Довідку-розрахунок на виплату заробітної плати складає платник ЄСВ за формою згідно з додатком 1 до Порядку прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати, затвердженого наказом Мінфіну від 16.09.2022 № 291; далі — Порядок.
Контролюючі органи відмовляють у погодженні за умови:
- невідповідності довідки-розрахунку визначеній формі;
- недостовірності викладеної у довідці-розрахунку інформації;
- подання довідки-розрахунку до контролюючого органу не за місцем взяття на облік платника ЄСВ.
Один примірник погодженої довідки-розрахунку в паперовій формі надається обслуговуючому надавачу платіжних послуг, другий — контролюючому органу, третій — залишається у платника ЄСВ.
Довідку-розрахунок в електронній формі надає платник ЄСВ до обслуговуючого надавача платіжних послуг з дотриманням законів України:
- «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV;
- «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.
Довідка-розрахунок в електронній формі — документ, отриманий платником ЄСВ в електронній формі через Електронний кабінет у порядку, встановленому статтею 42-1 Податкового кодексу України (п. 1 Порядку).
У розділі «Введення звітності» приватної частини Електронного кабінету платник ЄСВ може надіслати до відповідного контролюючого органу належним чином оформлену довідку-розрахунок в е-формі за ідентифікатором форми:
- J1330001 — для юридичних осіб;
- F1330001 — для фізичних осіб.
Після надходження електронного документа здійснюють його автоматизовану перевірку.
У першій квитанції електронного документа повідомляють про результати такої перевірки. У разі негативних результатів автоматизованої перевірки у першій квитанції повідомляють про неприймання електронного документа із зазначенням причин. У такому випадку другу квитанцію не формують.
Друга квитанція є підтвердженням про приймання (реєстрацію) або повідомленням про неприймання в контролюючому органі електронного документа. У другій квитанції зазначають реквізити прийнятого (зареєстрованого) або неприйнятого (із зазначенням причини) електронного документа, результати обробки в контролюючому органі (дата та час приймання (реєстрації) або неприймання, реєстраційний номер, дані про платника та підписувача (підписувачів) електронного документа та квитанції).
За наявності другої квитанції про приймання е-документа датою та часом його приймання (реєстрації) контролюючим органом вважають дату та час, зафіксовані у першій квитанції.
Інформацію щодо отримання та дати реєстрації довідки-розрахунку в контролюючому органі можете переглянути у вкладці «Вхідні» розділу «Вхідні/вихідні документи» приватної частини Електронного кабінету. Також квитанції щодо приймання та обробки можете переглянути в розділі «Перегляд звітності» та розділі «Введення звітності». Дата реєстрації довідки-розрахунку вважається днем її отримання контролюючим органом.
Погоджену довідку-розрахунок в е-формі (або відмову у погодженні) невідкладно направляє контролюючий орган платнику ЄСВ в Електронний кабінет.
