Як підтвердити витрати у відрядженні: шпаргалка для працівника

Працівник, який отримав кошти на відрядження або під звіт, зобов’язаний:

• подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів разом із документами, що підтверджують понесені витрати;
• повернути невикористаний залишок коштів у встановлені законодавством строки.

Підтвердними документами можуть бути:

• касові чеки,
• товарні чеки,
• розрахункові квитанції,
• інші документи, створені РРО, ПРРО або оформлені відповідно до вимог законодавства у паперовому чи електронному вигляді.

Для відряджень в Україні документи повинні відповідати вимогам:

• Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР;
• Податкового кодексу України;
• Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.

Для закордонних відряджень документи оформлюються відповідно до законодавства країни перебування.

Відрядження — 2026: добові, звітування, санкції

Якщо під час відрядження працівник оплачував витрати платіжною карткою, їх підтвердженням можуть бути банківська виписка або інформація з рахунку. Вона повинна містити передбачені законом дані про проведену операцію.

Електронний документ, відображений у візуальній формі та оформлений відповідно до законодавства про електронні документи й електронні довірчі послуги, є належним підтвердним документом.

Якщо розрахунковий документ можна перевірити за його реквізитами або інформація про нього зберігається на серверах ДПС, підзвітна особа має право подати до Звіту його візуалізовану версію. Такий документ вважається оригіналом, а не копією.

Водночас візуалізований електронний розрахунковий документ, створений відповідно до законодавства та засвідчений кваліфікованим електронним підписом, також не є копією.

За інформацією ДПС у Тернопільській області