Відрядження: які проводки зробити бухгалтеру
Бухгалтерські рахунки обліку відряджень
Для складання бухгалтерських проводок з обліку відряджень основним рахунком є 372 «Розрахунки з підзвітними особами», який передбачений Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, що затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291.
Основна властивість субрахунку 372 — він може мати залишок як за Дт так і за Кт, або від’ємний залишок за Дт. Це так звані активно-пасивні рахунки.
Залишок за Дт означає наявність заборгованості підзвітних осіб, а залишок за Кт (або від’ємний за Дт) — навпаки, наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами, якщо вони витратили свої власні кошти. Отже, субрахунок 372 використовується у такий спосіб:
- Дт 372 — відображається видача виплата коштів відрядженому працівнику;
- Кт 372 — списання з відрядженого працівника підзвітних сум.
🔥 Зміна ціни договору: як оформити
Витрати на відрядження відносяться на витрати за рахунками бухгалтерського обліку, які узагальнено у таблиці нижче.
РАХУНКИ ОБЛІКУ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ | |
Рахунок | Призначення в обліку відряджень |
застосовується рідко, тільки у випадку коли відрядження напряму пов’язане з собівартістю продукції, робіт, послуг | |
використовується, якщо відрядження пов’язане з роботою цехів підприємства (налагодження, відкриття цеху тощо), відряджений начальник цеху за своїм спрямуванням і тому подібне | |
відносяться витрати на відрядження керівного персоналу підприємства, адміністрації та офісних службовців, а також інших працівників, якщо перед ними ставляться загальногосподарські завдання, наприклад відрядження водія, що пов’язане з доставкою документів тощо | |
відносяться витрати пов’язані зі збутом продукції, укладенням нових контрактів, рекламою, піаром та іншими маркетинговими заходами | |
Відносяться ті витрати, які не можна віднести до вищенаведених рахунків, зокрема:
Сюди ж відносяться витрати, що можуть виникнути при скасуванні відрядження (лист Мінфіну від 05.12.2005 № 31-34000-20-10/26183) |
Увага! Вибір рахунку залежить від мети відрядження, завдань відрядженого, а не його приналежності до певної групи персоналу підприємства.
Якщо працівник придбав для підприємства у відрядженні певні ТМЦ, то їх слід відображати на рахунках їхнього обліку, зокрема 201 «Сировина і матеріали», 28 «Товари».
📝Розмір добових витрат на поїздки Україною та за кордон, строки, у які потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт та відповідальність за порушення: усе це зібрали для вас у зручній таблиці для відряджень на 2025 рік
Приклади бухгалтерських проводок з обліку відряджень
Приклад 1. Видача готівки через касу, вчасне повернення. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору та придбання зразків продукції. Сума виданого авансу — 4500 грн. Сума добових — 300 грн/доба. Готель — 600 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Вартість придбаних зразків продукції — 1800 грн з ПДВ. Авансовий звіт затверджено у сумі 3900 грн. Бухгалтерські проведення з відрядженням за даним прикладом представлено у таблиці нижче.
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
на дату видачі авансу: | |||||
1 | видано з каси аванс на відрядження | 372 | 301 | 4500,00 | |
до подання авансового звіту або одночасно з його поданням: | |||||
2 | працівником повернута невитрачена сума коштів (= 4500 – 3900) | 301 | 372 | 600,00 | |
на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту – 3900 грн: | |||||
3 | на витрати віднесена сума добових (=300 грн ×3) | 93 | 372 | 900,00 | затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження* |
4 | на витрати віднесено рахунок за готель (=500 грн ×3) | 93 | 372 | 1000,00 | затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО/пРРО зі сплати за готель |
5 | визнано податковий кредит з ПДВ за готельним рахунком (= 600 грн × 2 × 1/6 ) | 641.1 | 372 | 200,00 | |
6 | оприбутковано придбані зразки продукції | 281 | 372 | 1500,00 | затверджений авансовий звіт + накладна |
7 | відображений податковий кредит з ПДВ | 641.1 | 372 | 300,00 | податкова накладна в ЄРПН** |
в кінці періоду (кварталу): | |||||
8 | витрати на збут віднесено на фінансовий результат від операційної діяльності (= 900 + 1000) | 791 | 93 | 1900 | бухгалтерстька довідка |
*також може бути Положення про відрядження, якщо сума добових затверджена в ньому та загальна для підприємства; ** касові чеки в цій ситуації неможливі, оскільки покупка за день перевищує 200 грн без ПДВ |
Приклад 2. Аванс на зарплатну картку, сума добових перевищує норму. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума виданого авансу — 6000 грн. Сума добових — 1000 грн/доба. Готель — 1440 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 3300 грн. У 2025 році норма добових за ПК — 800 грн/доба. Бухгалтерські проведення з відрядженням за цим прикладом представлено у таблиці нижче.
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
на дату видачі авансу: | |||||
1 | перераховано на зарплатну картку аванс на відрядження | 372 | 311 | 6000,00 | платіжна інструкція, банківська виписка |
до подання авансового звіту або одночасно з його поданням: | |||||
2 | працівником повернута невитрачена сума коштів (= 6000 – 5880) | 311 | 372 | 120,00 | заява на переказ готівки |
на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту — 5880 грн: | |||||
3 | на витрати віднесена сума добових (=1000 грн ×3) | 93 | 372 | 3000,00 | затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження* |
4 | на витрати віднесено рахунок за готель (=1200 грн ×2) | 93 | 372 | 2400,00 | затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО зі сплати за готель |
5 | визнано податковий кредит з ПДВ за готельним рахунком (= 1440 грн × 2 × 1/6 ) | 641.1 | 372 | 480,00 | |
на дату нарахування заробітної плати: | |||||
6 | утримана з працівника сума ПДФО на суму отриманого додаткового блага через перевищення суми добових норми (= (1000 – 800)×3/0,82×0,18 = 131,71 грн, де 1/0,82 – натуральний коефіцієнт) | 661 | 641.2 | 131,71 | довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ |
7 | утримана з працівника сума ВЗ на суму перевищення (=(1000 – 800)×3/×0,05 = 30,00 грн, натуральний коефіцієнт до військового збору не застосовується) | 661 | 642 | 30,00 | |
в кінці періоду (кварталу): | |||||
8 | витрати на збут віднесено на фінансовий результат від операційної діяльності (= 3000 + 2400) | 791 | 93 | 5400 | бухгалтерська довідка |
Приклад 3. Працівник користується корпоративною карткою, є неповернута сума авансу, звіт подано вчасно. Менеджер зі збуту направлений з м. Чернігова до м. Києва на 3 дні для підписання договору. Сума знята працівником з корпоративної картки (аванс на відрядження) — 3000 грн. Сума добових — 300 грн/доба. Готель — 600 грн/доба, включаючи ПДВ (2 доби). Авансовий звіт затверджено у сумі 2100 грн. Працівник повернув тільки 200 грн. Невитрачену суму вирішено залишити працівнику. Бухгалтерські проведення з відрядженням за цим прикладом представлено у таблиці нижче.
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума | Документ |
на дату зняття коштів: | |||||
1 | працівник зняв кошти з корпоративної картки | 372 | 333 | 3000,00 | квитанція банкомату |
на дату списання коштів з карткового рахунку банком: | |||||
2 | банк списав кошти з карткового рахунку | 333 | 313 | 3000,00 | банківська виписка |
до подання авансового звіту або одночасно з його поданням: | |||||
3 | працівником повернута невитрачена сума коштів | 333 | 372 | 200,00 | квитанція банкомату |
на дату зарахування коштів на картковий рахунок банком: | |||||
4 | банк зарахував кошти на картковий рахунок | 313 | 333 | 200,00 | банківська виписка |
на дату подання (затвердження) авансового звіту, затверджена сума звіту — 1800 грн | |||||
5 | на витрати віднесена сума добових (=300×3) | 93 | 372 | 900,00 | затверджений авансовий звіт та наказ про відрядження |
6 | на витрати віднесено рахунок за готель (=500 грн ×2) | 93 | 372 | 1000,00 | затверджений авансовий звіт + готельний рахунок + фіскальний касовий чек РРО/пРРО зі сплати за готель |
7 | визнано податковий кредит з ПДВ за готельним рахунком (= 600 грн × 2 × 1/6 ) | 641.1 | 372 | 200,00 | |
оподаткування неповернутої працівником суми коштів на дату нарахування зарплати | |||||
8 | утриманий ПДФО (= 700 грн × 1 /0,82×0,18) | 661 | 641.2 | 153,66 | довідка бухгалтерії, додаток 4ДФ |
9 | утриманий ВЗ (= 700 грн ×0,05) | 661 | 642 | 35,00 | |
10 | нарахований ЄСВ (= 700 грн ×0,22) | 93 | 651 | 154,99 | довідка бухгалтерії, додаток Д1 |
в кінці періоду (кварталу): | |||||
11 | витрати на збут віднесено на фінансовий результат від операційної діяльності (= 900 + 1000+154,99) | 791 | 93 | 2054,99 | бухгалтерська довідка |
У цьому прикладі використали для обліку розрахунків за корпоративною карткою субрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті», адже в реальній ситуації дата видача коштів банкоматом та дата реального списання коштів з банківського рахунку можуть відрізнятися: при видачі з банкомату відбувається спершу лише блокування виданої суми на рахунку, хоча кошти рахунок ще не залишають. Підставою для списання коштів з рахунку є виключно банківська виписка за рахунком а не квитанції банкоматів.