Оплата роботи у відрядженні

Які виплати отримує працівник під час відрядження

Перебуваючи у відрядженні, працівник має отримати:

• заробітну плату за дні роботи у відрядженні;
• відшкодування витрат на відрядження;
• добові (сума, яка не пов’язується з конкретними задокументованими витратами працівника та може бути використана ним на свій власний розсуд, наприклад, для харчування).

Тепер детально про кожний вид виплат.

Понаднормові добові: проводки

Заробітна плата за дні роботи у відрядженні

Перебуваючи у відрядженні працівник має отримати за виконану роботу оплату праці відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але розмір такої оплати праці має бути не нижчим середнього заробітку (ч. 4 ст. 121 КЗпП). Більш детально цю норму роз’яснює лист Мінсоцполітики від 05.03.2012 № 204/13/184-12, за яким необхідно:

• знайти суму середньоденного заробітку (1);
• знайти денний заробіток працівника за місяць відрядження відповідно до умов трудового договору (2);
• порівняти суми (1) та (2);
• оплатити за більшим показником: якщо (2) > (1), то треба заплатити за дні відрядження зарплату; якщо (1) > (2), то оплатити дні відрядження за середнім заробітком.

Оплаті підлягають усі дні перебування працівника у відрядженні, включаючи день вибуття, день прибуття та дні перебування у дорозі до місця відрядження.

Ось такий простий алгоритм, але не зважати на нього штрафонебезпечно, так як недотримання вимог можна розглядати як порушення державних мінімальних гарантій з оплати праці, що карається 10-кратним штрафом з розміру мінімальної зарплати за кожного працівника, по якому виявлено таке порушення (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП, 37230 грн у 2018).

Розрахунок середньоденного заробітку працівника

Для розрахунку середньоденного заробітку слід використати правила Порядку обчислення середньої заробітної плати від 08.02.1995 р. № 100 (далі – Порядок № 100). Середньоденний заробіток розраховується за останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю настання відрядження (абз. 3 п. 2, п. 8 Порядку № 100). Для розрахунку показника необхідно скористатися наступним алгоритмом:

1. Визначаємо 2 місяці розрахункового періоду (особливі випадки – див. нижче);

2. Визначаємо виплати, які входять до складу заробітку працівника за розрахунковий період. Які виплати включати, а які ні – наведено у таблиці нижче:

3. Визначаємо тривалість 2-місячного періоду в робочих днях (у разі необхідності в робочих годинах, наприклад, у ситуації погодинної оплати).

4. Знаходимо середньоденний заробіток за формулою:

Розрахунок денного заробітку працівника

Денний заробіток працівника включає всі складові заробітної плати за умовами трудового чи колективного договору. Це значить, що спочатку знаходимо суму заробітної плати за місяць перебування працівника у відрядженні (оклад, надбавки, виробничі премії). При розрахунку включаємо всі складові зарплати, включаючи всякі “виробничі” чи “трудові” доплати, які працівник отримав, якби відпрацював місяць повністю, тобто відсутність працівника на підприємстві через відрядження не враховуємо. Далі ділимо на кількість робочих днів цього місяця (відпрацьовані + дні відрядження, без неявок), тобто виходить:

У випадку, коли період відрядження припадає на два суміжні місяці, то денний заробіток рахується окремо для кожного місяця (лист Мінсоцполітики від 11.11.2016 № 1564/13/84-16). Середньоденного заробітку це не стосується, так як при його розрахунку беруться виплати за 2 місяці, що передують місяцю в якому настала подія – відправка у відрядження (той же лист Мінсоцполітики).

Приклад 1. Працівник направлений у відрядження на 4 дні з 14 по 17 травня 2018 року. Розрахунковий період: березень-квітень 2018 року. За цей період він отримував:

• березень (21 роб. день): оклад 7000 грн + виробнича премія 1500 грн;
• квітень (20 роб. днів): оклад 7000 грн + виробнича премія 500 грн.

Ситуація А. У травні (20 роб. днів): оклад 7000 грн, нарахована виробнича премія 900 грн.

Розраховуємо середньоденний заробіток: (7000+1500+7000+500)/(21+20) = 390,24 грн/день.

Розраховуємо денний заробіток у травні: 7900/20 = 395 грн.

У цій ситуації денний заробіток > середньоденного заробітку, тому працівник у травні отримає просто свій оклад та премію 7900 грн (7000+900 грн).

Ситуація Б. Якщо ж у травні виробнича премія нарахована у сумі 500 грн, то тоді ситуація змінюється: денний заробіток у травні: 7500/20 = 375 грн. У такій ситуації оплату днів відрядження проводимо на основі середньоденного заробітку.

Тоді у травні зарплата працівника дорівнюватиме: 7000×16/20 + 4×390,24 + 500 = 7660,96 грн, де 16 – кількість відпрацьованих днів за місяць без урахування відрядження (=20 – 4).

Працівник не має доходу за 2 попередні місяці

У ситуації, коли працівник з певних причин останні 2 місяці не працював (був на лікарняному тощо), то тоді робимо наступне:

• використовуємо дані двох попередніх місяців. Наприклад, квітень-травень – доходу немає, тоді лютий-березень;
• якщо й у цей період немає доходів, то тоді розрахунок треба провести виходячи з окладу.

Працівникам, які відпрацювали на підприємстві, в установі, організації менше 2-х календарних місяців, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час (приклади для цієї ситуації – див. у листі Мінсоцполітики від 08.11.2016 № 1537/13/84-16).

Врахування премій при обчисленні середньоденної зарплати

Виробничі премії та невідпрацьований період. За загальним правилом такі премії включаються у повній сумі у місяці їх нарахування. Однак, якщо в розрахунковому періоді були відпрацьовані не всі робочі дні, наприклад, через відпустку або лікарняний, то тоді премії, винагороди та інші заохочувальні виплати та доплати враховуються не повністю, а пропорційно до часу, відпрацьованого в розрахунковому періоді (абз. 1 п. 3 Порядку № 100). Однак, тут є виняток – якщо премія збігається з місяцем, у якому вона нарахована та уже враховує відпрацьований час, то вона включається до розрахункового періоду повністю (лист Мінпраці від 13.09.2010 № 804/13/84-10).

Наприклад, працівнику нараховується щомісяця премія у фіксованому розмірі 1500 грн. Це значить, що вона не враховує відпрацьований час. Працівник відпрацював 13 днів з 19 робочих у місяці. Отже, премію беремо у сумі 13×1500/19 = 1026,36 грн. Якщо ж така премія враховує результати роботи (не фіксована), то тоді включаємо премію повністю – 1500 грн.

Квартальні, піврічні премії. З квартальними та піврічними преміями правило наступне: беремо у частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді, тобто:

• 2/3 – для квартальної премії;
• 1/3 – для піврічної премії.

Премії враховуються незалежно від того за поточний чи попередній квартал (півріччя) вони були нараховані. Наприклад, працівник їде у відрядження у травні. Розрахунковий період березень-квітень. У березні він отримав премію 3000 грн за І квартал. Отже, у дохід березня-квітня треба включити 2×3000/3 = 2000 грн премії.

Річна премія. Щодо річної премії, то її включаємо у розрахунку 1/12 за кожний місяць розрахункового періоду, тобто 1/6 для 2-місячного періоду.

Наприклад, працівник їде у відрядження у березні 2018 року. Розрахунковий період – січень-лютий 2018 рік. У січні він отримав річну премію 3000 грн за 2017 рік. Отже, у період січень-лютий треба включити 1×3000/6 = 500 грн річної премії.

Підвищення окладу та коригування середньоденного заробітку

Аналогічно до розрахунку відпускних при розрахунку середньоденного заробітку для цілей оплати відрядження також треба проводити коригування, якщо відбулося підвищення посадових окладів (п. 10 Порядку № 100). Таке коригування не здійснюється тільки, якщо оклад було підвищено одному працівнику чи вибірково декільком.

Приклад 2. Той же працівник з прикладу 1 направлений у відрядження, але у травні відбулося підвищення окладу (не тільки йому, але й усім працівникам підприємства): новий оклад 7700 грн, виробнича премія 500 грн.

Розраховуємо денний заробіток у травні: (7700+500)/20 = 410 грн.

Розраховуємо коефіцієнт підвищення окладів: 7700/7000 = 1,1.

При розрахунку середньоденного заробітку доходи підвищуємо на коефіцієнт: (7000+1500+7000+500)×1,1/(21+20) = 429,27 грн/день.

У цій ситуації денний заробіток

Відрядження у вихідні дні

Щодо відряджень у вихідний день діють наступні правила:

• у загальному порядку на працівника у відрядженні поширюється графік роботи підприємства, тобто факт перебування у відрядженні не доводить того факту, що він працював у вихідні – оплачуються тільки робочі дні відрядження (але добових це не стосується – вони нараховуються за кожну добу відрядження);
• якщо відряджений працівник все-таки працював у вихідні дні, то ситуація вирішується за згодою сторін: або наданням іншого дня відпочинку або оплатою у подвійному розмірі (ст. 72 КзПП);
• мають бути докази того, що працівник працював у вихідні дні: довідка з підприємства, на яке направили у відрядження працівника; перепустка, де буде зазначено, що він працював у вихідний; акт виконаних робіт з датою виконання у вихідний; накладна про отримання матеріалів у вихідний день; підписаний договір у вихідний день тощо (лист Мінпраці від 19.06.2008 № 154/13/116-08). Також обов’язок працювати у вихідні може бути просто прописаний у наказі про відрядження і тоді нічого не треба доводити.

Додомо, що у разі надання іншого дня відпочинку від працівника має бути відповідна заява.

Вибуття та повернення з відрядження у вихідний день

Так як на відрядженого діє графік роботи підприємства, то вважається, що він у цей день мав вихідний, а тому роботодавець нічого додатково оплачувати не повинен. А от щодо надання додаткових днів відпочинку, то тут це можливо. КЗпП з цього приводу мовчить, але існує Інструкція про відрядження в межах України та закордон від 13.03.1998 № 59 (далі – Інструкція про відрядження). Вона діє щодо бюджетних установ, але може бути орієнтиром і щодо інших підприємств. Вона вимагає наступне:

• якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення надається інший день відпочинку (п. 10 розділу І Інструкції про відрядження);
• якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день то йому може надаватися, а може й не надаватися інший день відпочинку (залежить від рішення керівника та умов колективного договору) (п. 11 розділу І Інструкції про відрядження).

Оплата відряджень та доплата до мінімальної зарплати

Щодо виплат, які не враховуються при визначенні доплати до мінімальної зарплати, то всі вони повністю визначені ст. 31 Закону України “Про оплату праці” від 24.03.1995 № 108/95-ВР. Оплати днів відрядження там в переліку немає. Однак, є роз’яснення у листі Мінсоцполітики від 25.05.2017 № 1545/0/101-07/28:

• суми середнього заробітку, які зберігаються за працівником за час відрядження, не є зарплатою, яка виплачується за виконану роботу, тому суми середнього заробітку не враховуються до зарплати для забезпечення її мінімального рівня;
• якщо відрядження оплачувалося згідно ст. 121 КЗпП, то нарахована зарплата за місяць не може бути меншою мінімальної зарплати.

Приклад 3. Працівник має оклад у травні 3200 грн. Мінімальна зарплата 3723 грн. Його відправлено у відрядження на 3 дні. При розрахунку фактичної зарплати за травень враховуємо й існуючу доплату до мінімальної зарплати, так як він би її повною мірою отримав, якби не був у відрядженні. Розглянемо 2 ситуації:

Відшкодування витрат на відрядження

Працівнику у відрядженні компенсуються вартість проїзду та найму житлового приміщення (ст. 121 КЗпП). Також працівники мають право на компенсацію інших витрат. Щодо бюджетних установ діють обмеження визначені постановою КМУ від 02.02.2011 № 98 (зокрема щодо складових готельного рахунку тощо). Однак, для звичайних підприємств пощастило і обмежень практично немає: роботодавець вирішує це питання самостійно та може відшкодувати додаткові види витрат працівнику, наприклад, проведення того ж фуршету для партнерів чи витрати на проїзд у міському транспорті чи таксі (для “бюджетників” вони не відшкодовуються взагалі).

Єдиною проблемою у покритті витрат відрядженого працівника є те, щоб вони не вважалися для нього додатковим благом. Перелік витрат, що не вважаються додатковим благом дня нього наведено в пп. “а” пп. 170.9.1 ПКУ:

• проїзд, включаючи перевезення багажу, бронювання квитків (як до місця відрядження, так і назад та за місцем відрядження). Це стосується й орендованого транспорту;
• оплата вартості проживання у готелях, а також витрати на харчування та побутові послуги, які були включені до готельних рахунків;
• найм житлових приміщень;
• оплата телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд, обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування за місцем відрядження.

За умови наявності підтверджувальних документів такі витрати не підпадають під оподаткування ПДФО та ВЗ. Також перелік певних специфічних витрат варто внести до наказу про відрядження. У разі ж, якщо працівнику відшкодовуються витрати, які не зазначені у пп. “а” пп. 170.9.1 ПКУ, то необхідно:

• з них сплатити ПДФО та ВЗ;
• нарахувати та сплатити ЄСВ, так як витрати такого виду слід розглядати як такі, що належать до пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, наказ Держстату «Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати» від 13.02.2004 № 5.

Добові відрядження

Добові також не включаються до оподатковуваного доходу працівника, якщо він відзвітувався по відрядженню. Насьогодні для звичайних (не “бюджетників”) підприємств встановлений розмір добових не більше 0,1 розміру мінімальної зарплати ( у 2018 – 372,30 грн), а для відряджень за кордон – не більше 80 євро за кожний календарний день відрядження за офіційним курсом НБУ у розрахунку за кожний такий день. Підприємство може встановлювати й більші добові, але у разі перевищення цих обмежень суму перевищення треба оподатковувати ПДФО та ВЗ як додаткове благо для працівника (ЄСВ при цьому такі виплати не обкладаються, так як добові не є частиною фонду оплати праці). Щодо податкових різниць з податку на прибуток, то їх також у цій ситуації не виникає.

Добові нараховуємо за кожну добу, навіть якщо працівник виїжджає, наприклад, о 23-00 чи прибуває з відрядження о 06-00 – кожний з таких днів підпадає під нарахування добових та оплату як дня відрядження.

Відрядження - проводки

Приклад 4. Той же працівник з прикладу 1, що направлений у відрядження на 4 дні. Оплата роботи у відрядженні відображається у складі заробітної плати працівника (фонд основної зарплати), у т.ч. якщо це оплата за середньоденним заробітком. Щодо добових та відшкодування витрат типові бухгалтерські проводки будуть наступні:

* ст. 121 КЗпП не містить прямої вказівки, чи виплачувати працівнику аванс на відрядження, тому це скоріше право, а не обов’язок роботодавця (крім “бюджетників”). З цього приводу див. також лист Міндоходів від 03.07.2013 № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169;

** якщо працівник не належить до адмінперсоналу, то можуть використовуватися й рахунки 23, 289 (у разі відрядження спеціально для доставки запасів), 91, 93, 949 тощо.