Компенсуємо вартість ПММ, придбаних під час відрядження за кордон на службовому авто
Як компенсувати працівнику вартість паливно-мастильних матеріалів (ПММ), придбаних під час відрядження за кордон для службового авто?
Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства.
У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на ПММ відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту. Цей маршрут повинен бути визначений у наказі керівника підприємства.
При цьому відшкодуванню підлягають інші витрати, пов’язані з:
- технічним обслуговуванням;
- стоянкою;
- паркуванням службового автомобіля;
- зборами за проїзд грунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Треба пам’ятати, що витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності оригінальних документів, що засвідчують вартість цих витрат (пп. 140.1.7 Податкового кодексу України).
Якщо під час службових відряджень працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.
Разом із звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження. Такий порядок встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, яка затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.
За відсутності підтвердних документів про обмін валюти, у якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження, перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
У момент затвердження авансового звіту витрати, що повністю покриваються виданим авансом, відображаються за курсом НБУ на дату видачі такого авансу (п. 6 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»). А суми перевитрати показуються за курсом на дату затвердження авансового звіту (п. 5 П(С)БО 21)
Отже, для оплати ПММ відрядженому працівнику необхідно скласти окремий авансовий звіт, який подається у бухгалтерію підприємства з оригіналами документів, які підтверджують оплату ПММ. Якщо працівнику потрібно компенсувати витрачену інвалюту понад суму наданого авансу на відрядження, то таку суму потрібно виплатити в еквіваленті гривнями за курсом НБУ на дату розрахунку з працівником. Такий розрахунок потрібно здійснити протягом трьох діб після затвердження авансового звіту.
