Штатний розпис — це документ, що встановлює для роботодавця структуру, штат та посадові оклади працівників.
Штатний розпис підприємства
Кожне підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 ГК). В загальному випадку в законодавстві нема жодної прямої вказівки про необхідність складання штатного розпису. Наявність штатного розпису обов’язкова лише для бюджетних та державних установ. Проте без цього документу неможливо:
визначити перелік посад і професій, що потрібні роботодавцеві;
обчислити статистичні показники щодо чисельності працівників;
скласти посадові інструкції;
розірвати трудовий договір за ініціативою роботодавця в зв’язку зі скороченням чисельності або штату працівників (ч.1 ст. 40 КЗпП).
Ба більше, Мінпраці наполягає, що всі підприємства в Україні зобов’язані мати штатний розпис, оформлений відповідним чином, а його відсутність вважається порушенням вимог законодавства про працю (лист від 27.06.2007 №162/06/187-07).
Питання щодо наявності штатного розпису у підприємців суперечливе. Чинне законодавство не вимагає штатний розпис для ФОП. Однак позиція державних органів з цього питання неоднозначна. На думку Мінсоцполітики, фізична особа-підприємець, яка використовує найману працю, з точки зору КЗпП виступає роботодавцем. Норми трудового законодавства поширюються і на ФОП-роботодавців, тому вони мають вести кадрову документацію, зокрема, кадрові накази, особові картки, табель обліку використання робочого часу та штатний розпис (лист від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06).
Проте згодом фахівці міністерства змінили думку на протилежну: чинним законодавством про працю не передбачено обов'язковість фізичної особи-підприємця мати штатний розпис (лист від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133). В Держпраці неодноразово наголошували, що штатний розпис має бути у всіх роботодавців.
А ось Дніпропетровський апеляційний адміністративний суд у справі 808/478/17 наполягає, що ведення штатного розпису на підприємствах крім державних органів та установ не є обов'язковим.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Штатний розпис розробляйте на підставі внутрішніх потреб підприємства. Визначте організаційну структуру та чисельність штатних одиниць. При підготовці документу використовуйте положення про оплату праці та нормативно-правові акти. Назви посад зазначайте з урахуванням Національного класифікатора ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327. Простежте за тим, щоб однакова назва посади була в штатному розписі, наказі про прийняття на роботу, посадовій інструкції, в трудовій книжці та особовій картці працівника.
Розмір посадових окладів встановлюйте залежно від складності та умов виконуваної роботи та фінансових можливостей підприємства.
Увага:не встановлюйте всім працівникам однакову тарифну ставку. Посадовий оклад спеціаліста має бути вищим ніж оплата за некваліфіковану працю.
У загальному випадку не існує типової форми штатного розпису. Для бюджетних установ форма штатного розпису затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Інші роботодавці можуть скористатися цією формою, або самостійно розробити зручний варіант. При цьому штатний розпис має містити:
назву структурного підрозділу та посад;
кількість штатних посад;
розмір посадового окладу;
місячний (річний) фонд оплати праці.
Доплати і надбавки, передбачені Колективним договором, у штатному розписі відображайте лише в тому разі, якщо вони мають постійний характер. Наприклад, доплату за шкідливі умови праці.
Можна складати штатний розпис з більш детальною інформацією, зокрема про річний бюджет підприємства, надбавки й доплати для працівників різних підрозділів.
Штатний розпис установи підпишіть керівником та головним бухгалтером (керівником фінансової служби). Затверджує документ керівник установи. Його підпис в правому верхньому куту скріпіть гербовою печаткою та зазначте дату.
Видайте наказ у довільній формі щодо затвердження штатного розпису. Обов’язково вкажіть дату, якою передбачено введення в дію штатного розпису. Ця дата може відрізнятися від дати наказу або збігатися з нею.
Увага: Наказ видайте не пізніше дати введення в дію штатного розпису.
Бюджетні установи складають штатний розпис кожний рік. Вони мають затвердити його протягом місяця з початку бюджетного року (абз. 1 п.45 Порядку № 228).
Обмеження терміну дії штатного розпису є лише для бюджетних установ. Тож не вказуйте період дії штатного розпису. В такому разі його можна використовувати до моменту, коли виникне потреба внести в нього зміни.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Зміни до штатного розпису можуть бути внесені за таких підстав:
потреба в введенні штатних одиниць;
скорочення штату;
зміна розміру посадових окладів та надбавок;
зміна структури підприємства.
Якщо працівник звільнився, то це не є підставою для зміни штатного розпису. Посада, яку він обіймав, залишається вакантною.
Змінити штатний розпис можна двома способами:
Варіант 1. Видайте наказ про внесення змін до штатного розпису з переліком цих змін в тексті. Цей варіант використовуйте в разі незначних змін. В наказі обов’язково зазначайте причину внесення змін до штатного розпису та дату, з якої зміни вводяться. Наприклад, ТОВ «Корал» планує з 01.05.2024 ввести нову посаду.
Наказ про внесення змін до штатного розпису зразок
Варіант 2. Ввести в дію новий штатний розпис і затвердити його наказом. Цей варіант підходить при підвищенні посадових окладів, змінах в організації виробництва тощо. Форма наказу така ж, як і при затвердженні первинного штатного розпису.
Законодавством не передбачено обмежень щодо кількості та періодичності внесення змін до штатного розпису.
В разі зміни істотних умов праці – системи та розмірів оплати праці, зміни розрядів або найменування посад тощо готуйте документ з урахуванням того, що працівник повинен бути повідомлений про майбутні зміни не пізніше ніж за два місяці (ст. 32 КЗпП).
