Бухгалтерські проводки по відрядженню мають відповідати виникаючим зобов’язанням працівника та податковим правилам з обліку відряджень
Чи індексувати зарплати у квітні 2024 року Бухгалтерські рахунки обліку відряджень
Для складання бухгалтерських проводок з обліку відряджень основним рахунком є 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Основна властивість цього рахунку – він може мати залишок як по дебету, так і по кредиту, або від’ємний залишок по дебету. Це так звані активно-пасивні рахунки.
Залишок по дебету означає наявність заборгованості підзвітних осіб, а залишок по кредиту (або від’ємний по дебету) – навпаки, наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами, якщо вони витратили свої власні кошти. Таким чином:
Витрат на відрядження списують в залежності від ситуації на такі рахунки:
| Рахунок | Призначення в обліку відряджень |
| 23 «Виробництво» | використовується рідко, тільки у випадку коли відрядження напряму пов’язане з собівартістю продукції, робіт, послуг; |
| 91 «Загальновиробничі витрати (проводки)» | використовуємо, якщо відрядження пов’язане з роботою цехів підприємства (налагодження, відкриття цеху тощо), відряджений начальник цеху по своєму спрямуванню і тому подібне; |
| 92 «Адміністративні витрати» | відносимо витрати на відрядження керівного персоналу підприємства, адміністрації та офісних службовців, а також інших працівників, якщо перед ними ставляться загальногосподарські завдання. Наприклад, відрядження водія пов’язане з доставкою документів тощо; |
| 93 «Витрати на збут» | відносимо витрати пов’язані зі збутом продукції, укладенням нових контрактів, рекламою, піарними та іншими маркетинговими заходами; |
| 949 «Інші операційні витрати» | відносимо ті витрати, які не можна віднести до вищенаведених рахунків. Наприклад: - відрядження працівників соціальної сфери підприємства по їх напрямах діяльності. Наприклад, підприємство має на балансі базу відпочинку чи навчальний центр тощо,
- відрядження у зв’язку з наданням благодійної допомоги, участі у певних соціальних проектах, відрядження для організації розважальних заходів для відпочинку працівників підприємства, наприклад, корпоративу.
Сюди ж відносимо витрати, що можуть виникнути при скасуванні відрядження (лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183). |
Увага! Вибір рахунку залежить від мети відрядження, завдань відрядженого, а не його приналежності до певної групи персоналу підприємства.
Якщо працівник придбав для підприємства у відрядженні певні ТМЦ, то їх відображайте на рахунках їх обліку - 201 «Сировина і матеріали», 28 «Товари» і подібних.
У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій
Приклади бухгалтерських проводок з обліку відряджень
Приклад 1. Видача готівки через касу, вчасне повернення. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору та придбання зразків продукції. Сума виданого авансу – 4500 грн. Сума добових – 300 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Вартість придбаних зразків продукції – 1800 грн з ПДВ. Авансовий звіт затверджено у сумі 3900 грн.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
| На дату видачі авансу: |
| 1 | Видано з каси аванс на відрядження | 372 | 301 | 4500,00 | Видатковий касовий ордер |
| До подання авансового звіту або одночасно з його поданням: |
| 2 | Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 4500 – 3900 грн) | 301 | 372 | 600,00 | Прибутковий касовий ордер |
| На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 3900 грн. |
| 3 | Списана сума добових (=300×3) | 93 | 372 | 900,00 | Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження* |
| 4 | Списані витрати на готель | 93 | 372 | 1000,00 | Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель |
| 5 | Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку | 641 | 372 | 200,00 |
| 6 | Оприбутковано придбані зразки продукції | 281 | 372 | 1500,00 | Затверджений авансовий звіт + накладна |
| 7 | Відображений податковий кредит з ПДВ | 641 | 372 | 300,00 | Податкова накладна в ЄРПН** |
| *також може бути Положення про відрядження, якщо сума добових затверджена в ньому та загальна по підприємству; ** касові чеки в цій ситуації неможливі, так як покупка за день перевищує 200 грн без ПДВ |
Приклад 2. Аванс на зарплатну картку, сума добових перевищує норму. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума виданого авансу – 3600 грн. Сума добових – 700 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 3300 грн. У 2023 році норма добових за ПКУ – 670 грн/доба.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
| На дату видачі авансу: |
| 1 | Перераховано на зарплату катку аванс на відрядження | 372 | 311 | 3600,00 | Платіжна інструкція, банківська виписка |
| До подання авансового звіту або одночасно з його поданням: |
| 2 | Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 3600 – 3300 грн) | 311 | 372 | 300,00 | Заява на переказ готівки |
| На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 2700 грн |
| 3 | Списана сума добових (=700×3) | 93 | 372 | 2100,00 | Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження* |
| 4 | Списані витрати на готель | 93 | 372 | 1000,00 | Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель |
| 5 | Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку | 641 | 372 | 200,00 |
| На дату нарахування заробітної плати: |
| 6 | Утримана з працівника сума ПДФО на суму отриманого додаткового блага через перевищення суми добових норми. Розрахунок: 90,00×1/0,82×0,18 = 19,76 грн, де 1/0,82 – натуральний коефіцієнт | 661 | 641 | 19,76 | Довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ |
| 7 | Утримана з працівника сума військового збору на суму перевищення (натуральний коефіцієнт до військового збору не застосовується): 90,00×0,015 = 1,35 грн | 661 | 642 | 1,35 |
📝Кому потрібне Положення про відрядження
📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні
📝Які документи підтвердять поїздку
📝Які добові платити у 2024 році
📝Коли подавати авансовий звіт
Приклад 3. Працівник користується корпоративною карткою, є неповернута сума авансу, звіт подано вчасно. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума знята працівником з корпоративної картки (аванс на відрядження) – 3000 грн. Сума добових – 300 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 2100 грн. Працівник повернув тільки 200 грн. Невитрачену суму вирішено залишити працівнику.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
| На дату зняття коштів: |
| 1 | Працівник зняв кошти з корпоративної картки | 372 | 333 | 3000,00 | Квитанція банкомату |
| На дату списання коштів з карткового рахунку банком: |
| 2 | Банк списав кошти з карткового рахунку | 333 | 313 | 3000,00 | Банківська виписка |
| До подання авансового звіту або одночасно з його поданням: |
| 3 | Працівником повернута невитрачена сума коштів | 333 | 372 | 200,00 | Квитанція банкомату |
| На дату зарахування коштів на картковий рахунок банком: |
| 4 | Банк зарахував кошти на картковий рахунок | 313 | 333 | 200,00 | Банківська виписка |
| На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 1800 грн |
| 5 | Списана сума добових (=300×3) | 93 | 372 | 900,00 | Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження |
| 6 | Списані витрати на готель | 93 | 372 | 1000,00 | Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель |
| 7 | Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку | 641 | 372 | 200,00 |
| Оподаткування неповернутої працівником суми коштів на дату нарахування зарплати (працівник не повернув 3000 – 2100 – 200 = 700 грн) |
| 8 | Утриманий ПДФО (= 700 ×1/0,82×0,18) | 661 | 641 | 153,66 | Довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ |
| 9 | Утриманий військовий збір (= 700 ×0,015) | 661 | 642 | 10,50 |
| 10 | Нарахований ЄСВ (= 700 ×0,22) | 93 | 651 | 154,99 | Довідка бухгалтерії, додаток Д1 |
У цьому прикладі використали для обліку розрахунків за корпоративною карткою рахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті», так як в реальній ситуації дата видача коштів банкоматом та дата реального списання коштів з банківського рахунку можуть відрізнятися: при видачі з банкомату відбувається спершу лише блокування виданої суми на рахунку, хоча кошти рахунок ще не залишають. Підставою для списання коштів з рахунку є виключно банківська виписка по рахунку, а не квитанції банкоматів.
