Помилитися може кожний, але бухгалтер має бути обачнішим за інших. Працівник подав лікарняний, у якому допущена помилка ще в самому медзакладі – що в цьому випадку слід зробити? Як оформити відсутність працівника, якщо виправлення лікарняного з тих чи інших причин неможливе? Розповімо у статті.
ЯК ЕЛЕКТРОННІ ЛІКАРНЯНІ ПОЛЕГШАТЬ РОБОТУ ⚡️
Нагадаємо спершу процедуру розгляду лікарняного
Процедуру регулює Положення про комісію (уповноваженого) із страхування…, постанова ФСС від 19.07.2018 р. № 13 (далі – Положення № 13). Формально перш ніж потрапити в руки листок тимчасової непрацездатності має пройти розгляд у комісії з соціального страхування, яка створюється на підприємствах з кількістю працівників 16 і більше (фізосіб-підприємців це також стосується). До такої комісії входять представники адміністрації, профспілки тощо (ч. 3 ст. 30 Закону “Про загальнообов’язкове державне соцстрахування” від 25.09.1999 р. № 1105, далі – Закон № 1105).
Якщо підприємство має меншу кількість працівників, то тоді замість комісії призначається уповноважений з соцстрахування. Ним може бути й директор, бухгалтер, сама фізособа-підприємець.
Увага: рішення оплатити/відмовити приймає комісія (уповноважений) з соцстрахування на підприємстві.
Саме комісія, уповноважений (а не бухгалтер самостійно!) мають прийняти рішення про оплату поданого лікарняного чи відмову. Зробити це треба протягом 10 днів з подачі працівником лікарняного та ухвалити спеціальним протоколом, форма якого наводиться у Положенні № 13. Хоча зазвичай дана процедура так виглядає суто формально й усе вирішити просять бухгалтера, а комісія (уповноважений) тільки візує протокол. Однак, відповідальність, як відомо, несуть ті, хто підписав.
Перш ніж прийняти рішення необхідно переконатися, що всі необхідні реквізити лицьової частини заповнені.
Що має бути на лицьовій частині лікарняного
Відповідальним особам необхідно добряче ознайомитися з двома нормативними актами:
Особливу увагу слід звернути на наступне:
- правильність наведеної у лікарняному назву підприємства;
- назва підприємства має бути повністю без абревіатур. Така вимога міститься в самому кінці п. 3.1 Інструкції № 532 і в ході перевірки проблеми можуть через це виникнути. Наприклад, ніяких “ЧДТУ”, – правильно має бути записано “ Черкаський державний технологічний університет”, тобто повна назва університету ;
- правильність адреси підприємства. Має вказуватися юридична, а не фактична адреса і вона теж прописується повністю;
- лікарняний не повинен мати підчисток, виправлень коректором;
- лікарняний обов’язково має мати підписи лікаря, штамп лікаря та печатку медзакладу “Для листків непрацездатності”;
- не повинно бути помилок у датах;
- у 2020 році актуально – лікарняний у зв’язку з самоізоляцією через COVID-19 має код “11” (у стандартному бланку лікарняного його немає).
Якщо у лікарняному не вказаний діагноз (первинний та заключний), то це нормальна ситуація, так як дані поля заповнюються виключно за письмовою згодою хворого, а якщо її не було, то така інформація не вказується (пп. 3.2 Інструкції № 532).
Увага: назва й адреса підприємства у лікарняному – перевірити обов’язково!
Про такі речі як повна назва підприємства, юридична адреса бажано проінструктувати працівників заздалегідь. Але якраз звідси й витікають основні помилки:
- неправильно вказали адресу чи назву (це не обов’язково помилка лікаря, так як він пише все зі слів працівника);
- записали абревіатуру підприємства замість повної назви;
- може не вистачати печатки (працівник просто забув її поставити у лікарні чи поліклініці);
- лікарняний містить неприпустимі виправлення (про них – див. нижче);
- при переведенні з одного медзакладу в інший замість продовження лікарняного працівник приніс знову первинний лікарняний. Це помилка в оформленні, яка коштуватиме підприємству по оплаті нових 5 днів. Прослідкуйте, аби на другому лікарняному з медзакладу, куди переводили працівника, було відмічено “продовження листка”, а не “первинний”.
Увага: Перевіряємо усі підписи та печатки!
І звертаємо увагу на тривалі лікарняні: якщо непрацездатність триває більше 10 календарних днів, то продовжує лікарняний до 30 днів лікуючий лікар спільно з завідувачем відділення, а надалі має продовжувати ЛКК. Періодичність подовження не рідше одного разу на 10 днів (п. 2.2 Інструкції № 455). Як правило, після 4-х місяців такі лікарняні закривають з можливим наданням групи інвалідності рішення МСЕК. Дана ситуація пов’язана з нормою пп. “5” ст. 40 КЗпП, яка дає право звільнити працівника, який тривалий час не з’являється на роботі внаслідок тимчасової непрацездатності (виняток – відпустка по вагітності і пологам). Якщо й далі працівнику потрібна госпіталізація чи лікування на МСЕК дають групу інвалідності, а працівника звільняють з роботи за даною статтею.
Увага: контролюйте, чи правильно вказали на новому лікарняному листку “первинний”. Може він все ж таки “продовження” попереднього.
Які виправлення можуть бути у лікарняному
Виправлення у лікарняному можуть бути, але вони повинні бути правильно зробленими і не більше двох (п. 4.5 Інструкції № 532). Здійснюватися вони можуть виключно коректурним способом (якщо це на лицьовій стороні, то тільки лікарем!):
- неправильний запис закреслюється таким чином, щоб під закресленням можна було його прочитати;
- пишеться “Виправленому вірити”;
- підпис лікаря;
- печатка медзакладу “Для листків непрацездатності”.
Ніяких підчисток або коректорів не допускається.
Увага: кількість виправлень на лицьовій стороні лікарняного не більше 2-х і лише коректурним способом.
Також є графи у листку непрацездатності у полі , які виправленню взагалі не підлягають (пп. 3.3 Інструкції № 532). Вони знаходяться у полі “Причина непрацездатності”:
- професійне та його наслідки (причина 2);
- нещасний випадок на виробництві та його наслідки (причина 4).
До речі, у таких лікарняних (причина 2 і причина 4) має бути ще й дата встановлення професійного захворювання або нещасного випадку на виробництві (пп. 3.4 Інструкції № 532).
Що робити, якщо лікарняний принесли з помилкою
Якщо листок непрацездатності оформлений з помилкою, то виходить, що немає підстави оплачувати лікарняний. Підставою може бути тільки виданий у встановленому порядку листок непрацездатності (ч. 1 ст. 31 Закону № 1105). Але що робити, якщо на столі у вас уже лежить зіпсований листок непрацездатності?
Якщо не хочете зробити помилки, яких припустилися ваші колеги — прочитайте поради експертів. Вони допоможуть гідно і з найменшими втратами витримати інспектування Держпраці.
Варіантів вирішення ситуації декілька:
1. Ідеальний і неформальний — виправляємо лікарняний. Роз’яснюємо працівнику суть помилки та просимо його сходити до медзакладу та виправити помилку чи дооформити лікарняний, якщо відсутні печатки тощо. Лікар може виправити помилку коректурним способом, про який мова йшла вище. Якщо уже є 2 виправлення, то лікар має у такому разі видати дублікат лікарняного. Звертаємо увагу, що у ситуації видачі дубліката працівнику з підприємства треба надати довідку, що виплата за лікарняним не здійснювалася (п. 12 Інструкції № 532). Довідка складається у довільній формі. Якщо видано буде дублікат, то у правому верхньому кутку такого листка непрацездатності повинно бути написано “Дублікат”. У цій ситуації вважаємо, що працівник лікарняний ще не надавав і чекаємо на виправлений;
2. Неформальний. Домовляємося з працівником, що він забирає лікарняний, тобто фактично відмовляється від його надання та оплати. Дана ситуація може постати у випадках, коли працівник відмовляється від повторного візиту до медзакладу. Наприклад, медзаклад знаходиться в іншій місцевості і працівнику просто невигідно витрачати час та гроші на проїзд, щоб отримати виплату по листку непрацездатності, яка може йому й не покривати витрат на цей проїзд. Або працівник просто відмовляється через брак часу чи просто не бажає. Якщо вдасться домовитися з працівником, щоб він забрав лікарняний, то у такій ситуації вважатиметься, що лікарняний працівник взагалі не подавав. Звичайно, що якщо лікарняні на підприємстві реєструються, то у такій ситуації цього здійснювати не потрібно. Підходить тільки у тому випадку, якщо працівник:
- не заперечує проти відсутності оплати лікарняного;
- не заперечує проти того, що йому не буде продовжено відпустку, якщо він хворів під час неї. До речі, не продовжуються взагалі відпустки без збереження зарплати, творчі та на випадок навчання (пп. 6 ч. 1 ст. 23 Закону № 1105).
Все це треба роз’яснити працівнику, щоб не було конфлікту. Як варіант, якщо керівник згоден на це, то можна виплатити працівнику премію або оплатити ці пропущені дні як робочі.
Однак, підходить такий спосіб ідеально тільки у випадку, якщо працівник хворів під час відпустки або на своїх вихідних, так як у такому випадку нічого не треба вносити в табель обліку робочого часу. Якщо ж через хворобу працівник не вийшов на роботу, то у такому разі даний спосіб підходить тільки якщо є можливість у табелі йому поставити “Р”, тобто зробити так, ніби він працював. Звичайно, що якщо бути принциповим, то це неправильно і не завжди можливо, але щоб зробити інші позначки у табелі, необхідна підстава. Поставити “ТН” не можна, так як такий літерний код ставиться при оплачуваній тимчасовій непрацездатності. Отже, тоді постає потреба у третьому варіанті розв’язку проблеми.
Увага: найкраще виправити лікарняний або взагалі його “забути”. При формальному ж вирішенні ситуації необхідний протокол комісії з соцстраху (уповноваженого) про відмову.
Закупили ЗІЗ, зокрема респіратори, маски повнолицьові та напівмаски, захисні окуляри тощо. Зазначені засоби придбали з ПДВ, тож за наявності зареєстрованої ПН від постачальника, віднесли суми вхідного ПДВ до податкового кредиту. РИЗИКУЄТЕ ОПИНИТИСЯ У СУДІ
3. Формальний. Оформити офіційну відмову. Це ситуація, коли працівник або дуже наполягає, або треба підстава для оформлення табеля обліку робочого часу. У такому випадку алгоритм дій наступний:
- забираємо лікарняний з помилкою;
- заповнюємо протокол з засідання комісії з соцстрахування з Положення № 13, а саме розділ ІІ. У довільній формі зазначаємо причину відмови у призначенні допомоги (остання колонка). Наприклад, “Листок непрацездатності оформлений з помилкою: відсутня печатка медзакладу”;
- повідомляємо працівника у письмовій формі про рішення комісії. Рішення оформляється у довільній формі, наприклад, у формі витягу з протоколу з Положення № 13. Наприклад, “витяг з протоколу № засідання комісії з соцстрахування… (повторити шапку з протоколу) про відмову в призначенні допомоги з тимчасової непрацездатності”. Далі можна навести таблицю з розділу ІІ протоколу. Працівник має розписатися про те, що він ознайомлений (“Ознайомлений”, дата, підпис). Зробити це треба протягом 5 днів з дня оформлення протоколу (ч. 1 ст. 32 Закону № 1105);
- лікарняний з помилкою і протокол зберігаємо на випадок перевірки з ФСС.
Якщо раптом працівник відмовляється підписувати витяг з протоколу засідання комісії, то тоді, щоб формально дотриматися ч. 1 ст. 32 Закону № 1105, необхідно надіслати йому копію витягу на домашню адресу листом. Це робиться з повідомленням про вручення. Також на самому витязі слід засвідчити факт відмови працівника його підписати.
Увага: “НН” – це позначка в табелі при задокументованій відмові у виплаті лікарняного.
Після таких дій можна сміливо ставити у табелі обліку робочого часу “НН” – неоплачувана тимчасова непрацездатність. Зазначимо, що “НН” не дає працівнику права на продовження відпустки, якщо він хворів під час неї. Аналогічну позначку ставимо, якщо працівник замість лікарняного надав довідку про те, що хворів, наприклад від приватного лікаря чи медпункту підприємства. І таке буває.
З 2021 року таких проблем не буде
Зазначимо, коли введуть електронні лікарняні листки — проблема неправильно заповненого лікарняного зникне. Усе контролюватиме електронна система. Наразі у Верховній Раді зареєстрований проєкт постанови ВРУ «Про заходи щодо запровадження Електронного реєстру листків непрацездатності», відповідно до якого Е-реєстр лікарняних повинен повноцінно запрацювати з 01.01.2021 .
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
