Выдача денег под отчет – одна из распространенных операций у субъектов хозяйствования, а потому неудивительно, что бухгалтеры частенько у них ошибаются. В статье объясним можно ли перечислять подотчетные средства на зарплатную карточку работника, нужно ли отчитываться за неиспользованные и возвращенные подотчетные средства, действуют ли наличные ограничения на выдачу и использование подотчетных средств и как учитывать средства, выданные под отчет.
Первичка. Налоги. Зарплата. Проверки ПОПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО ⚡️
Подотчетные средства на зарплатную карту можно ли перечислять
Сразу ответим: на зарплату карточку перечислять подотчетные средства нельзя. Объясняем.
Предприятие для некоторых видов выплат (зарплаты, дивидендов, стипендий, пенсий, социальной помощи, возврате излишне уплаченных сумм и т. п) имеет право открыть текущие счета физическим лицам, заключив с банком договор об открытии текущих счетов в пользу физических лиц (п. 68 Инструкции, утвержденной постановлением НБУ от 12.11.03 № 492, далее — Инструкция № 492).
Так, банк открывает физлицу отдельный текущий счет для зачисления исключительно зарплаты, стипендии, пенсии, социальной помощи и других предусмотренных законом соцвыплат, или использует уже открытый для этих целей счет (п. 69 Инструкции № 492).
Если клиент желает пользоваться другими банковскими услугами, в том числе получать на карточку прочие поступления, то он может открыть для таких целей другой текущий счет, режим которого позволяет (письмо НБУ от 01.10.14 № 25-110/55892).
Поэтому, поскольку денежные средства, выданные под отчет, не относятся ни к фонду заработной платы, ни к социальным выплатам, поэтому перечислить такие суммы на зарплатный счет нельзя. Любые другие выплаты, в том числе и подотчетные средства или возмещения понесенных расходов работодателю, нужно перечислять на другие банковские счета, принадлежащие работникам.
Обнаружили ошибки в первой квартальной отчетности по НДФЛ и ЕСВ или в формах № 1ДФ и Д4 за прошлые отчетные периоды - необходимо их исправить. Заполнение уточняющей и текущей отчетности, особенности корректировки суммовых и несумових ошибок и чем обернется для работодателя промедление с их исправлением?
Неиспользованные подотчетные средства: нужен ли авансовый отчет
Предприятие выдало аванс на командировку или на хознужды. Но по каким-то обстоятельствам командировка не состоялась (товар/услуга не приобретены) и, соответственно, подотчетные средства не были потрачены. В таком случае работник должен вернуть неиспользованные подотчетные средства.
Возникает вопрос, а составлять ли авансовый отчет при такой ситуации?
Если аванс перечислили на корпоративную платежную карту (Далее — КПК), составлять авансовый отчет не нужно. Аванс будет считаться выданным только при снятии средств с КПК или при проведении расчетов с ее помощью. А если снятия и расчетов не было — то получается, что и подотчетные средства работник не получал.
Если же аванс выдали наличными или перечисляли на личную карточку работника, авансовый отчет нужно составить. Объясним почему.
Обеспечили подотчетное лицо наличными или аванс перечисляли на ее личную банковскую карту — средства считаются выданными под отчет на дату осуществления соответствующей операции (выдачи наличных или перечисление средств на личную карточку). И о таких средствах работник должен отчитаться.
В соответствии с подпунктом 170.9.2 Налогового кодекса Украины отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, нужно подать до окончания пятого банковского дня, наступающего за днем, в котором работник завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия. При наличии излишне израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или на текущий счет до или во время представления такого отчета.
Как видим, норма НК прямо не указывает необходимость подать отчет в случае, если командировка не состоялась (покупка товара/услуг не осуществлялась). Но указывает на необходимость вернуть подотчетные средства.
Доказательство того, что отчет необходимо сдать — пункт 6 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина от 28.09.2015 № 841:
«Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи»
То есть отчет необходимо составить работнику, получившему средства, независимо от того, были эти средства потрачены или возвращены.
Примеры бухгалтерских проводок к 10 ситуациям, когда выручит авансовый отчет, и образец заполнения авансового отчета. Никакой «воды», только практические советы ↪️
О необходимости отчитываться в случае отмены командировки налоговики указали в разъяснении ВИР, категория 103.17. При этом контролеры сократили срок возврата неиспользованных средств до 3 рабочих дней со дня принятия решения об отмене, ссылаясь на требования бюджетной Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59.
Подотчетные средства на хозяйственные нужды: как действуют «наличные» ограничения
При выдаче средств под отчет на хозяйственные нужды предприятия ориентируйтесь на п. 19 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148), где определены конкретные сроки возврата подотчетных сумм:
на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья | на срок не более 10 рабочих дней |
на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов | на срок не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет |
на все остальные производственные (хозяйственные) нужды | на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных под отчет |
Эти сроки продлеваются до завершения срока командировки, если подотчетному лицу одновременно выдали наличные как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов.
Выдать наличные под отчет работнику можете только, если он отчитался за ранее полученные подотчетные средства (п. 19 Положения № 148).
Не забывайте, что при выдаче/возврате подотчетных сумм действуют наличные ограничения:
- 10 тыс. грн при наличных расчетах с другими предприятиями и предпринимателями;
- 50 тыс. грн в день по одному или нескольким платежным документам при расчетах с физлицами (п. 6 Положения № 148).
Приобретая товары (работы, услуги) у субъекта хозяйствования для нужд предприятия, работник выполняет гражданско-правовые действия от имени и за счет предприятия. И поэтому здесь срабатывает 10-тысячное ограничение наличных расчетов.
Но «наличные» ограничения не касаются использования наличности, выданной на командировку — стоимость проезда, проживания, питания и других услуг, связанных с пребыванием работника в командировке. А вот при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке 10-тысячное ограничение действует (если контрагентом является субъект хозяйствования).
Если работник приобретал ТМЦ для хознужд или оплачивал работы, услуги обычному физлицу для нужд предприятия, то в этом случае срабатывает 50-тысячное ограничение наличных. Это также касается расчетов с лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, и не зарегистрированы как ФЛП (разъяснения ВИР, категория 109.13).
Внимание: получение под отчет наличности работниками от кассира предприятия не относится к расчетам наличными. А значит ограничения 50 тыс. грн на такую операцию не распространяется (письмо ГНС от 03.07.2020 № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ИНК).
Расчеты с помощью платежной карты без снятия при этом наличных денег (то есть через платежный терминал) являются безналичными. Поэтому "наличные" ограничения на них не распространяются (разъяснение ВИР, категория 109.13).
Подотчетные средства: как учитывать и облагать налогом
Для учета подотчетных сумм предназначен субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого субсчета отражают выдачу денег под отчет, а по кредиту — суммы утвержденных расходов и суммы возвращенных подотчетным лицам денежных средств (Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 № 291).
Основные корреспонденции счетов с подотчетными средствами:
Название хозяйственной операции | Дт | Кт |
Выдача средств в гривнах под отчет и / или возмещение понесенных расходов | 372 | 301 (311) |
Выдача средств в иностранной валюте под отчет | 372 | 302 (312) |
Утверждение расходов | 23, 91, 92, 93 | 372 |
Приобретение запасов для хозяйственных нужд | 203, 205, 207, 209, 22 | 372 |
Право на налоговый кредит по понесенным расходам | 6442 | 372 |
Удержание неиспользованных средств из заработной платы. | 661 | 372 |
Под налогообложение подотчетные средства попадают, если по ним вовремя не отчитаться. Тогда удерживаете:
- НДФЛ 18%. Сумма рассчитывается с использованием натурального коэффициента. В приложении 4ДФ Налогового расчета признак дохода проставляете «118»;
- военный сбор 1,5%. Удерживаете без использования натурального коэффициента;
- ЕСВ не начисляете, ведь эти средства не входят в фонд оплаты труда.
