Строк зберігання первинки завершився, а перевірки не було: чи можна знищувати документи

Лист ДПС від 19.07.2023 № 1969/ІПК/99-00-21-02-02-06

Платники зобов'язані забезпечити зберігання облікових документів та інформації упродовж визначених законодавством строків, але не менше:

• 2555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 Податкового кодексу України (ПК);
• 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, що складають особи, визначені п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПК, а також юрособами-спрощенцями. Виняток — документи, до яких застосовують більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПК;
• 1095 днів — для інших документів, на які не поширюють вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПК;
• 1095 днів — для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, у т. ч. дозвільні документи.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності держорганів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердив Мінюст наказом від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).

Строки зберігання документів, визначені Переліком, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів допускають у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації (п. 1.7 Переліку).

Відлік строків зберігання документів починають з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку).

Встановлені різні строки зберігання документів в розрізі типових документів, які створюють на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів (пп. 4.2 п. 4 «Бухгалтерський облік та звітність» розд. I Переліку).

Знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності — забороняється (п. 2.13 Переліку).

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у держорганах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердив Мінюст наказом від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила).

Правила передбачають, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігають за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Також, у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складають відповідний акт. Форма акту, наведена в додатку 34 до Правил. Такий акт схвалює експертна комісія установи та затверджує керівник установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучають для знищення (п. 15 гл. 8 розд. VII Правил).

Тож, питання щодо строків зберігання документів бухобліку та звітності платник вирішує окремо для кожного виду документа, з урахуванням:

• приписів Переліку;
• вимог підпунктів 44.3 та 44.4 ПК.

Калькулятор заборгованості та штрафів

СКОРИСТАТИСЯ СЕРВІСОМ