експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Видаткова накладна, мабуть, найпоширеніший документ у тих, хто постійно придбаває або продає різні ТМЦ. Саме на підставі видаткової накладної юрособи та фізособи-підприємці відпускають матеріальні цінності під час своєї господарської діяльності. Звичайні покупці також часто мають справу з видатковою накладною, коли придбавають товари у магазинах оптової торгівлі, наприклад, будматеріалів. Розберімося докладно, за якими правилами складати видаткову накладну у 2025 році
Видаткова накладна — це первинний документ, який складається постачальником та підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від однієї особи до іншої (як правило, від постачальника до покупця через їхніх представників).
Видатковою накладною називають накладну, що виписується назовні, тобто покупцю. Звідси й назва — «видаткова», тобто це документ, за яким ТМЦ видаються. Окрім видаткових, існую ще такі накладні:
прибуткова накладна — це та ж сама видаткова накладна, яка для іншої сторони слугує вхідним документом для оприбуткування отриманих ТМЦ (звідси й назва). Однак видаткова та прибуткова накладна — це один і той же документ, на якому написано «Накладна» або «Видаткова накладна». Назва «Прибуткова накладна» на самих документах ніколи не вживається, але під такою назвою ці «вхідні» накладні, як правило, заносяться до бухгалтерської чи складської комп’ютерної програми при обліку ТМЦ;
внутрішня накладна — це вже документ на внутрішнє переміщення ТМЦ у межах підприємства. Прикладом такого документа можебути накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (наприклад, форма М-11). Альтернативою внутрішній накладній є лімітно-забірна картка;
товарно-транспортна накладна (ТТН) — це документ, що підтверджує факт перевезення ТМЦ перевізником, а не сам факт передачі ТМЦ покупцю. ТТН не заміняє видаткової накладної, бо передача ТМЦ та їхнє перевезення — це різні операції.
За якою формою складається видаткова накладна
Як видаткові, так і внутрішні накладні насьогодні є документами довільної форми. Тобто такими, які не мають офіційно затвердженої та обов’язкової для всіх форми (бланку). Усі суб’єкти господарювання можуть розробляти власні форми накладних. Головне, аби вони відповідали вимогам до обов’язкових реквізитів первинних документів з частини 2 статті 9 Закону про бухоблік. На практиці бухгалтери використовують просто ті форми накладних, які вже для них були розроблені у комп’ютерній програмі для автоматизації обліку.
Щодо вже згадуваної форми для внутрішньої накладної — М-11, то наказ Мінстату від 21.06.1996 № 193 насьогодні втратив чинність, тому її можна використовувати або після її затвердження певним внутрішнім наказом підприємства, або ж як певний зразок для розробки власних первинних документів. Як видаткова накладна форма М-11 не підходить, адже там немає частини потрібних для відпустку «назовні» реквізитів, зокрема сум ПДВ. Часто також як додатковий реквізит використовується номер банківського рахунку (див. далі).
Чи можна видаткову накладну використати для послуг
Ні, за свою суттю видаткова накладна призначена лише для ТМЦ, адже видаватися можуть лише матеріальні речі. Послуги ж надаються, а не видаються покупцю. Однак ніякої прямої заборони тут немає. Часто буває таке, що у видатковій накладній можна знайти й послуги.
послуги. Однак, як правило, це супутні послуги, тобто такі, що пов’язані з продажем товару. Наприклад, при продажу ноутбука чи смартфона у накладній можуть бути послуги з установки програмного забезпечення тощо. Якщо ж надаються виключно послуги, без продажу якихось пов’язаних товарів, то зазвичай операція оформляється через акт приймання-передачі наданих послуг або акт наданих послуг.
Приклад форми (бланку) видаткової накладної 2025
Наводимо один із можливих варіантів форми (бланку) видаткової накладної:
Як уже зазначалося, видаткова накладна у якості первинного документа повинна містити обов’язкові реквізити, що визначає частина 2 статті 9 Закону про бухоблік. Зміст таких реквізитів такий:
назва документа (форми). При цьому не обов’язково у назві має бути слово «видаткова». Може бути просто — «Накладна». У цьому разі це ні на що не впливає. Однак на внутрішніх накладних, як правило, слово «внутрішня» є завжди;
дата складання. Датою має бути саме день фактичного здійснення господарської операції. Як правило, це день фізичної передачі товару. Платникам ПДВ слід бути обачним, оскільки саме на дату початку фізичного руху товару від продавця до покупця й може виникнути зобов’язання з ПДВ, якщо це перша подія й попередньої оплати не було;
назва підприємства, від імені якого склали документ. Назва може бути як повна, так і скорочена;
зміст і обсяг господарської операції. У платників ПДВ, хоча цього й немає у Законі про бухоблік, обов’язково — сума ПДВ. Це потрібно для співпадіння даних видаткової і податкової накладної;
одиниця виміру господарської операції. Обмежень немає — шт., кг, тонни, банки, метри, кв. метри, літри і т.д.;
посади осіб, відповідальних за проведення господарської операції та правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції.
Видаткова накладна може містити також будь-які додаткові реквізити, серед яких:
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Чи повинна бути посади підписантів у видатковій накладній
Посади мають бути. Закон про бухоблік зобов’язує зазначати у первинних документах посади осіб, які отримують товар, і відповідальних за правильність її оформлення, а також їхні підписи. Отже, у видатковій накладній як первинному документів мають бути посади осіб, між якими відбулася передача господарська операція, тобто приймання-передача ТМЦ.
Чи повинна бути печатка у видатковій накладній
Печатки може й не бути. Печатку на видатковій накладній ставити не обов’язково, адже печатка не є обов’язковим реквізитом первинних документів (той же перелік у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Не вимагають цього й правила Положення № 88, за яким документ має бути підписаний особисто, а підпис може (а не має) бути скріплений печаткою (п. 2.5 розд. ІІ Положення № 88).
Суб’єкти господарювання взагалі не зобов’язані зараз використовувати печатку. Навіть якщо вона є. Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює ніяких юридичних наслідків (ст. 581 Господарського кодексу України). Головне — підписи та інші обов’язкові реквізити, а не печатка.
Чи важлива видаткова накладна для платників ПДВ
Платникам ПДВ потрібно слідкувати за тим, щоб дані видаткової і податкової накладної на одну й ту ж саму операцію співпадали до деталей. Наприклад, в описі номенклатури товару, ціні, кількості. Крім того, відсутність самої видаткової накладної може поставити під сумнів господарську операцію взагалі й покупець може бути позбавлений права на податковий кредит в ході податкової перевірки. Накладна, як згадувалось, є підтвердженням початку фізичного руху ТМЦ.
