Держпраці нагадує: табель обліку використання робочого часу (далі — табель) заповнюють двічі на місяць:
- за першу половину мiсяця — для нарахування авансових платежів;
- за весь місяць — для розрахунку заробітної плати за місяць.
Табель: кому складати та хто відповідає за помилки
Наприкінці мiсяця в табелі підраховують загальну кількість відпрацьованих днів i днів неявок на роботу. Табель подають до бухгалтерії завчасно для своєчасного розрахунку заробітної плати.
Підприємство для обліку робочого часу самостійно має визначати:
- осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу працівниками та оформлення табелів;
- посадових осіб, які мають засвідчувати своїми підписами інформацію, зазначену в табелях;
- строки подання табелів на підпис відповідним посадовим особам;
- строки подання табелів до бухгалтерії;
- порядок унесення до табеля відомостей про нових працівників та вилучення з нього відомостей про звільнених працівників;
- правила та порядок присвоєння працівникам табельних номерів;
- правила і порядок коригування відомостей про фактичну роботу та відсутність працівників на роботі.
На підприємстві доцільно розробити Положення про ведення табельного обліку, оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.
За умови, що кількість працівників є невеликою, табель, як правило, ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за два-три дні до розрахункового періоду.
На великих підприємствах табель ведуть кадровики або навіть вводять до штату таку посада як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можна покласти на керівників підрозділів чи їхніх підлеглих. Заповнений табель підписує відповідальна особа (бухгалтер, кадровик або табельник) чи керівник структурного підрозділу.
Спеціалісти Держпраці наголошують: роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці.
При цьому роботодавця не можна притягти до відповідальності за відсутність табелів, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб.
Зверніть увагу: форма табеля, затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» є рекомендаційною і має мінімальну кількісті показників. При необхідності форму доповнюють іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.
