бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Вести бухгалтерський облік зобов’язані всі підприємства. Які правила організації бухгалтерського обліку нині існують, хто його може вести та про які інші організаційні моменти слід подбати при організації бухгалтерського обліку — у консультації
Хто відповідає за організацію бухгалтерського обліку
Організація та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві — це сфера відповідальності власника підприємства (ч. 2 ст. 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996, далі — Закон про бухоблік). Саме власник повинен подбати про те, хто буде вести облік. Якщо він не хоче нікого наймати, то може вести бухгалтерський облік самостійно. Винятком є лише акціонерні товариства, державні підприємства та бюджетні установи, для яких створення бухгалтерської служби є обов’язковим. Також відсутність на підприємстві бухгалтера не позбавляє власника обов’язку вести облік, наприклад у ситуації, коли бухгалтер, який був єдиним, звільнився. А тепер детальніше.
Порядок ведення бухгалтерського обліку на підприємстві
Хто може вести бухгалтерський облік на підприємстві наводить частина 4 статті 8 Закону про бухоблік. Перелік різноманітних варіантів включає:
традиційний варіант для юросіб — наймання бухгалтера як працівника, тобто на основі трудових відносин. Можна найняти як одного бухгалтера, так і створити бухгалтерію з декількох працівників на чолі з головним бухгалтером;
дуже поширений варіант — використання послуг бухгалтера, який зареєстрований як фізособа-підприємець (ФОП). Це вже відносини з бухгалтером на основі цивільно-правого договору, а не трудові. За таких обставин на підприємстві взагалі може не бути бухгалтера. Можна використовувати також змішаний варіант, коли один бухгалтер чи декілька є на первинних документах, але роботу й завдання головного бухгалтера фактично виконує ФОП, наприклад складання фінансової та податкової звітності, усі комунікації з ДПС;
ведення обліку іншим підприємством. Це може бути аудиторська фірма, юридична фірма, бухгалтерська фірма тощо. Послуги надаються, як і у випадку з ФОП, згідно цивільно-правового договору. Така фірма має найнятих працівників, які й ведуть облік для клієнтів фірми. Недолік — дещо «розмита» відповідальність, клієнт на практиці має відносини здебільшого з керівником такої фірми, а не безпосередніми виконавцями облікової роботи;
ведення обліку самостійно. Ведення бухгалтерського обліку директором або власником підприємства не вдаючись до послуг бухгалтера — цілком звичайна ситуація, коли перші дні відсутні найняті працівники і є тільки один директор, якому нічого не залишається, як вести облік господарських операцій;
створення централізованої бухгалтерії, яка веде облік одразу декількох юросіб. Це традиційна ситуація для середніх навчальних закладів, які фінансуються з бюджету. Наприклад, облік для усіх чи більшості середніх навчальних закладів міста може вести єдина централізована бухгалтерія міського відділу освіти. Однак можуть бути й школи, які виділяються на окремий баланс та ведуть облік самостійно. Як правило, це школи-інтернати, спеціалізовані заклади, наприклад музичні школи;
ведення обліку самозайнятою особою, яка здійснює незалежну професійну діяльність. У цьому випадку така особа надає бухгалтерські послуги.
Українські підприємства активно залучають іноземні інвестиції, виграють гранти і розвиваються. Хочете бути серед успішних? Підвищуйте кваліфікацію за Міжнародними стандартами фінансової звітності
Щодо останнього варіанту, то він існує лише «на папері». І ось чому. Незалежна професійна діяльність – це не трудовий договір, і не ФОП. Попри те, що бухгалтер за пп. 14.1.226 Податкового кодексу України (далі — ПК) може займатися незалежною професійною діяльністю, але на практиці можна зареєструвати незалежну професійну діяльність лише для приватних виконавців, архітекторів, інженерів-проєктувальників, нотаріусів, судових експертів, адвокатів, та арбітражних керуючих (це особи, які розпоряджаються майном і керують санаційно-ліквідаційними процедурами). Отже, можливими варіантами ведення бухгалтерського обліку підприємства є лише перші 5 варіантів.
Однак кількість варіантів ведення обліку звужується для підприємств, які становлять суспільний інтерес, — тільки бухгалтер, при чому не менше 2-х (абз. 6 ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік). До таких підприємств належать публічні акціонерні товариства (ПАТ), емітенти цінних паперів, банки, страхові компанії, недержавні пенсійні фонди, а також великі підприємства у розмінні статті 1 Закону про бухоблік. Крім того, підприємства є ще й зобов’язані складати свою фінансову звітність за МСФЗ (ч. 2 ст. 121 Закону про бухоблік).
Оформити обрану форму організації бухгалтерського обліку на підприємстві потрібно наказом. Відповідний пункт треба вписати до наказу про організацію бухгалтерського обліку (або комбінованого — про організацію бухгалтерського обліку та облікову політику).
Для довідки: Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку (НП(С)БО) — це нормативні документи Мінфіну, які містять загальні правила ведення бухгалтерського обліку з визначених питань. Застосовуються більшість підприємств України. Існують також підприємства, які зобов’язані використовувати Міжнародні стандарти фінансової звітності (МСФЗ, ст. 12-1 Закону про бухоблік).
Повідомлення податкової про особу, яка веде бухгалтерський облік
Відомості про особу, яка веде бухгалтерський облік (головного бухгалтера) подають до податкової за формою 1-ОПП. Однак при реєстрації постійного представництва нерезидента, для іноземної юридичної компанії, організації або її відокремленого підрозділу, подається форма 1-ОПН. Інформація у таких формах подається впродовж 10 днів з дня взяття на облік/виникнення змін.
Фізичні-особи підприємці і Закон про бухгалтерський облік
Закон про ведення бухгалтерського обліку не поширюється на фізосіб. ФОП не ведуть бухгалтерський обік у розумінні Закону про бухоблік. Той облік, який ведеться ФОП, називається у ПК «облік доходів», «облік доходів і витрат». Він здебільшого зводиться до обліку руху грошових коштів, оскільки для ФОП надходження та витрачання грошових коштів для податкових цілей вважається доходами та витратами (так званий «касовий метод»), що відрізняє ФОП від підприємств, для яких доходи та витрати визнаються за принципом нарахування. ФОП ведуть облік з метою розрахунку податків. Однак «для себе» ФОП може вести будь-який облік, у т.ч. майна та боргів.
Внаслідок відсутності ведення бухгалтерського обліку ФОП не використовують узагалі подвійний запис, тобто не складають бухгалтерських проводок, а також не мають фінансової звітності (Балансу, Звіту про фінансові результати та інших форм).
Облік доходів і витрат ФОП-єдинники ведуть у Книзі обліку доходів (або Книзі обліку доходів і витрат) довільної форми. ФОП на загальній системі ведуть Книгу обліку доходів і витрат типової форми. Такі Книги можна навіть не друкувати та вести лише у електронному вигляді.
Однак ФОП подають свою податкову звітність, звітують щодо зарплати найманих працівників. Також вони подають і статистичну звітність за напрямами, які потрапляють до Табелю статистичних спостережень, який затверджується на відповідний рік Держстатом.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Власнику слід звернути увагу на правильність оформлення трудових відносин. Обов’язково має бути наказ про прийняття на роботу і запис у трудовій. Окрім цього слід подбати про наявність посадових інструкцій. Повноваження та обов’язки головного бухгалтера визначені у Законі про бухоблік і ці норми слід враховувати (ч. 7, ч. 8 ст. 8 Закону про бухоблік).
Ведення бухгалтерського обліку ФОП
Якщо облік веде підприємець, особливу увагу зверніть на оформлення цивільно-правового договору (ЦПД). У цьому випадку — договору про надання бухгалтерських послуг. Бухгалтер за Законом про бухоблік має бути зареєстрований як підприємець (зазвичай це група 3 єдиного податку або загальна система оподаткування; якщо підприємство знаходиться на спрощеній системі оподаткування, то такий бухгалтер-підприємець може бути й на 2-й групі єдиного податку). Тоді це зменшує ризики при перевірках з боку Держпраці. Не рекомендується укладати договори на ведення обліку з особами, які не мають реєстрації, адже такі дії можуть кваліфікувати як відсутність оформлення трудових відносин.
У договорах має бути прописані результати, яких вимагається від такого бухгалтера-підприємця, тобто не сам процес «ведення бухгалтерського обліку», а «підготовка і подання фінансової і податкової звітності», «обробка первинних документів» тощо. Це відрізняє відносини за ЦПД від трудових.
Ведення бухгалтерського обліку директором
Якщо облік веде сам керівник, то у такому випадку є такі нюанси:
серед працівників підприємства у штаті бухгалтера тоді взагалі не повинно бути (лист Мінфіну від 28.03.2013 № 31-08410-07/23-1343/1310);
дані про керівника підприємства мають бути вказані у формі 1-ОПП «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (роз’яснення ДПС ЗІР 129.03).
Вирішення організаційних питань ведення бухгалтерського обліку
На підприємстві бажано мають бути:
наказ про облікову політику. Стандарти бухгалтерського обліку (НП(С)БО/МСФЗ) передбачають різні методи обліку окремих активів, зобов’язань. Наприклад, різні методи нарахування зносу, склад статей калькулювання собівартості, метод визнання резерву сумнівних боргів. Підприємство за допомогою внутрішнього наказу про облікову політику визначається з таким вибором;
наказ про організацію бухгалтерського обліку (або поєднати його з наказом про облікову політику). Хто веде облік, склад інвентаризаційних комісій, хто має право підпису, за допомогою якої комп’ютерної програми ведеться облік, перелік рахунків бухгалтерського обліку, які ведуться (так званий робочий план рахунків), перелік осіб, які можуть підписувати первинні та інші документи, отримувати ТМЦ для підприємства. Крім того, у наказі може бути визначений перелік регістрів (журналів), у яких здійснюється облік, а також графік документообігу. Безліч дрібних питань, які можна включити до загального внутрішнього документа.
«Бажано забезпечити» — це значить, що ніякого покарання / штрафу безпосередньо за відсутність наказу немає. Є такі підприємства, які їх не мають. Однак тоді є ризик пов'язаний з багатоваріантністю стандартів бухгалтерського обліку (НП(С)БО/МСФЗ). Коли підприємство не має затвердженого варіанту, то можуть виникати «свої» трактування з боку перевіряючих органів, тих же податківців. Наприклад, щодо створення резерву сумнівних боргів у платника податку на прибуток. Адже нарахування такого резерву зменшує прибуток і податок, тому правила та методи створення такого резерву, його розміри та подальший облік викликають інтерес у ході перевірки.
Податкова готує «чорний список» несумлінних платників, щоб управляти податковими ризиками і впливати на сплату податків. Хто і як готуватиме цей список і чим це загрожує платникам, розповімо у цьому матеріалі
Крім того, такі внутрішні документи дають ще такі додаткові можливості:
затверджувати форми внутрішніх первинних документів (з урахуванням вимог щодо обов’язкових реквізитів зі статті 9 Закону про бухоблік). Наприклад, так званий «самоакт» — це акт, який підприємство складає, коли відсутній зовнішній документ за операцією. Форма самоакта загальнодержавними документами не затверджена, а відсутність затвердженої форми може поставити операцію під сумнів;
підприємство може вводити додаткові, «свої» рахунки для ведення обліку. Їх також треба затверджувати.
При вирішенні організаційних питань також слід проаналізувати, яку саме фінансову, податкову й статистичну звітність має подавати підприємство. Якщо підприємство відповідає критеріям малого підприємства чи мікропідприємства, які даються в Законі про бухоблік, то тоді воно може застосовувати НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність» і подавати спрощену фінансову звітність.
Інші внутрішні документи з окремих питань ведення обліку
