У цьому огляді про те, як працюють електронні чеки, або е-чеки, та програмні реєстратори розрахункових операцій (пРРО), що є альтернативою звичайним касовим апаратам
Як працює система пРРО і е-чеків
Система пРРО і е-чек працює так:
- програмний РРО (він же – пРРО) – це програма, яка встановлюється на певний пристрій продавця і забезпечує реєстрацію електронного фіскального чека на сервері реєстрації фіскальних чеків у ДПС. Зв’язок здійснюється через мережу Internet. Навіть якщо зв’язок тимчасово обірвався пРРО може забезпечити до 36 годин роботи без такого зв’язку (так званий офлайн-режим роботи);
- покупець отримує e receipt (електронний чек) у вигляді повідомлення на його електронну адресу (e-mail чи за своїм номером на популярні месенджери на кшталт Viber, Telegram, може зчитати QR-код з екрану пристрою, на який встановлений пРРО, або отримати його на свій телефон за технологією безконтактної передачі даних NFC (вона також використовуються при платежах за допомогою телефона). Також може бути й варіант друку чека на принтері;
- використовуючи отриманий електронний чек, покупець може перевірити продавця через відповідну базу на сайті ДПС (пошук фіскального чека).
Після установки програмного рішення (у тому числі безкоштовного) на відповідний пристрій пРРО підлягає реєстрації (роз’яснення ДПС).
Детальніше про те, як зареєструвати та скасувати реєстрацію пРРО, схему їхнього функціонування читайте у матеріалі Програмні РРО. Також щодо реєстрації пРРО можна безпосередньо з Порядком реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, який затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317.
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Як працює система пРРО і електронних чеків
Електронний фіскальний чек має такі ж реквізити, як і звичайний. Це значить, що для е-чека використовується та ж сама форма ФКЧ-1, що й для чеків звичайних касових апаратів. Знайти перелік обов’язкових реквізитів та саму форму можна у Положенні про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, яке затверджене наказом від 21.01.2016 № 13 (далі — Положення № 13). Однак є серед цих реквізитів такі, які можуть бути лише у електронного чека, а саме:
- QR-код (рядок 26) – це не обов’язковий реквізит, він зазначається лише у разі наявності;
- позначка щодо режиму роботи (офлайн/онлайн) (рядок 27);
- контрольне число, сформоване в режимі офлайн (рядок 28). Таке контрольне число формується за допомогою одностороннього алгоритму хешування даних. В один період часу для всіх програмних РРО застосовується одна хеш-функція (перетворення даних), яка визначена ДПС;
- ФН – фіскальний номер пРРО (рядок 30).
Також є відмінність у тому, що для програмних РРО не вказують ЗН – заводський номер реєстратора розрахункових операцій (рядок 29).
Чи потрібен принтер для програмного РРО
Принтер не обов’язковий. Так податківці раніше відповідали у своєму Інформаційному листі № 3, присвяченому пРРО. Однак наразі є виробники портативних пристроїв, на які інстальовано програмне забезпечення для пРРО та які мають вбудований міні-принтер. За розмірами та зовнішнім виглядом такі пристрої подібні до POS-терміналів, але замість кнопок – сенсорний екран на всю площу пристрою. Крім того, на ринку вже є:
- інтегровані пристрої, які поєднують і пРРО, і POS-термінал (вони друкують фіскальний касовий чек і квитанцію про оплату банківською карткою);
- програмне забезпечення, яке встановлюється на смартфон і здатне приймати платежі від клієнтів, зокрема за безконтактною технологією NFC і одночасно формувати електронний фіскальний чек.
Нагадуємо, що POS-термінал – це пристрій для прийняття банківських карток. Та квитанція, яку він видає не є замінником фіскального касового чека. Як наслідок, у точці роздрібного продажу для безготівкового розрахунку платіжними картками чи іншими електронними платіжними засобами (ЕПЗ) треба мати і РРО, і POS-термінал.
Із 1 серпня 2023 року підприємцям дозволили формувати спрощений фіскальний чек. Консультація допоможе розібратися, яку інформацію має містити такий чек, як правильно зазначати у ньому групу товарів та що буде, якщо схибите з назвою товару у чеку
Переваги програмних РРО та е-чеків
До основних переваг пРРО належать:
- можливість офлайн-роботи – навіть якщо вимкнули електроенергію, обірвався Інтернет-зв’язок можна продовжувати працювати, використовуючи пристрій, на який встановлений пРРО. Без перерви не більше 36 годин, а за місяць – не більше 168 годин. За таких умов ніякі паперові книги обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункові книжки (РК) не потрібні;
- звіт за добу роботи пРРО (так званий Z-звіт, назва від англ. Zero – нуль, при його формуванні можна почати «з нуля» новий день роботи РРО/пРРО) формується в автоматичному режимі. Продавцю не треба дбати, аби не продавити закінчення доби;
- вихід в офлайн-режим автоматичний. Продавець може й не помітити, що Інтернет-зв’язок зник, наприклад через відключення електронергії;
- пРРО інтегруються до сучасних автоматизованих кас самообслуговування, Інтернет-магазинів, POS-терміналів тощо. Це уже сучасна технологія, за якою майбутнє;
- пРРО можна синхронізувати з моментом доставки на основі післяплати (накладеного платежу) – тоді в момент оплати покупцем посилки (товару) йому одразу надсилається електронний фіскальний чек, що дозволяє виконати норми Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР (далі – Закон про РРО) щодо видачі чека під час здійснення розрахункової операції (інакше – чек треба друкувати зарані та вкладати у посилку). Про післяплату (накладений платіж) і електронний фіскальний чек читайте в матеріалі РРО/пРРО для Інтернет-магазину, а також див. роз’яснення ДПС;
- по ціні та обслуговуванню може вийти дешевше звичайного РРО, але не факт. Все буде залежати від обсягів діяльності продавця та яке рішення щодо пРРО він вибере – безкоштовне від ДПС, від сторонніх розробників, з готовим пристроєм-носієм чи без такого. Однак враховувати слід можливості інтеграції з іншим програмним забезпеченням, тобто пРРО дає більше можливостей (див. вище).
Чи треба пРРО під час воєнного стану
Насьогодні всі суб’єкти господарювання мають застосувати РРО/пРРО, незважаючи на воєнний стан (виняток один – єдинники 1 групи, у яких звільнення постійне, а не лише на період воєнного стану). Однак за період з 01.01.2022 по 30.09.2023 діє звільнення від РРО-штрафів (Закон від 30.06.2023 № 3219-IX), за винятком:
- продажу підакцизних товарів (зверніть увагу, що безалкогольне пиво та вино не є підакцизними товарами). При цьому у фіскальних чеках мають бути штрих-коди акцизних марок;
- купівлі-продажу іноземної валюти;
- діяльності у сфері грального бізнесу;
- продажу виробів медичного призначення;
- продажу виробів ювелірних та з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння;
- продажу технічно складних виробів, які потребують гарантійного обслуговування.
З 1 жовтня 2023 року звільнення від РРО-штрафів залишається лише у тих суб’єктів господарювання, які не можуть виконати вимоги Закону про РРО з причини розташування на тимчасово окупованій території, територіях поточних чи можливих бойових дій.
Невидача (у паперовій та/або електронній формі) фіскального касового чека щодо згаданих вище винятків загрожує застосуванням штрафу у розмірі 25% вартості проданих товарів (робіт, послуг), якщо порушення вчинене вперше (50% – якщо вдруге) (п. 15 Прикінцевих положень Закону про РРО).
