Штатний розпис: як скласти і затвердити
Що таке штатний розпис
Штатний розпис — це документ, що встановлює для роботодавця структуру, штат та посадові оклади працівників.
Штатний розпис підприємства
Кожне підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 ГК). В загальному випадку в законодавстві нема жодної прямої вказівки про необхідність складання штатного розпису. Наявність штатного розпису обов’язкова лише для бюджетних та державних установ. Проте без цього документу неможливо:
- визначити перелік посад і професій, що потрібні роботодавцеві;
- прийняти працівника на вакантну посаду;
- обчислити статистичні показники щодо чисельності працівників;
- скласти посадові інструкції;
- розірвати трудовий договір за ініціативою роботодавця в зв’язку зі скороченням чисельності або штату працівників (ч.1 ст. 40 КЗпП).
Ба більше, Мінпраці наполягає, що всі підприємства в Україні зобов’язані мати штатний розпис, оформлений відповідним чином, а його відсутність вважається порушенням вимог законодавства про працю (лист від 27.06.2007 № 162/06/187-07).
Ставка військового збору збільшується з 1,5% до 5%. Податкові зміни набрали чинності із 01.12.2024. Тримайте пояснення експерта, як будемо утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою
Штатний розпис ФОП
Питання щодо наявності штатного розпису у підприємців суперечливе. Чинне законодавство не вимагає штатний розпис для ФОП. Однак позиція державних органів з цього питання неоднозначна. На думку Мінсоцполітики, фізична особа-підприємець, яка використовує найману працю, з точки зору КЗпП виступає роботодавцем. Норми трудового законодавства поширюються і на ФОП-роботодавців, тому вони мають вести кадрову документацію, зокрема, кадрові накази, особові картки, табель обліку використання робочого часу та штатний розпис (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06).
Проте згодом фахівці міністерства змінили думку на протилежну: чинним законодавством про працю не передбачено обов'язковість фізичної особи-підприємця мати штатний розпис (лист від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133). В Держпраці неодноразово наголошували, що штатний розпис має бути у всіх роботодавців.
А ось Дніпропетровський апеляційний адміністративний суд у справі 808/478/17 наполягає, що ведення штатного розпису на підприємствах крім державних органів та установ не є обов'язковим.
Тож, підприємець має самостійно вирішувати складати штатний розпис чи ні. Але все ж таки краще щоб він був, бо без штатного розпису неможливо дотримати деяких норм чинного законодавства. Наприклад, роботодавці мають подавати до центру зайнятості інформацію про наявні вакансії та про майбутнє вивільнення працівників в зв’язку зі скороченням (п.4. ч.3 ст.50 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067).
Складаємо штатний розпис 2024/2025
Штатний розпис розробляйте на підставі внутрішніх потреб підприємства. Визначте організаційну структуру та чисельність штатних одиниць. При підготовці документу використовуйте положення про оплату праці та нормативно-правові акти. Назви посад зазначайте з урахуванням Національного класифікатора ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327. Простежте за тим, щоб однакова назва посади була в штатному розписі, наказі про прийняття на роботу, посадовій інструкції, в трудовій книжці та особовій картці працівника.
Розмір посадових окладів встановлюйте залежно від складності та умов виконуваної роботи та фінансових можливостей підприємства.
Увага: не встановлюйте всім працівникам однакову тарифну ставку. Посадовий оклад спеціаліста має бути вищим ніж оплата за некваліфіковану працю.
У загальному випадку не існує типової форми штатного розпису. Для бюджетних установ форма штатного розпису затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Інші роботодавці можуть скористатися цією формою, або самостійно розробити зручний варіант. При цьому штатний розпис має містити:
- назву структурного підрозділу та посад;
- кількість штатних посад;
- розмір посадового окладу;
- місячний (річний) фонд оплати праці.
Доплати і надбавки, передбачені Колективним договором, у штатному розписі відображайте лише в тому разі, якщо вони мають постійний характер. Наприклад, доплату за шкідливі умови праці.
Як закрити рік: чекліст бухгалтера із зарплати
Зразок штатного розпису на 2024 рік
Можна складати штатний розпис з більш детальною інформацією, зокрема про річний бюджет підприємства, надбавки й доплати для працівників різних підрозділів.
Хто затверджує штатний розпис
Штатний розпис установи підпишіть керівником та головним бухгалтером (керівником фінансової служби). Затверджує документ керівник установи. Його підпис в правому верхньому куту скріпіть гербовою печаткою та зазначте дату.
Видайте наказ у довільній формі щодо затвердження штатного розпису. Обов’язково вкажіть дату, якою передбачено введення в дію штатного розпису. Ця дата може відрізнятися від дати наказу або збігатися з нею.
Увага: Наказ видайте не пізніше дати введення в дію штатного розпису.
Наказ на штатний розпис зразок
Підготуйте копії затвердженого штатного розпису для відділу кадрів та бухгалтерії.
Для бюджетних установ штатний розпис одночасно з кошторисом затверджує головний розпорядник коштів (п. 37 Постанови КМУ «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» від 28.02.2002 № 228, далі — Порядок № 228).
Період дії штатного розпису
Бюджетні установи складають штатний розпис кожний рік. Вони мають затвердити його протягом місяця з початку бюджетного року (абз. 1 п.45 Порядку № 228).
Обмеження терміну дії штатного розпису є лише для бюджетних установ. Тож не вказуйте період дії штатного розпису. В такому разі його можна використовувати до моменту, коли виникне потреба внести в нього зміни.
Як внести зміни до штатного розпису
Зміна штатного розпису може відбуватись за таких підстав:
- потреба в введенні штатних одиниць;
- скорочення штату;
- зміна розміру посадових окладів та надбавок;
- зміна структури підприємства.
Якщо працівник звільнився, то це не є підставою для зміни штатного розпису. Посада, яку він обіймав, залишається вакантною.
Змінити штатний розпис можна двома способами:
Варіант 1. Видайте наказ про внесення змін до штатного розпису з переліком цих змін в тексті. Цей варіант використовуйте в разі незначних змін. В наказі обов’язково зазначайте причину внесення змін до штатного розпису та дату, з якої зміни вводяться. Наприклад, ТОВ «Корал» планує з 01.11.2024 ввести нову посаду.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Наказ про внесення змін до штатного розпису зразок
Варіант 2. Ввести в дію новий штатний розпис і затвердити його наказом. Цей варіант підходить при підвищенні посадових окладів, змінах в організації виробництва тощо. Форма наказу така ж, як і при затвердженні первинного штатного розпису.
Законодавством не передбачено обмежень щодо кількості та періодичності внесення змін до штатного розпису.
В разі зміни істотних умов праці – системи та розмірів оплати праці, зміни розрядів або найменування посад тощо готуйте документ з урахуванням того, що працівник повинен бути повідомлений про майбутні зміни не пізніше ніж за два місяці (ст. 32 КЗпП).