Які документи мають бути у підприємця на місці торгівлі

Попри те що підприємці не ведуть бухгалтерського обліку, первинні документи у них мають бути. Так, підприємці на загальній системі оподаткування мусять мати підтвердні документи щодо походження товару. Це прямо передбачає пункт 177.10 Податкового кодексу України (ПК). Визнавати витрати підприємець може лише на підставі первинних документів.

Штрафувати не можна помилувати!

Окрім того, ПК зобов’язує ФОП вести облік доходів, витрат та інших показників, на підставі яких визначають об’єкти оподаткування та податкові зобов’язання. Для цього необхідні первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність тощо (п. 44.1 ПК).

Дозвільні

Список дозвільних документів, обов’язкових для ФОП, не дуже великий і стосується, в основному, особливих видів діяльності.

«Пожежна» декларація

Цю декларацію складають і реєструють згідно із частиною 2 статті 57 Кодексу цивільного захисту України (КЦЗ), а також Порядком подання та реєстрації декларації відповідності матеріально-технічної бази суб’єкта господарювання вимогам законодавства з питань пожежної безпеки, затвердженим постановою КМУ від 05.06.2013 № 440 (далі — Порядок № 440).

Нормативні документи не вимагають, аби в місці торгівлі обов’язково була ця декларація чи її копія. Утім, під час перевірки її можуть зажадати органи Державної служби України з надзвичайних ситуацій. Тому для власного спокою ФОП має сенс завжди тримати в себе хоча б копію зареєстрованої декларації.

Зважте: у законодавстві згадані ситуації, коли декларації може й не бути. Зокрема, декларацію не подають (ч. 4 ст. 57 КЦЗ, п. 1 Порядку № 440):

• на використання торговельних місць, кіосків і контейнерів, якщо вони розміщені на ринку згідно зі схемою, погодженою з органом державного пожежного нагляду;
• орендарі об’єкта нерухомості (особи, які використовують об’єкт нерухомості за цивільно-правовим договором, що не передбачає переходу права власності на цей об’єкт) за умови, що власник зареєстрував декларацію на об’єкт нерухомості;
• на використання об’єктів, що їх у встановленому законодавством порядку приймають в експлуатацію після завершення будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту.

Скачати "Пожежну" декларацію

Ліцензія на алкоголь і тютюн

Торгувати уроздріб алкогольними напоями (крім столових вин) або тютюновими виробами можуть суб’єкти господарювання всіх форм власності, в т. ч. їх виробники, за наявності у них ліцензій (ст. 15 Закону № 481).

Пиво належить до алкогольних напоїв, тому на його роздрібний продаж також потрібна ліцензію (лист ГУ ДФС у м. Києві від 29.10.2015 № 3225/Г/26-15-21-02-21; ЗІР, категорія 115.03).

Ліцензію на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями, тютюновими виробами розмістіть на видному місці, щоб вона була доступна покупцям для огляду (п. 27 Тимчасового порядку).

Окрім того, у торговельній залі на видному місці влаштуйте Куточок споживача. Розмістіть у ньому інформацію про найменування власника або уповноваженого ним органу, адреси та номери телефонів органів із захисту прав споживачів (п. 10 Порядку № 833). А от про Книгу відгуків і пропозицій можете не турбуватися. Із 13.03.2019 вона вже не обов’язкова — відповідні зміни до Порядку № 833 уряд вніс постановою від 06.03.2018 № 168.

Усе, що ви хотіли знати про ліцензії

• Ліцензії у роздрібній торгівлі
• Ліцензія на торгівлю тютюновими виробами у магазині та кафетерії

Експлуатаційний дозвіл

Експлуатаційний дозвіл отримують оператори ринку, які виробляють та/або зберігають харчові продукти тваринного походження (ч. 1 ст. 23 Закону України «Про основні принципи та вимоги до безпеки і якості харчових продуктів» від 23.12.1997 № 771/97-ВР; далі — Закон № 771).

Не отримувати експлуатаційний дозвіл можуть заклади громадського харчування і роздрібної торгівлі, що відповідають вимогам, встановленим Кабміном (ч. 2 ст. 23 Закону № 771). Позаяк таких вимог уряд досі не затвердив, наразі таким закладам отримувати експлуатаційний дозвіл не потрібно.

На товар

Податківці не перший рік наполягають, щоб у ФОП були первинні документи на отриманий товар (листи ДФС від 17.05.2016 № 10714/6/99-99-13-04-02-15, ГУ ДФС в Одеській області від 04.04.2018 № 1362/ІПК/15-32-13-01-09; ЗІР, категорія 107.11). Такими документами є прибуткові (видаткові) накладні, товарно-транспортні накладні, чеки, закупівельні акти тощо.

Правила не вимагають, аби ФОП тримав ці документи обов’язково у місці торгівлі. Він може їх зберігати в офісі або вдома. Утім, деякі ФОП (особливо єдинники) не згодні, що вони взагалі повинні мати такі документи. Але тут ситуація неоднозначна.

За відсутності документів про надходження товару контролери загрожують штрафами за порушення вимог пункту 44.1 ПК. Нагадаємо, що ця норма вимагає вести облік доходів, витрат та інших показників. Цей облік грунтується на первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, фінансовій звітності, інших документах, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування, обчисленням і сплатою податків і зборів.

Здавалося б, на ФОП-єдинників — неплатників ПДВ ці норми не поширюються, позаяк вони не ведуть обліку своїх витрат. Утім, фіскали вважають, що і ФОП-єдинники повинні мати первинні документи на оприбуткування товару. Тут сперечатися складно, позаяк ФОП-єдинники мають на загальних підставах зазначати у формі № 1ДФ відомості про дохід, що виплатили, в т. ч. ФОП, у якого купували товари.

За порушення приписів пункту 44.1 ПК податківці застосовують штраф у розмірі 510 грн (п. 121.1 ПК). За повторного порушення штраф збільшиться до 1020 грн.

Однак це не єдине порушення, яке закидають податківці ФОП. Вони згадують і норму пункту 12 статті 3 Закону про РРО. За нею суб’єкти господарювання зобов’язані в порядку, встановленому законодавством, вести облік товарних запасів на складах та/або за місцем їх реалізації, продавати лише ті товари (послуги), що відображені в такому обліку. Але! Ця норма чітко декларує, що такі вимоги не поширюються на ФОП — платників єдиного податку, що не зареєстровані як платники ПДВ.

ПРОСТОЧИЛИ РЕЄСТРАЦІЮ АН — ЛОВІТЬ ШТРАФ

• ТИСНУТЬ З УСІХ СТОРІН, ТА МИ УНИКНЕМО ШТРАФІВ! ЯК ⋙

Штрафи за таке порушення доволі серйозні. До суб’єктів господарювання, які продають товари, не обліковані у встановленому порядку за цінами і місцем реалізації та зберігання, застосовують фінансову санкцію у розмірі подвійної вартості таких товарів. Але штраф не може бути меншим ніж 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто 170 грн (ст. 20 Закону про РРО). І знову ж таки ці вимоги не поширюються на ФОП, що сплачують єдиний податок і не зареєстровані платниками ПДВ.

Утім, контролери застосовують таку санкцію і до ФОП-єдиноподатників. Підприємці, що не погоджуються з нарахуванням штрафів, оскаржують такі рішення до суду. Судді в основному стають на бік ФОП і визнають неправомірність таких штрафів (зокрема, постанови Одеського апеляційного адміністративного суду від 13.06.2018 у справі № 815/4426/17, Шостого апеляційного адміністративного суду від 17.10.2018 у справі № 810/2762/18, Одеського окружного адміністративного суду від 10.07.2017 у справі № 815/1015/17.

Але є у судовій практиці й випадки, коли суди погоджуються із твердженням, що будь-який суб’єкт господарювання, в т. ч. ФОП як на єдиному податку, так і на загальній системі оподаткування, повинен мати первинні документи на придбаний товар (зокрема, постанова Чернівецького окружного адміністративного суду від 19.03.2015 у справі № 824/202/15-а).

На жаль, претензії контролерів цим не вичерпуються. На практиці, коли ФОП не надає первинних документів на оприбуткування товару, податківці доходять висновку, що ФОП купував товари у фізичних осіб. Тому як податковий агент він мусив утримати з них податок на доходи фізичних осіб і перерахувати його до бюджету. На цій підставі вони донараховують ПДФО і штраф за його несплату. Такі претензії ФОП також успішно оскаржують у судовому порядку (ухвала ВАСУ від 16.05.2017 № К/800/23516/16).

Отже, якщо не маєте наміру судитися з податківцями, ліпше забезпечуйте наявність первинних документів на оприбуткування товару. Можете тримати їх у точці торгівлі або в офісі (вдома).

Документи, що підтверджують факт продажу товару .