Содержание статьи:Нюансы расчёта отпускных
Сразу успокоим бухгалтеров, никаких изменений в самом порядке расчёта отпускных, правилах их определения не ожидается. Однако, бухгалтеру следует обратить внимание на ежегодное "новое" старое:
определение коэффициента резервирования обеспечения отпускных в начале года, если такое создаётся на предприятии;
освежить в памяти количество праздничных и нерабочих дней, которые последние годы для нас перестали быть константами и постоянно меняются, ведь это влияет на расчёт отпускных;
учёт переходящих отпускных декабрь 2018-январь 2019;
расчёт и применение коэффициента корректировки отпускных из-за возможных повышений окладов на предприятиях с января 2019 года;
- учесть нюансы учёта доплаты до минзарплаты, если таковая имеется на предприятии (с 1 января минимальная зарплата - 4173 грн).
Это примерно и есть тот перечень вопросов, которые мы рассмотрим в данной консультации.
Обеспечение оплаты отпусков
Напоминаем, что обеспечение оплаты отпусков является обязательным согласно п. 13 П(С)БУ 11 "Обязательства". Исключение составляют только предприятия, которые подпадают под действие П(С)БУ 25, а именно малые предприятия, находящиеся на едином налоге 3 группы и все микропредприятия. Напоминаем, что критерии по классификации предприятий с 1 января 2018 года действуют новые. Согласно ч. 2 ст. 2 Закона Украины "О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине" от 16 июля 1999 года № 996, чтобы считаться микропредприятием надо попасть хотя бы под 2 критерия из 3-х: количество работающих до 10 чел., сумма баланса до 350 тыс. евро; чистый доход до 700 тыс. евро. Отметим только, что данное освобождение от обеспечения является правом, а не обязательной нормой. Если бухгалтер считает необходимым и прописал это в учётной политике, то можно также создавать обеспечение и у таких упрощенцев.
☛ Обеспечение–это обязанность для всех предприятий, кроме микро- и единоплательщиков 3 групп
Функция обеспечения заключается в том, что оно распределяет расходы по начислению отпускных равномерно в течение года и резервирует прибыль для начисления отпускных.
В начале 2019 года надо определить коэффициент резервирования, который будет использоваться уже при начислении отпускных за январь 2019 года. Для этого нам надо знать:
- плановый фонд оплаты труда (ФОТ) за 2019 год;
- плановые отпускные за 2019 год.
При определении планового фонда оплаты труда учитываются все выплаты, относящиеся к фонду оплаты труда, учитывая другие поощрительные и компенсационные выплаты, куда относятся и премии. Не входят разовые выплаты типа материальной помощи и т.п. Если на предприятии существует доплата до минимальной зарплаты, то она также включается в плановый ФОТ, так как является частью фонда основной зарплаты.
Считаем ФОТ без отпускных, так как в дальнейшем коэффициент резервирования мы умножаем именно на сумму начисленной зарплаты без учёта отпускных.
Рассчитать плановый ФОТ можно зная плановое количество работников предприятия на 2019 год, их должностные оклады и другие данные, например, об изменениях объёмов производства и т.п.
☛ Вначале 2019 года следует рассчитать коэффициент резервирования по созданию обеспечения отпускных
Плановые отпускные можно рассчитать следующим образом:
| Запланированные отпускные 2019 | = | Плановый ФОТ 2019 г./(365 – 11) | × | Плановое среднее количество кал. дней отпуска 2019 г. (24 или больше) |
В формуле выше цифра "11" - это количество праздничных и нерабочих дней в году.
Относительно точности данных расчётов, то следует помнить 3 вещи:
во-первых, как бы мы не считали, данный расчёт является приближённым и по правилам обеспечения оплаты отпусков каждый раз при составлении финотчётности, например, квартальной должен уточняться и корректироваться, а следовательно, его всегда можно подправить в большую или меньшую сторону (п. 18 П(С)БУ 11);
во-вторых, в расчёте запланированных отпускных вполне можно учесть плановый ФОТ 2019, а не часть фактического 2018 года, хотя расчётный период расчёта отпускных и затрагивает 2018 год, ведь в случае изменения тарифных окладов в сторону увеличения происходит и известная корректировка доходов расчётного периода (см. пример 3 ниже);
в-третьих, мы никогда не угадаем, несмотря даже на график, сколько дней отпуска будет использовано, а сколько нет. И не всегда работники берут компенсацию неиспользованных отпусков, что посчитает калькулятор компенсации отпуска. Также возможны и увольнения работников или принятие новых и т.п.
☛ Главное–это наличие самого обеспечения, а не филигранная точность его расчёта, которая невозможна
Плановое среднее количество дней отпуска может быть больше 24, если работники, например, имеют детей. Работники, имеющие детей получают дополнительный отпуск продолжительностью 10 кал. дней. Например, если предприятие имеет 17 работников с общей продолжительностью отпуска 24 кал. дня и 3 работников с продолжительностью 34 кал. дня, то среднее будет: (24×17+34×3)/(17+3) = 25,5 кал. дней.
В конце считаем то, что мы и искали - коэффициент резервирования:
| Коэффициент резервирования 2019 | = | Запланированные отпускные 2019 |
| Плановый ФОТ 2019 |
Ежемесячно (первый раз в январе 2019 года) считаем обеспечение при начислении зарплаты:
| Обеспечение отпусков за месяц | = | Заработная плата за месяц | × | Коэффициент резервирования | × | Коэффициент ЕСВ |
Коэффициент ЕСВ берём 1.22 - в общем случае и 1.0841 - по фонду оплаты труда инвалидов. В последнем случае все расчёты рекомендуем проводить отдельно: для обычных работников и инвалидов.
Пример 1. Определение коэффициента резервирования и начисление обеспечения. Предприятие имеет 20 работников, для которых средняя продолжительность отпуска 25,5 кал. дней (расчёт был приведён выше). Плановый ФОТ на 2019 г. (всех работников) составляет 3500 тыс. грн.
Тогда по расчётам:
запланированные отпускные будут равны: 3500000/(365-11)×25,5 = 252118,64 грн.
коэффициент резервирования = 252118,64/3500000 = 0,072.
расходы на оплату труда в январе 2019 г. составили 75000 грн по админперсоналу.
обеспечение отпусков в январе 2019 г. для админперсонала будет: 75000×0,072×1,22 = 6588,00 грн.
Начисление обеспечения отпускных осуществляем в данном случае бухгалтерской проводкой Дт 92 Кт 471 на сумму 6588,00 грн.
Праздничные и нерабочие дни
Напоминаем, что календарные дни при расчёте отпускных не учитываются, кроме некоторых исключений, которые приведены ниже. Расчёт производится без праздничных и нерабочих дней. В 2019 году таких дней будет 11 и ими будут следующие:
| Дата | День недели | Название праздника |
| 1 января | Вторник | Новый год |
| 7 января | Понедельник | Рождество Христово |
| 8 марта | Пятница | Международный женский день |
| 28 апреля | Воскресенье | Пасха |
| 1 мая | Среда | День Труда |
| 9 мая | Четверг | День победы над нацизмом во Второй мировой войне (День победы) |
| 16 июня | Воскресенье | Троица |
| 28 июня | Пятница | День Конституции Украины |
| 24 августа | Суббота | День Независимости Украины |
| 14 октября | Понедельник | День защитника Украины |
| 25 декабря | Среда | Рождество Христово |
Как видим, как и в прошлом году Рождество у нас празднуется дважды: 7 января и 25 декабря. 2 мая ещё с 2018 года является уже не праздничный днём.
Напоминаем, что наименьшая продолжительность ежегодного отпуска - 24 кал. дня (праздничные и нерабочие дни в эту продолжительность не включаются).
Относительно существующих исключений, то праздничные и нерабочие дни учитываются, когда производится расчёт таких особых отпусков, как:
отпуска без сохранения заработной платы;
творческого отпуска;
отпуска в связи с обучением;
- расчёт декретных (отпуска по беременности и родам, усыновление ребёнка прямо из роддома).
Учёт переходящих отпускных 2018/2019
Переходящий отпуск - это отпуск, который начинают в одном месяце (квартале), а заканчивают в другом месяце (квартале). Например, работник уходит в отпуск в конце декабря 2018 года и выходит на работу в январе 2019 года. Относительно таких отпусков надо применять определённые правила при учёте НДФЛ, военного сбора и ЕСВ:
- отпускные выплачиваем полностью в месяце ухода в отпуск (вместе со всеми налогами);
- начисление же отпускных можно и лучше показывать отдельно за каждый месяц (так лучше при подаче статотчётности и отчёта по ЕСВ);
- НДФЛ по переходящим отпускам считается отдельно по каждому месяцу (абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ). Налоговая социальная льгота (НСЛ) также применяется отдельно по каждому месяцу;
- если есть необходимость, то по НДФЛ в месяце выхода работника из отпуска делают перерасчёт, например, из-за уточнения применения НСЛ;
- в форме 1ДФ отпускные показываются в полной сумме в графе 3а в квартале ухода работника в отпуск, то есть разбивать помесячно не нужно, признак дохода "101" (см.разъяснение ГФС в подкатегории 103.25 ОИР)
- военный сбор также в форме 1ДФ показываем сразу на всю сумму отпускных;
- ЕСВ также надо рассчитать отдельно по каждому месяцу. В отчёте по ЕСВ отпускные показываются все сразу в месяце ухода в отпуск, но в отличие от формы 1ДФ с разбивкой ежемесячно и кодом начисления "10".
Пример 2. Переходящие отпускные 2018/2019. Работник уходит в отпуск с 24.12.2018 г. по 13.01.2019 г. Доход работника за декабрь 2017 г. - ноябрь 2018 г. составляет 120000 грн. Зарплата за декабрь 2018 г. - 5500 грн.
Среднедневная зарплата = 120000/(365-11) = 338,98 грн.
Количество кал. дней отпуска 21, но вычитаем 1 день (второе Рождество 2018), 1 день (Новый год) и 1 день (первое Рождество 2019), то есть 3 праздничных дня. Остаётся 18 дней к оплате.
Общая сумма отпускных: 338,98×18 = 6101,64 грн, но из них сумма отпускных за:
- декабрь 2018: 2033,88 грн (= 338,98×6);
- январь 2019: 4067,76 грн (= 338,98×12).
Сумма дохода работника за декабрь 2018: 7533,88 грн (= 2033,88+5500).
Сумма уплаченных налогов и сборов равна:
| Налог | Декабрь 2018 | Январь 2019 (только по отпускным) |
| НДФЛ | 1356,10(=7533,88×0,18) | 732,20(=4067,76×0,18) |
| ВС | 113,01(=7533,88×0,015) | 61,02(=4067,76×0,015) |
| ЕСВ | 1657,45 (=7533,88×0,22), из них 447,45 грн по отпускным и 1210 грн по зарплате | 894,91(=4067,76×0,22) |
Корректировка отпускных
А теперь об ещё одном возможном вопросе 2019 года для многих предприятий - повышение окладов и, как следствие, применение коэффициентов к доходу за 12 месяцев, который участвует в расчёте отпускных. Руководствоваться надо хорошо известным Порядком исчисления средней заработной платы, утверждённым Постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее - Порядок № 100).
Корректировку осуществляем только в случае повышения тарифных ставок и должностных окладов в расчётном периоде, а не при любом повышении зарплаты. Необходимым условием также является то, чтобы повышение окладов произошло для всех работников предприятия, а не выборочно отдельным работникам.
Если повышение окладов произойдет в январе 2019 года, то зарплату за январь 2019 года корректировать не надо, так как зарплату в месяце расчётного периода, в котором произошло повышение должностных окладов (тарифных ставок), не корректируют.
Пример 3. Корректировка отпускных. Работник выходит в ежегодный отпуск в январе 2018 г. на 14 кал. дней. Должностной оклад с 01.01.2019 г. повысили с 9600 грн до 10000 грн (повышение было всем сотрудникам предприятия). Расчётный период для расчёта отпускных: январь 2018 г. - декабрь 2018 г.
Обращаем внимание, что в данном примере оклады подняли в месяце ухода работника в отпуск. Если средний заработок, то есть отпускные, начисляют в месяце повышения должностных окладов, то уже надо применять коэффициент корректировки отпускных и откорректировать (повысить) зарплату всего расчётного периода (разъяснение в письме Минтруда от 05.12.2005 г. № 06-4/165). Итак, уже январские отпускные по нашему примеру надо считать с применением коэффициента повышения.
Коэффициент повышения: 1,042 (= 10000/9600).
Данные о зарплате за этот период приведены в таблице ниже:
Расчётный период | Начисленная зарплата | Откорректированная зарплата |
Январь 2018 г. – декабрь 2018 г. | 120000 грн | 125040 грн (=120000×1,042) |
Среднедневная зарплата по откорректированному доходу равна: 125040 грн/354 = 353,22 грн.
Рассчитываем отпускные: 353,22×14 = 4945,08 грн.
Доплата к минималке при начислении отпускных 2019
Относительно доплаты до минимальной зарплаты при расчёте отпускных надо помнить следующее:
доплата учитывается в доходе налогоплательщика за 12-месячный расчётный период;
- при начислении самой доплаты за месяц на сумму отпускных обращать внимание не нужно, так как отпускные являются выплатой, которая начисляется на основе средней за прошедшие месяцы и не привязана к минималке.
Из этих 2-х правил следующие выводы:
- зарплата + отпускные меньше минимальной заработной платы, например, 4173 грн в январе 2019 года;
- рассчитывать доплату до минимальной зарплаты нужно пропорционально отработанному периоду, то есть в той части месяца, которую работник отработал.
Соглашаются с таким подходом и госорганы, например, в письме Минсоцполитики от 13.02.2017 г. № 322/0/101-17/282.
Но разберём всё на примере.
Пример 4. Доплата до минималки и отпускные 2019. Пусть в января 2019 года работнику было начислено за 13 рабочих дней зарплату 3200 грн и 800 грн отпускных (за 8 дней). Всего количество рабочих дней - 21 день.
Таким образом, всего начислено 4000 грн
Считаем сколько минимальной зарплаты приходится на 13 рабочих дней: 13/21×4173 = 2583,29 грн. Работнику же за эти дни было начислено 3200 грн> 2583,29 грн. Итак, получается, что доплату до минимальной зарплаты вообще начислять не нужно.
Если бы зарплата за 13 рабочих дней составляла, скажем, 2500 грн (общий начисленный доход за месяц 2500+800 = 3300 грн), то тогда доплата бы составила всего 83,29 грн.
Будьте в курсеСтаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
