Відрядження: які проводки зробити бухгалтеру

UA RU
Автор
експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Бухгалтерські проводки за відрядженням мають відповідати виникаючим зобов’язанням працівника та податковим правилам з обліку відряджень

Бухгалтерські рахунки обліку відряджень

Для складання бухгалтерських проводок з обліку відряджень основним рахунком є 372 «Розрахунки з підзвітними особами», який передбачений Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, що затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291.

Основна властивість субрахунку 372 — він може мати залишок як за Дт так і за Кт, або від’ємний залишок за Дт. Це так звані активно-пасивні рахунки.

Залишок за Дт означає наявність заборгованості підзвітних осіб, а залишок за Кт (або від’ємний за Дт) — навпаки, наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами, якщо вони витратили свої власні кошти. Отже, субрахунок 372 використовується у такий спосіб:

🔥 Зміна ціни договору: як оформити

Витрати на відрядження відносяться на витрати за рахунками бухгалтерського обліку, які узагальнено у таблиці нижче.

РАХУНКИ ОБЛІКУ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ

Рахунок

Призначення в обліку відряджень

23 «Виробництво»

застосовується рідко, тільки у випадку коли відрядження напряму пов’язане з собівартістю продукції, робіт, послуг

91 «Загальновиробничі витрати»

використовується, якщо відрядження пов’язане з роботою цехів підприємства (налагодження, відкриття цеху тощо), відряджений начальник цеху за своїм спрямуванням і тому подібне

92 «Адміністративні витрати»

відносяться витрати на відрядження керівного персоналу підприємства, адміністрації та офісних службовців, а також інших працівників, якщо перед ними ставляться загальногосподарські завдання, наприклад відрядження водія, що пов’язане з доставкою документів тощо

93 «Витрати на збут»

відносяться витрати пов’язані зі збутом продукції, укладенням нових контрактів, рекламою, піаром та іншими маркетинговими заходами

949 «Інші операційні витрати»

Відносяться ті витрати, які не можна віднести до вищенаведених рахунків, зокрема:

  • відрядження працівників соціальної сфери підприємства за їхніми напрямами діяльності, наприклад підприємство має на балансі базу відпочинку чи навчальний центр тощо,
  • відрядження у зв’язку з наданням благодійної допомоги, участі у певних соціальних проектах, відрядження для організації розважальних заходів для відпочинку працівників підприємства, наприклад корпоративу.

Сюди ж відносяться витрати, що можуть виникнути при скасуванні відрядження (лист Мінфіну від 05.12.2005 № 31-34000-20-10/26183)

Увага! Вибір рахунку залежить від мети відрядження, завдань відрядженого, а не його приналежності до певної групи персоналу підприємства.

Якщо працівник придбав для підприємства у відрядженні певні ТМЦ, то їх слід відображати на рахунках їхнього обліку, зокрема 201 «Сировина і матеріали», 28 «Товари».

Приклади бухгалтерських проводок з обліку відряджень

Приклад 1. Видача готівки через касу, вчасне повернення. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору та придбання зразків продукції. Сума виданого авансу — 4500 грн. Сума добових — 300 грн/доба. Готель — 600 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Вартість придбаних зразків продукції — 1800 грн з ПДВ. Авансовий звіт затверджено у сумі 3900 грн. Бухгалтерські проведення з відрядженням за даним прикладом представлено у таблиці нижче.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

на дату видачі авансу:

1

видано з каси аванс на відрядження

372

301

4500,00

видатковий касовий ордер

до подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

2

працівником повернута невитрачена сума коштів (= 4500 – 3900)

301

372

600,00

прибутковий касовий ордер

на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту – 3900 грн:

3

на витрати віднесена сума добових (=300 грн ×3)

93

372

900,00

затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження*

4

на витрати віднесено рахунок за готель (=500 грн ×3)

93

372

1000,00

затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО/пРРО зі сплати за готель

5

визнано податковий кредит з ПДВ за готельним рахунком (= 600 грн × 2 × 1/6 )

641.1

372

200,00

6

оприбутковано придбані зразки продукції

281

372

1500,00

затверджений авансовий звіт + накладна

7

відображений податковий кредит з ПДВ

641.1

372

300,00

податкова накладна в ЄРПН**

в кінці періоду (кварталу):

8

витрати на збут віднесено на фінансовий результат від операційної діяльності (= 900 + 1000)

791

93

1900

бухгалтерстька довідка

*також може бути Положення про відрядження, якщо сума добових затверджена в ньому та загальна для підприємства;

** касові чеки в цій ситуації неможливі, оскільки покупка за день перевищує 200 грн без ПДВ

Приклад 2. Аванс на зарплатну картку, сума добових перевищує норму. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума виданого авансу — 6000 грн. Сума добових — 1000 грн/доба. Готель — 1440 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 3300 грн. У 2025 році норма добових за ПК — 800 грн/доба. Бухгалтерські проведення з відрядженням за цим прикладом представлено у таблиці нижче.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

на дату видачі авансу:

1

перераховано на зарплатну картку аванс на відрядження

372

311

6000,00

платіжна інструкція, банківська виписка

до подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

2

працівником повернута невитрачена сума коштів (= 6000 – 5880)

311

372

120,00

заява на переказ готівки

на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту — 5880 грн:

3

на витрати віднесена сума добових (=1000 грн ×3)

93

372

3000,00

затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження*

4

на витрати віднесено рахунок за готель (=1200 грн ×2)

93

372

2400,00

затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО зі сплати за готель

5

визнано податковий кредит з ПДВ за готельним рахунком (= 1440 грн × 2 × 1/6 )

641.1

372

480,00

на дату нарахування заробітної плати:

6

утримана з працівника сума ПДФО на суму отриманого додаткового блага через перевищення суми добових норми (= (1000 – 800)×3/0,82×0,18 = 131,71 грн, де 1/0,82 – натуральний коефіцієнт)

661

641.2

131,71

довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ

7

утримана з працівника сума ВЗ на суму перевищення (=(1000 – 800)×3/×0,05 = 30,00 грн, натуральний коефіцієнт до військового збору не застосовується)

661

642

30,00

в кінці періоду (кварталу):

8

витрати на збут віднесено на фінансовий результат від операційної діяльності (= 3000 + 2400)

791

93

5400

бухгалтерська довідка

Приклад 3. Працівник користується корпоративною карткою, є неповернута сума авансу, звіт подано вчасно. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума знята працівником з корпоративної картки (аванс на відрядження) — 3000 грн. Сума добових — 300 грн/доба. Готель — 600 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 2100 грн. Працівник повернув тільки 200 грн. Невитрачену суму вирішено залишити працівнику. Бухгалтерські проведення з відрядженням за цим прикладом представлено у таблиці нижче.

Господарська операція

Дт

Кт

Сума

Документ

на дату зняття коштів:

1

працівник зняв кошти з корпоративної картки

372

333

3000,00

квитанція банкомату

на дату списання коштів з карткового рахунку банком:

2

банк списав кошти з карткового рахунку

333

313

3000,00

банківська виписка

до подання авансового звіту або одночасно з його поданням:

3

працівником повернута невитрачена сума коштів

333

372

200,00

квитанція банкомату

на дату зарахування коштів на картковий рахунок банком:

4

банк зарахував кошти на картковий рахунок

313

333

200,00

банківська виписка

на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту — 1800 грн

5

на витрати віднесена сума добових (=300×3)

93

372

900,00

затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження

6

на витрати віднесено рахунок за готель (=500 грн ×2)

93

372

1000,00

затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО/пРРО зі сплати за готель

7

визнано податковий кредит з ПДВ за готельним рахунком (= 600 грн × 2 × 1/6 )

641.1

372

200,00

оподаткування неповернутої працівником суми коштів на дату нарахування зарплати
(працівник не повернув 3000 – 2100 – 200 = 700 грн):

8

утриманий ПДФО (= 700 грн × 1 /0,82×0,18)

661

641.2

153,66

довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ

9

утриманий ВЗ (= 700 грн ×0,05)

661

642

35,00

10

нарахований ЄСВ (= 700 грн ×0,22)

93

651

154,99

довідка бухгалтерії, додаток Д1

в кінці періоду (кварталу):

11

витрати на збут віднесено на фінансовий результат від операційної діяльності (= 900 + 1000+154,99)

791

93

2054,99

бухгалтерська довідка

У цьому прикладі використали для обліку розрахунків за корпоративною карткою субрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті», адже в реальній ситуації дата видача коштів банкоматом та дата реального списання коштів з банківського рахунку можуть відрізнятися: при видачі з банкомату відбувається спершу лише блокування виданої суми на рахунку, хоча кошти рахунок ще не залишають. Підставою для списання коштів з рахунку є виключно банківська виписка за рахунком а не квитанції банкоматів.



зміст

📩 Хочете знати про зміни раніше за колег?

tg_4.png

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді