Бухгалтерські проводки по відрядженню мають відповідати виникаючим зобов’язанням працівника та податковим правилам з обліку відряджень
Індексація зарплати в листопаді та грудні 2024 року Бухгалтерські рахунки обліку відряджень
Для складання бухгалтерських проводок з обліку відряджень основним рахунком є 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Основна властивість цього рахунку – він може мати залишок як по дебету, так і по кредиту, або від’ємний залишок по дебету. Це так звані активно-пасивні рахунки.
Залишок по дебету означає наявність заборгованості підзвітних осіб, а залишок по кредиту (або від’ємний по дебету) – навпаки, наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами, якщо вони витратили свої власні кошти. Таким чином:
Витрат на відрядження списують в залежності від ситуації на такі рахунки:
| Рахунок | Призначення в обліку відряджень |
| 23 «Виробництво» | використовується рідко, тільки у випадку коли відрядження напряму пов’язане з собівартістю продукції, робіт, послуг; |
| 91 «Загальновиробничі витрати (проводки)» | використовуємо, якщо відрядження пов’язане з роботою цехів підприємства (налагодження, відкриття цеху тощо), відряджений начальник цеху по своєму спрямуванню і тому подібне; |
| 92 «Адміністративні витрати» | відносимо витрати на відрядження керівного персоналу підприємства, адміністрації та офісних службовців, а також інших працівників, якщо перед ними ставляться загальногосподарські завдання. Наприклад, відрядження водія пов’язане з доставкою документів тощо; |
| 93 «Витрати на збут» | відносимо витрати пов’язані зі збутом продукції, укладенням нових контрактів, рекламою, піарними та іншими маркетинговими заходами; |
| 949 «Інші операційні витрати» | відносимо ті витрати, які не можна віднести до вищенаведених рахунків. Наприклад: - відрядження працівників соціальної сфери підприємства по їх напрямах діяльності. Наприклад, підприємство має на балансі базу відпочинку чи навчальний центр тощо,
- відрядження у зв’язку з наданням благодійної допомоги, участі у певних соціальних проектах, відрядження для організації розважальних заходів для відпочинку працівників підприємства, наприклад, корпоративу.
Сюди ж відносимо витрати, що можуть виникнути при скасуванні відрядження (лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183). |
Увага! Вибір рахунку залежить від мети відрядження, завдань відрядженого, а не його приналежності до певної групи персоналу підприємства.
Якщо працівник придбав для підприємства у відрядженні певні ТМЦ, то їх відображайте на рахунках їх обліку - 201 «Сировина і матеріали», 28 «Товари» і подібних.
У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій
Приклади бухгалтерських проводок з обліку відряджень
Приклад 1. Видача готівки через касу, вчасне повернення. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору та придбання зразків продукції. Сума виданого авансу – 4500 грн. Сума добових – 300 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Вартість придбаних зразків продукції – 1800 грн з ПДВ. Авансовий звіт затверджено у сумі 3900 грн.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
| На дату видачі авансу: |
| 1 | Видано з каси аванс на відрядження | 372 | 301 | 4500,00 | Видатковий касовий ордер |
| До подання авансового звіту або одночасно з його поданням: |
| 2 | Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 4500 – 3900 грн) | 301 | 372 | 600,00 | Прибутковий касовий ордер |
| На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 3900 грн. |
| 3 | Списана сума добових (=300×3) | 93 | 372 | 900,00 | Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження* |
| 4 | Списані витрати на готель | 93 | 372 | 1000,00 | Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель |
| 5 | Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку | 641 | 372 | 200,00 |
| 6 | Оприбутковано придбані зразки продукції | 281 | 372 | 1500,00 | Затверджений авансовий звіт + накладна |
| 7 | Відображений податковий кредит з ПДВ | 641 | 372 | 300,00 | Податкова накладна в ЄРПН** |
| *також може бути Положення про відрядження, якщо сума добових затверджена в ньому та загальна по підприємству; ** касові чеки в цій ситуації неможливі, так як покупка за день перевищує 200 грн без ПДВ |
Приклад 2. Аванс на зарплатну картку, сума добових перевищує норму. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума виданого авансу – 3600 грн. Сума добових – 700 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 3300 грн. У 2023 році норма добових за ПКУ – 670 грн/доба.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
| На дату видачі авансу: |
| 1 | Перераховано на зарплату катку аванс на відрядження | 372 | 311 | 3600,00 | Платіжна інструкція, банківська виписка |
| До подання авансового звіту або одночасно з його поданням: |
| 2 | Працівником повернута невитрачена сума коштів (= 3600 – 3300 грн) | 311 | 372 | 300,00 | Заява на переказ готівки |
| На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 2700 грн |
| 3 | Списана сума добових (=700×3) | 93 | 372 | 2100,00 | Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження* |
| 4 | Списані витрати на готель | 93 | 372 | 1000,00 | Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель |
| 5 | Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку | 641 | 372 | 200,00 |
| На дату нарахування заробітної плати: |
| 6 | Утримана з працівника сума ПДФО на суму отриманого додаткового блага через перевищення суми добових норми. Розрахунок: 90,00×1/0,82×0,18 = 19,76 грн, де 1/0,82 – натуральний коефіцієнт | 661 | 641 | 19,76 | Довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ |
| 7 | Утримана з працівника сума військового збору на суму перевищення (натуральний коефіцієнт до військового збору не застосовується): 90,00×0,015 = 1,35 грн | 661 | 642 | 1,35 |
📝Кому потрібне Положення про відрядження
📝Як визначати кількість днів перебування у відрядженні
📝Які документи підтвердять поїздку
📝Які добові платити у 2024 році
📝Коли подавати авансовий звіт
Приклад 3. Працівник користується корпоративною карткою, є неповернута сума авансу, звіт подано вчасно. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума знята працівником з корпоративної картки (аванс на відрядження) – 3000 грн. Сума добових – 300 грн/доба. Готель – 600 грн/доба, у т.ч. ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 2100 грн. Працівник повернув тільки 200 грн. Невитрачену суму вирішено залишити працівнику.
| № | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
| На дату зняття коштів: |
| 1 | Працівник зняв кошти з корпоративної картки | 372 | 333 | 3000,00 | Квитанція банкомату |
| На дату списання коштів з карткового рахунку банком: |
| 2 | Банк списав кошти з карткового рахунку | 333 | 313 | 3000,00 | Банківська виписка |
| До подання авансового звіту або одночасно з його поданням: |
| 3 | Працівником повернута невитрачена сума коштів | 333 | 372 | 200,00 | Квитанція банкомату |
| На дату зарахування коштів на картковий рахунок банком: |
| 4 | Банк зарахував кошти на картковий рахунок | 313 | 333 | 200,00 | Банківська виписка |
| На дату подання (затвердження) авансового звіту. Затверджена сума звіту – 1800 грн |
| 5 | Списана сума добових (=300×3) | 93 | 372 | 900,00 | Затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження |
| 6 | Списані витрати на готель | 93 | 372 | 1000,00 | Затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО по сплаті за готель |
| 7 | Визнано податковий кредит з ПДВ по готельному рахунку | 641 | 372 | 200,00 |
| Оподаткування неповернутої працівником суми коштів на дату нарахування зарплати (працівник не повернув 3000 – 2100 – 200 = 700 грн) |
| 8 | Утриманий ПДФО (= 700 ×1/0,82×0,18) | 661 | 641 | 153,66 | Довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ |
| 9 | Утриманий військовий збір (= 700 ×0,015) | 661 | 642 | 10,50 |
| 10 | Нарахований ЄСВ (= 700 ×0,22) | 93 | 651 | 154,99 | Довідка бухгалтерії, додаток Д1 |
У цьому прикладі використали для обліку розрахунків за корпоративною карткою рахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті», так як в реальній ситуації дата видача коштів банкоматом та дата реального списання коштів з банківського рахунку можуть відрізнятися: при видачі з банкомату відбувається спершу лише блокування виданої суми на рахунку, хоча кошти рахунок ще не залишають. Підставою для списання коштів з рахунку є виключно банківська виписка по рахунку, а не квитанції банкоматів.
