бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Списание топлива — сложный участок бухгалтерского учета, к которому налоговая всегда проявляет интерес, потому как знает, что тут всегда можно «что-то» найти. В обзоре расскажем о нормах расхода, их применении, документальном оформлении, путевых листах, акте на списание топлива, проводках
Сразу вспомним о Норме от Минтранспорта, которые утверждены его приказом от 10.02.1998 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Они содержит нормы расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ) на автотранспорте, учитывают базовый линейный пробег автомобиля по разным маркам и различным видам топлива (бензин, ДТ, газ) и различные повышающие коэффициенты: работа в холодных условиях, работа в городских условиях, использование прицепа, масса груза и тому подобное.
Формально нормы № 43 являются лишь рекомендательными, так как документ не имеет регистрации Минюста, а потому не является нормативно-правовым актом. Однако Мининфраструктуры (бывший Минтранс) неоднократно указывал на обязательность их использование всеми субъектами хозяйствования, например, в письме Мининфраструктуры от 17.02.2014 г. № 1545/25/10-14. Налоговики в своих разъяснениях тоже считаются Нормы № 43 обязательными, например в письме ГНС от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15. Лучше с ГНС не спорить в этом отношении, так как:
вообще без утвержденных внутренних норм обойтись не получится. Субъект хозяйствования должен иметь хотя бы какие-то нормы на уровне внутренне утвержденного положения разработать придется. Иначе налоговики признают списания горючего нехозяйственными затратами с соответствующими последствиями, например доначисления НДС. И нет никакого смысла изобретать велосипед самостоятельно, который не будет 100% защитой от ГНС. Определенные отклонения за технического состояния автомобиля можно обосновать и в пределах действующих норм Минтранса;
высокий риск того, что отстаивать правильность собственных норм придется через суд. Исключением будет только одна ситуация - в нормах Минтранса нет, а потому надо было разработать и утвердить собственные временные нормы.
Итак, Нормы № 43 обязательны и надо их придерживаться. И касаются они не только предприятий, но и ФЛП, в первую очередь, общесистемникам, которым тоже надо подтверждать свои расходы.
Маєте автомобіль на підприємстві та використовуєте його для службових потреб? Підкажемо, якими документами підтвердити витрати на придбання та використання пального. Щоб уникнути донарахування податків і штрафів, перевірте, чи всі потрібні документи склали
Если предприятие потратило топливо сверх нормы, то даже при наличии первичных документов по приобретению и списанию такого топлива эти сверхнормативные расходы считаются такими, которые не касаются хозяйственной деятельности. Считается, что топливо было использовано для собственных нужд. При сверхурочном расходовании топлива надо:
начислить компенсирующее налоговое обязательство по НДС в отчетном периоде, в котором возник сверхнормативный расход (ЧП « г» п. 198.5 НКУ). Сумма такого обязательства = сумме налогового кредита, который был показан при приобретении такого сверхнормативного израсходованного топлива. Таким образом базой начисления НДС является стоимость приобретения сверхнормативного топлива без НДС (п. 189.1 НКУ);
зарегистрировать соответствующую налоговую накладную. Напоминаем, что срок регистрации таких компенсирующих налоговых накладных составляет 20 к. д. (после окончания месяца, в котором они были составлены).
Внимание: при сверхурочной вытравке ГСМ следует начислить компенсирующее налоговое обязательство по НДС
Однако сверхурочные выплаты топлива не влияют на признание расходов в учете налога на прибыль. Дело в том, что налог на прибыль рассчитывается по правилам бухучета, а там сверхурочные расходы - это все равно расходы и налоговых разниц здесь нет. Итак, как в малодоходника, так и крупнодоходника ничего корректировать не нужно. Данная позиция подтверждается письмом ДФС от 20.01.2017 г. № 20.01.2017 г. № 1186/6 / 99-99-02-02-15.
Внимание:сверхурочные расходы топлива не влияют на налог на прибыль, но могут повлечь доначисление НДС
Однако лучше перерасход горючего не допускать. Кроме проблемы с налогообложением дополнительного блага может быть еще одна – акцизный налог (ИНК ДФС от 31.05.2019 г. № 2501/6/99-99-15-03-03-15/ИНК). ГНС может утрату подакцизного товара – горючего – может еще и рассмотреть, как объект налогообложения акцизом по пп. 213.1.6 НКУ. Как следствие, требование регистрироваться плательщиком акциза.
Внимание:горючее – это подакцизный товар. Систематические и значительные перерасходы могут еще и спровоцировать и требование налоговиков регистрироваться плательщиком акциза
Нужны ли нормы неплательщикам НДС и единоналожникам
Такой вопрос встает, так как компенсирующих налоговых обязательств по НДС у неплательщиков быть не может, а у упрощенцев расходы на единый налог не влияют. Зачем тогда им нормы списания ГСМ?
Нужны. И вот почему: нормы № 43 выполняют, в первую очередь, контрольную функцию, чтобы водители не «сливали» топливо и другие ГСМ. Если их вообще нет, то у ГНС будут развязаны руки считать все расходы топлива сверхнормативными. В особенности при отсутствии первичных документов по учету и списанию ГСМ. На налогообложение это не повлияет, но налоговики могут тогда взяться за доказывание существования дополнительного блага у работников-водителей.
Единственное исключение – физлица 1 группы единого налога и упрощенцы 2-3 группы, которые не имеют нанятых работников. Тут уже учет ГСМ им не нужен, потому как налоговикам доначислить им «что-то»просто не с чего. И за неведение бухучета наказать тоже не выйдет, так как они не подпадают под действие Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV.
Когда все-таки надо утвердить «свои» нормы расхода топлива
В повседневной жизни случаются ситуации, что Нормы № 43 не содержат нужной хозяйственной ситуации, а поэтому их не применишь. Это такие случаи:
приобрели новейший автомобиль, другое транспортное средство, которое просто отсутствует в минтрансовских нормах;
переоборудовали уже существующий автомобиль, который есть в минтрансовских нормах, на ГБО (газобаллонное оборудование). Нормы № 43 расход газа учитывают только по автомобилям, оборудованным на газ на заводе. Придется пользоваться специальным переводом, например бензин считается в пропорции 1:1.25 (линейная норма 10 л бензина = 12.5 л газу/100 км);
провели определенную модификацию автомобиля и перешли на качественно более экзотические виды топлива или начали использовать определенные смеси топлива с другими горючими веществами (например, смесь «бензин-водород», биотопливо, каким-то образом смогли поставить электродвигатель или другая экзотика);
автомобиль вообще индивидуально изготовлен (переоборудован из иного транспортного средства). Такого в принципе не может быть в Нормах № 43.
Однако это все попытки логически оправдать отсутствие норм на автомобиль. В Нормах № 43 отсутствуют нормы по многим популярным на сегодняшний день автомобилям: Nissan Qashqai, Nissan X-Trail, Nissan Rogue, Ford Fusion, Ford Kuga, Ford Escape, Ford Fiesta, Mazda CX-5, Mazda CX-7, Volkswagen Amarok, Volkswagen Tiguan , Hyundai Elantra, Hyundai Santa Fe, Hyundai ix30, Hyundai ix35, Honda CR-V, Mitsubishi ASX. Полностью отсутствуют такие бренды, как Acura, Infiniti. И это не удивительно, так как нормы обновлялись до 24.01.2012.
Кроме того, есть еще одна проблема - новое поколение моделей автомобилей более экономные, чем их предшественники, а в Нормах № 43, например, есть только Ford Focus без указания поколения выпуска.
Следовательно, следует позаботиться о временных нормах списания ГСМ, если есть такие машины. Утвердить их следует внутренним приказом.
Как утвердить собственные нормы списания топлива, если есть такая необходимость
Вариантов может быть три:
разработать временные нормы на основе похожего технически и конструктивно транспортного средства из существующих Норм № 43;
разработать временные нормы на основе собственных замеров расходования топлива. Для этого надо назначить комиссию специалистов (водитель, механик, инженер и т.д.) и провести замеры расходования топлива. Замеры – это когда заливают полный бак, едут с определенной скоростью и смотрят, на сколько хватит такого топлива. Дальше простой арифметикой можно посчитать линейную норму расходования горючего. Например, залили 5 л горючего, которого хватило на 50 км. Следовательно, линейная норма = 5/50 100 = 10 л/100 км. Конечно, по результатам таких экспериментов надо оформить Акт в произвольной форме (за основу можно взять приложения Е, Ж из Норм № 43). Все измерения лучше делать через выбытия из бака автомобиля, а не по показаниям приборов учета самого автомобиля - так надежнее;
адресоваться в научно-исследовательский институт Мининфраструктуры – ГосавтотрансНИИпроект(основание-пп. 2.1.5 разд. 2 Норм № 43). Они разработают временные индивидуальные нормы расхода горючего. Индивидуальные-это значит, что они действуют только для того субъекта хозяйствования, который обращался за разработкой и не могут быть использованы другими. Правда, разработка – за деньги. Такие индивидуальные нормы будут действовать до появления официальных в Нормах № 43. Для ГНС такие нормы, что разработал госорган – аргумент 100%.
Внимание:при отсутствии норм на новый автомобиль надежнее обратиться за их разработкой в ГосавтотрансНИИпроект.
Документальное оформление списания топлива при грузовых перевозках 2023
Несмотря на отмену официально утвержденных первичных документов на списание топлива ГНС все равно желает документального оформления. В этом можно убедиться в письме ГНС от 02.11.2015 № 23178/6/ 99-99-02-02-15.
Предприятиям не остается ничего, как внедрять свои формы первичных документов. В ситуации грузовых перевозок удобным может быть тот же путевой лист. Причина его распространения в том, что путевое письмо ранее входило в перечень документов, необходимых для перевозки грузов автотранспортом во внутреннем сообщении, если грузоперевозку осуществляет юрлицо, – как по заказу, так и для собственных нужд (п. 1 и п. 2 Перечня документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении, утвержденный постановлением Кабмина от 25.02.2009 г. № 207, но утратил силу 04 февраля 2022 года). Поэтому есть предприятия, которые и дальше применяют путевые листы, несмотря на их отличие.
Путевой лист – это единственный документ, который может подтвердить работу автомобиля и такие технические нюансы, как рабочий пробег, количество топлива до и после поездки и количество залитого топлива. Заполнение осуществляется водителем на основе показателей одометра и датчика уровня топлива в автомобиле. Его форму можно уже готовую взять с «недействующих» нормативных документов. Для грузовых автомобилей – это приказ Минтранса от 29.12.1995 г. № 488/346.
Внимание:путевые листы следует утвердить приказом по предприятию, так как они действующим законодательством не требуются.
Эти путевые листы вполне можно модернизировать: убрать лишние и ввести нужные реквизиты. Такие разработанные документы должны соответствовать ч.2 ст. 9 Закона о бухучете. Однако здесь важно не переусердствовать, так как некоторые реквизиты могут быть и нужны. Например, для пассажирских автобусов обязательным является медобследование с отметкой в путевом листе (при его наличии) и убирать реквизит о враче предприятиям не надо (п. 4.6 Положение из приказа Минздрава от 31.01.2013 № 65).
Путевые листы оформляются ежедневно. В конце дня водители должны сдавать их на предприятие. Исключением являются только водители, работа которых носит разъездной характер. Они сдают путевые листы по возвращении.
Обратите внимание, что списывать следует именно за использование горючего в баке автомобиля. Само же заливание горючего в бак не является расходованием топлива.
Надо ли еще что-то? Для незначительных объемов перевозок путевых листов вполне достаточно. Однако, как вариант, еще можно дополнительно осуществить обобщение информации путевых листов и составить за месяц (неделю) на основании путевых листов акт на списание топлива (или ведомость списания горючего, бухгалтерскую справку и т.п.). Такой сводный документ вполне уместен и облегчит бухгалтеру систематизацию существующих путевых листов. Но если грузовой автотранспорт предприятием используется не часто, то никакой надобности в актах на списание горючего нет. Можно тогда и без них. Путевые листы, кстати, тоже можно выписывать не каждый день, а на неделю или месяц – тогда смысл в акте на списание топлива теряется.
Расчет фактически использованного горючего осуществляем по формуле:
Фактический расход = Остаток в баке на начало + Заправка – Остаток в баке на конец
По каким документам списывать горючее для легковых автомобилей
О том, что списание горючего на расходы должно происходить на основании определенного собственно разработанного и утвержденного первичного документа, подтверждающего фактическое расходование горючего и содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, говорит письмо Минфина «О документировании списания горючего» от 15.05.2020 г. № 35220-07-10/14347. Рекомендованное название такого документа Минфин не определил.
Следовательно, можно использовать, например, акт на списание горючего или горюче-смазочных материалов. Такой акт отличается от акта списания горючего на основании путевых листов тем, что является самостоятельным документом. В таком самостоятельном акте на списание топлива указываются количество израсходованного топлива и его стоимостная оценка. Выходит, что такой акт все равно следует по содержанию путевой лист, а значит, последний можно взять в основу для разработки акта (см. выше о грузовых автомобилях). Однако следует учесть специфику легкового автотранспорта, в частности отсутствие необходимости в таких показателях, как вес груза. За основу можно взять, например, типичную форму из уже недействующего приказа Госкомстата от 17.02.1998 г. № 74, содержащая форму путевого листа для легкового автомобиля. Такую разработанную форму акта или путевого листа следует утвердить внутренним документом.
Однако сам акт на списание горючего (путевой лист) не позволит рассчитать стоимость списанного горючего, так как содержит только количественные показатели. Поэтому опять же, как и для грузовых автомобилей, нужен определенный обобщающий документ, которым может быть ведомость списания горючего (или бухгалтерская справка).
Новий закон про мобілізацію вплине як на життя громадян, так і на діяльність юридичних осіб. Пояснимо, які новації стосовно військово-транспортного обов’язку запрацюють найближчим часом
Можно использовать и ранее упомянутую систему названий документов:
путевой лист легкового автомобиля;
акт на списание горючего. В таком случае акт обобщает по путевым листам.
То есть можно несколько вариантов внутренних документов на списание топлива:
Вариант 1. Акт на списание горючего + ведомость на списание горючего (обобщающая по актам);
Вариант 2. Путевой лист легкового автомобиля + акт (ведомость) на списание горючего (обобщающий по путевым листам). Более традиционный
Выбранные названия для документов не изменяют их содержание. Однако первый документ в обоих вариантах – путевое письмо (акт) – обязательно должно быть, так как ни одна ведомость, фискальные чеки РРО при приобретении горючего не доказывают факта его использования в хозяйственной деятельности налогоплательщика, а также не позволяет проконтролировать соблюдение норм списания горючего .
Все нужно утвердить определенным внутренним приказом по предприятию, например, можно разработать Положение о списании горючего. В нем же закрепить и нормы списания топлива для автомобилей, в том числе отсутствуют в Приказе № 43.
Документальное оформление перерасхода
Если произошел перерасход, то от водителя желательно получить письменное объяснение причин. Эта формальность нужна для него же, чтобы не считать такое горючее дополнительным благом. При условии получения «хозяйственных причин» в письменных пояснениях (агрессивный стиль вождения, нерациональный маршрут, техническое состояние машины, низкое давление воздуха в шинах) бухгалтер получает окутывание перед налоговиками, почему не было обложено налогом дополнительное благо. Если же объяснений нет – это считается нецелевое использование горючего, иными словами «слив» горючего водителем. Тогда их следует обложить налогом как дополнительное благо, если водитель не компенсирует.
При значительном перерасходе даже при наличии объяснений лучше обложить налогом как дополнительное благо или договориться о возмещении горючего водителем (код «126» в Приложении 4ДФ).
В любом случае (при наличии письменных объяснений и без) – у плательщиков НДС начисляется компенсирующее налоговое обязательство по НДС.
Внимание:избегайте перерасходов. При их появлении возможны проблемы с учетом НДС, налогообложение дополнительного блага у работника.
Допоможемо відкоригувати ПДВ-звітність, якщо загубили ПДВ-зобов’язання, не зазначили в Декларації постачання, звільнені від ПДВ, та не задекларували надходження товарів без ПДВ
Пример списания ГСМ. Установленная Нормами № 43 линейная норма списания бензина на легковой автомобиль Ford Focus (объем двигателя: 1 596 см3, бензин, 5 дв.-хетчбек) – 6,8 л / 100 км. Есть такие повышающие коэффициенты:
работа в городских условиях (г. Киев) – 15%;
использование кондиционера для охлаждения выше 30C включительно - 9% (максимальная норма - 10%).
Таким образом, даже если потрачено было фактически 17 л бензина, то по норме в июне 2023 года можно списать только 16,02 л. Оставшаяся часть (0,92 л) будет сверхурочное использование. Однако есть еще возможность поднять норму по кондиционеру до максимальной – 10%. Тогда суммарный повышающий коэффициент становится 10+15=25%. Перечисляем норму расходов:
0,01×6,8×190км × (1 + 0,01 × 25) = 16,15 л
Сверхурочная потеря топлива тогда несколько уменьшилось – 0,85 л (=17 – 16,15).
Общие формулы для расчета расхода топлива можно найти в разделе 4 Норм № 43.
У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.
Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи
Приводим перечень наиболее применяемых корректирующих коэффициентов из Норм № 43 в таблице ниже.
Ситуация
Максимальный коэффициент, %
охлаждение салона автомобиля (кондиционер или установка «климат-контроль»)
10
работа в черте города, поселении городского типа при наличии регулируемых перекрестков
5
работа в областных центрах (см. перечень в пп. 3.1.4 Норм № 43)
10
работа в пределах городов Днепропетровск, Донецк, Запорожье, Киев, Львов, Одесса, Харьков
15
корректирующие коэффициенты из-за возраста автомобиля (пользоваться можно только в минимальном значении и документально следует обосновать их необходимость, доказать факт того, что машина проходила регулярное техническое обслуживание), см. пп. 3.1.10 Норм № 43
до 3-9
корректирующие коэффициенты из-за работы в зимнее время (низкие температуры, ниже 0°), см. пп. 3.1.1.2 НКУ
до 2-12
Если автомобиль переоборудован на «газ»
Если на машину установили газобаллонное оборудование (ГБО) нужно:
перерегистрировать машину в МРКЕО и вписать его в техпаспорт;
утвердить приказом временную линейную норму списания газа – на основе корректировки линейной нормы жидкого топлива. Нормы следующие: бензин – сжатый природный газ (1:1), бензин – сжиженный нефтяной газ (1: 1,25), дизтопливо – сжатый природный газ (1:0,92). См. пп. 2.1.4 Норм № 43.
Или же следует подать заявку на расчет нормы в ГосавтотрансНИИпроект.
Списание топлива проводки
Рекомендуем иметь отдельные субсчета для учета топлива на счете 203 «Топливо»:
2031-ГСМ автомобили;
2032-ГСМ на складе.
Конечно, если предприятие имеет определенный запас ГСМ на складе.
Типовые бухгалтерские проводки по списанию топлива на предприятии приведены в таблице ниже.
