Наличные операции – объект пристального внимания со стороны налоговиков. Какими будут штрафы за нарушение кассовой дисциплины и правил обращения наличных денег, как вести кассу на предприятии – эксперт объяснит в статье
Фінзвітність за таксономією МСФЗ: де брати інформацію для складання
Кассовая дисциплина на предприятии 2023
Основным нормативным документом, который устанавливает правила в сфере наличных расчетов в кассе предприятия, является Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148). Соблюдение предприятием таких правил - это кассовая дисциплина.
Далее рассмотрим некоторые рабочие аспекты кассовой дисциплины на предприятии.
Касса — отдельное место или помещение для осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов (пп. 8 п. 3 Положения № 148).
Итак, кассой можно считать:
Законодательство не содержит определенных требований к обустройству кассы предприятия. Однако здравый смысл подсказывает, что у кассира для хранения наличных денег и кассовых документов должна быть, как минимум, металлический шкаф (сейф оборудован ящиком кассовый аппарат) с ключами, которые находятся только у него. Дубликаты ключей рекомендуется хранить в опломбированных кассиром пакетах (ящиках) у руководства (или охраны, в зависимости от распорядка предприятия) в надлежаще защищенных местах. Наличие сигнализации в кассе, обеспечение охраной и транспортом кассира во время транспортировки значительных сумм и т. п — потребность в этом должен определить руководитель предприятия. Ведь именно он отвечает за надлежащее обустройство кассы, обеспечение хранения и транспортировки наличных средств (п. 38 Положения № 148).
Следовательно, руководители предприятий в соответствии с положением № 148 должны обеспечить надлежащее обустройство кассы предприятия и надежное хранение наличных средств в ней. С целью контроля на предприятиях проводятся инвентаризации касс.
Із 1 серпня 2023 року підприємцям дозволили формувати спрощений фіскальний чек. Консультація допоможе розібратися, яку інформацію має містити такий чек, як правильно зазначати у ньому групу товарів та що буде, якщо схибите з назвою товару у чеку
Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая после окончания инвентаризации кассы составляет акт о результатах инвентаризации имеющихся средств.
Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех наличных средств, что есть в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и тому подобное. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, другой остается у материально ответственного лица.
Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, установленные руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных средств и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе.
Остаток наличности в кассе сверяется с данными учета по книгам учета. Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами, считается излишком наличных в кассе.
При применении предприятием в расчетах регистраторов расчетных операций сверяется сумма имеющейся наличности на месте проведения кассиром расчета с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО).
При выявлении в ходе инвентаризации недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения. Сумма недостачи возмещается в соответствии с законодательством Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход соответствующего предприятия.
Как организовать кассовую дисциплину на предприятии
Кассовая дисциплина – правила приема, хранения и выдачи наличных, определенные внутренними документами предприятия, положением и другими распорядительными актами НБУ. Внутренние документы (например, приказ о кассовой дисциплине) не обязательны, но рекомендованы для усиления кассовой дисциплины. Что именно следует отметить в этих документах, приведено в таблице.
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ ⤵️
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Чтобы соблюсти упомянутые правила предприятию следует сделать следующие шаги (или проверить, что уже сделано):
- обустроить кассу (п. 38 раздела IV Положения № 148). Что именно надо сделать НБУ сегодня не уточняет. Лишь отмечает, что ответственность за обеспечение сохранности наличных лежит на руководителях. Практика подсказывает, что должно быть все же определенная тумба (сейф, стол, шкаф, ящик и т.п.), закрываются на ключ, который должен быть у кассира (охраны). Вопрос сигнализации, дополнительной охраны — это все должно решаться индивидуально. Так как сверхлимитная наличность сдается в банк, то потребность в усиленной охране обычно не возникает;
- оформить договор полной материальной ответственности с кассиром. Это требование п. 44 Положения № 148. Их должно быть 2 экземпляра, один кассиру, а другой - руководителю предприятия. Кроме этого, руководитель должен ознакомить кассира под расписку с Положением № 148. Для этого достаточно, чтобы кассир на экземпляре договора, остается у руководителя, написал «С Положением о (полное название) ... знаком», поставил дату и подпись. Обратите внимание, что если вдруг кассира надо временно заменить (на период отпуска, болезни и т.п.), то данную процедуру с заключением договора нужно повторить с заместителем кассира;
- утвердить порядок оприходования наличности в кассе. Такое требование содержит п. 12 раздела II Положения № 148. Или это должен быть отдельный документ или раздел в другом внутреннем документе предприятия не уточняется. Итак, вариантов у предприятия здесь множество: создать положение о кассовую дисциплину, положения об оприходовании или указать в приказе об учетной политике, что оприходование наличности осуществляется «в установленном законом порядке». Также обратите внимание, что при использовании РРО и наличии обособленных подразделений должны быть утверждены внутренним документом место и способ хранения ежедневных Z-отчетов (абз. 2 п. 12 раздела ІІ Положения № 148);
- утвердить должностную инструкцию кассира. Здесь следует перечислить обязанности кассира;
- рассчитать по утвердить лимит наличности в кассе. Для этого берется ее среднедневное поступления или среднедневная выдача. Это требование п. 50 раздела V Положения № 148;
- заключить договор с банком об открытии счета, в котором определить сроки сдачи выручки и другой наличности (п. 50 раздела V Положения № 148);
- решить вопрос организации кассовых операций в обособленных подразделениях (если они есть). Среди этих вопросов - ведение / неведение кассовой книги, электронные фискальные чеки, КУРО и РРО, сдача наличности.
Наличные на предприятии
Кассовая дисциплина предусматривает соблюдение следующих правил:
- полученную наличность необходимо обязательно оприходовать (даже если сразу будете выдавать). Это значит, что на предприятии ее следует отражать в кассовой книге на полную сумму. Даже если есть РРО предприятие должно иметь кассовую книгу, так как в ней надо отражать фактическое поступление наличности (абз. 1 п. 11 Положения № 148). Отражение наличности в КУРО не считается в данном случае оприходованием, кроме обособленных подразделений;
- предприятие не может хранить наличные в кассе сверх установленного лимита. Если лимит не установлен, то он нулевой и тогда вся наличность становится сверхлимитной. Всю избыточную наличность надо сдавать в банк;
- предприятие должно соблюдать сроки сдачи наличных. Срок определяется условиями договора с банком и должна соответствовать п. 48 Положения № 148. В общем случае – ежедневно. Исключения: время окончания работы предприятия не совпадает с работой банка (тогда – на следующий день), расположение в местах, где нет банка (до 5 рабочих дней). Наличные могут сдаваться и путем ее перечисления через ПТКС банка (иногда его называют "депозитный банкомат";
- предприятие должно соблюдать ограничения по наличным расчетам. Они определены п. 6 Положения № 148 и составляют (за день между двумя субъектами):
- расчет между субъектами хозяйствования предприятие-предприятие, предприятие-ФЛП, ФЛП-ФЛП - 10000 грн;
- расчет между предприятием и физлицом – 50000 грн. Исключение – выдача денег на командировку, заработной платы, добровольных пожертвований и благотворительной помощи (п. 8 раздела II Положения № 148);
- предприятие должно придерживаться целей использования наличности, которая была снята с банковского счета. Банк может требовать при снятии предоставления подтверждающих документов, которые должны доказать основание осуществления наличных расчетов (абз. 4 п. 6 раздела II Положения № 148).
Наличные под отчет на хозяйственные нужды
Обратите внимание, что п. 8 раздела II Положения № 148 содержит исключения в отношении использования ограничения в 50 тыс. грн выдачи наличных на командировки, но там нет исключения в отношении выдачи наличных подотчетному лицу на хозяйственные нужды. Не рекомендуем превышать лимит в 50 тыс. грн при выдаче наличности. Тем более такой позиции придерживаются и налоговики в двух консультациях ГУ ГНС в Сумской области:
- от 18.07.2018 г. № 3158/ИНК/18-28-14-06-31;
- от 14.08.2018 г. № 3531/ИНК/18-28-14-06-31.
Правда существует судебная практика в этом вопросе в пользу предприятий, не считая выдачу таких средств платежом, но лучше не рисковать.
Внимание: подотчетные лица при расчетах с предприятием или с ФЛП должны следить за лимитом 10 тыс. грн за день.
Кроме того, в расчетах с субъектами хозяйствования подотчетное лицо тоже должен соблюдать ограничения в 10 тыс. грн, так как на момент платежа она представляет собой предприятие и действует от его имени (индивидуальная налоговая консультация ГНС от 23.08.2018 г. №3719/6/99-99-14-03-03-15/ИНК).
Кассовая дисциплина в филиалах и представительствах
В отношении обособленных подразделений – они могут обойтись без кассовой книги, если не используют приходные и расходные кассовые ордера. Если обособленное подразделение применяет РРО, то оприходованием будет формирование фискального отчетного чека (Z-отчет), который надо хранить в электронной форме в течение 1095 дней. В случае выхода из строя РРО или отсутствия электроэнергии-использовать следует КУРО (абз. 2 п. 11 раздела II Положения № 148).
Рекомендуем ознакомиться с ИНК от ГНС от 12.09.2019 № 143/6/99-00-05-04-01-15/ИНК, где разъясняются вопросы оприходования наличных обособленными подразделениями.
Однако, несмотря на все обособленному подразделению кассовую книгу лучше завести, так как по ней удобно считать остаток по кассе на конец дня и соблюдение кассового лимита.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
Каждый, кто работает с наличными, должен знать, за какие нарушения кассовой дисциплины его могут оштрафовать. Санкции могут быть:
- финансовые предусмотренные Законом о РРО. Их применяют к предприятию за нарушение закона об РРО;
- административные – КоАП. Накладывают на должностных лиц и работников, проводящих расчеты.
Рассмотрим каждый вид штрафов отдельно.
Українські суб’єкти господарювання розширюють ринки збуту й активно продають свої товари на закордонних маркетплейсах. Експерти пояснили як правильно задокументувати, облікувати й оподаткувати продаж товарів
Нарушение кассовой дисциплины, за которые предусмотрены финансовые санкции
Для удобства все возможные финансовые санкции покажем в Таблице.
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ ⤵️
Нарушение кассовой дисциплины, за которые применят административные санкции
Их тоже покажем в таблице, ведь так действительно удобно.
СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ ⤵️
