Відрядження: бухгалтерські проводки

UA RU
Автор
бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Бухгалтерські проводки по відрядженню мають відповідати виникаючим зобов’язанням працівника та податковим правилам з обліку відряджень

 

Індексація зарплат у вересні та жовтні 2024-го

Бухгалтерські рахунки обліку відряджень

Для складання бухгалтерських проводок з обліку відряджень основним рахунком є 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Основна властивість цього рахунку – він може мати залишок як по дебету, так і по кредиту, або від’ємний залишок по дебету. Це так звані активно-пасивні рахунки.

Залишок по дебету означає наявність заборгованості підзвітних осіб, а залишок по кредиту (або від’ємний по дебету) – навпаки, наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами, якщо вони витратили свої власні кошти. Таким чином:

Витрат на відрядження списують в залежності від ситуації на такі рахунки:

Рахунок

Призначення в обліку відряджень

23 «Виробництво»

використовується рідко, тільки у випадку коли відрядження напряму пов’язане з собівартістю продукції, робіт, послуг;

91 «Загальновиробничі витрати (проводки)»

використовуємо, якщо відрядження пов’язане з роботою цехів підприємства (налагодження, відкриття цеху тощо), відряджений начальник цеху по своєму спрямуванню і тому подібне;

92 «Адміністративні витрати»

відносимо витрати на відрядження керівного персоналу підприємства, адміністрації та офісних службовців, а також інших працівників, якщо перед ними ставляться загальногосподарські завдання. Наприклад, відрядження водія пов’язане з доставкою документів тощо;

93 «Витрати на збут»

відносимо витрати пов’язані зі збутом продукції, укладенням нових контрактів, рекламою, піарними та іншими маркетинговими заходами;

949 «Інші операційні витрати»

відносимо ті витрати, які не можна віднести до вищенаведених рахунків. Наприклад:

  • відрядження працівників соціальної сфери підприємства по їх напрямах діяльності. Наприклад, підприємство має на балансі базу відпочинку чи навчальний центр тощо,
  • відрядження у зв’язку з наданням благодійної допомоги, участі у певних соціальних проектах, відрядження для організації розважальних заходів для відпочинку працівників підприємства, наприклад, корпоративу.

Сюди ж відносимо витрати, що можуть виникнути при скасуванні відрядження (лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183).

 

Увага! Вибір рахунку залежить від мети відрядження, завдань відрядженого, а не його приналежності до певної групи персоналу підприємства.

Якщо працівник придбав для підприємства у відрядженні певні ТМЦ, то їх відображайте на рахунках їх обліку - 201 «Сировина і матеріали», 28 «Товари» і подібних.

Приклади бухгалтерських проводок з обліку відряджень

Приклад 1. Видача готівки через касу, вчасне повернення. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору та придбання зразків продукції. Сума виданого авансу – 4500 грн. Сума добових – 300 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Вартість придбаних зразків продукції – 1800 грн з ПДВ. Авансовий звіт затверджено у сумі 3900 грн.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

На дату видачі авансу:

1

Видано з каси аванс на відрядження

372

301

4500,00

Видатковий касовий ордер

До подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

2

Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 4500 – 3900 грн)

301

372

600,00

Прибутковий касовий ордер

На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 3900 грн.

3

Списана сума добових (=300×3)

93

372

900,00

Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження*

4

Списані витрати на готель

93

372

1000,00

Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель

5

Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку

641

372

200,00

6

Оприбутковано придбані зразки продукції

281

372

1500,00

Затверджений авансовий звіт + накладна

7

Відображений податковий кредит з ПДВ

641

372

300,00

Податкова накладна в ЄРПН**

*також може бути Положення про відрядження, якщо сума добових затверджена в ньому та загальна по підприємству;

** касові чеки в цій ситуації неможливі, так як покупка за день перевищує 200 грн без ПДВ

 

Приклад 2. Аванс на зарплатну картку, сума добових перевищує норму. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума виданого авансу – 3600 грн. Сума добових – 700 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 3300 грн. У 2023 році норма добових за ПКУ  – 670 грн/доба.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

На дату видачі авансу:

1

Перераховано на зарплату катку аванс на відрядження

372

311

3600,00

Платіжна інструкція, банківська виписка

До подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

2

Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 3600 – 3300 грн)

311

372

300,00

Заява на переказ готівки

На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 2700 грн

3

Списана сума добових (=700×3)

93

372

2100,00

Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження*

4

Списані витрати на готель

93

372

1000,00

Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель

5

Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку

641

372

200,00

На дату нарахування заробітної плати:

6

Утримана з працівника сума ПДФО на суму отриманого додаткового блага через перевищення суми добових норми. Розрахунок: 90,00×1/0,82×0,18 = 19,76 грн, де 1/0,82 – натуральний коефіцієнт

661

641

19,76

Довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ

7

Утримана з працівника сума військового збору на суму перевищення (натуральний коефіцієнт до військового збору не застосовується): 90,00×0,015 = 1,35 грн

661

642

1,35

 

Приклад 3. Працівник користується корпоративною карткою, є неповернута сума авансу, звіт подано вчасно. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума знята працівником з корпоративної картки (аванс на відрядження)  – 3000 грн. Сума добових – 300 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 2100 грн. Працівник повернув тільки 200 грн. Невитрачену суму вирішено залишити працівнику.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

На дату зняття коштів:

1

Працівник зняв кошти з корпоративної картки

372

333

3000,00

Квитанція банкомату

На дату списання коштів з карткового рахунку банком:

2

Банк списав кошти з карткового рахунку

333

313

3000,00

Банківська виписка

До подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

3

Працівником повернута невитрачена сума коштів

333

372

200,00

Квитанція банкомату

На дату зарахування коштів на картковий рахунок банком:

4

Банк зарахував кошти на картковий рахунок

313

333

200,00

Банківська виписка

На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 1800 грн

5

Списана сума добових (=300×3)

93

372

900,00

Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження

6

Списані витрати на готель

93

372

1000,00

Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель

7

Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку

641

372

200,00

Оподаткування неповернутої працівником суми коштів на дату нарахування зарплати

(працівник не повернув 3000 – 2100 – 200 = 700 грн)

8

Утриманий ПДФО (= 700 ×1/0,82×0,18)

661

641

153,66

Довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ

9

Утриманий військовий збір (= 700 ×0,015)

661

642

10,50

10

Нарахований ЄСВ (= 700 ×0,22)

93

651

154,99

Довідка бухгалтерії, додаток Д1

У цьому прикладі використали для обліку розрахунків за корпоративною карткою рахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті», так як в реальній ситуації дата видача коштів банкоматом та дата реального списання коштів з банківського рахунку можуть відрізнятися: при видачі з банкомату відбувається спершу лише блокування виданої суми на рахунку, хоча кошти рахунок ще не залишають. Підставою для списання коштів з рахунку є виключно банківська виписка по рахунку, а не квитанції банкоматів.

 


Безплатний вебінар для бухгалтерів

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді