Для складання бухгалтерських проводок з обліку відряджень основним рахунком є 372 «Розрахунки з підзвітними особами», який передбачений Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, що затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291.
Основна властивість субрахунку 372 — він може мати залишок як за Дт так і за Кт, або від’ємний залишок за Дт. Це так звані активно-пасивні рахунки.
Залишок за Дт означає наявність заборгованості підзвітних осіб, а залишок за Кт (або від’ємний за Дт) — навпаки, наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами, якщо вони витратили свої власні кошти. Отже, субрахунок 372 використовується у такий спосіб:
використовується, якщо відрядження пов’язане з роботою цехів підприємства (налагодження, відкриття цеху тощо), відряджений начальник цеху за своїм спрямуванням і тому подібне
відносяться витрати на відрядження керівного персоналу підприємства, адміністрації та офісних службовців, а також інших працівників, якщо перед ними ставляться загальногосподарські завдання, наприклад відрядження водія, що пов’язане з доставкою документів тощо
Відносяться ті витрати, які не можна віднести до вищенаведених рахунків, зокрема:
відрядження працівників соціальної сфери підприємства за їхніми напрямами діяльності, наприклад підприємство має на балансі базу відпочинку чи навчальний центр тощо,
відрядження у зв’язку з наданням благодійної допомоги, участі у певних соціальних проектах, відрядження для організації розважальних заходів для відпочинку працівників підприємства, наприклад, корпоративу.
Буває, що працівник у відрядженні скористався послугами таксі або камери схову. Чи можна компенсувати такі витрати і чи будуть ці суми для працівника додатковим благом, розповімо у консультації
Приклади бухгалтерських проводок з обліку відряджень
Приклад 1. Видача готівки через касу, вчасне повернення. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору та придбання зразків продукції. Сума виданого авансу — 4500 грн. Сума добових — 300 грн/доба. Готель — 600 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Вартість придбаних зразків продукції — 1800 грн з ПДВ. Авансовий звіт затверджено у сумі 3900 грн. Бухгалтерські проведення з відрядженням за даним прикладом представлено у таблиці нижче.
Приклад 2. Аванс на зарплатну картку, сума добових перевищує норму. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума виданого авансу — 6000 грн. Сума добових — 1000 грн/доба. Готель — 1440 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 3300 грн. У 2026 році норма добових за ПК — 864,70 грн/доба. Бухгалтерські проведення з відрядженням за цим прикладом представлено у таблиці нижче.
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
Документ
на дату видачі авансу:
1
перераховано на зарплатну картку аванс на відрядження
до подання авансового звіту або одночасно з його поданням:
2
працівником повернута невитрачена сума коштів (= 6000– 5880)
311
372
120,00
заява на переказ готівки
на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту — 5880грн:
3
на витрати віднесена сума добових (=1000 грн ×3)
93
372
3000,00
затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження*
4
на витрати віднесено рахунок за готель (=1200 грн ×2)
93
372
2400,00
затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО зі сплати за готель
5
визнано податковий кредит з ПДВ за готельним рахунком (= 1440 грн × 2 × 1/6)
641.1
372
480,00
на дату нарахування заробітної плати:
6
утримана з працівника сума ПДФО на суму отриманого додаткового блага через перевищення суми добових норми (= (1000 – 864,70)×3×1,219512×0,18 = 89,10 грн, де 1,219512 – натуральний коефіцієнт)
Приклад 3. Працівник користується корпоративною карткою, є неповернута сума авансу, звіт подано вчасно. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума знята працівником з корпоративної картки (аванс на відрядження) — 3000 грн. Сума добових — 300 грн/доба. Готель — 600 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 2100 грн. Працівник повернув тільки 200 грн. Невитрачену суму вирішено залишити працівнику. Бухгалтерські проведення з відрядженням за цим прикладом представлено у таблиці нижче.
№
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
Документ
на дату зняття коштів:
1
працівник зняв кошти з корпоративної картки
372
333
3000,00
квитанція банкомату
на дату списання коштів з карткового рахунку банком:
2
банк списав кошти з карткового рахунку
333
313
3000,00
банківська виписка
до подання авансового звіту або одночасно з його поданням:
3
працівником повернута невитрачена сума коштів
333
372
200,00
квитанція банкомату
на дату зарахування коштів на картковий рахунок банком:
4
банк зарахував кошти на картковий рахунок
313
333
200,00
банківська виписка
на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту — 1800 грн
5
на витрати віднесена сума добових (=300×3)
93
372
900,00
затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження
6
на витрати віднесено рахунок за готель (=500 грн ×2)
витрати на збут віднесено на фінансовий результат від операційної діяльності (= 900 + 1000+154,99)
791
93
2054,99
бухгалтерська довідка
У цьому прикладі використали для облікурозрахунків за корпоративною карткоюсубрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті», адже в реальній ситуації дата видача коштів банкоматом та дата реального списання коштів з банківського рахунку можуть відрізнятися: при видачі з банкомату відбувається спершу лише блокування виданої суми на рахунку, хоча кошти рахунок ще не залишають. Підставою для списання коштів з рахунку є виключно банківська виписка за рахунком а не квитанції банкоматів.
