експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Списание топлива — сложный участок бухгалтерского учета, к которому налоговая всегда проявляет интерес, поскольку знает, что тут всегда можно «что-то» найти. В обзоре расскажем о нормах расхода, их применении, документальном оформлении, путевых листах, акте на списание топлива, проводках
Есть ли официальные нормы расхода топлива на предприятии в 2025 году
Обязательных норм списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) на сегодня нет. Напомним, что Нормы отМинтранспорта, утвержденные его приказом от 10.02.1998 № 43 (далее — Нормы № 43), были отменены 2 ноября 2023 года. Они содержали нормы расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ) на автотранспорте, учитывают базовый линейный пробег автомобиля по разным маркам, моделям и разным видам топлива (бензин, ДТ, газ) и различные повышающие коэффициенты: работа в холодных условиях, работа в городских условиях, использование прицепа, масса груза и т.д. Налоговики неоднократно Нормы № 43 в своих разъяснениях считали обязательными, хотя они действительно носили рекомендательный характер.
Взамен Нормам № 43 никаких официальных документов не утверждали. Однако в ноябре специалистами ГП «ГосударственнотрансНИИпроект», где и разрабатывались Нормы № 43, были созданы следующие документы, которые носят рекомендательный характер:
Какими же нормами списания топлива воспользоваться?
На самом деле есть несколько вариантов:
пользоваться и дальше Нормами № 43;
пользоваться Базовыми нормами (это лучше, потому что более новые);
разработать и утвердить свои нормы — на основе Норм № 43 или Базовых норм.
Последний вариант со своими нормами самый лучший, когда:
приобрели очень новый автомобиль, другое транспортное средство, просто отсутствующее в Базовых нормах;
переоборудовали уже имеющийся в Базовых нормах автомобиль на ГБО (газобаллонное оборудование). Нормы № 43 и Базовые нормы расхода газа содержат только по уже оборудованным с завода на газ автомобилям. Придется пользоваться специальным переводом, например, бензин считается в пропорции 1:1,25 (линейная норма 10 л бензина = 12,5 л газа/100 км);
провели определенную модификацию автомобиля и перешли на какие-то экзотические виды топлива или начали использовать определенные смеси топлива с другими горючими веществами. К примеру, смесь «бензин + водород», биотопливо, каким-то образом смогли поставить электродвигатель и другая экзотика;
автомобиль вообще индивидуально изготовлен (переоборудован из другого транспортного средства). Такого в принципе не может быть даже в Нормах № 43 и Базовых нормах.
Кроме того, может быть еще одна проблема — новые поколения моделей автомобилей более экономичны, чем их предшественники, а в Нормах № 43, например, есть только Ford Focus без указания поколения выпуска.
Выбранный вариант предприятие может утвердить в своем приказе об учетной политике или другим внутренним приказом, например, в Положении о списании горючего. Далее этот вариант будем называть Нормы списания ГСМ.
Если предприятие потратило топливо сверх нормы, то даже при наличии первичных документов по приобретению и списанию такого топлива эти сверхнормативные расходы считаются такими, которые не касаются хозяйственной деятельности. Считается, что топливо было использовано для собственных нужд. При сверхурочном расходовании топлива надо:
начислить компенсирующее налоговое обязательство по НДС в отчетном периоде, в котором возник сверхнормативный расход (пп. « г» п. 198.5 НК). Сумма такого обязательства = сумме налогового кредита, который был показан при приобретении такого сверхнормативного израсходованного топлива. Таким образом базой начисления НДС является стоимость приобретения сверхнормативного топлива без НДС (п. 189.1 НК);
зарегистрировать соответствующую налоговую накладную. Напоминаем, что срок регистрации таких компенсирующих налоговых накладных составляет 20 к. д. (после окончания месяца, в котором они были составлены).
Внимание: при сверхурочной вытравке ГСМ следует начислить компенсирующее налоговое обязательство по НДС
Однако сверхурочные выплаты топлива не влияют на признание расходов в учете налога на прибыль. Дело в том, что налог на прибыль рассчитывается по правилам бухгалтерского учета, а там по сверхурочные расходы – это все равно расходы и налоговых разниц здесь нет. Следовательно, как у малодоходника, так и крупнодоходника ничего корректировать не нужно. Такая позиция подтверждается письмом ГФС от 20.01.2017 № 1186/6/99-99-02-02-15.
Внимание:сверхурочные расходы топлива не влияют на налог на прибыль, но могут повлечь доначисление НДС.
Однако лучше перерасход горючего не допускать. Кроме проблемы с налогообложением дополнительного блага может быть еще одна — акцизный налог (ИНК ГФС от 31.05.2019 № 2501/6/99-99-15-03-03-15/ІПК). ГНС может утрату подакцизного товара — горючего — может еще и рассмотреть, как объект налогообложения акцизом по подпункту 213.1.6 НК. Как следствие, требование регистрироваться плательщиком акциза.
Внимание:горючее — это подакцизный товар. Систематические и значительные перерасходы могут еще и спровоцировать и требование налоговиков регистрироваться плательщиком акциза
Нужны ли нормы неплательщикам НДС и единщикам
Такой вопрос встает, поскольку компенсирующих налоговых обязательств по НДС у неплательщиков быть не может, а у упрощенцев расходы на единый налог не влияют. Зачем тогда им нормы списания ГСМ?
Нужны. И вот почему: Нормы списания ГСМ выполняют, в первую очередь, контрольную функцию, чтобы водители не «сливали» топливо и другие ГСМ. Если их вообще нет, то у ГНС будут развязаны руки считать все расходы топлива сверхнормативными. В особенности при отсутствии первичных документов по учету и списанию ГСМ. На налогообложение это не повлияет, но налоговики могут тогда взяться за доказывание существования дополнительного блага у работников-водителей.
Как утвердить собственные нормы списания топлива, если есть такая необходимость
Вариантов может быть три:
разработать временные нормы на основе похожего технически и конструктивно транспортного средства из существующих Норм списания ГСМ;
разработать временные нормы на основе собственных замеров расходования топлива. Для этого надо назначить комиссию специалистов (водитель, механик, инженер и т.д.) и провести замеры расходования топлива. Замеры — это когда заливают полный бак, едут с определенной скоростью и смотрят, на сколько хватит такого топлива. Дальше простой арифметикой можно посчитать линейную норму расходования горючего. Например, залили 5 л горючего, которого хватило на 50 км. Следовательно, линейная норма = 5/50 100 = 10 л/100 км. Конечно, по результатам таких экспериментов надо оформить Акт в произвольной форме (за основу можно взять приложения Е, Ж из Норм № 43). Все измерения лучше делать через выбытия из бака автомобиля, а не по показаниям приборов учета самого автомобиля — так надежнее;
адресоваться в научно-исследовательский институт Мининфраструктуры ГосавтотрансНИИпроект. Они разработают временные индивидуальные нормы расхода горючего. Индивидуальные — это значит, что они действуют только для того субъекта хозяйствования, который обращался за разработкой и не могут быть использованы другими. Правда, разработка — за деньги.
Внимание:при отсутствии норм на новый автомобиль надежнее обратиться за их разработкой в ГосавтотрансНИИпроект.
Документальное оформление списания топлива при грузовых перевозках 2024
Несмотря на отмену официально утвержденных первичных документов на списание топлива ГНС все равно желает документального оформления. В этом можно убедиться в письме ГНС от 02.11.2015 № 23178/6/ 99-99-02-02-15.
Предприятиям не остается ничего, как внедрять свои формы первичных документов. В ситуации грузовых перевозок удобным может быть тот же путевой лист. Причина его распространения в том, что путевое письмо ранее входило в перечень документов, необходимых для перевозки грузов автотранспортом во внутреннем сообщении, если грузоперевозку осуществляет юрлицо, — как на заказ, так и для собственных нужд. Поэтому есть предприятия, которые и дальше применяют путевые листы, несмотря на их отличие.
Путевой лист — это единственный документ, который может подтвердить работу автомобиля и такие технические нюансы, как рабочий пробег, количество топлива до и после поездки и количество залитого топлива. Заполнение осуществляется водителем на основе показателей одометра и датчика уровня топлива в автомобиле. Его форму можно уже готовую взять с «недействующих» нормативных документов. Для грузовых автомобилей — это приказ Минтранса от 29.12.1995 № 488/346.
Внимание:путевые листы следует утвердить приказом по предприятию, поскольку они действующим законодательством не требуются.
Эти путевые листы вполне можно модернизировать: убрать лишние и ввести нужные реквизиты. Такие разработанные документы должны соответствовать части 2 статьи 9 Закона о бухучете. Однако здесь важно не переусердствовать, ведь некоторые реквизиты могут быть и нужны. Например, для пассажирских автобусов обязательным является медобследование с отметкой в путевом листе (при его наличии) и убирать реквизит о враче предприятиям не надо (п. 4.6 Положение из приказа Минздрава от 31.01.2013 № 65).
Путевые листы оформляются ежедневно. В конце дня водители должны сдавать их на предприятие. Исключением являются только водители, работа которых носит разъездной характер. Они сдают путевые листы по возвращении.
Обратите внимание, что списывать следует именно за использование горючего в баке автомобиля. Само же заливание горючего в бак не является расходованием топлива.
Надо ли еще что-то? Для незначительных объемов перевозок путевых листов вполне достаточно. Однако, как вариант, еще можно дополнительно осуществить обобщение информации путевых листов и составить за месяц (неделю) на основании путевых листов акт на списание топлива (или ведомость списания горючего, бухгалтерскую справку и т.п.). Такой сводный документ вполне уместен и облегчит бухгалтеру систематизацию существующих путевых листов. Но если грузовой автотранспорт предприятием используется не часто, то никакой надобности в актах на списание горючего нет. Можно тогда и без них. Путевые листы, кстати, тоже можно выписывать не каждый день, а на неделю или месяц — тогда смысл в акте на списание топлива теряется.
Расчет фактически использованного горючего осуществляем по формуле:
Фактический расход = Остаток в баке на начало + Заправка — Остаток в баке на конец
По каким документам списывать горючее для легковых автомобилей
О том, что списание горючего на расходы должно происходить на основании определенного собственно разработанного и утвержденного первичного документа, подтверждающего фактическое расходование горючего и содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона о бухучете, говорит письмо Минфина «О документировании списания горючего» от 15.05.2020 № 35220-07-10/14347. Рекомендованное название такого документа Минфин не определил.
Следовательно, можно использовать, например, акт на списание горючего или горюче-смазочных материалов. Такой акт отличается от акта списания горючего на основании путевых листов тем, что является самостоятельным документом. В таком самостоятельном акте на списание топлива указываются количество израсходованного топлива и его стоимостная оценка. Выходит, что такой акт все равно следует по содержанию путевой лист, а значит, последний можно взять в основу для разработки акта (см. выше о грузовых автомобилях). Однако следует учесть специфику легкового автотранспорта, в частности отсутствие необходимости в таких показателях, как вес груза. За основу можно взять, например, типичную форму из уже недействующего приказа Госкомстата от 17.02.1998 № 74, содержащая форму путевого листа для легкового автомобиля. Такую разработанную форму акта или путевого листа следует утвердить внутренним документом.
Однако сам акт на списание горючего (путевой лист) не позволит рассчитать стоимость списанного горючего, поскольку содержит только количественные показатели. Поэтому опять же, как и для грузовых автомобилей, нужен определенный обобщающий документ, которым может быть ведомость списания горючего (или бухгалтерская справка).
Можно использовать и ранее упомянутую систему названий документов:
путевой лист легкового автомобиля;
акт на списание горючего. В таком случае акт обобщает по путевым листам.
То есть можно несколько вариантов внутренних документов на списание топлива:
Вариант 1. Акт на списание горючего + ведомость на списание горючего (обобщающая по актам);
Вариант 2. Путевой лист легкового автомобиля + акт (ведомость) на списание горючего (обобщающий по путевым листам). Более традиционный
Выбранные названия для документов не изменяют их содержание. Однако первый документ в обоих вариантах — путевое письмо (акт) — обязательно должно быть, потому что ни одна ведомость, фискальные чеки РРО при приобретении горючего не доказывают факта его использования в хозяйственной деятельности налогоплательщика, а также не позволяет проконтролировать соблюдение норм списания горючего .
Все нужно утвердить определенным внутренним приказом по предприятию, например, можно разработать Положение о списании горючего.
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що персональні консультанти системи «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможуть розібратися, і заспокоять. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Если произошел перерасход, то от водителя желательно получить письменное объяснение причин. Эта формальность нужна для него же, чтобы не считать такое горючее дополнительным благом. При условии получения «хозяйственных причин» в письменных пояснениях (агрессивный стиль вождения, нерациональный маршрут, техническое состояние машины, низкое давление воздуха в шинах) бухгалтер получает окутывание перед налоговиками, почему не было обложено налогом дополнительное благо. Если же объяснений нет — это считается нецелевое использование горючего, иными словами «слив» горючего водителем. Тогда их следует обложить налогом как дополнительное благо, если водитель не компенсирует.
При значительном перерасходе даже при наличии объяснений лучше обложить налогом как дополнительное благо или договориться о возмещении горючего водителем (код «126» в Приложении 4ДФ).
В любом случае (при наличии письменных объяснений и без) — у плательщиков НДС начисляется компенсирующее налоговое обязательство по НДС.
Внимание:избегайте перерасходов. При их появлении возможны проблемы с учетом НДС, налогообложение дополнительного блага у работника.
Пример списания ГСМ. Установленная Нормами списания ГСМ линейная норма списания бензина на легковой автомобиль Ford Focus (объем двигателя: 1 596 см3, бензин, 5 дв., хэтчбек) — 6,8 л / 100 км. Есть такие повышающие коэффициенты:
работа в городских условиях (г. Киев) — 15%;
использование кондиционера для охлаждения выше 30C включительно — 9% (максимальная норма — 10%).
0,01×6,8×190 км × (1 + 0,01 × 24) = 12,92 × 1,24= 16,02 л
Таким образом, даже если потрачено было фактически 17 л бензина, то по норме в августе 2025 года можно списать только 16,02 л. Оставшаяся часть (0,92 л) будет сверхурочное использование. Однако есть еще возможность поднять норму по кондиционеру до максимальной — 10%. Тогда суммарный повышающий коэффициент становится 10+15=25%. Перечисляем норму расходов:
0,01×6,8×190 км × (1 + 0,01 × 25) = 16,15 л
Сверхурочная потеря топлива тогда несколько уменьшилось — 0,85 л (=17 — 16,15).
Общие формулы для расчета расхода топлива можно найти в разделе 4 Норм.
Приводим перечень наиболее применяемых корректирующих коэффициентов из Норм № 43 в таблице ниже.
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ ПО РАСХОДАМ ТОПЛИВА
Ситуация
Максимальный коэффициент, %
охлаждение салона автомобиля (кондиционер или установка «климат-контроль»)
10
работа в черте города, поселении городского типа при наличии регулируемых перекрестков
5
работа в областных центрах (см. перечень в пп. 3.1.4 Норм № 43)
10
работа в пределах городов Днепропетровск, Донецк, Запорожье, Киев, Львов, Одесса, Харьков
15
корректирующие коэффициенты из-за возраста автомобиля (пользоваться можно только в минимальном значении и документально следует обосновать их необходимость, доказать факт того, что машина проходила регулярное техническое обслуживание), см. пп. 3.1.10 Норм № 43
до 3–9
корректирующие коэффициенты из-за работы в зимнее время (низкие температуры, ниже 0°), см. пп. 3.1.1.2 НК
до 2–12
Если автомобиль переоборудован на «газ»
Если на машину установили газобаллонное оборудование (ГБО) нужно:
перерегистрировать машину в МРКЕО и вписать его в техпаспорт;
утвердить приказом временную линейную норму списания газа — на основе корректировки линейной нормы жидкого топлива. Нормы следующие: бензин — сжатый природный газ (1:1), бензин — сжиженный нефтяной газ (1: 1,25), дизтопливо — сжатый природный газ (1:0,92). См. пп. 2.1.4 Норм № 43.
Либо же следует подать заявку на расчет нормы в ГосавтотрансНИИпроект.
Списание топлива проводки
Рекомендуем иметь отдельные субсчета для учета топлива на счете 203 «Топливо»:
203.1 — ГСМ автомобили;
203.2 — ГСМ на складе.
Конечно, если предприятие имеет определенный запас ГСМ на складе.
Типовые бухгалтерские проводки по списанию топлива на предприятии приведены в таблице ниже.
