бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Вести бухгалтерский учёт обязаны все предприятия. Какие правила ведения бухгалтерского учёта в настоящее время существуют, кто его может вести и о каких организационных моментах следует позаботиться при организации бухгалтерского учёта — в консультации
Организация учёта - это сфера ответственности владельца предприятия (ч. 2 ст. 8 Закона «О бухгалтерском учёте и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV, далее - Закон о бухучёте). Именно владелец должен позаботиться о том, кто будет вести учёт. Если он не хочет никого нанимать, то может вести бухгалтерский учёт самостоятельно. Исключением являются лишь акционерные общества, государственные предприятия и бюджетные учреждения, где создание бухгалтерской службы является обязательным. Также отсутствие на предприятии бухгалтера не лишает владельца обязанности вести учёт, например в ситуации, когда бухгалтер, который был единственным, уволился. А теперь подробнее.
Учетная политика — важнейший на предприятии документ. Эксперт разъяснит, что в ней следует фиксировать, когда вносить изменения и чего лучше в ней не прописывать, чтобы избежать претензий налоговиков. Образец приказа и положения об учетной политике помогут сформировать идеальную учетную политику.
традиционный вариант – наем бухгалтера как работника, то есть на основе трудовых отношений. Можно нанять как одного бухгалтера, так и создать бухгалтерию из нескольких работников во главе с главным бухгалтером;
очень распространённый вариант - использование услуг бухгалтера, зарегистрированного как физлицо-предприниматель (ФЛП). Это уже отношения на основе гражданско-правого договора, а не трудовые. При таких обстоятельствах на предприятии вообще может не быть бухгалтера. Можно использовать также смешанный вариант, когда один бухгалтер или несколько есть на первичных документах, но работу и задачи главного бухгалтера фактически виполняет ФЛП, например составление финансовой и налоговой отчетности, все коммуникации с ГНС;
ведение учета другим предприятием. Это может быть аудиторская фирма, юридическая фирма, бухгалтерская фирма и т.п. Услуги предоставляются, как и в случае с ФЛП, согласно гражданско-правовому договору. В таком случае в такой фирме есть нанятые работники, которые и ведут учет клиентов фирмы. Недостаток – несколько «размытая» ответственность, клиент на практике имеет отношения в основном с руководителем такой фирмы, а не непосредственными исполнителями работы;
ведение учета самостоятельно. Вести бухгалтерский учёт может владелец или руководитель (директор) предприятия не прибегая к услугам бухгалтера. На этапе создания предприятия это вполне обычная ситуация, когда первые дни отсутствуют наёмные работники и есть только один директор, которому ничего не остаётся, как вести учёт хозяйственных операций;
создание централизованной бухгалтерии, которая ведёт учёт нескольких юрлиц. Это традиционная ситуация для школ, которые финансируются из бюджета. Например, все или большинство школ города может вести единственная централизованная бухгалтерия в городском отделе образования. Однако существуют и школы, которые выделяются на отдельный баланс. Как правило, это школы-интернаты, специализированные школы;
ведение учёта самозанятым лицом, которое осуществляет независимую профессиональную деятельность. В данном случае такое лицо предоставляет бухгалтерские услуги. Правда, данный вариант существует лишь «на бумаге».
Относительно последнего варианта дадим некоторые пояснения: независимая профессиональная деятельность — это не трудовой договор, и не ФЛП. Несмотря на то, что бухгалтер по пп. 14.1.226 НКУ может заниматься независимой профессиональной деятельностью, нона практике в Украине регистрируют независимую профессиональную деятельность только частных исполнителей, архитекторов, инженеров-проектировщиков, нотариусов, судебных экспертов, адвокатов и арбитражных управляющих(это лица, которые распоряжаются имуществом и управляют санационно-ликвидационными процедурами). Итак, практически возможными в ведении бухгалтерского учета являются лишь первые 5 вариантов.
Сведения о лице, которое ведёт бухгалтерский учёт (главном бухгалтере) подают в налоговую по форме 1-ОПП (или 1-ОПН при регистрации постоянного представительства нерезидента для иностранной юридической компании, организации или ее обособленного подразделения). Подать данную информацию следует в течение 10 дней со дня взятия на учёт/возникновения изменений.
Для акционерных обществ и других предприятий, представляющих общественный интерес, количество вариантов ведения учёта сужается - только бухгалтер, причём не менее двух. Это касается публичных акционерных обществ (ПАО), банков, страховых компаний, кредитных союзов и др. Такие предприятия ещё и МСФО-обязаны.
Оформить выбранную форму организации бухгалтерского учёта на предприятии требуется приказом. Впишите соответствующий пункт в приказ об учётной политике или к приказу об организации бухгалтерского учёта.
Физические-лица предприниматели и Закон О бухгалтерском учете
Закон о бухучёте не распространяется на физлиц. В понимании данного закона ФЛП бухгалтерский учёт не ведут. Их деятельность в Налоговом кодексе называется «учёт доходов», «учёт доходов и расходов». ФЛП не используют двойной записи (бухгалтерские проводки), не сдают финансовую отчётность (баланс, отчёт о финрезультатах и другие формы).
ФЛП-единоналожникам теперь даже разрешено вести Книгу учета доходов, Книгу учета доходов и расходов в произвольной форме. ФЛП на общей системе же ведут Книгу учета доходов и расходов по типовой форме, но ее уже не нужно регистрировать. Кроме того, ее можно даже не печатать и вести только в электронном виде.
Однако ФЛП подают свою налоговую отчетность, отчитываются о зарплате наемных работников. Также они подают и статистическую отчетность по направлениям, которые попадают в Табель статистических наблюдений, который утверждается на соответствующий год Госстатом.
Если учёт ведёт бухгалтер
Владельцу следует обратить внимание на правильность оформления трудовых отношений. Обязательно приказ о принятии на работу и запись в трудовой. Кроме этого следует позаботиться о наличии должностных инструкций. Полномочия и обязанности главного бухгалтера определены в Законе о бухучёте и эти нормы следует учитывать (ч. 7, ч. 8 ст. 8 Закона о бухучёте).
Ведение бухгалтерского учета ФЛП
Если учет ведет предприниматель, особое внимание обратите на оформление гражданско-правового договора. В данном случае — договора о предоставлении бухгалтерских услуг. Бухгалтер по закону о бухучете должен быть зарегистрирован как предприниматель (обычно это 3 группа единого налога или общая система налогообложения; если предприятие находится на упрощенной системе налогообложения, то такой бухгалтер-предприниматель может быть и на 2-ой группе единого налога). Это снимет все вопросы перед управлением Гоструда. Не рекомендуем заключать договоры на ведение учета с лицами, не имеют регистрации. Такие действия могут квалифициров как отсутствие оформления трудовых отношений.
В договорах должен быть прописан результат, который требуется от такого бухгалтера-предпринимателя, то есть не сам процесс «ведение бухгалтерского учёта», а «подготовка и представление финансовой и налоговой отчётности», «обработка первичных документов» и другие. Это отличает отношения по ГПД от трудовых.
заполнить в форме 1-ОПП «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета», где указать данные о руководителе предприятия (разъяснение ГНС ВИР 129.03).
Решение организационных вопросов ведения бухгалтерского учёта
На предприятии желательно обеспечить наличие:
приказа об учётной политике. Существующие стандарты бухгалтерского учёта (НП(С)БУ, МСФО) предусматривают различные методы учёта отдельных активов, обязательств. Например, различные методы начисления износа, состав статей калькулирования себестоимости, метод признания резерва сомнительных долгов. Предприятие должно определиться с их выбором и это надо закрепить определённым внутренним документом;
приказа об организации бухгалтерского учёта (или совместить его с приказом об учётной политике). Кто ведёт учёт, состав инвентаризационных комиссий, кто имеет право подписи, с помощью какой компьютерной программы ведётся учёт, определить счета бухгалтерского учета, которые будут использоваться (так называемый рабочий план счетов), перечень лиц, которые могут подписывать документы, получать ТМЦ для предприятия. Кроме того, в приказе могут быть перечень регистров (журналов), в которых осуществляется учёт, если есть определенные бумажные, а также график документооборота. Множество мелких вопросов, которые можно включить в общий внутренний документ.
«Желательно обеспечить» – это значит, что никакого наказания / штрафа непосредственно за отсутствие приказа нет. Существуют предприятия, которые их не имеют. Однако здесь есть другие риски:
стандарты бухгалтерского учета, как НП(С)БУ, так и МСФО, как отмечалось, являются многовариантными, а когда предприятие не имеет утвержденного варианта, то могут возникнуть «свое» трактовки со стороны проверяющих органов, тех же налоговиков. Например, относительно создания резерва сомнительных долгов у плательщика налога на прибыль. Ведь начисление такого резерва уменьшает прибыль и налог, а значит, это не может не вызвать интерес в ходе проверки;
в подобных организационных приказах можно утверждать и формы внутренних первичных документов. Например так называемый «самоакт» – это акт, который предприятие составляет, когда отсутствует внешний документ на операцию. Отсутствие утвержденной формы может поставить под сомнение, а форма самоакта общегосударственными документами не утверждена;
предприятие может вводить дополнительные, «свои» счета для ведения учета. Их также надо утверждать;
в таких комплексных документах можно решить и другие рабочие вопросы, например состав инвентаризационных комиссий.
И чем объем бизнеса больше, тем таких рисков тоже больше. Добавим, что оба приказа – об учетной политике и об организации бухгалтерского учета – можно совместить в один. Нет никаких требований их разделять на два.
При решении организационных вопросов также следует проанализировать, какую финансовую, налоговую и статистическую отчётность должно подавать предприятие. Если предприятие вписывается в определение малого предприятия или микропредприятия, которые даются в Законе о бухучёте, то оно тогда может применять НП(С)БУ 25 «Упрощенная финансовая отчетность» и подавать упрощённую финансовую отчётность.
Для справки:НП(С)БУ – это национальные положения (стандарты) бухгалтерского учёта, нормативные документы, которые содержат общие правила учёта по определённым вопросам. Существует также круг предприятий, которые обязаны использовать Международные стандарты финотчетности (МСФО, ст. 12-1 Закона о бухучёте).
