Журнал регистрации доходных и расходных кассовых документов в электронном виде, образец его заполнения — в статье
Форма КО-3 и КО-3а
Журналов регистрации приходных кассовых ордеров (ПКО) и расходных кассовых ордеров (РКО) аж два:
- форма КО-3-в ней выделены направления поступления (расходования) денег. Их всего два– зарплатный(стипендии) и командировки (другие цели). Эта форма позволяет лучше контролировать целевое использование наличных;
- форма ко-3а-более компактная, без упомянутых направлений расходования.
Формы журналов выбрать решает руководитель предприятия за советы главного бухгалтера. На наш взгляд, предприятиям целесообразнее выбирать КО-3а, так как:
- зарплату наличными мало кто сейчас выплачивает. Это же касается и авансов на командировку. В основном наличные используется на " другие цели»;
- такая подробная классификация направлений расходования наличных как первой форме КО-3 лучше подходит для бюджетных учреждений. У них там есть КЭКР. В учебных заведениях есть и стипендии, и выдача наличности на командировку студентов, не имеющих стипендиальных карточек.
Внимание: предприятиям лучше использовать форму КО-3а.
🔊 Штрафи за відсутність або незастосування РРО
Обязателен ли журнал регистрации ПКО/РКО
Да, обязателен. Об этом дали четкий ответ налоговики в своем разъяснении в 109.15 ВИР. Они ссылаются на требование п. 33 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (постановление НБУ от 29.12.2017 № 148, далее – Положение № 148). При этом обратите внимание:
- журнал должен быть только один;
- в случае отсутствия журнала, по сути, недействительным становится и сам ПКО или РКО, так как теряет содержание один из его реквизитов – его номер, который указывается в шапке документа вверху.
Не должны вести журнал регистрации ПКО/ РКО только физлица-предприниматели, так как они не обязаны и использовать сами ПКО/ РКО.
Із 1 серпня 2023 року підприємцям дозволили формувати спрощений фіскальний чек. Консультація допоможе розібратися, яку інформацію має містити такий чек, як правильно зазначати у ньому групу товарів та що буде, якщо схибите з назвою товару у чеку
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов в электронном виде
Журнал можно вести в бумажной или электронной форме. В последнем случае надо распечатывать его ежедневно (п. 33 Положения № 148).
Как вести и заполнять журнал регистрации приходных расходных кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3а заполняем следующим образом:
- в реквизите «№ п/п» (колонка 1) ставим сквозную нумерацию записей (1, 2, 3 и т. д.). Она не обязательно должна совпадать с нумерацией ПКО и РКО в колонках 3 и 7. Отдельной нумерации для ПКО и РКО в этой колонке вести не нужно. По-сути, это всего лишь нумерация строк этого журнала. Эти разъяснения есть в письме ГНСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15;
- в колонке 3 указываем номера ПКО, А в колонке 7-номера РКО. Понятно, что номер на бланке соответствующего кассового документа и этот номер в этих специально отведенных колонках журнала должны совпадать. Иначе теряется смысл этого журнала. Напоминаем, что нумерация ПКО и РКО в течение календарного месяца должна быть сквозной (1, 2, 3 и т. д. без пропусков) и осуществляться в хронологическом порядке. В новом месяце нумерация начинается заново с «1»;
- заполнение осуществляем ежедневно, когда были кассовые операции;
- регистрации в журнале проводим только после осуществления выплат, указанных в ПКО и РКО (п. 33 Положения № 148);
- в реквизите «Примечания» пишем содержание операции, например, «получены наличные из банка на командировку», «получена выручка от реализации товаров», «возврат подотчетных средств кузнецом О. С., выданных ему на командировку», «выдан под отчет Ковалю О. С. на командировку», «сдача наличности в банк» или проще «выдана под отчет», «выдана зарплата» и т. д;
- если Журнал закончился, то заводим новый.
Журнал по форме КО-3 ведется аналогично. Единственное, что суммы надо разносить по двум направлениям поступления (расходования) наличности.
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Соответствующие примеры заполнения форм журналов регистрации КО-3 и КО-3а приведены в файле.
Скачать образец форма КО-3
Скачать образец форма КО-3а
