Меморіальні ордери в КНП

Меморіальні ордери — це

Меморіальний ордер – це певного роду журнал з таблицями, до якого записуються операції у порядку їх здійснення, а потім узагальнюються. Узагальнюються – це значить, що підбиваються загальні суми:

• по всім операціям;
• по окремим бухгалтерським проведенням.

Також за допомогою меморіальних ордерів відбувається систематизація господарських операцій двома шляхами:

• по різним меморіальним ордерам, які призначені для певного кола господарських операцій. Як правило, в окремі меморіальні ордери 2020 виносяться операції по касі, по банку, з запасами, необоротними активами, зарплаті;
• в межах одного меморіального ордеру шляхом рознесення господарських операцій по рахункам бухгалтерського обліку, тобто бухгалтерським проводкам.

Увага: меморіальний ордер – це журнал (набір таблиць) для узагальнення і систематизації інформації по господарським операціям з первинних документів по рахункам і датам.

На практиці реалізація меморіальних ордерів може мати певні нюанси й ними можуть називатися звичайні накопичувальні відомості або зведення декількох накопичувальних відомостей.

Меморіальні ордери інколи називають меморіалами (від лат. слова “пам’ять”).

Меморіальні ордери можуть існувати як в паперовій, так і в електронній формах.

Меморіальний ордер ведеться за кожний місяць окремо. Потім він закривається, перевіряється, підписується та починається новий.

 ⚡️ БАНК ПРОВЕДЕНЬ ДЛЯ КНП

• ✍ Банк проведень: протипожежні заходи
• ✍ Банк проведень: придбання, монтаж та обслуговування кондиціонерів
• ✍ Банк проведень: життєвий цикл УЗД-апарата + приклад-бонус
• ✍ Банк проведень: бухоблік благодійної допомоги
• ✍ Банк проведень: як списати медобладнання

Що далі після складання меморіальних ордерів

Узагальнена інформація з місячних меморіальних ордерів (загальні суми) потрапляє до Головної книги (у бюджетників вживається ще назва – Журнал-Головна). Це за своє суттю теж журнал у формі книги, що на відміну від меморіальних ордерів:

• ведеться одна на рік;
• у якій кожний окремий рядок – це окремий місяць. Також в окремі рядки можуть відводитися залишки на кінець/початок року або певні проміжні підсумки, наприклад за квартал.

Як виглядає ведення бухобліку з меморіальними ордерами

У загальному випадку схема бухгалтерського обліку з використанням меморіальних ордерів виглядає наступним чином:

Первинні документи, як правило, прикладаються до меморіальних ордерів, якщо облік ведеться в паперовій чи не повністю автоматизованій формах.

Де використовуються меморіальні ордери

Традиційне місце використання меморіальних ордерів – це бюджетні установи. Для них є розроблені Мінфіном форми та порядок їх використання, що можна знайти в його наказі від 08.09.2017 р. № 755 (далі – Наказ № 755). Призначені вони для держсектору і в оновленому вигляді діють з 1 січня 2018 року. Вони базуються на Плані рахунків для держсектору, тому не можуть бути застосовні звичайним підприємствами без адаптації. Це слід враховувати, наприклад медзакладам, які пройшли процес реорганізації з бюджетних установ на комунальні (чи казенні) некомерційні підприємства.

Бухгалтерський обліку у бюджетних установах з використанням меморіальних ордерів ще називають меморіально-ордерною формою бухобліку.

Загальні підходи з меморіальних ордерів можуть застосувати й звичайні підприємства. Однак, для цього їм можна адаптувати під існуючий План рахунків підприємств, затверджений наказом Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291. Наприклад, якщо головному бухгалтеру медзакладу-КНП дуже подобається певний меморіальний ордер з “бюджетного” минулого медзакладу, то він може його використовувати, змінивши номери рахунків з “бюджетних” на “комерційні”.

 ⚡️ НСЗУ СУВОРО КАРАЄ ЗА ПОРУШЕННЯ ПРАВ ПАЦІЄНТІВ

• Якщо пацієнт придбав власним коштом ліки, які мав отримати безоплатно, медзаклад спіткають негативні наслідки. Ймовірні варіанти — далі⏩

Увага:  Медзаклади-КНП можуть і надалі використовувати меморіальні ордери за умови їх адаптації шляхом заміни в таблицях “бюджетних” рахунків на “комерційні”

Однак, нагадаємо, що для звичайних (комерційних, некомерційних) підприємств і їхнього Плану рахунків існує розроблена Мінфіном система журналів-ордерів та методрекомендації під них (наказ Мінфіну від 29.12.2000 р. № 356, далі – Наказ № 356). Таку форму бухобліку з їх використанням називають журнально-ордерною. 

Чим меморіальний ордер відрізняється від журналу-ордеру

Питання дуже гарне, так як попри назву й написану по ним дуже “цікаву” теорію в деяких бухгалтерський підручниках, між ними знайти якусь суттєву різницю у самих підходах важко. Меморіали ордери та журнали-ордери – це просто два способи реалізації однієї ідеї у вигляді накопичувальних журналів (меморіалів). Обидва підходи забезпечують накопичення даних та їх систематизацію за бухгалтерськими проводками. Різниця лише у назві й сфері застосування та різному групуванні операцій:

• меморіальні ордери – бюджетники. Їх 17;
• журнали-ордери – підприємства. Їх 7.

Якщо зазирнути до Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996 (далі – Закон про бухоблік), то там взагалі немає понять “журнал-ордер”, “меморіальний ордер” і використовується досить загальний термін “регістр”.

У подібності обох підходів можна переконатися, порівнявши меморіальний ордер 1 та журнал-ордер 1 по касовим операціям.

Увага:  За своєю суттю меморіальні ордери та журнали-ордери – це одне й те саме явище, тільки з різною реалізацією відомостей-таблиць для бюджетників та підприємств

Чи обов’язкові журнали-ордери, меморіальні ордери

Дивлячись де. Для державного сектору, в першу чергу, бюджетних установ меморіальні ордери обов’язкові, що прямо випливає з порядку їх використання в Наказі № 755.

Увага:  Меморіальні ордери обов’язкові тільки для “бюджетників”

  ОБОВ’ЯЗКОВА НОРМАТИВКА МЕДЗАКЛАДУ 2021

Медзаклади, що надають платні послуги та мають справу з готівкою, зобов’язані розробити порядок оприбуткування готівки в касі. За порушення порядку готівкових розрахунків посадовим особам і ФОП «світить» штраф. Розробіть дієвий індивідуальний нормативний акт за інструкціями та зразками від журналу «Головбух: Медицина».

СКАЧАТИ ЗРАЗКИ ЗАПОВНЕННЯ ⤵️

Журнали-ордери для звичайних підприємств носять рекомендаційний характер, про що говорить п. 1 Наказу № 356, а також абз. 3 ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік. Згідно них підприємство самостійно обирає, як організовувати бухоблік та яку систему таблиць (регістрів) використовувати.  Додамо, що є ще форми журналів-ордерів, які розроблені спеціально для сількогосподарських підприємств (наказ Мінагрополітики від 04.06.2009 р.  № 390) і малих підприємств (наказ Мінфіну від 15.06.2011 р. № 720).

Увага:  Підприємства можуть самостійно обирати собі форму бухобліку, розробляти власні журнали, меморіали тощо, використовувати готові з комп’ютерних програм тощо

Виходить, що мінфінівські журнали-ордери підприємства взагалі можуть не використовувати. І у більшості випадків воно так і є: підприємства ігнорують мінфінівські журнали-ордери та використовують ті відомості, які їм пропонують комп’ютерні програми з ведення бухобліку, наприклад та ж 1С. Причиною цього є незручність мінфінівських журналів та заношеність їх на паперову форму бухобліку, яка не відповідає сучасним цифровим технологіям.

Чи можна меморіальні ордери розробляти самостійно

Меморіальні ордери, журнали-ордери можна розробити самостійно (абз. 2 і абз. 5 ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік). Вимоги до них визначені ч. 4 с. 9 Закону про бухоблік. Так, у  них мають бути:

• період ведення;
• назва;
• прізвища і підписи відповідальних за їх ведення осіб.

Якщо розроблені журнали ведуться в електронці, то підприємство повинно забезпечити можливість їх  друку на паперів (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік). 

Чи можна обійтися без меморіальних ордерів, журналів-ордерів

За своєю суттю навіть простий Журнал реєстрації господарських операцій (дата, документ, дебет, кредит, сума) можна вважати меморіальним ордером, хоча й єдиним регістром. І підприємство може не вести більше ніяких, окрім нього. Такий підхід може бути цілком достатній для мікропідприємств з дуже невеликою кількістю господарських операцій на місяць. Закон про бухоблік не заперечує такий підхід.  

Увага:  Можна обійтися одним Журналом  реєстрації господарських операцій як єдиним журналом-меморіалом, не створюючи зайвих регістрів

Якщо говорити про комп’ютері програми, то часто в них ведеться саме один регістр – Журнал реєстрації господарських операцій, дані з якого за допомогою спеціальних фільтрів можуть формуватися у відомості з різною потрібною аналітикою (оборотки, шахівки, схеми рахунку тощо).