експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Бухгалтерский учет базируется на первичных документах, но они содержат разрозненный набор цифр, с которыми дальше невозможно работать. Их предварительно нужно обобщить и тогда возникает потребность в определенном регистрационном средстве, которым может быть одна накапливаемая электронная или бумажная таблица (журнал, мемориал, книга) или целый набор таких средств. Одним вариантом являются мемориальные ордера, которые медучреждения-КНП получили в наследство из своего «бюджетного» прошлого. О них и пойдет речь в этом обзоре.
Мемориальный ордер — это фактически таблица, в которую записываются операции в порядке их осуществления, а затем обобщаются. Обобщаются – это значит, что подводятся общие суммы:
по всем операциям;
за отдельными бухгалтерскими проводками.
Также с помощью мемориальных ордеров происходит систематизация хозяйственных операций двумя путями:
за разными мемориальными ордерами, предназначенными для определенного круга хозяйственных операций. Как правило, в отдельные мемориальные ордера выносятся операции за кассой, с банком, с запасами, основными средствамимедучреждения-КНП, начислением зарплат и в медучреждении-КНП;
в пределах одного мемориального ордера путем разнесения хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета, то есть бухгалтерским проводкам.
Внимание: мемориальный ордер — это таблица для обобщения и систематизации информации о хозяйственных операциях по первичным документам — по счетам и датам.
На практике реализация мемориальных ордеров может иметь определенные нюансы и ими могут называться обычные накопительные ведомости или сведение нескольких накопительных ведомостей.
Мемориальные ордера иногда называют мемориалами (от лат. — «память»).
Мемориальные ордера могут существовать как в бумажной, так и электронной формах.
Мемориальный ордер ведется каждый месяц отдельно. Затем он закрывается, проверяется, подписывается и начинается новый.
Что дальше после составления мемориальных ордеров
Обобщенная информация по месячным мемориальным ордерам (общие суммы) попадает в Главную книгу (у бюджетников употребляется еще название Журнал-Главная). Это по своей сути тоже журнал в форме книги, что в отличие от мемориальных ордеров:
ведется один раз в год;
в которой каждая отдельная строка — это отдельный месяц. Также в отдельные строки могут отводиться остатки на конец/начало года или определенные промежуточные итоги, например, за квартал.
Как выглядит ведение бухгалтерского учета с использованием мемориальных ордеров
В общем случае схема бухгалтерского учета с использованием мемориальных ордеров выглядит следующим образом:
Первичные документы
→
МЕМОРИАЛЬНЫЕ ОРДЕРА
(включая накопительные сведения)
→
ГЛАВНАЯ КНИГА
→
Обратимые сведения, другая аналитика
→
Отчетность
Первичные документы, как правило, прикладываются к мемориальным ордерам, если учет ведется в бумажной или не полностью автоматизированной формах.
Где используются мемориальные ордера
Традиционное место использования мемориальных ордеров — это бюджетные учреждения. Для них есть разработанные формы мемориальных ордеров и Порядок составления типовых форм мемориальных ордеров и других учетных регистров субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 08.09.2017 № 755 (далее — Приказ №755). Предназначены они для госсектора и в обновленном виде действуют с 1 января 2018 года. Они базируются на плане счетов для госсектора, поэтому не могут быть применимы обычными предприятиями без адаптации. Это следует учитывать, например, медучреждениям, которые прошли процесс реорганизации из бюджетных учреждений на коммунальные (или казенные) некоммерческие предприятия.
Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях с использованием мемориальных ордеров еще называют мемориально-ордерной формой бухгалтерского учета.
Общие подходы по мемориальным ордерам могут применить и обычные предприятия. Однако для этого им можно адаптировать под существующий План счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденный приказом Минфина от 30.11.1999 № 291 (далее — План счетов). Например, если главному бухгалтеру медучреждения-КНП очень нравится определенный мемориальный ордер из «бюджетного» прошлого медучреждения, то он может его использовать, сменив номера счетов с «бюджетных» на «коммерческие».
Внимание:медучреждения-КНП могут и дальше использовать мемориальные ордера при их адаптации путем замены в таблицах «бюджетных» счетов на «коммерческие».
Однако, напомним, что для обычных (коммерческих, некоммерческих) предприятий и их Плана счетов существует разработанная Минфином система журналов-ордеров с рекомендациями к ним в виде Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 № 356 (далее — № 356). Такую форму бухгалтерского учета с их использованием называют журнально-ордерной.
Уряд Постановою № 511 змінив підхід до визначення розмірів штрафів для ЗОЗ за окремі порушення умов договору із НСЗУ. Розглянемо новації, облікуємо штрафи та визначимо їхні податкові наслідки для КНП і приватних ЗОЗ.
Чем мемориальные ордера отличаются от журналов-ордеров
Существенно ничем, только названием. Несмотря на разные названия и очень «интересной» теории по отношению к ним в некоторых бухгалтерских учебниках, между ними найти какую-то существенную разницу трудно. Мемориалы-ордера и журналы- ордера это два способа реализации одной идеи в виде накопительных журналов (мемориалов). Оба подхода обеспечивают накопление данных и их систематизацию по бухгалтерским проводкам. Разницу между ними можно найти в сфере применения и разной группировке операций:
мемориальные ордера — бюджетники. Существует всего 17 мемориальных ордеров;
журналы-ордера — предприятия. Существует 7 журналов-ордеров.
В подобии обоих подходов можно убедиться, сравнив Мемориальный ордер №1 и Журнал-ордер №1, предназначенные для учета кассовых операций.
Внимание:по своей сути мемориальные ордера и журналы-ордера — это одно и то же явление, только с разной реализацией сведений-таблиц для бюджетников и предприятий.
Обязательны ли журналы-ордера, мемориальные ордера
Смотря где. Для государственного сектора, в первую очередь, бюджетных учреждений мемориальные ордера обязательны, что прямо вытекает из порядка их использования в Приказе № 755.
Внимание:мемориальные ордера обязательны только для «бюджетников».
Журналы-ордера для обычных предприятий носят рекомендательный характер, о чем говорит пункт 1 Приказа № 356, а также абзац 3 части 5 статьи 8 Закона о бухучете. Согласно им, предприятие самостоятельно выбирает, как организовывать бухгалтерский учет и какую систему таблиц (регистров) использовать. Для полноты следует добавить, что существуют также формы журналов-ордеров, которые разработаны специально для:
Внимание:предприятия могут самостоятельно выбирать форму бухгалтерского учета, разрабатывать собственные журналы, мемориалы и т.п., использовать готовые из компьютерных программ и т.п.
Выходит, что минфиновские журналы-ордера предприятия вообще могут не использовать. И в большинстве случаев так и есть: предприятия игнорируют минфиновские журналы-ордера и используют те сведения, которые им предлагают компьютерные программы по ведению бухгалтерского учета. Причиной этого является неудобство журналов-ордеров от Минфина и их «заточенность» на бумажную форму бухгалтерского учета, не соответствующую современным цифровым интерфейсам.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що персональні консультанти системи «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможуть розібратися, і заспокоять. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Можно ли мемориальные ордера разрабатывать самостоятельно
Мемориальные ордера, журналы-ордера можно разработать самостоятельно (абз. 2 и абз. 5 ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете). При их разработке следует учитывать требования ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, в частности наличие граф, в которых указываются:
период ведения;
название;
фамилии и подписи ответственных за их ведение лиц.
Если разработанные журналы ведутся в электронной форме, предприятие должно обеспечить возможность их печати на бумаге (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете).
Можно ли обойтись без мемориальных ордеров, журналов-ордеров
Можно использовать любые накапливаемые регистры бухгалтерского учета. По своей сути даже простой журнал регистрации хозяйственных операций (дата, документ, дебет, кредит, сумма) можно считать мемориальным ордером, хотя и единственным регистром. И предприятие может не вести больше никаких, кроме него. Такой подход может быть вполне достаточен для микропредприятий с очень небольшим количеством хозяйственных операций в месяц. В Законе о бухучете не отрицается такой подход.
Внимание:можно обойтись одним Журналом регистрации хозяйственных операций как единственным журналом-мемориалом, не создавая лишних регистров
Если говорить о компьютерных программах, то часто в них ведется именно один регистр — Журнал регистрации хозяйственных операций, данные из которого с помощью специальных фильтров могут формироваться в ведомости с разной нужной аналитикой (оборотки, шахматные ведомости («шаховки»), схемы счета и т.п.).
