Норма расхода топлива

Зачем нужны нормы списания топлива

Первое, начнем с того, что просто списать топливо и другие ГСМ на затраты нельзя, так как есть налоговая, которая контролирует связь расхода ГСМ с хозяйственной детальностью предприятия. Напомним, что в первую очередь, эта проблема касается учета НДС. Предприятие должно убрать (компенсировать) тот налоговый кредит, который был им получен, если ТМЦ, ГСМ, основные средства перестают использоваться в хозяйственной деятельности. ГСМ всегда есть и будут объектом возможной кражи (“слива”) и поэтому всегда должны быть на особом контроле. Поэтому правило простое:

• расход ГСМ вложился в установленные нормы списания – все прекрасно, можно обычным путем списывать такие ГСМ на затраты;
• расход ГСМ превысил установленные нормы расхода – что ж, разницу придется списывать особым путем с последствиями по НДС.

Таким образом, норма списания ГСМ – это по своей сути порог-делитель затрат на хозяйственные/нехозяйственные.

Кому можно не пользоваться нормами расхода ГСМ?

А если предприятие неплательщик НДС? Может, можно не пользоваться нормами? Например, юрлицо или физлицо-предприниматель 3 группы на едином налоге 5%? Проблема в том, что кроме НДС, есть еще и налог на доходы физлиц (НДФЛ). Если есть работники, которые ездят на автотранспорте предприятия, то ненормативное расходование ГСМ – это дополнительное благо, которое они получают (в случае признания их вины), а значит, оно должно быть обложено НДФЛ (и военным сбором). Таким образом, нормы расхода топлива выполняют не только фискальную функцию (хоздеятельность/нехоздеятельность), а прежде всего контрольную функцию.

То, что нормы списания бензина и др. ГСМ выполняют еще и контрольную функцию, не следует забывать, так как без норм списания просто невозможно будет доказать тот же “слив” топлива водителем, работающего на предпринимателя 3 группы (5%), который хотя и не должен вести учет затрат по НКУ, но должен контролировать свои ресурсы в своих же интересах.

Однозначно не придавать значения расходу топлива могут разве что физлица-предприниматели 1 группы, у которых не может быть наемных работников и нету учета затрат.

Внимание списанию ГСМ по нормам следует уделять предпринимателям общей системе налогообложения физлиц-предпринимателей – у них есть учет затрат при определении объекта налогообложения и ГСМ признаются для них со стороны налоговой, но могут быть не признаны сверхнормативные расходы.

Ну и напоследок, такие выводы подтверждаются и мнением Мининфраструктуры в письме от 21.02.2017 г. № 1441/18/10-17. Госорган говорит о том, что разработанные им нормы обеспечивают единый подход к проведению субъектами хозяйствования расчетов нормативных расходов топлива для транспортных средств. Мининфраструктуры настаивает на том, что списание ГСМ по нормам должно проводится субъектами хозяйствования независимо от их формы собственности или формы налогообложения.

Если предприятие/предприниматель не имеет утвержденных норм списания ГСМ, то есть риск, что ГФС все расходы сможет счесть ненормативными.

Какими нормами пользоваться?

Существуют рекомендованные Минтрансом (бывшее название Мининфраструктуры) Нормы расхода топлива с смазочных материалов на автомобильном транспорте (приказ Минтранса от 10.02.1998 г. № 43, далее Нормы Минтранса). Какие-либо новые нормы расхода топлива не утверждались. Именно “рекомендованные”, так как этот приказ не имеет регистрации в Минюсте. Но на самом деле они “обязательно рекомендованные”, так как:

• на их соблюдении всеми субъектами хозяйствования настаивает Мининфраструктуры (уже упомянутое выше письмо от 21.02.2017 г. № 1441/18/10-17, где говорится о том, что списание ГСМ должно осуществляться всеми субъектами хозяйствования на основе Норм Минтранса, так как они обеспечивают “единую прозрачную схему”; и еще письмо Мининфраструктуры от 17.02.2014 г. № 1545/25/10-14, где подчеркивается, что Нормы Минтранса являются действующими даже без их регистрации в Минюсте);
• главное, – на Нормах Минтранса настаивает налоговая, например, письмо ГФС от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15.

Но несмотря на наличие Норм Минтранса нормы на списания топлива на предприятии должны быть обязательно урегулированы внутренним приказом с учетом всех технических характеристик автомобилей, эксплуатационных норм и прочих факторов (об этом говорит, например, решение ВАСУ от 16.02.2016 г. № К/800/49593/15). Если такого приказа нет, то опять возникает риск, что ГФС при проверке либо признает все затраты ГСМ ненормативными, либо пересчитает все по Нормам Минтранса. При пересчете могут быть учтены не все факторы связанные с транспортом вашего предприятия, например, климатические.

Можно ли использовать свои нормы расхода ГСМ

Как уже было разъяснено выше – ГФС ориентируется при проверках на линейные нормы расхода топлива с Норм Минтранса. Другое дело, что предприятие может и должно отобрать те факторы, которые связаны именно с его автотранспортом и утвердить их Приказом об установлении норм расхода топлива (можно отдельными приказами по каждому автомобилю или общим). Он может содержать следующее:

• базовые линейные нормы расхода бензина (дизтоплива, пропана) на пробег автомобиля на 100 км (именно по тому автотранспорту, который имеет предприятие) на 100 км;
• нормы на выполнение транспортной работы на 100 т∙км (расход топлива увеличивается при перевозке груза);
• нормы на поездку с грузом на поездку (расход топлива увеличивается при маневрировании, погрузке, разгрузке);
• нормы на работу спецоборудования, которое установлено автомобиль (если такое имеется);
• нормы на работу обогревателя или кондиционера;
• поправочные коэффициенты на расход в особых условиях, например, в зависимости от температурного режима (в мороз расход больше), выше расход в сложные дорожные условия (гололед, снег, дождь), езды по городу (по городу расход выше, чем по трассе).

Поправочные коэффициенты могут разработать и утвердить специалисты специальной комиссии, созданной на предприятии или специалисты СТО, где проходит обслуживание автомобиль (письмо Мининфраструктуры от 03.02.2015 г. № 1186/25/10-5).

Случаем возможного временного применения своих норм (например, с техпаспорта автомобиля) является ситуация отсутствия требуемой марки автомобиля в Нормах Минтранса. Тогда предприятие должно утвердить временно свои и обратиться в ГП “Государственный автотранспортный научно-исследовательский и проектный институт” для разработки им требуемы норм. Такие нормы будут действовать только для обратившегося предприятия.

Списывать топливо по фактическим расходам или же, за рекомендациями фискалов по установленным нормам, утвержденными приказом Минтранса № 43?

Отметим также, что нормы списания смазочных материалов для новых автомобилей не разрабатываются. Если требуемой модели автомобиля нету в перечне, то используются общие с п. 2.3 Норм Минтранса.

Временные нормы (на получение норм с госинститута уйдет больше месяца) утверждаются приказом руководителя по предприятию.

Документальное оформление списания топлива

Обычно для списания топлива используются акты на списание ГСМ, которые составляются на основании путевых листов. На сегодняшний день типовой формы нет, но на необходимость путевого листа намекает письмо ГФС от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-02-02-15. Можно также воспользоваться недействующими уже нормативными документами:

• приказ Минтранса от 29.12.1995 г. № 488/346 (для грузовых автомобилей);
• приказ Госкомстата от 17.02.1998 г. № 74 (для легковых автомобилей).

Также предприятие может разработать путевые листы самостоятельно. Главное, чтобы был документ, который подтверждал расход топлива и соблюдение параметров по приказу предприятия о нормах списания.

Налоговый учет сверхнормативного списания топлива

Налог на прибыль. Предприятия-малодоходники (меньше 20 млн грн) определяют налог на прибыль по финрезультата до налогообложения по данным бухгалтерского учета, поэтому на них учет сверхнормативных расходов не влияет.

Не влияют ненормативные расходы и на тех, кто определяет финрезультат с применением налоговых разниц, так как корректировка в этом случае НКУ не предусмотрена (письмо ГФС от 20.01.2017 г. № 1186/6/99-99-02-02-15). Но подтвердительные документы (те же путевые листы и акты списания) необходимы всем.

НДС. В случае сверхнормативного списания топлива такие затраты не признаются связанными с хоздеятельностью (пп. 14.1.36 НКУ), поэтому возникает необходимость начисления компенсирующего налогового обязательства по НДС (п. “г” п. 198.5 НКУ). Базой налогообложения в таком случае будет стоимость их приобретения (п. 189.1 НКУ). Начислить такое налоговое обязательство нужно в отчетном периоде, в котором были выявлен сверхнормативный расход.

Особенности такой налоговой накладной:

• регистрируется ее позднее последнего дня отчетного (налогового) периода;
• обычно составляется в сведенной форме, поэтому ставится отметка “х” в графе “Сводная налоговая накладная”;
• тип причины указывается “13”;
• указывается условный ИНН “600000000000”;
• вместо номенклатуры указываются номера и даты “входящих” налоговых накладных, по которым покупалось топливо и начисляется компенсирующее налоговое обязательства по НДС (или номера и даты чеков);
• в гр. 10 указывается стоимость сверхнормативно расходованного топлива;
• в гр. 4 ставится “грн”;
• гр. 3.1-3.3 (коды) и гр. 5-9 не заполняются.

Если водитель признал сверхнормативный расход и компенсировал его предприятию, то это рассматривается как компенсация недостачи или компенсация убытков и включается в базу начисления НДС.

НДФЛ и военный сбор. Если вины работника нету, то налоги им не платятся. Также не уплачиваются, если он признал свою вину (объяснительная записка работника, приказ про дисциплинарное взыскание, заявление о списании с зарплаты суммы компенсации) и компенсировал потерю предприятию.

Если же работник не признал вину, и она доказана, то нужно удержать с работника НДФЛ начисленный на стоимость сверхрастраченных ГСМ с использованием натурального коэффициента (п. 164.5 НКУ), та как считается, что работник получил дополнительное благо (п. 164.2.17 НКУ). Что касается военного сбора, то он также начисляется, но на саму сумму растраченных ГСМ без применения натурального коэффициента.

Пример расчета нормативного расхода топлива

Пускай линейная норма списания бензина на Ford Focus (объем двигателя 1 596 см3, бензин) – 6,8 л/100 км. Есть следующие повышающие коэффициенты по приказу:

• повышающий по работе в городских условиях – 15%;
• работа в холодное время года – 6%.

Автомобиль проехал в январе 2018 г. 150 км.

Суммарный повышающий коэффициент: 6+15 = 21%.

Нормы расхода для такого автомобиля будут: 0,01×6,8×150 км ×(1+0,01×21) = 10,2×1,21 = 12,34 л. Общие формулы можно найти в разделе 4 Норм Минтранса.

Проводки списания топлива

Типичными бухгалтерскими проводками по списанию топлива будут:

Будьте в курсе

---

• Проверки 2019
• Прожиточный минимум 2019
• Индекс инфляции
• ЕСВ 2019: реформирование
• НДС: 2019
• НДФЛ: 2019
• Налоговая социальная льгота 2019