експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Бухгалтерський облік базується на первинних документах, але вони містять розрізнений набір цифр, з якими неможливо далі працювати. Їх попередньо треба узагальнити й тоді постає потреба у певному реєстраційному засобі, яким може бути одна накопичувана електронна чи паперова таблиця (журнал, меморіал, книга) або ж цілий набір таких засобів. Одним варіантів є меморіальні ордери, які медзаклади-КНП отримали в спадок зі свого «бюджетного» минулого. Про них і піде мова в цьому огляді
Меморіальний ордер — це фактично таблиця до якої записуються операції у порядку їхнього здійснення, а потім узагальнюються. Узагальнюються — це значить, що підбиваються загальні суми:
за всіма операціями;
за окремими бухгалтерськими проведеннями.
Також за допомогою меморіальних ордерів відбувається систематизація господарських операцій двома шляхами:
за різними меморіальними ордерами, які призначені для певного кола господарських операцій. Як правило, в окремі меморіальні ордери виносяться операції за касою, з банком, з запасами, основними засобами медзакдаду-КНП, нарахуванням зарплати у медзакладі-КНП;
в межах одного меморіального ордеру шляхом рознесення господарських операцій за рахунками бухгалтерського обліку, тобто бухгалтерським проводкам.
Увага: меморіальний ордер — це таблиця для узагальнення і систематизації інформації щодо господарських операцій з первинних документів — за рахунками і датами.
На практиці реалізація меморіальних ордерів може мати певні нюанси й ними можуть називатися звичайні накопичувальні відомості або зведення декількох накопичувальних відомостей.
Меморіальні ордери інколи називають меморіалами (від лат. —«пам’ять»).
Меморіальні ордери можуть існувати як в паперовій, так і в електронній формах.
Меморіальний ордер ведеться за кожний місяць окремо. Потім він закривається, перевіряється, підписується та починається новий.
Що далі після складання меморіальних ордерів
Узагальнена інформація з місячних меморіальних ордерів (загальні суми) потрапляє до Головної книги (у бюджетників вживається ще назва — Журнал-Головна). Це за своє суттю теж журнал у формі книги, що на відміну від меморіальних ордерів:
ведеться одна на рік;
у якій кожний окремий рядок — це окремий місяць. Також в окремі рядки можуть відводитися залишки на кінець/початок року або певні проміжні підсумки, наприклад за квартал.
Як виглядає ведення бухгалтерського обліку з використанням меморіальних ордерів
У загальному випадку схема бухгалтерського обліку з використанням меморіальних ордерів виглядає таким чином:
Первинні документи
→
МЕМОРІАЛЬНІ ОРДЕРИ
(включаючи накопичувальні відомості)
→
ГОЛОВНА КНИГА
→
Оборотні відомості, інша аналітика
→
Звітність
Первинні документи, як правило, прикладаються до меморіальних ордерів, якщо облік ведеться в паперовій чи не повністю автоматизованій формах.
Де використовуються меморіальні ордери
Традиційне місце використання меморіальних ордерів — це бюджетні установи. Для них є розроблені форми меморіальних ордерів та Порядок складання типових форм меморіальних ордерів та інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору, що затверджені наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755 (далі — Наказ № 755). Призначені вони для держсектору і в оновленому вигляді діють з 1 січня 2018 року. Вони базуються на Плані рахунків для держсектору, тому не можуть бути застосовні звичайним підприємствами без адаптації. Це слід враховувати, наприклад медзакладам, які пройшли процес реорганізації з бюджетних установ на комунальні (чи казенні) некомерційні підприємства.
Бухгалтерський обліку у бюджетних установах з використанням меморіальних ордерів ще називають меморіально-ордерною формою бухгалтерського обліку.
Загальні підходи з меморіальних ордерів можуть застосувати й звичайні підприємства. Однак для цього їм можна адаптувати під існуючий План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291 (далі — План рахунків). Наприклад, якщо головному бухгалтеру медзакладу-КНП дуже подобається певний меморіальний ордер з «бюджетного» минулого медзакладу, то він може його використовувати, змінивши номери рахунків з «бюджетних» на «комерційні».
Увага: медзаклади-КНП можуть і надалі використовувати меморіальні ордери за умови їхньої адаптації шляхом заміни в таблицях «бюджетних» рахунків на «комерційні»
Однак, нагадаємо, що для звичайних (комерційних, некомерційних) підприємств і їхнього Плану рахунків існує розроблена Мінфіном система журналів-ордерів з рекомендаціями до них у вигляді Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, що затверджені наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356 (далі — Наказ № 356). Таку форму бухгалтерського обліку з їхнім використанням називають журнально-ордерною.
Уряд Постановою № 511 змінив підхід до визначення розмірів штрафів для ЗОЗ за окремі порушення умов договору із НСЗУ. Розглянемо новації, облікуємо штрафи та визначимо їхні податкові наслідки для КНП і приватних ЗОЗ.
Чим меморіальні ордери відрізняються від журналів-ордерів
Суттєво — нічим, лише назвою. Попри різні назви та дуже «цікавої» теорії щодо них у деяких бухгалтерських підручниках, між ними знайти якусь суттєву різницю важко. Меморіали-ордери та журнали-ордери — це два способи реалізації однієї ідеї у вигляді накопичувальних журналів (меморіалів). Обидва підходи забезпечують накопичення даних та їхню систематизацію за бухгалтерськими проводками. Різницю між ними можна знайти у сфері застосування та різному групуванні операцій:
меморіальні ордери — бюджетники. Існує всього 17 меморіальних ордерів;
журнали-ордери — підприємства. Існує 7 журналів-ордерів.
У подібності обох підходів можна переконатися, порівнявши Меморіальний ордер № 1 та Журнал-ордер № 1, що призначені для обліку касових операцій.
Увага: за своєю суттю меморіальні ордери та журнали-ордери — це одне й те саме явище, тільки з різною реалізацією відомостей-таблиць для бюджетників та підприємств.
Чи обов’язкові меморіальні ордери та журнали-ордери
Дивлячись де. Для державного сектору, в першу чергу, бюджетних установ меморіальні ордери обов’язкові, що прямо випливає з порядку їхнього використання в Наказі № 755.
Увага:Меморіальні ордери обов’язкові тільки для «бюджетників»
Журнали-ордери для звичайних підприємств носять рекомендаційний характер, про що говорить пункт 1 Наказу № 356, а також абзац 3 частини 5 статті 8 Закону про бухоблік. Згідно них підприємство самостійно обирає, як організовувати бухгалтерський облік та яку систему таблиць (регістрів) використовувати. Для повноти слід додати, що існують також форми журналів-ордерів, які розроблені спеціально для:
Увага:підприємства можуть самостійно обирати собі форму бухгалтерського обліку, розробляти власні журнали, меморіали тощо, використовувати готові з комп’ютерних програм тощо.
Виходить, що мінфінівські журнали-ордери підприємства взагалі можуть не використовувати. І у більшості випадків воно так і є: підприємства ігнорують мінфінівські журнали-ордери та використовують ті відомості, які їм пропонують комп’ютерні програми з ведення бухгалтерського обліку. Причиною цього є незручність журналів-ордерів від Мінфіну та їхню «заточеність» на паперову форму бухгалтерського обліку, яка не відповідає сучасним цифровим інтерфейсам.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що персональні консультанти системи «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможуть розібратися, і заспокоять. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Меморіальні ордери, журнали-ордери можна розробити самостійно (абз. 2 і абз. 5 ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік). При їхній розробці слід враховувати вимоги ч. 4 ст. 9 Закону про бухоблік, зокрема наявність граф, у яких зазначаються:
період ведення;
назва;
прізвища і підписи відповідальних за їхнє ведення осіб.
Якщо розроблені журнали ведуться в електронній формі, то підприємство повинно забезпечити можливість їхнього друку на папері (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).
Чи можна обійтися без меморіальних ордерів та журналів-ордерів
Можна використовувати будь-які накопичувані регістри бухгалтерського обліку. За своєю суттю навіть простий Журнал реєстрації господарських операцій (дата, документ, дебет, кредит, сума) можна вважати меморіальним ордером, хоча й єдиним регістром. І підприємство може не вести більше ніяких, окрім нього. Такий підхід може бути цілком достатній для мікропідприємств з дуже невеликою кількістю господарських операцій на місяць. У Законі про бухоблік не заперечується такий підхід.
Увага: можна обійтися одним Журналом реєстрації господарських операцій як єдиним журналом-меморіалом, не створюючи зайвих регістрів.
Якщо говорити про комп’ютерні програми, то часто в них ведеться саме один регістр – Журнал реєстрації господарських операцій, дані з якого за допомогою спеціальних фільтрів можуть формуватися у відомості з різною потрібною аналітикою (оборотки, шахові відомості («шахівки»), схеми рахунку тощо).
