Відшкодування підприємством витрачених працівником власних коштів на придбання товарів
На підставі яких документів компенсувати працівникам підприємства витрати на придбання товарів за власні кошти?
Якщо фізична особа — працівник підприємства для виконання цивільно-правової дії за дорученням замовника (підприємства) використовує власні кошти, то замовник має відшкодувати цій особі витрати за умови наявності підтвердних документів та подання фізичною особою звіту про використання коштів, форма якого та порядок складання затверджені наказом ДПА України від 23.12.2010 №996 (далі — авансовий звіт).
У разі невідшкодування працівнику на підставі авансового звіту коштів за придбані ним за власний рахунок товари (роботи, послуги) в обліку обчислюється заборгованість перед працівником. При цьому наявність чи відсутність договору доручення під час придбання працівником за власний рахунок для потреб підприємства товарів (робіт, послуг) не впливає на порядок відображення у податковому обліку такої заборгованості.
Таким чином, законодавством не виключається можливість придбання працівником товарів (робіт, послуг) для виробничих (господарських) потреб підприємства за рахунок власних коштів з подальшим відшкодуванням підприємством витрачених працівником сум. У разі придбання товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства за власні кошти працівник може відзвітувати перед підприємством шляхом подання авансового звіту у такому ж порядку, як і при звітуванні за кошти, видані для таких цілей під звіт. Підприємство відшкодовує працівнику витрати на підставі поданого ним до бухгалтерії авансового звіту та оригіналів первинних документів.
Підпунктом 164.2.11 Податкового кодексу України встановлено, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються надмірно витрачені кошти, отримані на відрядження або під звіт та не повернуті у встановлені законодавством строки. Такі суми відображаються у податковому розрахунку за формою №1ДФ з ознакою доходу «118».
Суми відшкодування не є доходами працівників, тому вони у формі №1ДФ не відображаються.
