Строки зберігання первинки для самозайнятих осіб

Відповідь

Для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачили законодавством (абз. 1 п. 44.1 Податкового кодексу України; ПК).

Платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (абз. 1 п. 85.2 ПК).

Хто потрапить до «чорного» списку ДПС

Платники зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 ПК, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, упродовж визначених законодавством строків, але не менше:

• 2 555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39-2 «Контрольовані іноземні компанії», пункту 141.4 ПК (пп. 44.3.1 ПК);
• 1 825 днів — для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачили законодавством, що складають особи, визначені пунктом 133.1, підпунктом 133.2.2 та пунктом 133.4 ПК, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовують більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 ПК (п.п. 44.3.2 ПК);
• 1 095 днів — для інших документів, на які не поширюють вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПК, та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абз. 1 пп. 44.3.4 ПК).

Строки зберігання документів та інформації розраховують з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПК, для складення якої використовують зазначені документи та/або інформацію, а в разі її неподання — з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії) (абз. 2 пп. 44.3.4 ПК).

У разі ліквідації платника документи, визначені пунктом 44.1 ПК, за період діяльності платника податків не менш як 1 825 днів (2 555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39-2 «Контрольовані іноземні компанії», п. 141.4 ПК), що передували даті ліквідації платника, у встановленому законодавством порядку передають до архіву (абз. 3 пп. 44.3.4 ПК).

Передбачені пунктом 44.3 ПК строки зберігання документів та інформації продовжують на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 ПК (абз. 4 пп. 44.3.4 ПК).

📚 Коли та як складати первинні документи

• Які документи головбуху небезпечно підписувати
• Як захистити бухгалтера від підписання первинних документів
• Первинні документи: скільки зберігати і як знищувати

Тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у пункті 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК.

Оскільки платникам податків після початку перевірки необхідно надати у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, то ФОП або фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, повинні зберігати первинні документи понад визначений пунктом 44.3 ПК строк (1 825 днів — для первинних документів у разі виплати нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковують в порядку, визначеному пунктом 141.4 ПК, 1 095 днів — для інших первинних документів), якщо орган ДПС не проводив документальну перевірку (у т. ч. більше 5 років).