експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Списание топлива — сложный участок бухгалтерского учета, к которому налоговая всегда проявляет интерес, поскольку знает, что тут всегда можно «что-то» найти. В обзоре расскажем о нормах расхода, их применении, документальном оформлении, путевых листах, акте на списание топлива, проводках
Обязательных норм списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) на сегодня нет. Существуют только такие от ГП «ДержавтотрансНИИпроект», которые носят рекомендательный характер, а именно:
Базовые нормы расходов (дополнение к «Методическим рекомендациям», отдельная книга) (далее — Базовые нормы). Они учитывают базовый линейный пробег автомобиля по разным маркам, моделям и разным видам топлива (бензин, дизтопливо, газ) и разные повышающие коэффициенты: работа в холодных условиях, работа в городских условиях, использование прицепа, масса груза и т.д.
Ранее официальные обязательные нормы были — это Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранспорта от 10.02.1998 № 43 (далее — Нормы № 43). Однако они были отменены 2 ноября 2023 года . Налоговики неоднократно Нормы № 43 в своих разъяснениях считали обязательными, хотя они действительно и тогда носили рекомендательный характер. Сейчас вместо Норм №43 можно руководствоваться вышеупомянутыми Базовыми нормами от ГП «ДержавтотрансНИИпроект». В 2026 году действует редакция 1 Базовых норм от 17 декабря 2023 года.
Какими же нормами списания топлива воспользоваться?
На самом деле есть несколько вариантов. Да, можно пользоваться:
готовыми нормами — Базовыми нормами или старыми Нормами № 43. Первые лучшие, потому что новые и в большинстве пунктов следуют Норме № 43;
собственными нормами. Такие нормы могли быть утверждены ранее, например на основе Норм № 43, а ведь можно разработать и утвердить новые собственные нормы, например на основе Базовых норм.
Последний вариант с использованием собственных норм предпочтительнее в ситуациях, когда:
приобретен очень новый автомобиль, другое транспортное средство, просто отсутствующее в Базовых нормах;
переоборудован уже существующий автомобиль, имеющийся в Базовых нормах, в ГБО (газобаллонное оборудование). Базовые нормы расхода газа содержат только для автомобилей, оборудованных на газ с завода. Придется пользоваться специальным переводом, например, бензин считается в пропорции 1:1,25 (линейная норма 10 л бензина = 12,5 л газа/100 км);
проведена полная модификация автомобиля и переход на какие-то экзотические виды топлива или начали использовать определенные смеси топлива с другими горючими веществами. К примеру, смесь «бензин + водород», биотопливо, каким-то образом смогли поставить электродвигатель и другая экзотика;
автомобиль вообще индивидуально изготовлен (переоборудован из другого транспортного средства).
Кроме того, может быть еще одна проблема: новые поколения моделей автомобилей более экономны, чем их предшественники, а у Базовых норм автомобиль (например, Ford Focus) отмечается без поколения выпуска.
Выбранный вариант предприятие может утвердить в своем приказе об учетной политике или другим внутренним приказом, например, в Положении о списании горючего. Далее этот вариант будем называть Нормы списания ГСМ.
Если предприятие потратило топливо сверх нормы, то даже при наличии первичных документов по приобретению и списанию такого топлива эти сверхнормативные расходы считаются такими, которые не касаются хозяйственной деятельности. Считается, что топливо было использовано для собственных нужд. При сверхурочном расходовании топлива надо:
начислить компенсирующее налоговое обязательство по НДС в отчетном периоде, в котором возник сверхнормативный расход (пп «г» п. 198.5 Налогового кодекса, далее — НК). Сумма такого обязательства = сумме налогового кредита, который был показан при приобретении такого сверхнормативного израсходованного топлива. Таким образом базой начисления НДС является стоимость приобретения сверхнормативного топлива без НДС (п. 189.1 НК);
зарегистрировать соответствующую налоговую накладную. Напоминаем, что срок регистрации таких компенсирующих налоговых накладных составляет 20 к. дней — после окончания месяца, в котором они были составлены (п. 201.10 ТК ).
Внимание:при сверхурочной вытравке ГСМ следует начислить компенсирующее налоговое обязательство по НДС
Однако сверхурочные выплаты топлива не влияют на признание расходов в учете налога на прибыль. Дело в том, что налог на прибыль рассчитывается по правилам бухгалтерского учета, а там по сверхурочные расходы — это все равно расходы и налоговых разниц здесь нет. Следовательно, как у малодоходника, так и крупнодоходника ничего корректировать не нужно. Такая позиция подтверждается письмом ГФС от 20.01.2017 № 1186/6/99-99-02-02-15.
Внимание:сверхурочные расходы топлива не влияют на налог на прибыль, но могут повлечь доначисление НДС.
Однако лучше перерасход топлива не допускать, так как могут возникнуть вопросы относительно:
начислениеакцизного налога, ведьГНС может утрату подакцизного товара — горючего — рассмотреть как объект налогообложения акцизом (пп. 213.1.6 НК). Как следствие, требование регистрироваться плательщиком акциза (ИПК ГФС от 31.05.2019 № 2501/6/99-99-15-03-03-15/ИПК). Однако такие траты должны быть систематическими и значительными;
налогообложение полученного дополнительного блага НДФЛ и военным сбором у материально ответственных лиц, то есть тех физлиц, которые могут считаться виновными в такой сверхурочной потере, например водители.
Внимание: горючее — это подакцизный товар. Систематические и значительные перерасходы могут еще и спровоцировать и требование налоговиков регистрироваться плательщиком акциза
Нужны ли нормы неплательщикам НДС и единщикам
Такой вопрос возникает, поскольку компенсирующих налоговых обязательств по НДС у неплательщиков быть не может, а у упрощенцев расходы на единый налог не влияют. Зачем тогда им нормы списания ГСМ?
Нужны. И вот почему: Нормы списания ГСМ выполняют, в первую очередь, контрольную функцию, чтобы водители не «сливали» топливо и другие ГСМ. Если их вообще нет, то налоговики при проверке могут все расходы горючего рассматривать как сверхурочные. Особенно, если отсутствуют первичные документы по учету и списанию ГСМ. На налогообложение это не повлияет, но налоговики могут тогда заняться доказательством существования дополнительного блага у работников-водителей.
Единственное исключение — физлица-единщики групп 1 и 2, единщики группы 3, не имеющие наемных работников. Здесь уже учет ГСМ им не нужен, ведь налоговикам доначислить что-то им просто не из чего. И за неведение бухгалтерского учета наказать тоже не получится, потому что ФЛП не подпадает под действие Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996 (далее — Закон о бухучете). Кроме того, затраты на автомобиль у ФЛП-единщика и его расходы как физлица практически нераздельны.
Как утвердить собственные нормы списания топлива, если есть такая необходимость
Вариантов может быть несколько:
разработать временные нормы на основе схожего технически и конструктивно транспортного средства из утвержденных Норм списания ГСМ;
разработать временные нормы на основе собственных замеров расхода горючего. Для этого следует назначить комиссию специалистов (водитель, механик, инженер и т.д.) и провести замеры расхода топлива;
обратиться в научно-исследовательский институт Мининфраструктуры — ГосавтотрансНИИпроект . Они разработают временные индивидуальные нормы расхода топлива. Индивидуальные — это значит, что они действуют только для того субъекта, который обращался за разработкой и не могут быть использованы другими. Правда, разработка — за деньги. Форма заявки на разработку норм имеется в Приложении 4 Методрекомендаций ГСМ.
Внимание: при отсутствии норм на новый автомобиль надежнее обратиться за их разработкой в ГосавтотрансНИИпроект.
Замеры расхода топлива — это когда заливают полный бак и ездят с определенной скоростью и фиксируют, на сколько хватит такого топлива. Далее простой арифметикой можно счесть линейную норму расхода горючего. К примеру, залили 5 л горючего, которого хватило на 50 км. Следовательно, линейная норма = 5/50×100 = 10 л/100 км. Все замеры лучше производить из-за выбытия из бака автомобиля, а не по показателям приборов учета самого автомобиля — так надежнее. При осуществлении замеров могут пригодиться:
обобщенные рекомендации по осуществлению субъектами расчетов нормативных расходов топлива в эксплуатации (Приложение 1 к Методрекомендациям ГСМ);
пример расчетов нормативных расходов топлива с использованием MS-EXCEL (Приложение 2 к Методрекомендациям ГСМ).
По результатам таких экспериментов с замерами топлива следует оформить Акт произвольной формы, за основу которого можно взять акты из Приложений 5 и 6 к Методрекомендациям ГСМ.
Документальное оформление списания топлива при грузовых перевозках 2024
Несмотря на отмену официально утвержденных первичных документов на списание топлива ГНС все равно желает документального оформления (письмо ГФС от 02.11.2015 № 23178/6/99-99-02-02-15).
Предприятиям не остается ничего, как внедрять свои формы первичных документов. В ситуации грузовых перевозок удобным может быть тот же путевой лист. Причина его распространения в том, что путевое письмо ранее входило в перечень документов, необходимых для перевозки грузов автотранспортом во внутреннем сообщении, если грузоперевозку осуществляет юрлицо, — как на заказ, так и для собственных нужд. Поэтому есть предприятия, которые и дальше применяют путевые листы, несмотря на их отличие.
Путевой лист — это единственный документ, который может подтвердить работу автомобиля и такие технические нюансы, как рабочий пробег, количество топлива до и после поездки и количество залитого топлива. Заполнение осуществляется водителем на основе показателей одометра и датчика уровня топлива в автомобиле.
Взять его форму можно уже готовую из «недействующих» нормативных документов, убрав из бланков гриф «Утверждено» с реквизитами уже отмененных нормативных документов (иначе проверяющие могут расценить это как использование недействующих документов). Такие формы путевых листов можно найти для:
грузовых автомобилей — приказ Минтранса от 29.12.1995 № 74;
легковых автомобилей — приказ Минтранса от 17.02.1998 № 488/346.
Внимание:путевые листы следует утвердить внутренним приказом предприятия, например, об организации бухгалтерского учета .
Эти путевые листы вполне можно модернизировать: убрать лишние и ввести нужные реквизиты. Такие разработанные документы должны соответствовать ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Однако следует подумать, чтобы не убрать все же нужные реквизиты. Например, для пассажирских автобусов обязательным является медобследование с отметкой в путевой лист (при его наличии) и убирать реквизит о враче таким предприятиям не следует (п. 4.6 Положения по приказу Минздрава от 31.01.2013 № 65).
Путевые листы по сложившейся практике из прошлого оформляются ежедневно. В конце дня водители должны сдавать их на предприятие. Исключение это только водители, работа которых носит разъездной характер. Они уже сдают путевые листы, когда вернутся. Однако, так как путевые листы на сегодняшний день отменены, вместе и с правилами их составления, то предприятие может оформлять их и раз в неделю или даже раз в месяц. Главное указать периодичность оформления путевых листов во внутреннем приказе предприятия. Более подробно о путевом листе, его форме (бланке), с образцами заполнения — читайте в материалеКак составить и заполнить правильно.
Обратите внимание, что списывать нужно горючее, которое использовано в баке автомобиля. Сама же заливка горючего в бак не является расходом топлива.
Надо ли еще что-то? Для незначительных объемов перевозок путевых листов вполне достаточно. Однако, как вариант, еще можно дополнительно осуществить обобщение информации путевых листов и составить за месяц (неделю) на основании путевых листов акт на списание топлива (или ведомость списания горючего, бухгалтерскую справку и т.п.). Такой сводный документ вполне уместен и облегчит бухгалтеру систематизацию существующих путевых листов. Но если грузовой автотранспорт предприятием используется не часто, то никакой надобности в актах на списание горючего нет. Можно тогда и без них. Если же путевые листы выписывать не каждый день, а на неделю или месяц — тогда смысл в акте на списание горючего теряется.
Расчет фактически использованного горючего осуществляем по формуле:
Фактический расход = Остаток в баке на начало + Заправка — Остаток в баке на конец
По каким документам списывать горючее для легковых автомобилей
О том, что списание горючего на расходы должно происходить на основании определенного собственно разработанного и утвержденного первичного документа, подтверждающего фактическое расходование горючего и содержащего обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, отмечается и в письме Минфина «О документировании списания горючего» от 15.05.2020 № 35220-07-10/14347. Рекомендованное название такого документа Минфин не определяет.
Следовательно, можно использовать, например, акт на списание горючего или горюче-смазочных материалов. Такой акт отличается от акта списания горючего на основании путевых листов тем, что является самостоятельным документом. В таком самостоятельном акте на списание топлива указываются количество израсходованного топлива и его стоимостная оценка. Выходит, что такой акт все равно следует по содержанию путевой лист, а значит, последний можно взять в основу для разработки акта (см. выше о грузовых автомобилях). Однако следует учесть специфику легкового автотранспорта, в частности отсутствие необходимости в таких показателях, как вес груза. За основу можно взять, например, типичную форму из уже недействующего приказа Госкомстата от 17.02.1998 № 74, содержащая форму путевого листа для легкового автомобиля. Такую разработанную форму акта или путевого листа следует утвердить внутренним документом.
Однако сам акт на списание горючего (путевой лист) не позволит рассчитать стоимость списанного горючего, поскольку содержит только количественные показатели. Поэтому опять же, как и для грузовых автомобилей, нужен определенный обобщающий документ, которым может быть ведомость списания горючего (или бухгалтерская справка).
Можно использовать и ранее упомянутую систему названий документов:
путевой лист легкового автомобиля;
акт на списание горючего. В таком случае акт обобщает по путевым листам.
То есть набор внутренних документов при списании топлив может быть разным, что и обобщено в таблице ниже.
ВАРИАНТЫ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СПИСАНИЯ ГОРНОГО
Вариант 1
Вариант 2
Акт на списание горючего
Путевой лист легкового автомобиля
Ведомость на списание горючего
Акт (ведомость) на списание горючего (обобщающий по путевым листам)
Выбранные названия для документов не изменяют их содержание. Однако первый документ в обоих вариантах — путевое письмо (акт) — обязательно должно быть, потому что ни одна ведомость, фискальные чеки РРО/ПРРО при приобретении горючего не доказывают факта его использования в хозяйственной деятельности налогоплательщика, а также не позволяет проконтролировать соблюдение норм списания горючего.
Все нужно утвердить определенным внутренним приказом по предприятию, например, можно разработать Положение о списании горючего.
Штучний інтелект уміє багато. Та у питаннях податків і звітів вирішальне — не швидкість, а досвід. У системі «Експертус Головбух» консультують живі експерти, які не генерують відповіді, а перевіряють і зважують кожну рекомендацію 👇
Если произошел перерасход, то от водителя лучше получить письменное объяснение причин. Эта формальность нужна для него, чтобы не считать такое горючее дополнительным благом. При получении «хозяйственных причин» в письменных объяснениях (агрессивный стиль вождения, нерациональный маршрут, техническое состояние автомобиля, низкое давление воздуха в шинах) бухгалтер получает обоснование перед налоговиками, почему дополнительное благо, возникшее для материально ответственных лиц, не было обложено налогом. Если же объяснений нет — это считается нецелевое использование горючего, то есть «слив» горючего водителем. Тогда их следует обложить как дополнительное благо, если водитель не компенсирует.
При значительном перерасходе даже при наличии объяснений лучше обложить налогом как дополнительное благо или договориться о возмещении горючего водителем (код «126» в Приложении 4ДФ Налогового расчета).
В любом случае (при наличии письменных объяснений и без) — у плательщиков НДС начисляется компенсирующее налоговое обязательство по НДС.
Внимание:избегайте перерасходов. При их появлении возможны проблемы с учетом НДС, налогообложение дополнительного блага у работника.
Пример списания ГСМ. Установленная Нормами списания ГСМ линейная норма списания бензина на легковой автомобиль Ford Focus (объем двигателя: 1 596 см3, бензин, 5 дв., хэтчбек) — 6,8 л / 100 км. Есть такие повышающие коэффициенты:
работа в городских условиях (г. Киев) — 15%;
использование кондиционера для охлаждения выше 30 °С включительно — 9% (максимальная норма — 10%).
0,01 × 6,8 × 190 км × (1 + 0,01 × 24) = 12,92 × 1,24 = 16,02 л
Таким образом, даже если потрачено было фактически 17 л бензина, то по норме в июне 2026 года можно списать только 16,02 л. Оставшаяся часть (0,92 л) будет сверхурочное использование. Однако есть еще возможность поднять норму по кондиционеру до максимальной — 10%. Тогда суммарный повышающий коэффициент становится 10 + 15 = 25%. Перечисляем норму расходов:
0,01 × 6,8 × 190 км × (1 + 0,01 × 25) = 16,15 л
Сверхурочная потеря топлива тогда несколько уменьшилось — 0,85 л (= 17 — 16,15).
Общие формулы для расчета расхода топлива можно найти в разделе 4 Методрекомендаций ГСМ.
Приводим перечень наиболее применяемых корректирующих коэффициентов из Методрекомендаций ГСМ в таблице ниже.
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ ПО РАСХОДАМ ТОПЛИВА
Ситуация
Максимальный коэффициент, %
охлаждение салона автомобиля (кондиционер или установка «климат-контроль», в зависимости от фактической температуры, пп. 3.1.13 Методрекомендаций ГСМ):
от +20 °С включительно и до +25 °С включительно
5
выше +25 °С и до +30 °С включительно — до 7 %;
7
выше +30 °С — до 10%;
10
работа в пределах (пп. 3.1.4 Методрекомендаций ГСМ)*:
городов, населенных пунктах при наличии регулируемых перекрестков
5
таких городов, как Алчевск, Белая Церковь, Бровары, Винница, Горловка, Каменское, Евпатория, Енакиево, Житомир, Ивано-Франковск, Каменец-Подольский, Керчь, Кропивницкий, Краматорск, Кременчуг, Кривой Рог, Лисичанск, Луганск, Луцк, Макеевка, Мариуполь Полтава, Ровно, Севастополь, Северодонецк, Симферополь, Славянск, Сумы, Тернополь, Ужгород, Херсон, Хмельницкий, Черкассы, Чернигов, Черновцы, Ялта
10
таких городов, как Днепр, Донецк, Запорожье, Киев, Львов, Одесса, Харьков
15
корректирующие коэффициенты через возраст и пробег автомобиля (пользоваться можно только в минимальном значении и документально следует обосновать их необходимость, доказать факт того, что автомобиль проходил регулярное техническое обслуживание) (пп. 3.1.10 Методрекомендаций ГСМ):
* для гибридных автомобилей (автомобилей с системой рекуперации энергии) предельно допустимое значение надбавки по п. 3.1.4 Метод рекомендаций ГСМ уменьшается на 5% (или надбавка может вообще не использоваться в зависимости от фактических потребностей)
Если автомобиль переоборудован на «газ»
Если на машину установили газобаллонное оборудование (ГБО) нужно:
перерегистрировать машину в МРКЕО и вписать его в техпаспорт;
утвердить приказом временную линейную норму списания газа на основе корректировки линейной нормы жидкого топлива. Нормы таковы: бензин — сжатый природный газ (СПГ) (1:1), бензин — сжиженный нефтяной газ (ЗНГ) (1: 1,25), дизтопливо — СПГ (1:0,92) (см . пп. 2.1.4 Методрекомендаций ГСМ).
Либо же следует подать заявку на расчет нормы в ГосавтотрансНИИпроект.
Списание топлива проводки
Рекомендуем открыть в креме аналитические субсчета для учета горючего на субсчете 203 «Топливо»:
203.1 — ГСМ автомобили;
203.2 — ГСМ на складе.
Конечно, если предприятие имеет определенный запас ГСМ на складе.
Типовые бухгалтерские проводки по списанию топлива на предприятии приведены в таблице ниже.
