Поможем правильно составить гарантийное письмо для контрагента. Узнайте, удостоверять ли письма печатью, когда не нужно писать заглавие и заверять у нотариуса подписи
Служебные письма – основное средство обмена информацией между предприятиями в процессе их деятельности. Среди них выделяют гарантийное письмо. Поможем правильно составить гарантийное письмо для контрагента. Расскажем, когда не нужно писать заглавие и утверждать гарантийное письмо нотариально.
Когда составляют гарантийное письмо
Гарантийное письмо составляется, чтобы подтвердить финансово-расчетные обязательства или определенные соглашения, условия. К примеру:
«Предприятие гарантирует, что выполнит определенные работы, арендует помещение, предоставит услуги».
Чаще гарантийные письма оформляют, чтобы подтвердить оплату, реже – чтобы гарантировать, что своевременно и качественно выполнят работы, предоставят услуги, доставят товары и т.д.
Гарантийные письма должны быть точными и лаконичными, содержать однозначные формулировки. Текст гарантийного письма начинайте с изложения предоставленных адресату гарантий. К примеру:
«Этим письмом гарантируем…»
Гарантийное письмо может содержать просьбу выполнить работы, поставить оборудование или товар, предоставить услуги и т.д. В таком случае юридически важная формула «Оплату гарантируем». Размещайте ее в конце предложения.
В ключевой фразе гарантийного письма используйте устоявшиеся формулировки:
Этим письмом гарантируем, что… Предприятие гарантирует… Оплату гарантируем… Конфиденциальность информации гарантируем. Гарантируем, что выявленные недостатки устраним в срок до… Предоставление услуг (выполнение работ) гарантируем.
В общем, требования к оформлению гарантийного письма не отличаются от общих требований к служебным письмам, хотя и имеют определенные особенности.
Гарантийное письмо оформляют на бланке для писем, форму которого утверждает локальный нормативный акт предприятия – Инструкция по делопроизводству.
Реквизиты гарантийного письма:
название предприятия высшего уровня (при его наличии);
название предприятия – автора документа;
справочные данные о предприятии, содержащие почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, код ЕГРПОУ, номера счетов (IB) в банке (не обязательно);
дата и регистрационный индекс документа;
ссылку на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ (при наличии такого документа);
адресат;
заглавие документа;
текст документа;
подпись;
отпечаток печати (при наличии);
имя, фамилию и номер телефона исполнителя.
Заглавие гарантийного письма – название подвида служебного письма «Гарантийное письмо».
В основном в гарантийном письме указывают сведения финансового или материального характера. Если банковские реквизиты, номер ИС предприятия — автора документа, адресанта записали на бланке письма в реквизите «Справочные данные о предприятии», дополнительно укажите их и в тексте.
В отличие от других типов служебных писем, гарантийное письмо, которым подтверждаете финансовые гарантии, должно подписать руководитель и главбух предприятия.
Гарантийное письмо о выполнении определенных работ в установленные сроки подписывает только руководитель предприятия. Названия должностей лиц, подписывающих такие письма, должны соответствовать фактическим названиям должностей, занимаемых ими на момент подписания.
Внимание! Нельзя подписывать письмо и проставлять перед названием должности предлог за правостороннюю или наклонную черту. В случае замещения руководителя по приказу или распоряжению к наименованию должности добавьте сокращение «В. о.»
Удостоверять ли печатью гарантийное письмо
Ранее гарантийные письма обязательно удостоверялись гербовой или основной печатью предприятия. Пока это требование утратило актуальность. Ведь в законы, в частности, в ХК и ГК, внесли изменения, в соответствии с которыми субъекты хозяйствования не обязаны использовать печати.
Впрочем, для гарантийных писем центральных органов исполнительной власти, их территориальных органов, местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления, отпечаток печати – обязательный реквизит (Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденная постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55).
Если отсутствует печать предприятия, по просьбе контрагента подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия на гарантийном письме иногда подтверждают нотариально.
