Бухгалтерский учет основан на первичных документах, но они содержат разрозненный набор цифр, с которыми невозможно дальше работать. Их предварительно надо обобщить и тогда возникает потребность в определенном регистрационном средстве, которым может быть определенный журнал или набор журналов. Одной из их разновидностей и являются мемориальные ордера, о которых речь пойдет в этом обзоре.
⚡️ Как заполнить Отчет № 1-НС за I полугодие 2021 года
Мемориальные ордера — это
Мемориальный ордер – это определенного рода журнал с таблицами, в который записываются операции в порядке их осуществления, а затем обобщаются. Обобщаются-это значит, что подбиваются общие суммы:
- по всем операциям;
- по отдельным бухгалтерским проводкам.
Также с помощью мемориальных ордеров происходит систематизация хозяйственных операций двумя путями:
- по разным мемориальным ордерам, которые предназначены для определенного круга хозяйственных операций. Как правило, в отдельные мемориальные ордера 2020 выносятся операции по кассе, по банку, с запасами, необоротными активами, зарплате;
- в пределах одного мемориального ордера путем разнесения хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета, то есть бухгалтерским проводкам.
Внимание: мемориальный ордер – это журнал (набор таблиц) для обобщения и систематизации информации по хозяйственным операциям с первичных документов по счетам и датам.
На практике реализация мемориальных ордеров может иметь определенные нюансы и ими могут называться обычные накопительные сведения или сведение нескольких накопительных сведений.
Мемориальные ордера иногда называют мемориалами (от лат. слова “память”).
Мемориальные ордера могут существовать как в бумажной, так и в электронной формах.
Мемориальный ордер ведется за каждый месяц отдельно. Затем он закрывается, проверяется, подписывается и начинается новый.
Что дальше после составления мемориальных ордеров
Обобщенная информация из месячных мемориальных ордеров (общие суммы) попадает в главную книгу (у бюджетников употребляется еще название – Журнал-Главная). Это по своей сути тоже журнал в форме книги, что в отличие от мемориальных ордеров:
- ведется одна в год;
- в которой каждая отдельная строка-это отдельный месяц. Также в отдельные строки могут отводиться остатки на конец/начало года или определенные промежуточные итоги, например, за квартал.
Как выглядит ведение бухучета с мемориальными ордерами
В общем случае схема бухгалтерского учета с использованием мемориальных ордеров выглядит следующим образом:
Первичные документы | → | МЕМОРИАЛЬНЫЕ ОРДЕРА (в т. ч. накопительные сведения) | → | ГЛАВНАЯ КНИГА | → | Обратимые сведения, другая аналитика | → | Отчетность |
Первичные документы, как правило, прикладываются к мемориальным ордерам, если учет ведется в бумажной или не полностью автоматизированной формах.
Где используются мемориальные ордера
Традиционное место использования мемориальных ордеров-это бюджетные учреждения. Для них есть разработанные Минфином формы и порядок их использования, что можно найти в его приказе от 08.09.2017 г. № 755 (далее – Приказ № 755). Предназначены они для госсектора и в обновленном виде действуют с 1 января 2018 года. Они базируются на Плане счетов для госсектора, поэтому не могут быть применимы обычным предприятиями без адаптации. Это следует учитывать, например, медучреждениям, прошедшим процесс реорганизации из бюджетных учреждений на коммунальные (или казенные) некоммерческие предприятия.
Бухгалтерский учета в бюджетных учреждениях с использованием мемориальных ордеров еще называют мемориально-ордерной форме бухучета.
Общие подходы по мемориальным ордерам могут применить и обычные предприятия. Однако, для этого им можно адаптировать под существующий План счетов предприятий, утвержденный приказом Минфина от 30.11.1999 г. № 291. Например, если главному бухгалтеру медучреждения-КНП очень нравится определенный мемориальный ордер с “бюджетного” прошлого медучреждения, то он может его использовать, сменив номера счетов из “бюджетных” на “коммерческие”.
Внимание: Медучреждения-КНП могут и в дальнейшем использовать мемориальные ордера при условии их адаптации путем замены в таблицах бюджетных счетов на “коммерческие”
Однако, напомним, что для обычных (коммерческих, некоммерческих) предприятий и их Плана счетов существует разработанная Минфином система журналов-ордеров и методрекомендации под них (приказ Минфина от 29.12.2000 г. № 356, далее – Приказ № 356). Такую форму бухучета с их использованием называют журнально-ордерной.
Чем мемориальный ордер отличается от журнала-ордера
Вопрос очень хороший, так как несмотря на название и написанную по ним очень “интересную” теорию в некоторых бухгалтерский учебниках, между ними найти какую-то существенную разницу в самих подходах трудно. Мемориалы ордера и журналы-ордера – это просто два способа реализации одной идеи в виде накопительных журналов (мемориалов). Оба подхода обеспечивают накопление данных и их систематизацию по бухгалтерским проводкам. Разница лишь в названии и сфере применения разному и группировке операций:
- мемориальные ордера – бюджетники. Их 17;
- журналы-ордера – предприятия. Их 7.
Если заглянуть в Закон “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” от 16.07.1999 г. № 996 (далее – Закон о бухучете), то там вообще нет понятий “журнал-ордер”, “мемориальный ордер” и используется довольно общий термин “регистр”.
В сходстве обоих подходов можно убедиться, сравнив мемориальный ордер 1 и журнал-ордер 1 по кассовым операциям.
Внимание: По своей сути мемориальные ордера и журналы-ордера – это одно и то же явление, только с разной реализацией сведений-таблицы для бюджетников и предприятий
Обязательны ли журналы-ордера, мемориальные ордера
Смотря где. Для государственного сектора, в первую очередь, бюджетных учреждений мемориальные ордера обязательны, что прямо вытекает из порядка их использования в приказе № 755.
Внимание: мемориальные ордера обязательны только для «бюджетников»
Медучреждения, предоставляющих платные услуги и имеющие дело с наличностью, обязаны разработать порядок оприходования наличности в кассе. За нарушение порядка наличных расчетов должностным лицам и ФЛП «светит» штраф. Разработайте эффективный индивидуальный нормативный акт по инструкциям и образцами из журнала «Главбух Медицина».
Журналы-ордера для обычных предприятий носят рекомендательный характер, о чем говорит п. 1 Приказа № 356, а также абз. 3 ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете. Согласно ним, предприятие самостоятельно выбирает, как организовывать бухучет и какую систему таблиц (регистров) использовать. Добавим, что есть еще формы журналов-ордеров, которые разработаны специально для сельхозхозяйственных предприятий (приказ Минагрополитики от 04.06.2009. № 390) и малых предприятий (приказ Минфина от 15.06.2011 г. № 720).
Внимание: Предприятия могут самостоятельно выбирать себе форму бухучета, разрабатывать собственные журналы, мемориалы и тому подобное, использовать готовые из компьютерных программ
Получается, что минфиновские журналы-ордера предприятия вообще могут не использовать. И в большинстве случаев оно так и есть: предприятия игнорируют минфиновские журналы-ордера и используют те сведения, которые им предлагают компьютерные программы по ведению бухучета, например, та же 1С. Причиной этого является неудобство минфиновских журналов и заношенность их на бумажную форму бухучета, которая не отвечает современным цифровым технологиям.
Можно ли мемориальные ордера разрабатывать самостоятельно
Мемориальные ордера, журналы-ордера можно разработать самостоятельно (абз. 2 и абз. 5 ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете). Требования к ним определены ч. 4 с. 9 Закона О бухучете. Да, у них должны быть:
- период ведения;
- название;
- фамилии и подписи ответственных за их ведение лиц.
Если разработанные журналы ведутся в электронке, то предприятие должно обеспечить возможность их печати на бумаги (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете).
Можно ли обойтись без мемориальных ордеров, журналов-ордеров
По своей сути даже простой Журнал регистрации хозяйственных операций (дата, документ, дебет, кредит, сумма) можно считать мемориальным ордером, хотя и единым регистром. И предприятие может не вести больше никаких, кроме него. Такой подход может быть вполне достаточен для микропредприятий с очень небольшим количеством хозяйственных операций в месяц. Закон О бухучете не отрицает такой подход.
Внимание: можно обойтись одним Журналом регистрации хозяйственных операций как единым журналом-мемориалом, не создавая лишних регистров
Если говорить о компьютере программы, то зачастую в них ведется именно один регистр – Журнал регистрации хозяйственных операций, данные из которого с помощью специальных фильтров могут формироваться в ведомости с разной нужной аналитикой (оборотки, схемы счета и прочее).
