Неиспользованный отпуск можно заменить деньгами. Но при определенных условиях. Выясним, когда выплачивать компенсацию, как ее рассчитать при разных ситуациях. Рассмотрим порядок налогообложения и учета компенсации неиспользованного отпуска
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск: общие правила
Порядок оплаты предоставления отпусков определяют Закон «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее – Закон об отпусках) и Кодекс законов о труде (далее – КЗоТ). Полностью компенсировать дни неиспользованного отпуска без увольнения работника нельзя (ст. 2 Закона об отпусках). Это может быть лишь частично, если работник (ст. 24 Закона об отпусках):
изъявил желание самостоятельно получить компенсацию (без инициативы работодателя). Он должен написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск;
старше 18 лет. Если ему 18 лет или младше, то должен полностью использовать свой ежегодный отпуск, а не заменять его компенсацией (абз. 5 ст. 24 Закона об отпусках);
использовал, то есть «отгулял», минимальную продолжительность ежегодного и дополнительного отпуска – 24 календарных дня;
Компенсировать неиспользованный отпуск без увольнения деньгами можно только ежегодный отпуск (основной и дополнительный). За социальный дополнительный отпуск на детей, если работница продолжает работать, компенсация не предусмотрена.
Право на компенсацию отпуска имеют как основные работники, так и совместители.
Внимание:компенсация дней неиспользованного отпуска, компенсация отпускных, компенсация за неиспользованные отпуска – это одно и то же.
Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска – 24 календарных дня за текущий рабочий год, сохраняется. Однако более «продолжительные» отпуска работодатель может ограничить 24 днями (абз. 1 ч. 1 ст. 12 Закона № 2136).
Работники могут делить отпуск на части при условии, что есть основная непрерывная часть, которая длится не менее 14 к. дней (ч. 6 ст. 79 КЗоТ);
Если продолжительность ежегодного основного отпуска составляет более 24 календарных дней, то работодатель может перенести предоставление неиспользованных в период действия военного положения дней такого отпуска на период после военного положения. Также по решению работодателя неиспользованные дни такого отпуска могут предоставляться без сохранения зарплаты (абз. 2 ч. 1 ст. 12 Закона № 2136). Исключения – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и отпуска по усыновлению ребенка, которые переноситься не могут по своей природе (абз. 3 ст. 12 Закона № 2136);
Работодатель может отказать в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска. При этом работодатель может предоставить неиспользованную часть ежегодного отпуска и после конца рабочего года, даже не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск, так как приостановленное действие ч. 7 ст. 79 КЗоТ (см. абз. 5 ч. 1 ст. 12 Закона № 2136).
Однако в случае увольнения работника в период действия военного положения ему все равно нужно выплатить денежную компенсацию:
«В случае увольнения работника в период действия военного положения ему выплачивается денежная компенсация»
ст. 12 Закона № 2136.
Поэтому работодатель во время военного положения:
может отказать «отгулять» неиспользованные дни ежегодного отпуска более 24 календарных дней. Однако должен оплатить такие дни, если работник решил уволиться;
должен выплатить компенсацию отпускных за дни неиспользованного отпуска свыше 24 календарных дней по заявлению работника (без увольнения) – право на компенсацию определяется по действующим и до военного положения общим правилам.
Относительно всех вышеописанных «военных» особенностей отпусков – работодатель имеет право не соблюдать ст. 12 Закона № 2136 и действовать по условиям мирного времени. Ведь условия труда должны быть не хуже установленных законодательством.
Внимание:во время военного положения компенсация отпусков не отменялась.
Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам
Если же работник увольняется, то перед увольнением он может воспользоваться неиспользованным отпуском. Если он увольняется не отгуляв отпуска, то компенсацию ему должны выплатить независимо от того, упоминал ли он о нем в заявлении. То есть, если он не просил отпуск при увольнении – начисляем компенсацию «автоматически». Дело в том, что окончательный расчет с работником, в который входит и компенсация неиспользованных дней отпуска, если таковые есть, – это обязанность работодателя. Более подробно читайте в материалеПорядок начисления расчетных при увольнении.
Как рассчитать неиспользованный отпуск
Дни неиспользованного ежегодного (основного и дополнительного) отпуска определяют пропорционально отработанным дням. Так как каждый отработанный день зарабатывает отпуск. Напомним, что такое рабочий год. Он начинается со дня заключения трудового договора(ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках) и после этого дата отсчета рабочего года не меняется. К примеру, если работника приняли на работу 15.09.2022, то рабочим годом для него будет 15.09.2022—14.09.2023, 15.09.2023—14.09.2024 и т.д.
Примеры определения количества дней для компенсации отпуска
Пример 1. Неиспользованный ежегодный отпуск. Работник имеет неиспользованный ежегодный отпуск продолжительностью 31 день. Он должен «отгулять» 24 дня взять отпуск. Компенсировать деньгами можно только 7 дней после того, как работник использует 24 дня отпуска.
Отмечаем, что 24 дня — минимальное количество календарных дней отпуска, гарантированное законодательством. Она начисляется каждый рабочий год. Если работник насобирал много дней отпуска через несколько лет, то за каждый такой год он должен использовать 24 дня.
Бухгалтер должен предварительно убедиться в том, что работник при компенсации отпуска действительно имеет «сверх лимит», то есть отпуск более 24 календарных дней за рабочий год.
Внимание: рабочий год считается с первого дня начала работы на предприятии. Это не календарный год, начинающийся 01 января. У каждого работника свой «рабочий год»
Пример 2. Неиспользованный ежегодный отпуск минимальной продолжительности. Сотрудник за 2 рабочих года накопил 48 календарных дней отпуска и хочет, чтобы за часть этих дней выплатили компенсацию.
В данном случае работник не имеет права на компенсацию. Потому что за каждый рабочий год он заработал по 24 дня, то есть 2×24 = 48. Поэтому у работника нет «сверх лимита».
Но сразу по примеру 2 оговоримся: не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности в течение 2-х лет подряд запрещено (ст. 80 КЗоТ). Исключение – ситуация военного положения, когда работодатель может отказывать (ч. 1 ст. 12 Закона № 2136).
Порядок компенсации неиспользованных дней отпуска: ответственность за нарушение
Даже если работник настаивает на полной смене его отпуска на денежную компенсацию, ему следует отказать. Работник не имеет на это права, кроме одного варианта получить компенсацию при увольнении. Если же вы согласитесь по просьбе, то рискуете получить штрафы за неправомерную денежную компенсацию отпуска:
финансовый за нарушение «иных требований трудового законодательства» (ст. 265 КЗоТ) в размере одной минимальной зарплаты на момент выявления нарушения в целом за всеми работниками (7100 грн в январе-марте 2024 года; 8000 грн – в апреле-декабре 2024);
административный – за «нарушение требований законодательства о труде». Размер – от 510 до 1700 грн первый раз и от 1700 до 5100 грн за повторное нарушение в течение года (абз. 2 ст. 41 КоАП).
Как выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении — это обязанность работодателя (абз. 1 ст. 24 Закона об отпусках, ч. 1 ст. 83 КЗоТ, ч. 1 ст. 116 КЗоТ). В случае увольнения компенсируют все неиспользованные дни отпуска, независимо от лимита «24 дня». Бухгалтер рассчитывает сумму компенсации за следующие виды отпуска (ст. 19 и ст. 24 Закона об отпусках, ст. 84 КЗоТ):
При увольнении неиспользованный отпуск за все годы оплачивается в полном объеме.
Увольняющийся работник имеет право уйти в отпуск перед увольнением, а затем быть уволен в последний день отпуска (ст. 3 Закона об отпусках). В таком случае отпускные оплачивают перед уходом в отпуск обычным способом. Получение такого отпуска не имеет ограничений по его продолжительности. Если у работника накопились дни отпуска за несколько прошлых лет, то он может «отгулять» их полностью и получить отпускные, а затем уволиться. Отказывать ему в таком нельзя, но и настаивать уйти в отпуск перед увольнением тоже. Работник решает сам. Исключения из ситуации:
увольнение за нарушение трудовой дисциплины. Тогда работник не имеет права на отпуск перед увольнением, и для него остается единственный вариант – денежная компенсация неиспользованных дней отпуска;
увольнения во время военного положения. Работодатель может отказать работнику в «сверхлимитных» днях отпуска (более 24 календарных дней). Так он сможет быстрее взять на уволенное место нового работника.
В денежном отношении оба варианта – отпуск перед увольнением или компенсация отпуска – равнозначны. То есть сумму работник получит одинаковую – либо перед отпуском, либо при увольнении.
Внимание: работник самостоятельно решает: отгулять отпуск перед увольнением или получить денежную компенсацию при окончательном расчете.
Возможна ли компенсация за неиспользованный отпуск на детей
Напоминаем, что социальный дополнительный отпуск на детей предоставляют, в частности, одному из родителей, имеющих двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью (ст. 19 Закона об отпусках). Также право на данный отпуск имеет мать-одиночка независимо от количества детей до достижения ими совершеннолетия.
Правом на отпуск на детей может воспользоваться вместо матери:
отец детей.
отец, воспитывающий ребенка без матери – независимо от количества детей.
Особенность этого отпуска:
если работница увольняется – ей начисляют компенсацию;
если продолжает работать – права на компенсацию нет.
Почему так? Дело в несколько отличных формулировках Закона об отпусках, устанавливающих следующие правила компенсации отпусков:
при увольнении – компенсацию выплачивают за ежегодные отпуска и отпуск на детей (абз. 1 ст. 24 Закона об отпусках);
без увольнения – компенсация возможна только за ежегодные отпуска (абз. 4 ст. 24 Закона об отпусках).
Дополнительный отпуск на детей – это социальный, а не ежегодный отпуск. Поэтому на него не распространяется порядок компенсации отпусков без увольнения. Такого же мнения специалисты Минсоцполитики в письме от 19.01.2017 № 132/0/101-17/284 (далее — Письмо № 132).
Правила предоставления дополнительного социального отпуска на детей:
право на данный отпуск возникает не за рабочий год, а за календарный;
если право на данный отпуск возникло по одному основанию, то продолжительность такого отпуска 10 дней. Если по нескольким — максимум 17;
десятидневный отпуск на детей делить нельзя, а 17-дневный делится, но только «10+7» (письмо Минсоцполитики от 12.05.2015 № 256/13/116-150);
срока давности отпусков на детей нет, и работница при увольнении получит компенсацию за все неиспользованные дни такого отпуска;
прежде чем выплачивать денежную компенсацию за отпуск на детей, убедитесь, что другой родитель не воспользовался правом на отпуск и не получил компенсацию за соответствующий период.Нет конкретного перечня документов, которые должны предоставить родители. Минэкономики в письме от 09.12.2021 № 4712-06/57931-07 говорит, что работодателю можно предоставить любой документ, в котором с достаточной достоверностью подтверждается, что другому родителю детей такой социальный отпуск не предоставлялся и компенсация за него не выплачивалась. То есть с места работы отца (матери) подойдут справка, письмо и т.д.
Внимание: при компенсации отпуска на детей требуйте от работницы справку (письмо) произвольной формы, что отец не воспользовался своим правом на отпуск на детей и не получал компенсации.
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
Примеры расчета количества дней компенсации отпуска на детей 2024
Пример 3. Неиспользованный дополнительный социальный отпуск на детей. Работница начала работу на предприятии 15.07.2021 года. Она имеет двоих детей младше 15 лет. За 2021 год отпуск на детей ему не предоставляли, так как он воспользовался им на прошлом месте работы (письмо Минсоцполитики от 31.07.2014 № 292/13/133-14). В 2022-2024 годах она на «детский» отпуск заявление не писала. 09.10.2024 она увольняется.
Работнице при увольнении следует компенсировать 30 дней отпуска на детей (10+10+10), то есть за 2022, 2023, 2024 годы соответственно. Причем за 2024 год будут все 10 дней, несмотря на то, что год работница отработала не полностью. Однако на новом месте работы у такой работницы в 2024 году права на социальный отпуск «на детей» уже не будет. Что касается 2021 года, то будем считать, что он получал отпуск на детей по предыдущему месту работы, если не может подвергнуть обратному.
Внимание:дополнительный социальный отпуск на детей считаете за календарный год, а не рабочий.
Пример 4. Когда накопился и ежегодный, и отпуск на детей. Работница имеет 24 неиспользованных дня ежегодного основного отпуска и 10 дней отпуска на детей. Она хочет:
уйти в основной отпуск на 14 дней;
использовать 10 дней отпуска на детей;
оставшиеся 10 дней основного отпуска заменить компенсацией.
Можно ли в таком случае получить компенсацию за неиспользованный отпуск?
На первый взгляд, в примере 4 правило «24 дня» выполняется:
основной отпуск (14 дней) + отпуск на детей (10 дней) = 24 дня
Однако делать так нельзя (письмо Минсоцполитики № 132). Сотрудница, если продолжает работать, в описанной ситуации вообще не имеет права на компенсацию отпуска. Даже если она уйдет в основную на 24 дня, то у нее останутся 10 дней отпуска на детей, которые нельзя заменить на денежную компенсацию. Однако при увольнении, если работница не отгуляет отпуска, денежную компенсацию выплатите за все 34 дня.
Компенсируются ли другие отпуска
Нет, все остальные отпуска, не относящиеся к ежегодному или отпуску на детей, компенсировать нельзя. Это:
Компенсацию неиспользованного отпуска по ним не начисляйте, так как право на них не скапливается. Что касается «чернобыльской», то она вообще не относится ни к ежегодным, ни к дополнительным. Это своеобразная трудовая льгота (ст. 20 и ст. 21 Закона от 28.02.1991 № 796-XII). Этот отпуск не связан с выполнением работы работником и не подлежит компенсации.
Какие еще правила компенсации за неиспользованные отпуска существуют
Кроме общих правил компенсации неиспользованного отпуска, учтите:
работодатель не может перевести компенсацию отпускных на новое место работы работника. Возможен только окончательный и полный расчет с работником по месту работы, где он увольняется;
работник при увольнении не может отказаться от компенсации, чтобы получить сразу отпуск на новом месте работы. Данный нюанс вытекает из предыдущего. Однако работник, как уже отмечалось, имеет право перед увольнением уйти в отпуск (данное право может быть ограничено работодателем во время военного положения);
о сумме компенсации неиспользованного отпуска нужно обязательно уведомить работника, как и о других выплатах, которые начисляете ему при увольнении (ч. 1 ст. 47 КЗоТ). Это значит, что цифра компенсации должна быть выведена отдельно, а не только указать в расчетном письме общую сумму начисленных выплат;
в случае смерти работника компенсацию неиспользованного отпуска вместе с другими выплатами могут получить члены семьи (ч. 6 ст. 83 КЗоТ, ч. 6 ст. 24 Закона об отпусках). И только при отсутствии членов семьи эти суммы входят в состав наследства. Кто такие члены семьи «рассказывает» статью 3 Семейного кодекса Украины.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Какие сроки выплаты компенсации за неиспользованный отпуск
Сроки начисления компенсации за неиспользованный отпуск зависит от того, когда его выплачиваете:
без увольнения – выплаты можете в любой момент, который должен быть указан в приказе о предоставлении отпуска. Например, единовременно с выплатой отпускных или сразу после использования отпуска (письмо Минсоцполитики от 07.12.2016 № 731/13/116-16).
при увольнении – в день увольнения. Если работник в этот день не работал, то выплатить компенсацию должны не позднее следующего дня после предъявления работником требования о расчете (ст. 116 КЗоТ).
В качестве документов нужно для выплаты компенсации неиспользованных дни отпуска
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается:
без увольнения – на основании заявления работника и приказа о компенсации неиспользованных дней отпуска;
при увольнении – заявление не нужно, так как это обязанность работодателя. Основанием для начисления есть сам приказ об увольнении. Напоминаем, что при компенсации неиспользованных дней отпуска на детей, возможно при увольнении, также нужно получить справку (письмо) с работы другого родителя, что он не пользовался отпуском на детей.
Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный ежегодный отпуск – общие правила
Компенсацию за неиспользованный отпуск считают аналогично отпускным. Правила устанавливает Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением Кабмина от 08.02.1995 № 100 (далее – Порядок № 100).
Общие правила расчета компенсации за неиспользованный отпуск:
сначала рассчитывают неиспользованные дни отпуска. Ежегодный отпуск предоставляется за рабочий год, а отпуск на детей – за календарный;
расчетный период равен последним 12 месяцам, предшествующим месяцу компенсации;
из расчетного периода вычитают праздничные и нерабочие дни (во время военного положения, начиная с 24 марта 2022 таких дней нет; ч. 6 ст. 6 Закона № 2136);
среднедневную зарплату рассчитывают по тому же алгоритму, что и для отпускных, в частности используются те же выплаты расчетного периода.
Расчет компенсации отпуска и расчет отпускных в общем-то ничем не отличаются! Подобные правила действуют как для ежегодных отпусков, так и для отпусков на детей.
Рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск поможет формула:
сумма компенсации за неиспользованный отпуск
=
среднедневная зарплата
×
неиспользованные дни отпуска, заменяемые компенсацией
Это общие правила исчисления средней зарплаты для компенсации. За ними вычисляйте компенсацию за дни неиспользованного отпуска, который работник получил с 01.01.2024.
Отдельно компенсируйте дни неиспользованного отпуска, который работник приобрел до 31.12.2023. Это касается не только неиспользованных отпусков за отработанный 2023 год, но и за 2022, 2021 и т.д., если работник не воспользовался полностью заработанным отпуском за эти годы.
Компенсацию за неиспользованные отпуска, приобретенные за периоды до 31.12.2023, исчисляйте по выплатам, начисленным за месяцы 2023 года (постановление КМУ от 08.09.2023 № 957; абз. 2 п. 2 Порядка № 100).
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Как считается компенсация за неиспользованный отпуск с 12 сентября 2023 года по 31 декабря 2023 года
Дни неиспользованного отпуска, который работник приобрел до 31.12.2023, компенсируйте во время увольнения по особым правилам. Среднюю зарплату исчисляйте по выплатам за 2023 год. Это правило заработало с 12 сентября 2023 года. За ним считали компенсацию за неиспользованный отпуск с 12 по 31 декабря 2023 года. Но оно действует и сейчас и применяется для компенсации неиспользованного отпуска, заработанного работниками до 31.12.2023 года. Для расчета средней суммируйте участвующие в расчете выплаты с 01.01.2023 по 31.12.2023.
Нюансы расчета компенсации за неиспользованные отпуска в 2024 году
С 01 января 2024 года применяется обычный порядок расчета компенсаций дней отпуска, но упомянутое спецправило по абз. 2 п. 2 Порядка № 100 продолжает применяться по компенсации тех дней, которые заработали до 2024 года, то есть в 2023 году и ранее. То есть, нужно отдельно считать дни неиспользованного отпуска, которые работник заработал до 31.12.2023, и дни, которые заработал с 01.01.2024 года. Чтобы их оплатить, также нужно рассчитать две средние зарплаты.
Алгоритм расчета компенсации неиспользованного отпуска в 2024 году:
определите отдельно количестводней неиспользованного отпуска, которые заработаны до 2024 года, то есть в 2023 году и раньше, и заработаны в 2024 году;
рассчитайте две средние зарплаты: по выплатам в 2023 году и по общим правилам для компенсации отпуска за 2024 год;
рассчитайте две суммы компенсации на основе предварительных расчетов; определяется общая сумма компенсации: подведите сумму компенсации за неиспользованные отпуска до 31.12.2023 года и за 2024 год.
Средние зарплаты рассчитывайте так:
средняя для компенсации отпуска, который заработал работник до 31.12.2023 –на основе выплат за январь-декабрь 2023 года. То есть расчетный период для всех этих дней определяется не по общему правилу, а одинаковым для всех таких дней – отработанные месяцы 2023 года (в абз. 2 п. 2 Порядка № 100);
средняя компенсация отпуска, который заработал работник в 2024 году – по общему правилу. Например, при увольнении в июне 2024 года средняя за дни, заработанные в 2024 году, рассчитывайте за расчетный период июнь 2023 – май 2024. Ничего «обрезать» не нужно.
Для наглядности данные правила сведем к таблице-шпаргалке ниже, а также см. пример 8.
КОМПЕНСАЦИЯ ДНЕЙ ОТПУСКА (К) и РАСЧЕТ СРЕДНЕЙ ЗАРПЛАТЫ (СЗП)
Дни, которые «заработаны» до 2024 года
Дни, которые «заработаны» в 2024 году
СЗП (1) = выплаты за январь-декабрь 2023 ÷ 365
К(1) = СЗП(1) × дни неиспользованного отпуска (1)
СЗП(2) – выплаты за расчетный период, определяемый по обычным правилам ÷ продолжительность расчетного периода в днях (365 или 366)*
К(2) = СЗП(2) × дни неиспользованного отпуска (2)
Компенсация дней отпуска (К) = К(1) + К(2)
* при исчислении компенсации в феврале 2024 – 365 к. дней, а в марте-декабре 2024 – 366 к. дней
Итак:
для работников, которым рассчитывали компенсацию в январе 2024 – средняя одна, так как расчетный период (январь-декабрь 2023) полностью совпадает с ограничением абз. 2 п. 2 Порядка №100;
если у работника нет неоплаченных дней отпуска, которые он заработал и не использовал в 2023 году и раньше. Тогда рассчитывайте компенсацию по общему правилу, то есть определяйте только одну среднюю.
Внимание:рассчитывать две средних нужно с февраля 2024 года до тех пор, пока не будут оплачены все дни отпуска, которые работник заработал в 2023 году и ранее.
Как считать среднюю по выплатам 2023 года, если работника приняли на работу в таком году
Если работника приняли на работу в 2023 году, то среднюю для дней до 31.12.2023 вычисляйте только за полностью отработанные месяцы. Так как «…средняя заработная плата за фактически отработанный в 2023 году период исчисляется на общих условиях, а именно по выплатам, начисленным в месяцах расчетного периода, с учетом положений абзаца третьего пункта 3 Порядка» (разъяснение Минэкономики 2023). Общее же правило таково, что работнику, проработавшему меньше года, средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, то есть с 1 числа месяца после оформления на работу до 1 числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (абз. 3 п. 3 Порядка № 100). То есть берут только полные месяцы.
Примеры расчета компенсации дней неиспользованного отпуска
Пример 5. Расчет количества дней не использован отпуска. Работник увольняется 10.10.2024 (последний рабочий день). День принятия на работу – 05.01.2023. Работник имеет право на 24 календарных дня основного отпуска и 7 календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за вредные условия. За период работы в отпуск работник не ходил.
За рабочий год 05.01.2023 – 04.01.2024 он заработал 31 день (24 + 7) отпуска, которыми не пользовался.
Также в текущем рабочем году работник отработал 273 календарных дня (05.01.2024 – 10.10.2024). Праздничных и нерабочих дней в этот период нет из-за военного положения. В прошлом рабочем году (05.01.2023-04.01.2024) всего 365 календарных дней и праздничных и нерабочих дней тоже не было.
24 × (273 – 0) / (366 – 0) = 17,9 ≈ 18 к. дней ежегодного основного отпуска;
7 × (273-0) / (366-0) = 5,22 ≈ 5 к. дней ежегодного дополнительного отпуска.
Выходит, что работнику следует оплатить всего:
1-й год + 2-й (текущий) год = (24+7) + (18+5) = 54 календарных дня неиспользованного отпуска.
Пример 6. Расчет суммы компенсации отпускных (январь 2024, одна средняя). Работника уволили в январе 2024 года. Он имел 11 к. дней неиспользованного ежегодного основного отпуска, в т.ч.
дни неиспользованного отпуска за 2023 год – 10 к. дней;
дни неиспользованного отпуска за январь 2024 – 1 к. день.
В 2023 году работник получил:
зарплату за январь-декабрь 2023 – 175000 грн;
больничные за ноябрь 2023 – 4000 грн.
Расчетный период (январь-декабрь 2023) совпадает полностью с месяцами 2023 года, поэтому средняя считаем по общим правилам.
Тогда расчет средней зарплаты за январь-декабрь 2023 года имеет вид:
СЗП = (175000 + 4000)÷365=179000÷365= 490,41 грн
При расчете праздничные и нерабочие дни не исключаются, так как в связи с военным положением в данном периоде не было.
Если бы работник имел еще и неиспользованные дни дополнительного социального отпуска на детей, то его нужно было дни компенсировать аналогично дням ежегодного отпуска.
Пример 7. Расчет суммы компенсации отпускных в 2024 году (две средние). Работник увольняется в 15 июля 2024 года и имеет 15 к. дней неиспользованного ежегодного основного отпуска, в т.ч.
дни неиспользованного отпуска за 2023 год – 10 к. дней;
дни неиспользованного отпуска за январь-июль 2024 – 5 к. дней.
общая сумма компенсации К = 4904,10 + 2541,00 = 7445,10 грн.
Если у работника есть еще и неиспользованные дни дополнительного социального отпуска на детей, то эти дни компенсируются аналогично дням ежегодного отпуска.
Пример 8. Расчет суммы компенсации отпускных (июль 2024, одна средняя). Работник увольняется в июле 2024 года и имеет 5 к. дней неиспользованного ежегодного основного отпуска, заработанного в 2024 году. Ежегодный отпуск за 2023 год работник использовал полностью и других неоплаченных дней отпуска нет.
Доход работника:
за июль 2023 – июнь 2024 года – 182000 грн;
больничные за ноябрь 2023 – 4000 грн.
В описанной ситуации нужно рассчитать одну среднюю, так как работник не имеет неоплаченных дней отпуска, в отношении которых следует применять правило абз. 2 п. 2 Порядка №100 («дней до 31.12.2023»). Есть только «дни 2024 года», которые оплачиваются по общим правилам.
Тогда расчет средней зарплаты за июль 2023 – июнь 2024 имеет вид:
При расчете праздничные и нерабочие дни не исключаются, потому что в связи с военным положением их не было.
Сумма компенсации за неиспользованный отпуск:
К = 508,20 × 5 = 2541,00 грн
Если у работника есть еще и неиспользованные дни дополнительного социального отпуска на детей, то эти дни компенсируют аналогично дням ежегодного отпуска.
Пример 9. Расчет суммы компенсации отпускных (июль 2024, «декретница», доходов не было, две средние). Работница увольняется в июле 2024 года после отпуска по уходу за ребенком до трех лет. Она имеет 53 к. дня неиспользованного ежегодного основного отпуска, в т.ч.
дни неиспользованного отпуска за 2022 и 2023 годы (1) – 41 к. дней;
дни неиспользованного отпуска за январь-июль 2024 (2) – 12 к. дней.
Зарплата, больничные и другие доходы в 2023 году и январе-июле 2024 – отсутствуют. Оклад работницы в июле 2024 года – 6500 грн.
Так как у работницы доходы в расчетном периоде отсутствуют, то среднюю для компенсации считаем на основе должностного оклада. Однако, если должностной оклад меньше минимальной зарплаты, то считаем из минзарплаты на время расчета. В таком случае начисление средней производится путем умножения должностного оклада (минимальной зарплаты) на количество месяцев расчетного периода (абз. 5 п. 4 Порядка № 100).
В данной ситуации должностной оклад в июле 2024 года 6500 грн < 8000 грн, где 8000 грн – минимальная зарплата в июле 2024 года. Итак, при расчете используем минимальную зарплату 8000 грн.
Рассчитаем среднюю зарплату для компенсации неиспользованного отпуска:
за июль 2023–июнь 2024 СЗП = 8000 × 12 ÷ 366 = 262,30 грн
Таким образом, хотя и количество месяцев в расчете одинаковое, но продолжительность периодов в днях разная, поэтому получаются разные средние. При расчете праздничные и нерабочие дни не исключаются, так как в связи с военным положением в данные периоды не было.
Сумма компенсации неиспользованного отпуска:
за январь-декабрь 2023 К = 263,01 × 41 = 10783,41грн;
за январь-март 2024 К = 262,30 × 12 = 3147,60 грн;
общая сумма компенсации = 10783,41 + 3147,60 = 13931,01 грн
Пример 10. Расчет суммы компенсации отпускных 2024 года (две средние, работник начал работать в 2023 году). Работник был принят на работу 15 мая 2023 года. Он увольняется во второй половине июля 2024 года и имеет 20 к. дней неиспользованного ежегодного основного отпуска, в т.ч.
дни неиспользованного отпуска за 2023 год – 15 к. дней;
дни неиспользованного отпуска за январь-март 2024 – 5 к. дней.
Доход работника:
за июнь - декабрь 2023 (214 дней) – 105000 грн;
с июля 2023 года по июнь 2024 (366 дней) – 177000 грн;
больничные за ноябрь 2023 – 4000 грн.
Рассчитаем средние зарплаты для компенсации:
за 2023 год СЗП = (105000 + 4000) ÷ 214 = 109000 ÷ 214 = 509,35 грн;
за 2024 год СЗП = (177000 + 4000) ÷ 366 = 181000 ÷ 366 = 494,55 грн
При расчете праздничные и нерабочие дни не исключаются, так как в связи с военным положением в данные периоды не было.
Компенсация неиспользованных дней отпуска:
за 2023 К = 509,35 × 15 = 7640,25 грн;
за 2024 К = 494,55 × 5 = 2472,75 грн;
общая сумма компенсации К = 7640,25 + 2472,75 = 10113,00 грн
Если у работника есть еще и неиспользованные дни дополнительного социального отпуска на детей, то эти дни компенсируйте аналогично дням ежегодного отпуска.
Пример 11. Расчет суммы компенсации отпускных при премии. Возьмем за основу условия из Примера 8. В январе 2024 ему выплатили премию по результатам работы за 2023 год в сумме 10000 грн. Количество рабочих дней за 2023 год составляет 250 дней, работник отработал полную норму продолжительности рабочего времени.
Проведем перерасчет премии. Для этого сумму премии за 2023 год необходимо разделить на количество отработанных рабочих дней в 2023 году:
10000 грн ÷ 250 = 40,00 грн
Умножим среднедневную премию на количество отработанных рабочих дней месяца, относящееся к расчетному периоду. Это будет январь-июнь 2024 года, ведь премия перечисляется «вперед» на 12 месяцев с января 2024 по декабрь 2024 года.
Количество отработанных дней работником:
январь 2024 – 23 дней;
февраль 2024 – 21 день;
март 2024 – 21 день;
апрель 2024 – 22 дня;
май 2024 – 23 дня;
июнь 2024 – 20 дней;
всего – 130 дней.
Тогда есть перечисленная сумма премии: 40,00 грн × 130 = 5200,00 грн
Тогда средняя зарплата за расчетный период (июль 2023-июнь 2024) равна:
Как обложить компенсацию за неиспользованный отпуск
Налогообложение компенсации неиспользованного отпуска ничем не отличается от обычных отпускных.
НДФЛ и ВС. По компенсации отпуска НДФЛ и военный сбор (ВС) удерживайте на общих основаниях, как по зарплате (п. 164.2 Налогового кодекса Украины). Налоговую социальную льготу учитывайте, как и при начислении обычных отпускных. В Приложении 4ДФ к Налоговому расчету компенсация отпускных при увольнении указывайте под кодом «101». ВС тоже отображайте в Приложении 4ДФ.
ЕСВ. Начисляйте, как и на остальную зарплату, ведь компенсация отпускных – это часть заработной платы.
Если компенсацию выплачиваете после увольнения, то ЕСВ не начисляйте. Ведь после увольнения работника предприятие не несет обязанности страхователя, а соответственно и плательщика страховых взносов (письма ГФС от 04.07.2017 № 956/6/99-99-13-02-01-15/ІПК, от 15.02.2019 № 557/ІПК/28-10-27-01-11). Поэтому и в отчетности по ЕСВ компенсацию не отражайте.
Как отразить компенсацию за неиспользованный отпуск в бухгалтерском учете
Компенсацию за неиспользованный отпуск в бухгалтерском учете отражайте теми же проводками, что и отпускные. То есть, если предприятие использует резерв отпускных, то начисление компенсации производите за счет резерва (субсчет 471 «Обеспечение оплаты отпусков»).
На основе данных примера 7 воспроизведем бухгалтерские проводки, приведенные в таблице ниже.
БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО УЧЕТУ КОМПЕНСАЦИИ ОТПУСКНЫХ
№
Хозяйственная операция
Дт
Кт
Сумма
1
насчитали компенсацию неиспользованного отпуска
471
661
7445,10
2
удержали НДФЛ по компенсации неиспользованного отпуска (= 7445,10×0,18)
661
641
1340,12
3
удержали военный сбор по компенсации неиспользованного отпуска (= 7445,10×0,015)
661
642
111,68
4
насчитали ЕСВ на компенсацию неиспользованного отпуска (= 7445,10×0,22)
471
651
1637,92
5
выплатили компенсацию неиспользованного отпуска работнику на банковскую карту (= 7445,10–1340,12–111,68)
