухгалтер намагатиметься знайти інший спосіб владнати ситуацію, аби не наражатися на штрафи.
Якщо сума надміру витрачених коштів незначна, закрити її можна — видати директорові нецільову матдопомогу. За рахунок цього він погасить борг. Нагадаємо, що у 2018 році нецільову благодійну допомогу не оподатковують ПДФО у розмірі 2470 грн на рік (пп. 170.7.3 ПК). Аби виплатити матдопомогу, директор має написати відповідну заяву. На підставі заяви оформте наказ (розпорядження) керівника підприємства для проведення розрахунків.
Зауважимо, що виплату такої допомоги слід провести або через касу, або безготівково (на зарплатну картку директора). Однак у жодному разі не через корпоративну картку підприємства. Позаяк за будь-які суми, зняті з корпоративного рахунку довіреною особою, слід відзвітувати (п. 20 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148; далі — Положення № 148). Тому повертати кошти готівкою разом зі звітом директору все ж таки доведеться.
Новий закон про валюту: до чого готуватися бухгалтеру
Ще один можливий варіант — оформити проведення рекламного заходу. Позаяк до суми перевищення за підзвітними сумами не включають і не оподатковують ПДФО документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платникові податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, які здійснив такий платник та/або інші особи з рекламною метою (абз. 2 пп. 170.9.1 ПК). Але в такому разі витрати слід обгрунтувати і належно оформити (наказ на проведення заходу).
За будь-яких обставин, аби уникнути непередбачуваних ситуацій із витрачанням грошей з картрахунку, бухгалтер має попередити директора, що саме він як держатель корпоративної картки несе відповідальність за розрахунки у разі її застосування.
Читайте також:
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
