експерт з оплати праці та податкового обліку Експертус Головбух Цифрового видавництва Експертус, Київ
Декретні нараховуйте за весь період, на який сформовано лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами. У Додатку Д1 до Об’єднаної звітності (Податкового розрахунку) покажіть їх з окремими кодами застрахованих осіб та розподіліть за місяцями, за які їх нарахували. Отже, тримайте правила
Допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — декретні) призначайте на підставі листка непрацездатності з причиною «Вагітність та пологи». Його вважають виданим за сім днів після дати, коли відкрили (п. 1 розд. IIІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234). Тому оплатіть його, не чекаючи, доки завершиться період, на який відкривають лікарняний.
Тривалість декретної відпустки в загальному випадку становить 126 календарних днів (к. дн.) За весь період декретної відпустки, яка триває декілька місяців, нараховуйте і виплачуйте декретні одразу однією сумою.
Це правило зумовлює особливості, за якими суми декретних слід вносити до Об’єднаної звітності (Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4).
Як відобразити декретні в Додатку Д1 Об’єднаної звітності
У Додатку Д1 показуйте декретні за той місяць, у якому їх нарахували в бухобліку. При цьому зважайте на окремі правила.
1. Розподіліть суми декретних за місяцями, за які їх нарахували. Тобто сформуйте окремі рядки для декретних, що припадають на дні відповідного місяця.
У Додатку Д1 може бути декілька записів, якщо протягом звітного місяця працівникові нарахували виплати за поточний і майбутні періоди, зокрема декретні (п. 1 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4).
2. Покажіть декретні в рядках окремо від зарплатий інших виплат. Ідентифікуйте їх у графі 08 за окремими кодами категорії застрахованих осіб (КЗО):
42 — особи, на декретні яких ЄСВ нарахували за ставкою 22%;
43 — особи з інвалідністю, для яких діє ставка 8,41%.
Суми декретних зазначайте не загальною сумою в одному рядку за місяць, у якому їх нарахували, а розподіліть за місяцями, на які припадає декретна відпустка(період вагітності та пологів). Рядків буде стільки, за скільки місяців нарахували декретні.
3. До графи 10 запишіть місяць і рік, за дні якого нарахували декретні. До графи 15 внесіть кількість к. дн. декретної відпустки в місяці, що його записали у графі 10.
4. Графу 14, яка містить кількість к. дн. перебування у трудових відносинах, для звітного місяця заповніть у рядку із сумою зарплати. Якщо за відповідний місяць не нараховували зарплатної виплати, заповніть її в рядку, де записали суму декретних.
Коли дні декретної відпустки припадають на майбутні звітні періоди, допускається заповнити графу 14 із кількістю к. дн. перебування у трудових відносинах. Тоді в рядках із сумою декретних за наступні за звітним місяці проставте у графі 14 кількість к. дн. відповідного місяця. Якщо декретна відпустка триває весь місяць, графа 14 дорівнюватиме графі 15, тобто кількості к. дн. відповідного місяця.
У місяці, коли завершується декретна відпустка, запишіть у графі:
15 — кількість к. дн. декретної відпустки в цьому місяці;
14 — кількість к. дн. відповідного місяця.
Якщо надалі в місяці, коли завершиться декретна відпустка, будете нараховувати зарплатні виплати, сформуйте на працівницю рядок за цей звітний місяць, але графу 14 у ньому вже не заповнюйте.
Оскільки суми декретних показали в Додатку Д1 за той місяць, в якому їх нарахували, в наступних звітних місяцях, у яких декретна відпустка тривала весь місяць, не формуйте на працівницю рядків, адже інших сумових показників за ці місяці немає.
Після того як внесли до Додатка Д1 суми декретних, програмне забезпечення автоматично перенесе підсумовані дані з нього до табличної частини Об’єднаної звітності. Простежте, аби ці суми коректно потрапили до рядка 1.5 «сума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами» табличної частини. На відміну від лікарняних, суми декретних не розподіляйте за джерелами оплати, оскільки їх повністю оплачують коштом ПФУ.
Як правильно заповнити додатки для декретних виплат
Щоб уникнути помилок під час звітування, важливо правильно відобразити декретні виплати в додатках до Об’єднаної звітності. Ділимося зразками, які допоможуть оформити все без зайвих питань. Скачайте потрібний:
ЄСВ нараховуйте на декретні за кожен місяць окремо. Дотримуйте алгоритму.
1. Спочатку розподіліть нараховану суму декретних на кількість днів, за які їх нарахували. Тоді визначте середньоденний розмір декретних.
2. Щоб визначити суму декретних, яка припадає на кожен місяць окремо, помножте середньоденний розмір декретних на кількість к. дн. кожного місяця, за які їх нарахували.
3. Щоб дізнатися суму ЄСВ, суму декретних, яку обчислили за кожен місяць окремо, помножте на ставку ЄСВ (пп. 1 п. 2 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449 (у редакції наказу від 21.12.2020 № 790).
Максимальну та мінімальну базу нарахування ЄСВ визначайте щомісяця. Включайте до неї суму декретних, яку визначили за кожен місяць окремо.
У Додатку Д1 відображайте декретні в місяці, коли їх нарахували, але з розподілом за дні місяця, на які вони припадають.
Тому в місяці, за який звітуєте в Додатку Д1, покажіть нараховані декретні, які стосуються:
попереднього місяця, якщо листок непрацездатності, відкритий у 20-х числах місяця, оплачуєте наступного місяця. Тоді у звітному місяці може знадобитися визначити додаткову базу нарахування, якщо за минулий місяць зарплата і декретні сумарно є меншими за мінімальну зарплату. Додаткову базу нарахування ЄСВ також визначте, якщо на звітний місяць припадають лише декретні та їх сума менша за мінімальну зарплату;
звітного місяця. Тоді визначте додаткову базу нарахування, якщо зарплата і декретні за цей місяць сумарно є меншими за мінімальну зарплату;
наступних звітних місяців, на які припадає декретна відпустка. ЄСВ нараховуйте на фактичну суму декретних, що розподілили на майбутні місяці. Базу нарахування ЄСВ наперед не визначайте, адже вона ще не відома, поки не завершилися місяці, за які звітуєте.
Декретні за наступні місяці, що їх показали в Додатку Д1 за звітний місяць, формують базу нарахування ЄСВ за наступні місяці. Тому коли звітуватимете за наступні місяці, перевірте, чи дотягує розмір місячного доходу до рівня мінімальної зарплати. Якщо вона не перевищить мінімальної зарплати, заповніть у Додатку Д1 рядок із додатковою базою нарахування та сумами донарахованого ЄСВ.
Тоді сформуйте рядок, у якому проставте у графах:
08 — код КЗО 42;
09 — код типу нарахувань 13;
18 — додаткову базу нарахування ЄСВ — різницю між розміром мінімальної зарплати і декретними;
20 — суму ЄСВ, яку нарахували на цю різницю.
Графи 14 і 15 залиште порожніми.
Заповнення Додатка Д1 Об’єднаної звітності, коли сума декретних менша за мінзарплату
Читайте також про відображення декретних для сумісників в Об’єднаній звітності. Листок непрацездатності, відкритий після 04.04.2025, роботодавець оплачує і за основним місцем роботи, і за сумісництвом. Правила відображення декретних однакові незалежно від місця роботи працівниці. Проте сумісництво — це окремий трудовий договір, тож дізнайтеся всі деталі.
