Несмотря на ведение в Украине боевых действий и введенного в связи с этим военного положения, начиная с 01.01.2023 Украина перешла на электронные больничные, однако бумажные больничные в шести исключительных случаях все же будут выдавать. В статье расскажем все об электронных больничных: что такое электронный больничный лист, как работает система выдачи электронных больничных, оплата электронных больничных, что делать с бумажными листами нетрудоспособности и что делать, если работнику оформили электронный лист нетрудоспособности. Узнаете решение для проблемных случаев, с которыми уже столкнулись ваши коллеги во время работы с е-больничными
Чтобы обеспечить выплату больничных в условиях военного положения Минздрав постоянно вносит изменения в приказ от 01.06.2021 № 1066 и тем самым стремится решить проблемные вопросы, возникающие при выдаче электронных больничных.
Цель введения электронных больничных проста — убрать схему «больничный за презент». А еще-упростить бизнесу работу с документами. Да и сэкономить удастся немало-Минцифры насчитало до 5 млрд грн в год.
Уже сейчас можно утверждать, что электронный реестр:
Е-больничный: как получить выписку на вебпортале ПФУ
Несмотря на то, что е-больничные работают еще с октября 2021 года, возможность получить выписку из электронного больничного появилась только в мае 2022 года.
Выписка Электронного реестра листков нетрудоспособности (далее — Выписка из ЕРЛН) из ЕРЛН так же, как и оригинал е-больничного подтверждает факт временной нетрудоспособности застрахованного лица. Неудивительно, что особую актуальность это приобрело в период войны. Поскольку работник мог самостоятельно получить пособие по временной нетрудоспособности непосредственно от ФСС, а с 2023 непосредственно от ПФУ. То есть, когда у работодателя нет возможности обработать больничный и подать заявление-расчет через боевые действия, работник может получить страховую выплату за больничным самостоятельно для этого он с соответствующими документами должен обратиться в ПФУ.
Форму Выписки из ЭРЛН ПФУ утвердил постановлением от 02.05.2022 № 4-1.
Получить подъемник относительно своего больничного работник может в своем кабинете на вебпортале ПФУ. Работодатель также может получить Выписку из ЭЛРН относительно работника в электронном кабинете страхователя. Для этого нужно предпринять 10 шагов.
Когда будут выдавать бумажные листы нетрудоспособности
Возможность оформлять бумажные больничные у врачей останется. Однако воспользоваться ею получится только в следующих случаях:
если необходимо продлить или закрыть бумажный лист нетрудоспособности, выданный до 01.10.2021 года;
если прошло время (7 дней), в течение которого врач может внести изменения в медицинское заключение о временной нетрудоспособности в Реестре медицинских заключений в электронной системе здравоохранения. В таком случае решение о выдаче листка нетрудоспособности принимает врачебно-консультативная комиссия ЗОЗ, а при ее отсутствии – главврач заведения;
если лицо усыновляет ребенка в течение двух месяцев с даты рождения, указанного в свидетельстве рождения. Листок нетрудоспособности кажется на основании решения суда об усыновлении и этого свидетельства о рождении;
если возникнут технические проблемы при передаче данных между ЕРЛН и ЕСОЗ, что исключит возможность формирования электронного больничного более чем в течение семи дней с даты создания медицинского заключения о временной нетрудоспособности - до устранения таких проблем;
если остановят в установленном порядке в условиях военного состояния доступ пользователей электронной системы здравоохранения в центральную базу данных электронной системы здравоохранения;
если в результате действия обстоятельств непреодолимой силы пациент несвоевременно обратился, чтобы оформить продление периода временной нетрудоспособности.
В приказе уточнили, что в период военного положения и в течение трех месяцев после его прекращения или отмены при отсутствии у ЗОЗ бланков листков нетрудоспособности и невозможности их получить позволяют по решению руководителя ЗОЗ выдавать листки нетрудоспособности, распечатанные на белом листе бумаги по форме, утвержденной Приказом № 532/274/136-ос/1406.
При этом в строке, где указывается серия бланка, указывается ЕГРПОУ здравоохранения, а где номер бланка ― порядковый номер записи в Журнале регистрации листков нетрудоспособности.
Этот листок нетрудоспособности будет считаться документом, подтверждающим факт временной нетрудоспособности и приравнивающимся к листку нетрудоспособности, выданного на бланке.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
Чтобы открыть электронное больничное письмо, пациенту с указанными выше симптомами, следует позвонить своему семейному врачу. После онлайн-консультации врач сможет сформировать медвывод о временной нетрудоспособности на период до 5 дней.
Боевые действия, которые ведутся в Украине, тоже внесли свои коррективы так 22.04.2022 года Минздрав утвердил приказ № 675 которым внесены изменения в Приказ Минздрава № 1066 и в частности определено, формирование медицинских заключений по категории «Беременность и роды» женщинам, на период действия состояния, может осуществляться лечащим врачом, которым предоставляются медицинские услуги по ведению беременности в амбулаторных условиях, без личного осмотра таких женщин по результатам дистанционного взаимодействия с ними (в том числе путем консультирования, опроса, обмена информацией) с помощью технических средств электронных коммуникаций о чем делается соответствующая запись в Реестре медицинских записей, записей о направлении и рецептах в электронной системе здравоохранения.
Оплата электронных больничных: как изменился порядок назначения пособий от ПФУ по электронным больничным
Несмотря на то, что электронный больничный заменил бумажный, а ФСС заменил ПФУ порядок назначения матобеспечения от ПФУ остался неизменным. Напомним, чтобы получить средства для выплаты пособий необходимо чтобы:
помощь по временной нетрудоспособности и/или по беременности и родам была назначена;
была оформлена и подана в ПФУ заявления-расчета.
При этом обратите внимание, что новая редакция Закона № 1105 предусматривает, что работодатель или уполномоченное им лицо должно назначить пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 рабочих дней, а пособие по беременности и родам в течение 3-х рабочих дней (ч. 1 ст. 24 Закона №1105).
Однако такие сроки начинайте отсчитывать не с даты, когда электронный больничный приобретает статус «выдан». Начинайте работать с е-больничным по временной нетрудоспособности и назначать за ним матобеспечение через 7 дней после даты его закрытия, а с е-больничным по беременности и родам через 7 дней после даты его выдачи. Ведь именно после истечения такого срока е-больничный приобретает статус «Готов к оплате».
Работникам теперь проще будет общаться с работодателем, ведь больше не придется собирать подписи или печати на бланках. Всю необходимую информацию можно найти в личном кабинете работодателя, начиная со дня открытия электронного больничного.
Как работает электронный реестр листков нетрудоспособности
Во главе Е-реестра – Пенсионный фонд Украины (ПФУ). Он формирует и ведет Е-реестр и является владельцем содержащейся в нем информации. Но у ПФУ нет достаточной информации, чтобы наполнить Е-реестр. Информационный пробел будут восполняться данными из Национальной службы здоровья Украины (НСЗУ).
Внимание: е-реестр формирует ПФУ и НСЗУ.
Но это не означает, что Е-реестр только аккумулирует информацию. Обратный поток данных тоже есть. К примеру, данные из Е-реестра попадают в рискориентированную информационно-аналитическую систему ПФУ.
За кулисами скрывается и другой госорган, нуждающийся в данных из Е-реестра, — Гоструда. В поле ее зрения информация о несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях. Объем данных не конкретизирован. Чиновники только уточнили - для проведения расследования и ведения учета несчастных случаев, профессиональных заболеваний и аварий на производстве.
Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо
Какая информация есть в электронном реестре листков нетрудоспособности
Е-реестр работает на базе Государственного реестра общеобязательного соцстрахования. Набор функционала стандартный — накопление, хранение и использование данных. Информация будет поступать из пяти источников.
1. Электронная система здравоохранения — о медицинских выводах. На их основании будут формироваться больничные.
2. ПФУ сообщает:
о результатах проверки обоснованности выдачи и продления листков нетрудоспособности застрахованным лицам;
суммы пособия на основании листков нетрудоспособности;
изменения причины нетрудоспособности и их основания.
3. Страхователипредоставляют информацию:
о сумме оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и сумме пособия по временной нетрудоспособности, которые начислили и выплатили на основании листков нетрудоспособности;
отказ в оплате первых пяти дней временной нетрудоспособности и/или предоставлении застрахованному лицу пособия по временной нетрудоспособности;
наличие у застрахованного лица статуса, дающего право на стопроцентные больничные;
наличие у членов семьи застрахованного лица, нуждающихся в уходе, статусе пострадавшего в результате Чернобыльской катастрофы, инвалидности.
4. Органы опеки и попечительства сообщают сведения о факте усыновления ребенка застрахованными лицами в течение двух месяцев со дня его рождения, указанного в свидетельстве о рождении.
5. Централизованный банк данных по проблемам инвалидности предоставляет информацию об установлении медико-социальной экспертной комиссией группы инвалидности (изменения группы инвалидности, подтверждение ранее установленной группы инвалидности), неустановка группы инвалидности во время повторного осмотра.
Какие данные из реестра электронных больничных доступны работнику и работодателю
Работодатель может получить информацию о:
регистрационный номер листка нетрудоспособности;
дата открытия и закрытия листка нетрудоспособности;
ФИО застрахованного лица;
регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНОКПП) застрахованного лица.
Для работников доступно:
регистрационный номер листка нетрудоспособности;
дата открытия и закрытия листка нетрудоспособности;
Какие этапы проходит электронный больничный на предприятии
ПФУ привел этапы прохождения е-больничного на предприятии:
1. Если по страховому случаю работника сформируют электронный медицинский вывод, на его основании автоматически сформируют е-больничный.
2. Уведомление об открытии е-больничного поступит работодателю в кабинете страхователя на вебпортале электронных услуг ПФУ.
3. Сформированный е-больничный станет доступным для пересмотра в день его создания, однако основанием для предоставления материального обеспечения станет только после того как е-больничный обретет статус «Готов к уплате» такого статуса он приобретает через 7 дней после его закрытия. А в случае пособия по беременности и родам— через 7 дней после создания.
4. Е-больничный считают выданным и готов к оплате через полные 7 дней после даты своего закрытия. Например, е-больничный, созданный 1 октября сроком на 10 дней, имеет дату закрытия 10.10.2024 и будет считать выданным (станет готовым к оплате) с 18.10.2024. В личных кабинетах на вебпортале ПФУ е-больничный может иметь статус готов к оплате уже на следующий день после даты закрытия, однако брать его к работе и начинать процедуру назначения материального обеспечения стоит только на восьмой день.
5. Е-больничный печатают или оставляют в электронном виде по решению работодателя.
6. Кадровая служба или ответственное лицо кадровой службы определяет страховой стаж застрахованного лица (льготы) и количество календарных дней нетрудоспособности, подлежащих оплате за счет работодателя и Пенсионного фонда Украины. Указанную информацию по желанию или определению работодателя формируют в бумажном виде или в электронном.
7. Е-больничный, сведения по определенному страхового стажа и количества дней нетрудоспособности, подлежащих оплате, обрабатывает работодатель или уполномоченные им лица. Заметим, что до 01.01.2023 информация об е-больничном прорабатывала комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию предприятия, однако новая редакция Закона № 1105 о создании и/или наличии такого органа на предприятии не предусматривает. Назначает или отказывает в назначении выплаты по е-больничному работодатель или уполномоченные им лица.
8. Решение о назначении или отказе в назначении материального обеспечения работодатель или уполномоченные им лица передает в подразделение бухгалтерии предприятия, начисляющее материальное обеспечение.
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
10. Бухгалтерия осуществляет расчет материального обеспечения на основании е-больничного (при необходимости его бумажной распечатки) и решения работодателя или уполномоченных им лиц предприятия. Такой расчет записывают в электронном или бумажном виде (по решению работодателя) и отражают в бухгалтерских проводках.
11. Заполняют заявление-расчет и подают в отделение ПФУ по месту учета, если это бумажный вариант. Электронное заявление-расчет бухгалтер формирует в личном кабинете страхователя на вебпортале электронных услуг ПФУ.
12. Подать заявление-расчет в ПФУ работодатель должен не позднее 5 рабочих дней с момента принятия решения о назначении материального обеспечения.
13. Если работодатель должен оплатить бумажные и е-больничные, он должен подать заявления-расчеты отдельно по каждому виду больничных. При этом если работодатель подает электронное заявление-расчет, ПФУ рекомендует включать в него не более 200 листков нетрудоспособности. Итого, если работодатель должен оплатить более 200 е-больничных в месяц, ПФУ не запрещает сразу после того, как подали первое заявление-расчет подать следующее с новой партией е-больничных.
Оплата электронных больничных: как обработать, посчитать и оплатить
Электронный листок нетрудоспособности является таким же основанием для освобождения от работы, оплаты первых 5 дней болезни, назначения материального обеспечения, как и бумажная версия.
Сформированный е-больничный в день создания становится доступным для просмотра в кабинетах страхователя и застрахованного на вебпортале электронных услуг ПФУ (далее — Е-кабинет). Но до момента пока не приобретет статус «Готов к оплате» не может быть использован страхователем как основание для начисление материального обеспечения. При этом больничный с причиной нетрудоспособности временная нетрудоспособность приобретает статус «Готов к оплате» через 7 дней после его закрытия, а больничный с причиной нетрудоспособности «беременность и роды» приобретает такой статус через 7 дней после его открытия/создания.
После того как е-больничный получил статус «Готов к оплате» работодатель, в течение 10 дней должен назначить пособие по временной нетрудоспособности, а пособие по беременности и родам в течение 3-х дней.
электронный больничный печатают или оставляют в электронном виде в кадровой службе или ответственном лице кадровой службы (по решению работодателя);
кадровая служба или ответственное лицо кадровой службы определяет страховой стаж застрахованного лица (льготы) и количество календарных дней нетрудоспособности, подлежащих оплате за счет работодателя и ПФУ. Указанную информацию, по желанию (или определению работодателя), формируют в бумажном виде или в электронном;
электронный больничный, сведения об определенном страховом стаже и количестве дней нетрудоспособности, подлежащих оплате, передают работодателю или уполномоченным им лицо, для принятия решения о назначении материального обеспечения по больничному или об отказе в его назначении;
решение о назначении или отказе в назначении материального обеспечения работодатель или уполномоченное им лицо передает в подразделение бухгалтерии предприятия, начисляющее материальное обеспечение;
бухгалтерия осуществляет расчет материального обеспечения из е больничных (при необходимости их бумажной распечатки) и решение работодателя или уполномоченного им лица. Такой расчет записывается в электронном или бумажном виде (по решению работодателя) и отражается в бухгалтерских проводках;
заполняют заявление-расчет и подают в отделение ПФУ по месту учета или в электронном виде через Е-кабинет.
Бізнесу та бюджетній сфері репрезентували проєкт Держбюджету на 2025 рік. Ключовою позицією є рівень мінімальної зарплати. Проте маємо доволі цікаві норми, які впливають на сплату ЄСВ та виплату індексації. Експерт пояснив, до яких змін варто підготуватися
Два электронных больничных с общим номером случая временной нетрудоспособности: как оплатить
Представим ситуацию, работнику выдали один е-больничный с 15.10 до 17.10 и второй с 18.10 до 25.10. Обе больничные имеют статус «Закрытый» и одинаковый номер случая временной нетрудоспособности. Первый е-больничный открыли амбулаторно, а второй – в стационаре. Удостоверяют ли эти е-больничные разные страховые случаи? Является ли второй больничный продолжением первого? Как определить период оплаты больничных в такой ситуации за счет средств работодателя?
Решения. С 01.10.2021 в уникальный номер е-больничного добавили номер страхового случая. Так можно легко понять, является ли лечебный первичным или, наоборот, продолжение предыдущего. Такие изменения внесли в Порядок выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздрава от 17.06.2021 № 1234 (далее — Порядок № 1234).
Сейчас номер е-больничного генерируется в формате ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. А именно: первые цифры ХХХХХХ – номер случая нетрудоспособности, следующие ХХХХХХХХХХ – номер листка нетрудоспособности, Х – номер версии, то есть порядковый номер е-больничного.
Соответственно, е-больничные, имеющие одинаковый номер временной нетрудоспособности, однако отличные номера листка нетрудоспособности и последовательные или даже общие номера версии е-больничных, свидетельствуют один и тот же страховой случай. То есть временную нетрудоспособность, удостоверяющую сложившиеся таким образом е-больничные, следует оплачивать с шестого дня временной нетрудоспособности по одному среднедневному заработку, который определили для первичного е-больничного.
В описанной ситуации оба е-больничных свидетельствуют один и тот же страховой случай. Они имеют общий/одинаковый номер случая временной нетрудоспособности и не имеют разрыва в днях временной нетрудоспособности. Аналогичную позицию придерживают специалисты ПФУ.
При этом разницу в остальных номерах больничного можно объяснить особенностями работы реестра листков нетрудоспособности.
При этом должны знать, что изменения внесли также в приказ Минздрава «Некоторые вопросы формирования медицинских заключений о временной нетрудоспособности и проведении их проверки» от 01.06.2021 № 1066 (далее – Приказ № 1066). Приказ №1066 определяет механизм формирования медицинских выводов, на основании которых формируются е-больничные. В частности, внести изменения в е-больничный, в том числе изменить его номер, может врач, который формировал медицинское заключение. Сделать это может в течение семи дней с момента формирования медвывода. Чтобы избежать в дальнейшем нареканий от ПФУ и проблем с оформлением заявления-расчета должны привести в соответствие номера е-больничных вашего работника. Для этого обратитесь к врачу, который формировал медицинское заключение о временной нетрудоспособности вашего работника на период с 18.10 до 25.10. Сообщите врачу, что по этому страховому случаю другое медицинское учреждение открывало первичное больничное. Тогда врач согласно пункту 8 Приказа № 1066 внесет изменения в медицинское заключение, сформированное на период с 18.10 по 25.10.
Имейте в виду, что вышеуказанными изменениями в Приказ №1066 введена система сокращения периода больничного. Так что если один больничный наложился на другой, система должна сократить период одного из них автоматически. Приоритет сокращения больничного система определяет в зависимости от указанной на нем причины нетрудоспособности.
В теории провести такое сокращение система имеет пока больничный не получил статус «Готов к оплате». Однако если больничный приобрел статус «Готовый к оплате», а накладка у е-больничных не исчезла, то есть не один из них не сократился. Врач должен проработать ваше обращение и внести изменения в реестр.
Если же изменения в реестр не внесете и оплатите е-больничный в качестве продолжения предыдущего, ПФУ может не принять ваше заявление-расчет, по меньшей мере, без дополнительных пояснений. Даже если ваши объяснения ПФУ опровергнет, но при этом профинансирует поданное вами заявление-расчет, во время следующей проверки ваше предприятию могут оштрафовать за нецелевое использование страховых средств.
Также обратите внимание, что после внесения изменений в Приказ № 1066 и Порядок № 1234 э-больничный можете оплатить только после того, как он приобретет статус «Готов к уплате». А это происходит через 7 дней с момента его формирования.
Сотрудники-совместители имеют право на оплату листка нетрудоспособности только при условии, что на основном месте работы им обоснованно отказали в назначении выплаты. Однако если совместитель имеет право на оплату больничного по месту работы по совместительству, его е-больничный нужно оплатить. Как быть, если совместителю оформили е – больничный? Никаких отличий с оплатой больничных основным работникам.
Однако следует помнить, что е-больничный совместителя имеет свои особенности. Работодатели, у которых работник работает по совместительству, будут видеть в электронном кабинете цифровую копию е-больничного. Отличие такой копии от оригинала заключается в том, что копия имеет порядковый номер, прилагаемый к уникальному номеру е-больничного листа после знака точки. Цифра будет расти в зависимости от того, сколько у работника работодателей по совместительству.
Однако именно эта цифра часто приводит к ошибке при заполнении заявления-расчета совместителя. Когда вы формируете заявление-расчет для работников по совместительству ― указывайте только уникальный номер е-больничного совместителя без точки и цифры после него.
Увидеть е-больничный совместителя сможете в Электронном кабинете работодателя на веб-портале электронных услуг ПФУ.
Е-больничный работник отображается в электронных кабинетах всех страхователей, с которыми работник — застрахованное лицо находится в трудовых отношениях на момент наступления страхового случая, то есть и в электронном кабинете работодателя по совместительству.
Предоставлять по месту работы по совместительству копию листка нетрудоспособности, заверенную подписью руководителя и печатью по основному месту работы, не требуется.
Как оплачивать электронные больничные лицам, работающим по ГПД
Лица, работающие на условиях ГПД, начиная с 11.10.2017, имеют право на материальное обеспечение в случае временной нетрудоспособности. Выплачивайте пособие при условии что:
страховой случай наступил в период действия договора;
из-за страхового случая физлицо потеряло определенную часть заработка, дохода;
лицо, работающее на условиях ГПД не состоит в трудовых отношениях оформленных трудовым договором, а если находится ему обоснованно отказано в назначении выплаты по больничному.
То есть, когда оплачиваете работу полностью в определенный договором срок, не платите по листку нетрудоспособности, ведь заработка, дохода работник не потерял.
Если исполнитель по ГПД принес листок нетрудоспособности, составьте и подайте в ПФУ заявление-расчет. Когда вы получите финансирование, выплатите их в течение 10 дней.
Чтобы получить финансирование от ПФУ, добавьте к заявлению-расчету копию Приложения 5 к Налоговому расчету(Д5), отражающий сумму ЕСВ, начисленного по ГПД. Ведь налоговики хотят видеть суммы дохода, которые выплатили за ГПД в месяцах расчетного периода.
