експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Ошибиться может каждый, но бухгалтер должен быть осмотрительнее других. Работник подал больничный, в котором допущена ошибка еще в самом медучреждении – что в этом случае следует сделать? Как оформить отсутствие работника, если исправление больничного по тем или иным причинам невозможно? Это тема данной консультации.
Напомним сначала процедуру рассмотрения больничного
Решение о назначении страховых выплат по листку нетрудоспособности принимает страхователь (т.е. работодатель) лично или это делают уполномоченные ими лица (ч. 3 ст. 22 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 25.09.1999 № 1105), далее — Закон № 1105). Лично же страхователь такое решение может принять, например, в лице руководителя или как физлицо-предприниматель (ФЛП), использующий труд наемных работников. Если это уполномоченное лицо, то обязанности такого лица следует определять приказом руководителя по предприятию. Это может быть и несколько лиц, образующих тогда комиссию по социальному страхованию. Именно эти лица, а не бухгалтер самостоятельно, должны принять решение об оплате поданного больничного или отказе. Однако это может быть и бухгалтер, если он является уполномоченным руководителем.
В комиссию по соцстрахованию, как правило, входят представители администрации, профсоюзы и т.п. В работе таких комиссий можно все еще руководствоваться Положением о комиссии (уполномоченного) по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности, утвержденное постановлением ФСС от 19.07.2018 № 13 (далее — Положение № 13). По Положению № 13 комиссия создается, если работников на предприятии 16 и больше. Однако, учитывая сегодняшние нормы ч. 3 ст. 22 Закона № 1105 и то, что выплатой больничных сейчас занимается Пенсионный фонд Украины (ПФУ), Положение № 13 можно рассматривать больше, чем носящее рекомендательный характер.
Внимание:решение оплатить/отказать принимает руководитель, уполномоченное им лицо либо несколько уполномоченных лиц (комиссия) по соцстрахованию на предприятии, либо ФЛП лично.
Принять решение о выплате больничных необходимо в течение (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105):
10 рабочих дней с подачи работником больничного — в обычных случаях;
3-х рабочих дней с подачи работником больничного, если это больничный в связи с беременностью и родами.
Решение нужно принять особым протоколом, форма которого находится в Положении № 13. Но традиционно вся эта процедура смотрится чисто формально и все будет просить бухгалтера, а управляющий, уполномоченные лица из комиссии лишь визируют этот протокол. Однако ответственность, как известно, несут именно подписанты документа.
Если ошибка в электронном больничном
В электронных больничных ошибки возможны, если в системе неверны данные по работнику. В случае обнаружения ошибки в электронном больничном нужно попросить работника обратиться к своему семейному врачу для исправления данных в Электронной системе здравоохранения (ЕСОЗ) или в соответствующие органы Пенсионного фонда (ПФУ) для уточнения информации в Реестре застрахованных лиц (РЗО). После коррекции обнаруженной неточности врач может повторно отправить медицинское заключение для формирования нового больничного листа.
Сейчас все листки нетрудоспособности должны быть электронными. Если же вдруг получен бумажный, а не электронный больничный, следует убедиться в наличии оснований для его выписки. Бумажные больничные все еще возможны, в частности, если:
отсутствует связь между Электронным реестром листков нетрудоспособности (система ПФУ) и Реестром медицинских заключений в ЕСОЗ более 7 дней;
если в условиях военного положения пользователи не имеют доступа к ЕСЗ.
То есть бумажный больничный – это исключение, а не альтернатива электронному. Более подробно основания выписки бумажных больничных есть в разъяснении Минздрава. Однако если больничный бумажный, то следует убедиться, что все необходимые реквизиты лицевой части заполнены.
Что должно быть на лицевой части бумажного больничного
Ответственным лицам необходимо хорошо ознакомиться с двумя нормативными актами:
правильность приведенной в больничном заглавие компании;
название предприятия должно быть полностью без аббревиатур. Такое требование содержится в самом конце п. 3.1 Инструкции №532 и в ходе проверки проблемы могут из-за этого возникнуть. Например, никаких «ЗМУ», — правильно должно быть записано «Примерный местный университет», то есть полное название страхователя-работодателя;
правильность адреса компании. Должен указываться юридический, а не фактический адрес и он тоже прописывается полностью;
больничный не должен иметь подчисток, исправлений корректором;
больничный обязательно должен иметь подписи врача, штамп врача и печать медучреждения «Для листков нетрудоспособности»;
не должно быть ошибок в датах.
Если в больничном не указан диагноз (первичный и заключительный), это нормальная ситуация, поскольку эти поля заполняются исключительно по письменному согласию больного, а если его не было, то такая информация не указывается (пп. 3.2 Инструкции № 532).
Внимание:название и адрес предприятия в больничном — проверить обязательно!
О таких вещах, как полное название предприятия, юридический адрес, желательно проинструктировать работников заранее. Но как раз отсюда и вытекают основные ошибки:
неправильно указали адрес или название (это не обязательно ошибка врача, потому что он пишет все из слов работника);
записали аббревиатуру предприятия вместо полного названия;
может не хватать печати (работник просто забыл ее поставить в больнице или поликлинике);
больничный содержит недопустимые поправки;
при переводе из одного медучреждения в другой вместо продления больничного работник принес снова первичный больничный. Это ошибка в оформлении, которая обойдется предприятию в необходимость оплаты новых 5 дней. Проследите, чтобы на втором больничном из медучреждения, куда переводили работника, было отмечено «продолжение листа», а не «первичный».
Внимание:Проверяем все подписи и печати!
И обращаем внимание на длительные больничные: если нетрудоспособность длится более 10 календарных дней, то продолжает больничный до 30 дней лечащий врач совместно с заведующим отделением, а в дальнейшем должен продолжать ЛКК. Периодичность удлинения не реже одного раза в 10 дней (п. 2.2 Инструкции № 455). Как правило, после 4 месяцев такие больничные закрывают с возможным предоставлением группы инвалидности решения МСЭК. Такая ситуация связана с нормой подпункта «5» статьи 40 КЗоТ, которая дает право уволить работника, длительно не появляющегося на работе вследствие временной нетрудоспособности (исключение — отпуск по беременности и родам). Если и дальше работнику нужна госпитализация или лечение на МСЭК дают группу инвалидности, а работника увольняют с работы по данной статье.
Внимание:контролируйте, правильно ли указали на новом больничном листе «первичный». Может, он все же «продолжение» предыдущего.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків — скористайтеся готовими зразками
Какие исправления могут быть в бумажном больничном
Исправления в больничном могут быть, но они должны быть правильно сделаны и не более двух (п. 4.5 Инструкции № 532). Осуществляться они могут исключительно корректурным способом (если это на лицевой стороне, только врачом!):
неправильная запись зачеркивается таким образом, чтобы под зачеркиванием можно было ее прочесть;
Внимание:количество поправок на лицевой стороне больничного не более 2-х и только корректурным способом.
Также есть графы в листке нетрудоспособности в поле, которые исправления вообще не подлежат (пп. 3.3 Инструкции № 532). Они находятся в поле «Причина нетрудоспособности»:
профессиональное и их последствия (причина 2);
несчастный случай на производстве и их последствия (причина 4).
Кстати, у таких больничных (причина 2 и причина 4) должна быть еще дата установления профессионального заболевания или несчастного случая на производстве (пп. 3.4 Инструкции № 532).
Что делать, если больничный принесли с ошибкой
Вариантов разрешения ситуации несколько и они приведены ниже. Второй и третий из них подходят и для электронных листков нетрудоспособности, если есть основания.
1. Идеальный и неформальный — исправить сам листок нетрудоспособности. Разъясняем работнику суть ошибки и просим его сходить в медучреждение и исправить ошибку или дооформить больничный, если отсутствуют печати и т.д. Врач может исправить ошибку корректурным способом, о котором речь шла выше. Если уже есть 2 исправления, врач должен в таком случае выдать дубликат больничного. Обращаем внимание, что в ситуации выдачи дубликата работнику с предприятия нужно предоставить справку, что выплата по больничному не производилась (п. 12 Инструкции № 532).
2. Неформальный. Договариваемся с работником, что он забирает больничный, то есть фактически отказывается от его предоставления и оплаты. Эта ситуация может возникнуть в случаях, когда работник отказывается от повторного визита в медучреждение. Например, медучреждение находится в другой местности, на оккупированной территории и работнику просто невыгодно тратить время и деньги на проезд, чтобы получить выплату по листку нетрудоспособности, которая может ему и не покрывать расходы на этот проезд, или это просто опасно. Или работник просто отказывается за неимением времени или просто не желает. Если удастся договориться с работником, чтобы он забрал больничный, то в такой ситуации будет считаться, что больничный работник вообще не подавал. Конечно, если больничные на предприятии регистрируются, то в такой ситуации этого осуществлять не нужно. Подходит только в том случае, если работник:
не возражает против отсутствия оплаты больничного;
не возражает против того, что ему не будет продлен отпуск, если он болел во время нее. Кстати, не продолжаются вообще отпуска без сохранения зарплаты, творческие и на случай обучения (пп. «6» ч. 1 ст. 16 Закона № 1105).
Все это нужно разъяснить работнику, чтобы не было конфликта. Как вариант, если руководитель согласен на это, можно выплатить работнику премию или оплатить эти пропущенные дни как рабочие.
Однако подходит такой способ идеально только в случае если работник болел во время отпуска или на своих выходных, ведь в таком случае ничего не нужно вносить в табель учета рабочего времени. Если же по болезни работник не вышел на работу, то в таком случае этот способ подходит только если есть возможность в табеле ему поставить «Р», то есть сделать так, будто он работал. Конечно, если быть принципиальным, то это неправильно и не всегда возможно, но чтобы сделать другие отметки в табеле, необходимо основание. Поставить ТН нельзя, поскольку такой буквенный код ставится при оплачиваемой временной нетрудоспособности. Следовательно, тогда возникает потребность в третьем варианте решения проблемы.
Внимание:лучше исправить больничный или вообще его «забыть». При формальном же разрешении ситуации необходим протокол комиссии по соцстраху (уполномоченному) об отказе.
Алгоритм розрахунку лікарняних. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку декретних працівницям, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють менше пів року. Лікарняні або декретні сумісникам
3. Формальный. Оформить официальный отказ. Это ситуация, когда работник либо очень настаивает, либо нужно основание для оформления табеля учета рабочего времени. В таком случае алгоритм действий таков:
для бумажного больничного – забираем листок нетрудоспособности с ошибкой;
заполняем протокол с заседания комиссии по соцстрахованию из Положения № 13, а именно — раздел II протокола. В произвольной форме указываем причину отказа в назначении помощи (последняя колонка). Например, «Листок нетрудоспособности оформлен с ошибкой: отсутствует печать медучреждения»;
сообщаем работнику в письменной форме о решении комиссии. Решение оформляется в произвольной форме, например, в форме выписки из протокола из Положения № 13. Например, «выписка из протокола № заседания комиссии по соцстрахованию… (повторить шапку из протокола) об отказе в назначении пособия по временной нетрудоспособности». Далее можно привести таблицу из раздела II протокола. Работник должен расписаться о том, что он ознакомлен («Ознакомленный», дата, подпись). Сделать это нужно в течение 5 дней со дня принятия решения, то есть оформление протокола (абз. 2 ч. 1 ст. 24 Закона № 1105);
протокол храним на случай проверки по ПФУ. Вместе с ним сохраняем и листок нетрудоспособности, если он бумажный.
Если вдруг работник отказывается подписывать выписку из протокола заседания комиссии, то тогда, чтобы формально придерживаться упомянутого абзаца 2 части 1 ст. 24 Закону № 1105, необходимо прислать ему копию выписки в домашний адрес письмом. Это делается с уведомлением о вручении. Также в самом деле следует засвидетельствовать факт отказа работника его подписать.
Внимание: «НН» — это отметка в табеле при задокументированном отказе в выплате больничного.
После таких действий можно смело ставить в табеле учета рабочего времени «НН» — неоплачиваемая временная нетрудоспособность. Отметим, что НН не дает работнику права на продолжение отпуска, если он болел во время него. Аналогичную отметку ставим, если работник вместо больничного предоставил справку о том, что болел, например, от частного врача или медпункта предприятия. И такое бывает.
