Табель учета рабочего времени 2024/2025

Что такое табель учета рабочего времени

Табель учета использования рабочего времени — это документ, в котором фиксируется количество дней и часов отработанных работником, а также причины неявок, среди которых могут быть и отпуск, больничный, командировки и т.п. Законодательно нигде прямо об обязательности ведения табеля не указано. Однако, ч. 2 ст. 30 Закона Украины об оплате труда от 24.03.1995 № 108/95-ВР указывает на обязанность работодателя обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет затрат на оплату труда. Да, самого слова «табель» здесь нет, но есть:

• необходимость сосчитать работу работника, а это значит отработанные дни/часы;
• обеспечить надлежащий расчет заработной платы и сопутствующих выплат (больничных, декретных и т.п.). Каждая же операция в бухгалтерском учете должна иметь документальное подтверждение. Что, если не табель, это обеспечит? Если вы начнете изобретать другой первичный документ, то обязательно «изобрете велосипед», то есть что-то похожее на всем привычный табель учета рабочего времени.

Внимание: табель — это незаменимый первичный документ для количественного учета отработанного времени работников, база для начисление заработной платы в бухгалтерском учете.

Табель можно модернизировать, адаптировать под ваше предприятие, ваши потребности (без извлечения реквизитов — можно только изменить их расположение или добавить новые), так как его утвержденная форма носит рекомендательный характер.

Розрахунок зарплати, звітність, перевірки

Кто должен вести табель учета рабочего времени

Табель обязательно следует вести:

• всем юридическим лицам любой формы собственности;
• всем малым предприятиям, для них никаких исключений не предусмотрено, в т.ч. и упрощенцам (письмо Минтруда и соцполитики от 13.05.2010 № 140/13/116-10);
• даже тем предприятиям, где работает всего один работник (существует судебное решение о наложении штрафа на предприятие, где не было табеля на единого работника-директора, он должен вести его сам на себя — это постановление Кировоградского окружного админсуда);
• всем физическим лицам-предпринимателям, имеющих наемных работников (письмо Минсоцполитики от 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06);
• при всех формах оплаты труда, в т.ч. и сдельный;
• даже для тех предприятий, которые имеют определенные автоматизированные системы учета работы работников (проходные с электронными пропусками, определенные компьютерные программы учета рабочего времени и т.п.).

Не нужно вести табель учета рабочего времени ФЛП, если у них нет наемных работников.

Внимание: табель учета рабочего времени ведется всеми без исключения хозяйствующими субъектами независимо от размера, количества работающих или системы налогообложения.

Кроме функции первичного документа, подтверждающего выполненную работу работника, табель также выполняет функцию контроля. Например, в нем фиксируется факт прогула или неотработки работником нормы рабочего времени.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Связь табеля с другими документами

Связь табеля с другими документами есть. В первую очередь это ведомость начисления заработной платы и любые другие вспомогательные сведения, используемые в процессе расчета зарплаты. Табель дает информацию для расчета оплаты по окладу.

Внимание: табель — это база для расчета оплаты по окладу.

Табель может быть не единственным документом учета работы работников. Да, в условиях сдельной оплаты труда есть еще и наряды. Но все равно, табель ведется, потому что он фиксирует выход на работу.

Кто ведет табель учета рабочего времени

Кто должен вести табель учета рабочего времени — это внутреннее дело компании. Данный вопрос следует прописать в должностной инструкции того работника, на кого ложится эта обязанность. Обычно все решает количество работающих и организационная структура предприятия. Да, табель могут вести:

• отдельный работник — табельщик;
• руководитель подразделения, отдела и т.п.;
• бухгалтер (этот вариант обычно используется малыми предприятиями);
• директор (если больше работников нет).

Не лишним на крупных предприятиях прописать табель в положении о документообороте (кто ведет, сроки подачи в бухгалтерию и т.п.). Также можно создать положения о ведении табельного учета.

Внимание: табель на малых предприятиях ведет бухгалтер.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

Срок хранения табеля составляет 1 год (за приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5). Однако для чернобыльцев установили срок хранения 75 лет (тот же приказ).

Какая ответственность за неведение табеля учета рабочего времени

Каких-либо конкретных штрафов именно за неведение табеля или ошибки в нем законодательство не содержит. Можно только применить штраф за незначительные нарушения трудового законодательства. Штраф — в размере минималки (8000 грн с 1 апреля 2024). Однако, если работодатель ведет учет определенным иным способом и может это доказать, то формально нарушение ч. 2 ст. 30 Закона об оплате труда нет, ведь слова «табель» или упоминание именно о формах от Госстата там отсутствуют.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати: коли розпочнемо утримувати за Законом № 4015

Ставка військового збору повинна збільшитись з 1,5% до 5%. Податкові зміни ухвалили, але Президент України їх досі не підписав. Жовтень 2024-го завершися із діючою ставкою військового збору – 1,5%. Тримайте пояснення експерта, коли і як будемо утримувати військовий збір за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Когда и кому передают табель

Табель ведется в месяц. Однако для начисления аванса его нужно сдать в бухгалтерию для начисления выплаты, а затем забрать обратно. Можно также сдать копию документа.

Внимание: табель сдается в бухгалтерию.

Заполненный табель должен быть подписан руководителем подразделения.

Каких работников включают в табель

Заполняется табель абсолютно по всем работникам, включая и тех, кто работает по временным договорам, сезонным договорам (письмо Минсоцполитики от 01.06.2005 № 36-211). В табель включаются и лица, работающие по совместительству/внутреннему совмещению.

Однако в табель категорически нельзя включать лиц, работающих по гражданско-правовыми договорами, так как это может быть свидетельством наличия трудовых отношений (письмо Минсоцполитики от 23.04.2010 № 115/13/133-10).

Табель учета рабочего времени: пример заполнения

Форма табеля утверждена приказом Госстата от 05.12.2008 № 489 (типичная форма № П-5). Скачать табель учета рабочего времени и сразу заполнять его не торопитесь. Табель ведется в месяц, поэтому следующим шагом следует подкорректировать количество рабочих дней в месяце (28, 29, 30 или 31). Удалить лишние или проставить знак «Х».

Внимание: на каждую дату в табели относится 2 строчки — для количества часов и для буквенного обозначения. Порядок их заполнения (вверху — часа, внизу — буквы или наоборот) ничем не определен, поэтому может быть любой.

По данному табелю отработано всего 21 день и 168 часов. Выходные дни оставлены как пустые ячейки.

Как видим, на каждую дату в табеле приходится 2 строчки (специально для наглядности выделили цветами). Обычно строки используются следующим образом:

• верхняя строчка — содержит количество отработанных часов;
• нижняя строка — содержит буквенное обозначение характера работы или неявки работника («Р» — это значит «Работа», то есть работник работал). Существуют также цифровые обозначения вместо букв (см. первую страницу бланка табеля), однако, на наш взгляд, буквы более удобны и понятны, так как цифровые обозначения будут визуально «сливаться» с цифрами количества часов.

Добавим, что порядок использования строк в табеле официально нигде не прописан, поэтому возможны и другие варианты — часы в нижнем, а буквы в верхнем и т.п. Главное здесь, чтобы учет рабочего времени выполнялся.

При ведении табеля не забываем следующие правила:

• табель заполняется каждый день;
• отработанные часы относятся по факту, то есть могут быть такие цифры как 7,5 часов, 7,25 часов и т.п., все зависит от графика работы предприятия;
• день перед праздничным и нерабочим днем ​​сокращается на 1 час (исключение — военное положение, ч. 6 ст. 6 Закона № 2136). Список праздничных и нерабочих дней содержит статья 73 КЗоТ. В год их всего 11. Такой предпраздничный день будет в табеле, например, не 8 часов, а 7 часов. Однако это не касается ситуации, когда праздничный день наступает через один день;
• в общем случае продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов, но есть категории работников, у которых может быть меньшая продолжительность рабочей недели (например, 38,5 часов, 33 часа у медиков или 36 часов у педагогов);
• сверхурочные часы все же могут быть, но не более 120 часов в год и не более 4 часов в течение 2 дней;
• в выходные дни никаких буквенных кодов не ставим (как вариант можно ставить прочерк);
• если у работника ненормированный рабочий день, то сверхурочная работа в табель не заносится, то есть у него будут стандартные «восьмерки». Дело в том, что ненормированный рабочий день оплачивается отдельно как доплата или дополнительный ежегодный отпуск. Например, водитель, работавший сверхурочно, все равно получит в табель «8»;
• записи осуществляются только на основе определенных документов, например, неявки отмечаются на основе больничного, командировочного приказа, приказа об отпуске, медицинской справки и т.п.;
• по каждой записи используется определенное обозначение (обычно буквенное), которое можно найти на первой странице стандартного бланка табеля. Если нужно добавить еще определенные свои коды, но если вы используете некоторые нестандартные обозначения желательно написать, что они значат на лицевой странице табеля (хотя бы для ваших преемников, чтобы они понимали такие обозначения).

Перехідні відпускні: як врахувати до середньої зарплати для лікарняних і відпускних

• Перехідні відпускні нарахували за місяці розрахункового періоду, але поза його межами
• Перехідні відпускні нарахували в межах розрахункового періоду, але поза його місяцями
• Компенсація за невикористану відпустку, набуту до 31.12.2023, враховуючи виплати, нараховані у 2023 році

Табель учета в условиях военного положения 2024

Вышеприведенные правила заполнения табеля несколько изменяются в период военного положения. Обусловлено это Законом Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX (по тексту — Закон № 2136). Среди них:

• не следует уменьшать продолжительность рабочего дня перед праздничными и нерабочими днями (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136);
• праздничные и нерабочие дни, попадающие на рабочие дни, остаются рабочими (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136);
• выходные дни, попадающие на праздничные или нерабочие дни, не переносятся (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136);
• рабочие дни также в связи с праздниками не переносятся (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136);
• из-за вышеприведенной ситуации с празднично-нерабочими днями и переносом выходных увеличивается норма рабочего времени в месяцах военного положения.

Также по использованию рабочих недель увеличенной продолжительности — 60 часов и 50 часов — это лишь возможность, а не обязанность работодателя (см. ч. 1 и ч. 2 Закона № 2136). Общая норма продолжительности рабочей недели так и остается 40 часов (а сокращен — 36 часов и т.д.). Итак, в примерах ориентировались именно на стандартные продолжительности рабочей недели.

Пример заполнения табеля рабочего времени для 6-дневной рабочей недели

Еще в качестве примера учета рабочего времени приведем табель для 6-дневной рабочей недели, 40 часов (май 2024 года). Напоминаем, что по КЗоТ для такого графика максимальная продолжительность работы за один день — 7 часов, а в день перед выходным — 5 часов.

По данному табелю отработано всего 27 дней и 181 часа. Также, если предприятие имеет 6-дневку, то последний рабочий день недели (6-й, суббота), который идет перед выходным (воскресенье), должен быть сокращен и не превышать 5 часов (ч. 2 ст. 53 КЗоТ).

Образец заполнения табеля рабочего времени для 36-часовой рабочей недели (май 2024 года).

По данному табелю отработано всего 27 дней и 158 часа.

Обратите внимание, что норма по сокращению дня перед праздничным/нерабочим на 1 час не применяется для сокращенных рабочих недель, которым и является 36-часовой (ст. 51 КЗоТ). По факту 36-часовая неделя выходит 35-часовой (см. также разъяснение Минсоцполитики от 22.03.2018 № 457/0/101-18/284).

Зразкова добірка: документи для призначення та виплати лікарняних і декретних

Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ⏩

Табель учета рабочего времени: бланк

Реквизиты, содержащие табель рабочего времени, можно дополнять другими. Однако уже утвержденные в ней реквизиты лучше не исключать, так как вести их учет нужно обязательно (письмо Госкомстата от 19.03.2010 № 17/1-25/ж-61/10/59). То есть новые реквизиты добавляем по необходимости, а утвержденные не исключаем, хотя саму форму табеля (расположение реквизитов) можно и изменить, если есть такая потребность.

СКАЧАТЬ БЛАНК

Внимание: табель учета рабочего времени бланк табеля можно несколько адаптировать под себя.

Отметим, что могут быть ситуации, когда стандартных строк по некоторым работникам может не хватать. Тогда можно добавить на таких работников еще, например, по 4 строчки. К таким ситуациям могут относиться ситуация, когда работница находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-х лет (код «ОП») и одновременно работает по графику неполного рабочего времени (код «РС»), допускаемому по статье 179 КЗоТ. Пример такого табеля за май 2024 приведен ниже:

Как заполнять табель учета рабочего времени на совместителя

Есть разница между двумя ситуациями: совместители и внутреннее совмещение. Как их табелировать ниже в таблице:

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Как показать командировки, отпуска, больничные, декретные в табеле учета рабочего времени

В таблице ниже приведем нюансы отмечания в табели наиболее распространенных причин неявок работников на работу и командировок:

Приведем и пример заполненного табеля за май 2024 для работника с данными обозначениями:

Работник был:

• с 03 по 10 мая (8 к. дн.) — в отпуске;
• с 13 по 14 мая — на оплачиваемом больничном;
• 20 мая — в командировке.

Всего получилось, что работником отработано 14 дней (= 14 букв «Р») и 1 день в командировке (20 мая). Неявок 8, из них:

• 6 дней (с 03 по 10 мая) — через отпуск;
• 2 дня (13 и 14 мая) — через больничный.

Дни отпуска, пришедшиеся на выходные как неявку, конечно, не считали. Букв «В» всего 8, но неявок из-за отпуска всего 6.

Правая часть табеля учета рабочего времени будет выглядеть следующим образом:

В части табеля «командировки» были добавлены как дополнительная колонка (в стандартном бланке такая колонка отсутствует). Если составить «отработанные» + «неявки» получается 15 + 8 = 23 (дня) и 120 + 64 = 184 часов.

Как отмечать неполное рабочее время в табеле

Работа на неполное рабочее время табелируется буквами «РС», то есть так же, как работа по совместительству. Если вам такая накладка не нравится, то можете придумать свой буквенный код, не забыв обозначить, его значение в табеле. Однако данный код используется только тогда, когда неполное рабочее время было установлено по инициативе работника (ст. 56 КЗоТ). Если же это было по инициативе работодателя, то другой код — «ВС» (ст. 32 КЗоТ).

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Суммированный учет рабочего времени: как обозначать в табеле

Суммированный учет рабочего времени, используемый при переменном характере работы, имеет проблему учета переходных изменений — с одних суток на другие (а может быть и с одного месяца на другой). Здесь возможны 2 варианта, одного из которых нужно постоянно соблюдать:

• разбивать изменения между смежными сутками;
• относить все часы в день начала или конца смены.

На наш взгляд, лучший первый. Он точен и не вызовет проблему возможного появления сверхурочных часов, когда вся смена зачтется в один месяц, а в другом выйдет «недоработка».

Напомним, что в ночное время считается работа с 22:00 до 06:00 (по ст. 54 КЗоТ). Работа в ночное время обозначается в табеле учета рабочего времени кодом «РН» и такие дни числятся в отдельную колонку.

При переменном графике работа в праздничные и нерабочие дни не считается работой в выходной или праздничный день при условии, что она проводится по графику. В случае если работник выходит на работу в день, когда у него должен быть выходной, то только в таком случае ему этот день засчитывается как работа в выходной, праздничный и нерабочий день.

Суммарный учет рабочего времени осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минсоцполитики от 19.04.2006 № 138 (далее — Методрекомендации № 138). Месячная норма по пунктом 12 Методрекомендаций № 138 считается по 6-дневной рабочей неделе. Хотя при согласовании в колдоговоре возможен вариант и 5-дневной рабочей недели (ч. 2 п. 12 Методрекомендаций № 138).

Сверхурочные часы по переменному графику определяются в конце учетного периода. В случае, если работник отработал в определенную смену не 8 часов, а 10 часов, эти 2 часа не считаются сразу сверхурочными. Сверхурочные считаются только в конце месяца как разница между количеством отработанных часов и расчетной нормой (ч. 3 п. 12 Методрекомендаций № 138).

Нестандартные ситуации в заполнении табелей

Ниже в таблице рассмотрим несколько нестандартные ситуации при ведении табеля: