бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Вести бухгалтерський облік зобов’язані всі підприємства. Які правила ведення бухгалтерського обліку нині існують, хто його може вести та про які організаційні моменти слід подбати при організації бухгалтерського обліку – у консультації
Хто відповідає за організацію бухгалтерського обліку
Організація обліку — це сфера відповідальності власника підприємства (ч. 2 ст. 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, далі – Закон про бухоблік). Саме власник повинен подбати про те, хто буде вести облік. Якщо він не хоче нікого наймати, то може вести бухгалтерський облік самостійно. Винятком є лише акціонерні товариства, державні підприємства та бюджетні установи, де створення бухгалтерської служби є обов’язковим. Також відсутність на підприємстві бухгалтера не позбавляє власника обов’язку вести облік, наприклад у ситуації, коли бухгалтер, який був єдиним, звільнився. А тепер детальніше.
Облікова політика — надважливий для підприємства документ. Експерт роз'яснить що в ній варто фіксувати, коли вносити зміни та чого ліпше в ній не прописувати, аби уникнути претензій податківців. Зразок наказу та положення про облікову політику допоможуть вам сформувати ідеальну облікову політику.
традиційний варіант – наймання бухгалтера як працівника, тобто на основі трудових відносин. Можна найняти як одного бухгалтера, так і створити бухгалтерію з декількох працівників на чолі з головним бухгалтером;
дуже поширений варіант – використання послуг бухгалтера, який зареєстрований як фізособа-підприємець (ФОП). Це вже відносини на основі цивільно-правого договору, а не трудові. За таких обставин на підприємстві взагалі може не бути бухгалтера. Можна використовувати також змішаний варіант, коли один бухгалтер чи декілька є на первинних документах, але роботу й завдання головного бухгалтера фактично виконує ФОП, наприклад складання фінансової та податкової звітності, усі комунікації з ДПС;
ведення обліку іншим підприємством. Це може бути аудиторська фірма, юридична фірма, бухгалтерська фірма тощо. Послуги надаються, як і у випадку з ФОП, згідно цивільно-правового договору. У такому разі у такій фірмі є найняті працівники, які й ведуть облік у клієнтів фірми. Недолік – дещо «розмита» відповідальність, клієнт на практиці має відносини здебільшого з керівником такої фірми, а не безпосередніми виконавцями роботи;
ведення обліку самостійно. Вести бухгалтерський облік може власник або керівник (директор) підприємства не вдаючись до послуг бухгалтера. На етапі створення підприємства це цілком звичайна ситуація, коли перші дні відсутні найняті працівники і є тільки один директор, якому нічого не залишається, як вести облік господарських операцій;
створення централізованої бухгалтерії, яка веде облік декількох юросіб. Це традиційна ситуація для шкіл, які фінансуються з бюджету. Наприклад, усі чи більшість шкіл міста може вести єдина централізована бухгалтерія у міському відділі освіти. Однак існують і школи, які виділяються на окремий баланс. Як правило, це школи-інтернати, спеціалізовані школи;
ведення обліку самозайнятою особою, яка здійснює незалежну професійну діяльність. У даному випадку така особа надає бухгалтерські послуги. Щоправда, даний варіант існує лише «на папері».
Щодо останнього варіанту дамо деякі пояснення: незалежна професійна діяльність – це не трудовий договір, і не ФОП. Попри те, що бухгалтер за пп. 14.1.226 ПКУ може займатися незалежною професійною діяльністю, але на практиці в Україні реєструють незалежну професійну діяльність тільки приватних виконавців, архітекторів, інженерів-проектувальників, нотаріусів, судових експертів, адвокатів, та арбітражних керуючих (це особи, які розпоряджаються майном і керують санаційно-ліквідаційними процедурами). Отже, практично можливими у веденні бухгалтерського обліку є лише перші 5 варіантів.
Відомості про особу, яка веде бухгалтерський облік (головного бухгалтера) подають до податкової за формою 1-ОПП (або 1-ОПН при реєстрації постійного представництва нерезидента, для іноземної юридичної компанії, організації або її відокремленого підрозділу. Подати дану інформацію треба протягом 10 днів з дня взяття на облік/виникнення змін.
Для акціонерних товариств та інших підприємств, які становлять суспільний інтерес, кількість варіантів ведення обліку звужується – тільки бухгалтер, при чому не менше двох. Це стосується публічних акціонерних товариств (ПАТ), банків, страхових компаній, кредитних спілок та ін. Такі підприємства є ще й МСФЗ-зобов’язані.
Оформити обрану форму організації бухгалтерського обліку на підприємстві потрібно наказом. Впишіть відповідний пункт до наказу про облікову політику чи до наказу про організацію бухгалтерського обліку.
Фізичні-особи підприємці і Закон про бухгалтерський облік
Закон про бухоблік не поширюється на фізосіб. У розумінні даного закону ФОП бухгалтерський обік не ведуть. Їхня діяльність у Податковому кодексі називається «облік доходів», «облік доходів і витрат». ФОП не використовують подвійний запис (бухгалтерські проводки), не складають фінансову звітність (баланс, звіт про фінрезультати та інші форми).ФОП-єдиноподатникам тепер навіть дозволено вести Книгу обліку доходів, Книгу обліку доходів і витрат у довільній формі. ФОП на загальній системі ж ведуть Книгу обліку доходів і витрат за типовою формою, але її вже не потрібно реєструвати. Крім того, її можна навіть не друкувати та вести лише у електронному вигляді.
Однак ФОП подають свою податкову звітність, звітують щодо зарплати найманих працівників. Також вони подають і статистичну звітність по напрямах, які потрапляють до Табелю статистичних спостережень, який затверджується на відповідний рік Держстатом.
Якщо облік веде бухгалтер
Власнику слід звернути увагу на правильність оформлення трудових відносин. Обов’язково наказ про прийняття на роботу і запис у трудовій. Окрім цього слід подбати про наявність посадових інструкцій. Повноваження та обов’язки головного бухгалтера визначені у Законі про бухоблік і ці норми слід враховувати (ч. 7, ч. 8 ст. 8 Закону про бухоблік).
Ведення бухгалтерського обліку ФОП
Якщо облік веде підприємець, особливу увагу зверніть на оформлення цивільно-правового договору. У цьому випадку – договору про надання бухгалтерських послуг. Бухгалтер за Законом про бухоблік має бути зареєстрований як підприємець (зазвичай це 3 група єдиного податку або загальна система оподаткування; якщо підприємство знаходиться на спрощеній системі оподаткування, то такий бухгалтер-підприємець може бути й на 2-й групі єдиного податку). Це зніме всі питання перед управлінням Держпраці. Не рекомендуємо укладати договори на ведення обліку з особами, які не мають реєстрації. Такі дії можуть кваліфікувати як відсутність оформлення трудових відносин.
У договорах має бути прописаний результат, який вимагається від такого бухгалтера-підприємця, тобто не сам процес «ведення бухгалтерського обліку», а «підготовка і подання фінансової і податкової звітності», «обробка первинних документів» тощо. Це відрізняє відносини за ЦПД від трудових.
Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики
заповнити у формі 1-ОПП «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», де вказати дані про керівника підприємства (роз’яснення ДПС ЗІР 129.03).
Вирішення організаційних питань ведення бухгалтерського обліку
На підприємстві бажано забезпечити наявність:
наказу про облікову політику. Існуючі стандарти бухгалтерського обліку (НП(С)БО, МСФЗ) передбачають різні методи обліку окремих активів, зобов’язань. Наприклад, різні методи нарахування зносу, склад статей калькулювання собівартості, метод визнання резерву сумнівних боргів. Підприємство має визначитися з їхнім вибором і це треба закріпити певним внутрішнім документом;
наказу про організацію бухгалтерського обліку (або поєднати його з наказом про облікову політику). Хто веде облік, склад інвентаризаційних комісій, хто має право підпису, за допомогою якої комп’ютерної програми ведеться облік, визначити рахунки бухгалтерського обліку, які будуть використовуватися (так званий робочий план рахунків), перелік осіб, які можуть підписувати документи, отримувати ТМЦ для підприємства. Крім того, у наказі можуть бути перелік регістрів (журналів), у яких здійснюється облік, якщо є певні паперові, а також графік документообігу. Безліч дрібних питань, які можна включити до загального внутрішнього документа.
«Бажано забезпечити» – це значить, що ніякого покарання / штрафу безпосередньо за відсутність наказу немає. Існують підприємства, які їх не мають. Однак тут є інші ризики:
стандарти бухгалтерського обліку, як НП(С)БО, так і МСФЗ, як зазначалося, є багатоваріантними, а коли підприємство не має затвердженого варіанту, то можуть виникнути «своє» трактування з боку перевіряючих органів, тих же податківців. Наприклад, щодо створення резерву сумнівних боргів у платника податку на прибуток. Адже нарахування такого резерву зменшує прибуток і податок, а отже, це не може не викликати інтерес у ході перевірки;
у подібних організаційних наказах можна затверджувати й форми внутрішніх первинних документів. Наприклад так званий «самоакт» – це акт, який підприємство складає, коли відсутній зовнішній документ на операцію. Відсутність затвердженої форми може поставити під сумнів, а форма самоакта загальнодержавними документами не затверджена;
підприємство може вводити додаткові, «свої» рахунки для ведення обліку. Їх також треба затверджувати;
у таких комплексних документах можна вирішити й інші робочі питання, наприклад склад інвентаризаційних комісій.
І чим обсяг бізнесу більший, тим таких ризиків теж більше. Додамо, що обидва накази – про облікову політику та про організацію бухгалтерського обліку – можна поєднати в один. Немає ніяких вимог їх розділяти на два.
При вирішенні організаційних питань також слід проаналізувати, яку саме фінансову, податкову й статистичну звітність має подавати підприємство. Якщо підприємство вписується у визначення малого підприємства чи мікропідприємства, які даються в Законі про бухоблік, то воно тоді може застосовувати НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність» і подавати спрощену фінансову звітність.
Для довідки: НП(С)БО – це національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, нормативні документи, які містять загальні правила обліку з визначених питань. Існує також коло підприємств, які зобов’язані використовувати Міжнародні стандарти фінзвітності (МСФЗ, ст. 12-1 Закону про бухоблік).
