Не склали графік документообігу? Чекайте наслідків

Якщо документ затримується на будь-якому етапі документообігу — неприємні наслідки забезпечені. Головні бухгалтери бюджетних установ часто підходять до складання графіка документообігу формально або обмежуються записом у наказі про організацію бухгалтерського обліку. Однак не варто нехтувати складанням графіка документообігу, оскільки згодом праця та витрати часу бухгалтера виправдаються.

Втрата первинних документів через руйнування офісу

Саме за допомогою графіка документообігу можна розв’язати багато питань, пов’язаних з рухом документів. Графік дає право головному бухгалтеру вимагати, щоб працівники подавали документи у зазначені терміни. Якщо графіка немає — не факт, що фінансову звітність складуть якісно та своєчасно.

Аби не порушити законодавство і не наразитися на штрафи, скористайтеся нашими порадами.

► Первинні документи: скільки зберігати і як знищувати

Як відбувається документообіг

Первинний документ від створення до завершення його обробки та передачі на зберігання до архіву проходить певний шлях. Такий рух документів називають документообігом. Документообіг має п’ять основних етапів:

• складання документа або надходження від сторонньої організації;
• передача до бухгалтерії для обробки;
• перевірка.

► Облікові новації 2018 року: що має знати бухгалтер

Перевіряйте первинні документи за формою та змістом. А саме: чи має документ обов’язкові реквізити, чи відповідає господарська операція законодавству у сфері бухгалтерського обліку, чи ув’язані логічно окремі показники (п. 2.15 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88; далі — Положення № 88);

• обробка.

На первинних документах, які пройшли обробку, проставляйте відмітку, яка унеможливить їх повторне використання. За ручної обробки — дату запису в обліковий регістр, а за обробки на обчислювальній установці — відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку, або відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами (п. 2.17 Положення № 88);

• передача до архіву на зберігання.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси передавайте до архіву. А до того зберігайте в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.1, 6.2 Положення № 88).

Як скласти графік документообігу

Єдиної визначеної законодавством форми графіка документообігу немає. Установа самостійно затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації (п. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XІV; далі — Закон про бухгалтерський облік).

Коли складаєте графік документообігу, за основу беріть графік, затверджений наказом Міністерства фінансів СРСР від 29.07.1983 № 105. Застосовувати його бюджетним установам як зразок дозволив Мінфін (лист від 07.04.2014 № 31-08420-06-29/6985).

► Як усувати порушення під час та після ревізії: поради колишнього ревізора

Графік документообігу складайте під керівництвом головного бухгалтера. затверджує його керівник установи наказом про організацію бухгалтерського обліку.

Графік документообігу має відповідати не лише чинному законодавству, а й локальним правовим актам установи, наприклад, розробленим в установі положенням про структурні підрозділи, посадовим інструкціям та іншим документам.

У графіку відображайте роботи зі створення, перевірки та обробки документів, які виконують структурні підрозділи. Зазначайте терміни і відповідальних виконавців. Закріплюйте порядок обігу кожного виду документів — від їх отримання або створення, реєстрації, затвердження, передачі, поточного зберігання, постійного зберігання до знищення або передачі до архіву. У різних установах графіки різняться лише складом документів. Пропонуємо використовувати такі реквізити графіка документообігу:

• найменування документа;
• інформація щодо:
• створення первинного документа;
• перевірки документа;
• обробки документа;
• подальшого проходження документа;
• передачі документа в архів.

► Первинні документи в бухгалтерському обліку

Графік можна оформити у вигляді таблиці, в якій зазначте осіб, відповідальних за оформлення, обробку і перевірку документа, терміни, у які його треба опрацювати, і порядок передачі його до архіву на зберігання.

Графік складайте за всіма ділянками бухгалтерського обліку, адже на кожній ділянці обліку використовують свої первинні документи. Інформація у графіку має бути доступною, зрозумілою і однозначно тлумачитися. Зразок форми графіка документообігу бюджетної установи наведено в Додатку 1.

► І швець, і жнець… або Бухгалтер — він і кадровик

За графіком документообігу працівники установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їхньої діяльності. За своєчасну розробку і передачу документів відповідають особи, які їх створили і підписали. Кожному працівнику під підпис вручіть витяг із графіка документообігу. Там працівник має побачити, які документи має створювати, коли й до якого підрозділу їх подавати.

У графіку документообігу зазначайте не прізвища конкретних працівників, відповідальних за виконання операції, а їхні посади. Це позбавить від необхідності вносити зміни до графіка щоразу, як хтось із працівників звільниться, захворіє тощо.

На практиці трапляються випадки, коли працівники подають до бухгалтерії неправильно складені первинні документи. Щоб запобігти такій ситуації, додайте до графіка документообігу зразки заповнення всіх документів.

Варто пам’ятати, що дотримати повною мірою графік документообігу не можна без належного контролю за ним.

Як контролювати дотримання графіка документообігу

Як виконавці дотримуються графіка документообігу, контролює головний бухгалтер (п. 5.5 Положення № 88). Працівники всіх підрозділів і служб установи обов’язково мають враховувати вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до відділу бухгалтерського обліку необхідних документів.

► Передача справ у разі зміни головбуха

Тому керівник установи наказом має зобов’язати працівників, які беруть участь у процесі документообігу, подавати первинні документи у відділ бухгалтерського обліку відповідно до затвердженого графіка та встановити відповідальність цих працівників за недотримання графіка.

Порушення трудової дисципліни — це невиконання або неналежне виконання покладених на працівника трудових обов’язків.

Працівників, які постійно порушують графік документообігу, керівник установи може покарати й матеріально. Наприклад, позбавити премії на певний період або зменшити її розмір, позбавити винагороди за наслідками роботи установи за рік тощо. Адже відповідно до законодавства, а саме статті 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР, керівники установ мають право встановлювати розміри премій та інших заохочувальних виплат у колективному договорі.

Щоб належно контролювати дотримання графіка документообігу, до положення про преміювання, яке є додатком до колективного договору, внесіть пункт «Критерії для зменшення розміру премії».

На що звертають увагу ревізори

Ревізори прискіпливо перевіряють, чи правильно та своєчасно оформлені первинні документи. Неналежно організований процес оформлення та обробки первинних документів — передумова для відображення в обліку недостовірних даних, неповного висвітлення господарських операцій в обліку, порушення строків подання фінансової та бюджетної звітності.

Якщо ревізори встановлять, що господарські операції проводили в облікових регістрах в іншому звітному періоді, вони кваліфікуватимуть це як порушення частини п’ятої статті 9 Закону про бухгалтерський облік. Отже, матимуть право накласти штрафні санкції за порушення встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку за статтею 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП). А це — штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. (Акт ревізії (витяг) див. у Додатку 2).