експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Лікарняний із помилкою? Таке трапляється навіть у медзакладах. Але як бути бухгалтеру: як правильно оформити відсутність працівника, якщо лікарняний виправити не можна? У консультації даємо готове рішення
Рішення про призначення страхових виплат за листком непрацездатності приймає страхувальник (тобто роботодавець) особисто або ж це роблять уповноважені ними особи(ч. 3 ст. 22 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 25.09.1999 № 1105, далі — Закон № 1105). Особисто ж страхувальник таке рішення може прийняти, наприклад, в особі керівника чи як фізична-особа підприємець (ФОП), який використовує працю найнятих працівників. Якщо ж це уповноважена особа, то обов’язки такої особи слід визначати наказом керівника за підприємством. Це може бути й кілька осіб, які утворюють тоді комісію з соціального страхування. Саме згадані особи, а не бухгалтер самостійно, мають прийняти рішення про оплату поданого лікарняного чи відмову. Однак це може бути й бухгалтер, якщо він є уповноваженою керівником особою.
До комісії з соцстрахування, як правило, входять представники адміністрації, профспілки тощо. В роботі таких комісій можна все ще керуватися Положенням про комісію (уповноваженого) із страхування у звʼязку з тимчасовою втратою працездатності, що затверджене постановою ФСС від 19.07.2018 № 13 (далі — Положення № 13). За Положенням № 13 комісія створюється, якщо працівників на підприємстві 16 та більше. Однак, враховуючи сьогоднішні норми ч. 3 ст. 22 Закону № 1105 та те, що виплатою лікарняних зараз займається Пенсійний фонд України (ПФУ), Положення № 13 можна розглядати більше, як таке, що носить рекомендаційний характер.
Увага: рішення оплатити/відмовити приймає керівник, уповноважена ним особа або ж кілька уповноважених осіб (комісія) з соцстрахування на підприємстві, або ж ФОП особисто
Прийняти рішення про виплату лікарняних необхідно впродовж (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105):
10 робочих днів з подачі працівником лікарняного — у звичайних випадках;
3-х робочих днів з подачі працівником лікарняного, — якщо це лікарняний у звʼязку з вагітністю та пологами.
Рішення необхідно ухвалити спеціальним протоколом, форма якого є у Положенні № 13. Однак зазвичай вся ця процедура виглядає суто формально й усе вирішити просять бухгалтера, а керівник, уповноважені особи з комісії лише візують цей протокол. Однак відповідальність, як відомо, несуть саме підписанти документа.
Помилки в електронному лікарняному
В електронних лікарняних помилки можливі, якщо в системі невірні дані щодо працівника. У разі виявлення помилки в електронному лікарняному треба попросити працівника звернутися до свого сімейного лікаря для виправлення даних в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ) або ж до відповідних органів Пенсійного фонду (ПФУ) для уточнення інформації в Реєстрі застрахованих осіб (РЗО). Після корекції виявленої неточності лікар може повторно відправити медичний висновок для формування нового лікарняного листка.
Зараз усі листки непрацездатності мають бути електронними. Якщо ж раптом отриманий паперовий, а не електронний лікарняний, то слід переконатися у наявності підстав для його виписки. Паперові лікарняні все ще можливі, зокрема якщо:
відсутній зв’язок між Електронним реєстром листків непрацездатності (система ПФУ) та Реєстром медичних висновків в ЕСОЗ більш ніж 7 днів;
якщо в умовах воєнного стану користувачі не мають доступу до ЕСОЗ.
Тобто паперовий лікарняний — це виняток, а не альтернатива електронному. Більш детально підстави виписки паперових лікарняних є у роз’ясненні МОЗ. Однак, якщо лікарняний паперовий, то слід переконатися, що всі необхідні реквізити лицьової частини заповнені.
Обов’язкові реквізити лицьової частини паперового лікарняного
Відповідальним особам необхідно добряче ознайомитися з двома нормативними актами:
правильність наведеної у лікарняному назву підприємства;
назва підприємства має бути повністю без абревіатур. Така вимога міститься в самому кінці п. 3.1 Інструкції № 532 і в ході перевірки проблеми можуть через це виникнути. Наприклад, ніяких «ЗМУ», — правильно має бути записано «Зразковий місцевий університет», тобто повна назва страхувальника-роботодавця;
правильність адреси підприємства. Має вказуватися юридична, а не фактична адреса і вона теж прописується повністю;
лікарняний не повинен мати підчисток, виправлень коректором;
лікарняний обов’язково має мати підписи лікаря, штамп лікаря та печатку медзакладу «Для листків непрацездатності»;
не повинно бути помилок у датах.
Якщо у лікарняному не вказаний діагноз (первинний та заключний), то це нормальна ситуація, оскільки ці поля заповнюються виключно за письмовою згодою хворого, а якщо її не було, то така інформація не вказується (пп. 3.2 Інструкції № 532).
Увага: назва й адреса підприємства у лікарняному — перевірити обов’язково!
Про такі речі, як повна назва підприємства, юридична адреса, бажано проінструктувати працівників заздалегідь. Але якраз звідси й витікають основні помилки:
неправильно вказали адресу чи назву (це не обов’язково помилка лікаря, бо він пише все зі слів працівника);
записали абревіатуру підприємства замість повної назви;
може не вистачати печатки (працівник просто забув її поставити у лікарні чи поліклініці);
лікарняний містить неприпустимі виправлення;
при переведенні з одного медзакладу в інший замість продовження лікарняного працівник приніс знову первинний лікарняний. Це помилка в оформленні, яка коштуватиме підприємству необхідністю оплати нових 5 днів. Прослідкуйте, аби на другому лікарняному з медзакладу, куди переводили працівника, було відмічено «продовження листка», а не «первинний».
Увага: Перевіряємо усі підписи та печатки!
І звертаємо увагу на тривалі лікарняні: якщо непрацездатність триває більше 10 календарних днів, то продовжує лікарняний до 30 днів лікуючий лікар спільно з завідувачем відділення, а надалі має продовжувати ЛКК. Періодичність подовження не рідше одного разу на 10 днів (п. 2.2 Інструкції № 455). Як правило, після 4-х місяців такі лікарняні закривають з можливим наданням групи інвалідності рішення МСЕК. Така ситуація пов’язана з нормою підпункту «5» статті 40 КЗпП, яка дає право звільнити працівника, який тривалий час не з’являється на роботі внаслідок тимчасової непрацездатності (виняток — відпустка у звʼязку з вагітністю і пологами). Якщо й далі працівнику потрібна госпіталізація чи лікування на МСЕК дають групу інвалідності, а працівника звільняють з роботи за цією статтею.
Увага: контролюйте, чи правильно вказали на новому лікарняному листку «первинний». Може він все ж таки «продовження» попереднього.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків — скористайтеся готовими зразками
Виправлення у лікарняному можуть бути, але вони повинні бути правильно зробленими і не більше двох (п. 4.5 Інструкції № 532). Здійснюватися вони можуть виключно коректурним способом (якщо це на лицьовій стороні, то тільки лікарем!):
неправильний запис закреслюється таким чином, щоб під закресленням можна було його прочитати;
Увага: кількість виправлень на лицьовій стороні лікарняного не більше 2-х і лише коректурним способом.
Також є графи у листку непрацездатності у полі, які виправленню взагалі не підлягають (пп. 3.3 Інструкції № 532). Вони знаходяться у полі «Причина непрацездатності»:
професійне та його наслідки (причина 2);
нещасний випадок на виробництві та його наслідки (причина 4).
До речі, у таких лікарняних (причина 2 і причина 4) має бути ще й дата встановлення професійного захворювання або нещасного випадку на виробництві (пп. 3.4 Інструкції № 532).
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Дії роботодавця, якщо лікарняний оформлено з помилкою
Варіантів вирішення ситуації кілька і вони наведені нижче. Другий і третій з них підходять і для електронних листків непрацездатності, якщо є підстави.
1. Ідеальний і неформальний — виправити сам листок непрацездатності. Роз’яснюємо працівнику суть помилки та просимо його сходити до медзакладу та виправити помилку чи дооформити лікарняний, якщо відсутні печатки тощо. Лікар може виправити помилку коректурним способом, про який мова йшла вище. Якщо уже є 2 виправлення, то лікар має у такому разі видати дублікат лікарняного. Звертаємо увагу, що у ситуації видачі дубліката працівнику з підприємства треба надати довідку, що виплата за лікарняним не здійснювалася (п. 12 Інструкції № 532).
2. Неформальний. Домовляємося з працівником, що він забирає лікарняний, тобто фактично відмовляється від його надання та оплати. Ця ситуація може постати у випадках, коли працівник відмовляється від повторного візиту до медзакладу. Наприклад, медзаклад знаходиться в іншій місцевості, на окупованій території і працівнику просто невигідно витрачати час та гроші на проїзд, щоб отримати виплату за листком непрацездатності, яка може йому й не покривати витрат на цей проїзд, або ж це просто небезпечно. Або працівник просто відмовляється через брак часу чи просто не бажає. Якщо вдасться домовитися з працівником, щоб він забрав лікарняний, то у такій ситуації вважатиметься, що лікарняний працівник взагалі не подавав. Звичайно, що якщо лікарняні на підприємстві реєструються, то у такій ситуації цього здійснювати не потрібно. Підходить тільки у тому випадку, якщо працівник:
не заперечує проти відсутності оплати лікарняного;
не заперечує проти того, що йому не буде продовжено відпустку, якщо він хворів під час неї. До речі, не продовжуються взагалі відпустки без збереження зарплати, творчі та на випадок навчання (пп. «6» ч. 1 ст. 16 Закону № 1105).
Все це треба роз’яснити працівнику, щоб не було конфлікту. Як варіант, якщо керівник згоден на це, то можна виплатити працівнику премію або оплатити ці пропущені дні як робочі.
Однак підходить такий спосіб ідеально тільки у випадку, якщо працівник хворів під час відпустки або на своїх вихідних, адже у такому випадку нічого не треба вносити у табель обліку робочого часу. Якщо ж через хворобу працівник не вийшов на роботу, то у такому разі цей спосіб підходить тільки якщо є можливість у табелі йому поставити «Р», тобто зробити так, ніби він працював. Звичайно, що якщо бути принциповим, то це неправильно і не завжди можливо, але щоб зробити інші позначки у табелі, необхідна підстава. Поставити «ТН» не можна, оскільки такий літерний код ставиться при оплачуваній тимчасовій непрацездатності. Отже, тоді постає потреба у третьому варіанті розв’язку проблеми.
Увага: найкраще виправити лікарняний або взагалі його «забути». При формальному ж вирішенні ситуації необхідний протокол комісії з соцстраху (уповноваженого) про відмову.
Алгоритм розрахунку лікарняних. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку декретних працівницям, які працюють більше півроку. Приклади розрахунку лікарняних працівникам, які працюють менше пів року. Лікарняні або декретні сумісникам
3. Формальний. Оформити офіційну відмову. Це ситуація, коли працівник або дуже наполягає, або треба підстава для оформлення табеля обліку робочого часу. У такому випадку алгоритм дій такий:
для паперового лікарняного — забираємо листок непрацездатності з помилкою;
заповнюємо протокол з засідання комісії з соцстрахування з Положення № 13, а саме — розділ ІІ протоколу. У довільній формі зазначаємо причину відмови у призначенні допомоги (остання колонка). Наприклад, «Листок непрацездатності оформлений з помилкою: відсутня печатка медзакладу»;
повідомляємо працівника у письмовій формі про рішення комісії. Рішення оформляється у довільній формі, наприклад, у формі витягу з протоколу з Положення № 13. Наприклад, «витяг з протоколу № засідання комісії з соцстрахування… (повторити шапку з протоколу) про відмову в призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності». Далі можна навести таблицю з розділу ІІ протоколу. Працівник має розписатися про те, що він ознайомлений («Ознайомлений», дата, підпис). Зробити це треба впродовж 5 днів з дня прийняття рішення, тобто оформлення протоколу (абз. 2 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105);
протокол зберігаємо на випадок перевірки з ПФУ. Разом з ним зберігаємо й листок непрацездатності, якщо він паперовий.
Якщо раптом працівник відмовляється підписувати витяг з протоколу засідання комісії, то тоді, щоб формально дотриматися згаданого абзацу 2 частини 1 статті 24 Закону № 1105, необхідно надіслати йому копію витягу на домашню адресу листом. Це робиться з повідомленням про вручення. Також на самому витязі слід засвідчити факт відмови працівника його підписати.
Увага: «НН» — це позначка в табелі при задокументованій відмові у виплаті лікарняного.
Після таких дій можна сміливо ставити у табелі обліку робочого часу «НН» — неоплачувана тимчасова непрацездатність. Зазначимо, що «НН» не дає працівнику права на продовження відпустки, якщо він хворів під час неї. Аналогічну позначку ставимо, якщо працівник замість лікарняного надав довідку про те, що хворів, наприклад від приватного лікаря чи медпункту підприємства. І таке буває.
