бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Видатковою накладною користуються найчастіше. Саме на підставі видаткової накладної юрособи та фізособи-підприємці відпускають будь-які матеріальні цінності без чого неможлива жодна господарська діяльність. З цим документом мають справу також і звичайні покупці
Видаткова накладна — це первинний документ постачальника, який підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від однієї особи до іншої, від постачальника до покупця. Цей документ містить всю потрібну для бухгалтерського обліку інформацію про таку операцію: назву документа, дату здійснення операції, назву постачальника, найменування і кількість поставленого товару, одиниці виміру, ціну, місце постачання, а також посади та прізвища осіб, які здійснили відпуск та прийняття таких ТМЦ. Даний перелік відповідає вимогам до первинних документів з частиною 2 статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік).
Зверніть увагу, що видаткова накладна — це, як правило, лише накладні, які виписуються назовні, тобто покупцям. Звідси й назва — «видаткова», тобто це документ, за яким видаються ТМЦ. Окрім видаткових накладних, існують ще:
прибуткові накладні – це та ж сама видаткова накладна, яка для іншої сторони слугує вхідним документом для оприбуткування отриманих ТМЦ. Однак все це один і той же документ, на якому написано «Накладна» або «Видаткова накладна». Назва «Прибуткова накладна» на самих документах ніколи не вживається, але під такою назвою ці «вхідні» накладні заносяться до бухгалтерської чи складської комп’ютерної програми при обліку ТМЦ;
внутрішні накладні – це вже документи на внутрішнє переміщення ТМЦ у межах підприємства. Прикладом такого документа може бути накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (у минулому відома під формою М-11). Альтернативою внутрішнім накладним є лімітно-забірні картки;
товаро-транспортні накладні (ТТН). Однак вони підтверджують факт перевезення ТМЦ перевізником, а не сам факт передачі ТМЦ покупцю. Складання ТТН не відміняє видаткової накладної.
Як видаткові накладні, так і внутрішні накладні насьогодні є документами довільної форми. Тобто такими, які не мають офіційно затвердженої та обов’язкової для всіх форми (бланку). Всі суб’єкти господарювання можуть розробляти власні форми накладних. Головне, аби вони відповідали вимогам до обов’язкових реквізитів первинних документів зі згаданої частини 2 статті 9 Закону про бухоблік. На практиці бухгалтери використовують просто ті форми накладних, які вже для них були розроблені у комп’ютерній програмі для автоматизації обліку.
Щодо вже згадуваної форми для внутрішньої накладної – М-11, то наказом Мінстату від 21.06.1996 № 193 насьогодні втратив чинність, тому її можна використовувати або після її затвердження певним внутрішнім наказом підприємства, або ж як певний зразок для розробки власних первинних документів. Як видаткова накладна вона не підходить, так як там немає частини потрібних для відпустку «назовні» реквізитів, зокрема сум ПДВ. Часто також як додатковий реквізит використовується номер банківського рахунку (див. далі).
Чи можна видаткову накладну використати для послуг
Ні, за свою суттю видаткова накладна призначена лише для ТМЦ, адже видаватися можуть лише матеріальні речі. Послуги ж надаються, а не видаються покупцю. Однак ніякої прямої заборони тут немає. Часто буває таке, що у видатковій накладній можна знайти й послуги.
послуги. Однак, як правило, це супутні послуги, тобто такі, що пов’язані з продажем товару. Наприклад, при продажу ноутбука чи смартфона у накладній можуть бути послуги з установки програмного забезпечення тощо. Якщо ж надаються виключно послуги, без продажу якихось пов’язаних товарів, то зазвичай оформляють акт приймання-передачі наданих послуг або просто акт надання послуг.
Видаткова накладна: можлива форма
Один з можливих варіантів видаткової накладної наведений нижче.
Як уже згадувалося видаткова накладна як первинний документ має містити обов’язкові реквізити, що визначені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Їхній зміст при цьому такий:
назва документа (форми). При цьому не обов’язково у назві має бути слово «видаткова». Може бути просто – «Накладна». У даному разі це ні на що не впливає. Однак на внутрішніх накладних, як правило, слово «внутрішня» є завжди;
дата складання. Датою має бути саме день фактичного здійснення господарської операції. Як правило, це день фізичної передачі товару. Платникам ПДВ слід бути обачним, так як саме на дату початку фізичного руху товару від продавця до покупця й може виникнути зобов’язання з ПДВ, якщо це перша подія й попередньої оплати не було;
назва підприємства, від імені якого склали документ. Назва може бути як повна, так і скорочена;
зміст і обсяг господарської операції. У платників ПДВ, хоча цього й немає у Законі про бухоблік, обов’язково – сума ПДВ. Це потрібно для співпадіння даних видаткової і податкової накладної;
одиниця виміру господарської операції. Обмежень немає – шт., кг, тонни, банки, метри, кв. мери, літри і т.д.;
посади осіб, відповідальних за проведення господарської операції та правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.
Видаткова накладна може містити також будь-які додаткові реквізити, серед яких:
код підприємства згідно з ЄДРПОУ;
номер документа;
місце складання документа;
рахунок у банку;
підстава для проведення операції (наприклад, договір купівлі-продажу);
дані про документ, що підтверджує особу одержувача або його повноваження (довіреність) тощо.
Важливість видаткової накладної у платників ПДВ
Платникам ПДВ потрібно слідкувати за тим, щоб дані видаткової і податкової накладної на одну й ту ж саму операцію співпадали до деталей. Наприклад, в описі номенклатури товару, ціні, кількості. Крім того, відсутність самої видаткової накладної може поставити під сумнів господарську операцію взагалі й покупець може бути позбавлений права на податковий кредит в ході податкової перевірки. Накладна, як згадувалось, є підтвердженням початку фізичного руху ТМЦ.
Зразок заповнення видаткової накладної 2024
Приклад заповненої видаткової накладної наведений нижче.
