В статье узнаете, как правильно заполнить расходную накладную и каким реквизитам уделить особое внимание.
Расходная накладная: требования к оформлению
Расходную накладную составляют в двух экземплярах: первый остается у продавца, второй передают покупателю. Оба экземпляра подписывают лица, которые отгрузили и получили товар.
Руководитель предприятия утверждает перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества.
Как заполнять расходную накладную произвольной формы, покажем на Примере.
Пример: как заполнять расходную накладную произвольной формы
ООО «Эдельвейс» отпустило ООО «Орхидея» такие ТМЦ:
- лак мебельный акрил-полиуретановый Trae Lyx Moebel lak (0,25 ) — 10 банок по цене 150 грн без НДС за банку;
- ДВП СТ - 40 (2,5 мм × 2440 мм ×1220 мм) — 5 листов по цене 95 грн без НДС за лист.
Підкажемо на прикладах реальних ситуацій, на що зважати платникам ПДВ, коли готують таблиці даних. Адже таблиця, яку врахували контролери, є дієвим способом успішно зареєструвати податкові накладні
Расходная накладная: порядок заполнения
| КАК ЗАПОЛНИТЬ РАСХОДНУЮ НАКЛАДНУЮ |
| Реквизит | Обязателен или нет | Как заполнить |
| Дата | да | Дата фактической отгрузки ТМЦ. Она может отличаться от даты перехода права собственности на ТМЦ. На практике возможны ситуации, когда дата отгрузки и дата получения ТМЦ разные, например, после доставки. В договоре пропишите дату перехода прав собственности, например, дата подписания документов на складе поставщика и др |
| Номер накладной | Нет | Порядковый номер расходной накладной. Он нужен для внутреннего контроля отпуска ТМЦ со стороны поставщика. Сбой в нумерации или пропуск номеров не грозит штрафом. Недействительным документ также не признают |
| Наименование сторон (поставщик, покупатель) | Да | Наименование сторон (можно сокращенные). Банковские реквизиты указывать не обязательно. Если ошиблись в наименовании, например, пропустили часть названия, отметили неправильную организационно-правовую форму (в частности ЧП «Орхидея» вместо ООО «Орхидея»), ГНС может усомниться в реальности хозяйственной операции |
| Место сборки (адрес поставщика, адрес покупателя) | Нет | Пишите фактический адрес поставщика (или адрес поставщика или покупателя, в зависимости от условий доставки). Укажите фактический, а не юридический адрес, поскольку именно он идентифицирует место хозяйственной операции. Однако, если место составления документа иное, чем указанные адреса, укажите об этом в расходной накладной |
| Наименование товара | Да | Полное наименование товара и все, что позволяет четко идентифицировать отгруженный товар*. Если товар имеет определенные особенности относительно размера, разлива и т. д., пишите об этом здесь. Например плиты ДВП, ДСП и т. п. имеют различные размеры, а краски, лаки разливают в разные по емкости банки |
| Единица измерения | Да | Чтобы записать единицу товара*, воспользуйтесь Государственным классификатором единиц измерения ДК 011-96, который предназначен для заполнения налоговых накладных |
| Количество | Да | Пишите количество товара. Как и в налоговой накладной, это может быть не обязательно натуральное число, а дробное. Количество знаков после запятой должно быть достаточным, чтобы правильно исчислить сумму операции |
| Цена, сумма без НДС | Да | Укажите цену без НДС и сумму по каждой графе ( = цена без НДС × количество) |
| Сумма НДС, сумма с НДС | Да | Пишите сумму НДС (по ставке 20% это 1/5 суммы без НДС) и общую стоимость товара с НДС. Эти реквизиты обязательны, ибо это и есть общий объем хозяйственной операции. Эту сумму предстоит уплатить поставщику |
| Сумма словами | Нет | Сумма словами не является обязательной. Если ее не записали, это не будет нарушением требований обязательных реквизитов, поскольку уже есть итог операции цифрами (сумма с НДС) |
| Всего наименований | Нет | Пишите количество товарных позиций |
| Доверенность на получение ТМЦ | Нет | Укажите реквизиты доверенности, если отпускали ТМЦ по доверенности. Без оформления доверенности от имени предприятия получить ТМЦ может руководитель или иные уполномоченные лица, сведения о которых внесены в ЕГР |
| Подписи | Да | Подписи должны совпадать с их расшифровкой |
| Печать | Нет | Печати ставим при необходимости |
| * важно, чтобы данные расходной накладной и налоговой накладной совпадали до мелочей |
Как исправить ошибки в расходной накладной
Если допустили ошибку в расходной накладной, замените ее новой, правильной.
Если это невозможно, то прибегните к стандартному способу — корректурному (положение № 88). Неправильный текст или сумму зачеркните тонкой черточкой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху напишите правильные данные. Рядом укажите "исправлено", дату исправления и поставьте подписи лиц, подписавших этот документ.
Расходная накладная образец заполнения
СКАЧАТЬ
Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Головбух»
