Оренда авто у фізичної особи: оформлення, оподаткування та облік

Договір оренди авто у фізичної особи: які причини, щоб укласти

Підприємства укладають договори оренди автомобілів з різних причин, серед яких:

• відсутність власного автомобіля потрібного типу;
• потрібна вартісна автівка для представницьких цілей. У державних підприємствах чи бюджетних установах буває простіше здійснити оренду, аніж придбати такий автомобіль;
• можлива часта зміна автівок, тому придбати недоцільно;
• автівка потрібна на незначний проміжок часу й дешевше її орендувати, аніж придбати;
• директор чи інший працівник підприємства бажає скористатися для відрядження чи пересування по місту власним автомобілем. Це може бути разово, періодично або ж і на постійній основі.

Причини тут дійсно можуть бути різні. Однак найбільше питань викликає саме остання причина – оренда автомобіля у працівника підприємства, тому в консультації більше уваги приділимо ситуації оренди автівки, наприклад у директора підприємства.

Оренда авто у фізособи без нотаріального посвідчення договору

Оренда авто у працівника

У ситуації оренди автівки у директора чи іншого працівника постає просте цілком логічне запитання: а чи не можна вчинити простіше та обійтися без договору оренди у такій, здавалося б, простій ситуації? Відповідь на це питання залежить від вас, але договір оренди автомобіля з працівником дозволяє:

• списати власне придбане пальне по автомобілю, який використано для відрядження працівника підприємства, пересування по місту, перевезення вантажів. Договір оренди авто у фізичної особи пов’язує списання пального з господарською діяльністю підприємства, зокрема це потрібно в обліку податкового кредиту з ПДВ. Без договору просто не можна довести  зв’язок з господарською діяльністю, адже автівка належить працівнику, а не підприємству;
• компенсувати витрати пального директору чи іншому працівнику без оподаткування такої компенсації як додаткового блага. Без договору оренди неодмінно виникає необхідність утримати з такої компенсації податок на доходи фізичних осіб (ПДФО), військовий збір (ВЗ), а також нарахувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ);
• мати податковий кредит з ПДВ, якщо оренда здійснюється у фізособи-підприємця, який є платником ПДВ.

Додамо, що компенсувати витрати пального директору, який відправився у відрядження на власному автомобілі можна й шляхом нарахування йому премії. Однак у такому разі по оподаткуванню вийде практично те саме, що й компенсація пального з оподаткуванням як додаткового блага, адже на зарплату нараховується ЄСВ та утримується ПДФО й ВЗ.

Забігаючи додамо, що й ще одна перевага нарахування працівнику орендної плати у порівнянні з нарахуванням премії – економія на ЄСВ, адже орендні платежі не є об’єктом обкладання ЄСВ.

Увага: компенсація пального без оподаткування, платежі фізособі без ЄСВ – це ключові переваги договору оренди автомобіля у працівника.

Алгоритм заповнення реквізитів податкової накладної

• Податкова накладна із зразками заповнення
• Розрахунок коригування до ПН: правила і зразки заповнення
• Зведена податкова накладна

Юридична та правова основа оренди автомобіля

Оренда (вона ж – найм) за Цивільним кодексом (далі – ЦК) являє собою передачу майна у володіння та користування за плату на певний строк (ч. 1 ст. 759 ЦК). Про платність та обмеженість строку оренди згадує й ст. 283 Господарського кодексу (далі – ГК).  Договорам оренди транспортного засобу (ТЗ) як окремому різновиду договору оренди (найму) присвячені ст. 798-805 ЦК. Договір оренди автомобіля якраз і регулюється цими положеннями ЦК.

Зверніть увагу:

• якщо автомобіль треба у користування не безоплатній основі, то тоді слід укладати не договір оренди, а договір позички (ст. 827 ЦК);
• якщо строк оренди не встановити, то тоді вважається, що договір укладений на невизначений строк (ч. 2 ст. 763 ЦК). У такому разі кожна із сторін договору може відмовитися від договору в будь-який час, письмово попередивши про це другу сторону за один місяць або в інший строк, встановлений таким договором оренди.

Суть договору визначають його умови, а не назва. Таким чином, якщо договір оренди не має плати за користування, то він тоді розглядається як договір позички, як би його не називали.

Увага: оренда автівки завжди платна та має строк дії.

При оренді ТЗ орендар має право самостійно використовувати такий об’єкт оренди у своїй діяльності та без згоди орендодавця укладати від свого імені договори перевезення на орендованому ТЗ, а також інші договори відповідно до призначення ТЗ (ст. 800 ЦК). Тепер детальніше про особливості оренди саме автівки й у звичайної фізособи.

Оренда за Податковим кодексом (далі – ПК) розглядається як надання послуги. Цим податкове трактування оренди відрізняється від ЦК, де оренда не вважається виконанням робіт чи наданням послуг. Зокрема це має вплив на нарахування ЄСВ (читайте нижчепро оподаткування оренди). Оренда автомобіля підприємством у фізособи відповідає поняттю господарської діяльності, якщо її метою є отримання доходу (прибутку) від використання такого ТЗ.

Особливості договору оренди авто у фізособи

Під час оренди автомобіля у фізособи зверніть увагу, що договір оренди ОБОВ’ЯЗКОВО:

• укладають у письмовій формі  (ч. 1 ст. 799 ЦК);
• нотаріально засвідчують (ч. 2 ст. 799 ЦК). Детальніше про його особливості – читайте нижче;
• має мати погоджені предмет, ціну і строк дії договору (ч. 3 ст. 180 ГК, ч. 1 ст. 759 ЦК).

Щодо періодичності платежів, то орендна плата, якщо інше не визначено договором, сплачується щомісяця (ч. 5 ст. 762 ЦК). Рекомендуємо теж обов’язково зазначити її періодичність у договорі, а також прописати яким чином буде здійснюватися документальне оформлення результату наданої послуги. Зазвичай це акт приймання-передачі наданих послуг (про нього – читайте нижче).

Крім того, існують ще такі важливі юридичні особливості договору оренди автомобіля:

• по предмету договору, тобто автомобілю, мають бути визначені його індивідуальні ознаки, наприклад так вказаний його VIN-код (номер кузова) або номер державної реєстрації, по якому теж можна встановити інші індивідуальні ознаки автівки по базі даних МВС;
• автомобіль – це неспоживна річ. Це означає, що орендар не може розібрати такий автомобіль на запчастини та використати їх для інших своїх чи не своїх автомобілей;
• якщо в договорі вказано про перевезення з одного місця в інше, але не визначені індивідуальні ознаки автомобіля – це договір перевезення, а не оренди. У таких договорах виконавець може надати будь-який автомобіль, який відповідає заявленим потребам замовника;
• якщо орендар не зміг користуватися автівкою через обставини, за які він не відповідає, то тоді орендар звільняється від орендної плати за весь такий час. Так, наприклад, якщо автомобіль вийшов з ладу з незалежних від орендаря обставин, то немає підстав дану орендну плату за цей місяць ані нараховувати, ані сплачувати (ч. 6 ст. 762 ЦК).

Строк корисного використання ОЗ: як визначати і коли переглядати

Щоб узяти на баланс об’єкт ОЗ, визначте строк його корисного використання. Адже від нього залежить, протягом якого часу об’єкт амортизуватиметься в обліку й, відповідно, впливатиме на фінрезультат підприємства. Стаття допоможе визначити строк корисного використання і вчасно його переглянути

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Також рекомендуємо звернути ретельну увагу на положення договору щодо:

• страхування автомобіля;
• наслідків потрапляння орендованої автівки у ДТП;
• ремонту автомобіля – поточного і капітального, можливості здійснення орендарем поліпшень автівки. Хто може такі заходи проводити та хото оплачує (детальніше  – читайте нижче).

Тепер детальніше розглянемо продовження строку дії договору та питання нотаріального посвідчення.

Увага: ТЗ передати в оренду має право його власник або особа, якій належать майнові права.

Продовження строку дії договору автомобіля

Договір оренди чинний упродовж строку, який встановлено у договорі (ч. 1 ст. 763 ЦК). За межами цього строку орендні відносини можуть продовжуватися в разі, коли сторони це погодили. Наприклад, застереження на зразок «У разі якщо за один календарний місяць до закінчення строку оренди, передбаченого цим договором, жодна зі сторін не заявить про бажання припинити орендні відносини, сторони вважатимуть цей договір продовженим на строк, аналогічний строку оренди за цим договором». Це значить, що після закінчення договору оренди автомобіля, укладеного на один рік, за відсутності заяв про бажання припинити цей договір його вважають чинним ще на один календарний рік на тих самих умовах. Тож орендар має право нараховувати витрати у розмірі орендної плати ще протягом одного року та обов’язок сплачувати орендні платежі.

Нотаріальне завірення договору оренди автомобіля

Нотаріальне завірення договору оренди автомобіля у фізособи залежить від такого:

• оренда автомобіля у фізособи, яка не має  реєстрації підприємцем, – так, нотаріальне завірення обов’язкове (ч. 2 ст. 799 ЦК). Без нього угода є нікчемною з моменту укладення (ст. 215 ЦК, ч. 1 ст. 236 ЦК). Як наслідок, фізособа може втратити орендні платежі;
• оренда автомобіля у фізособи-підприємця (ФОП) – краще теж нотаріально посвідчити. По-перше, у ЦК виключень щодо ФОП немає. По-друге, автомобіль може бути зареєстрований або на фізособу, або на юрособу. Немає такого поняття як реєстрація на ФОП.

Однак, якщо все ж таки договір оренди автівки з ФОП нотаріально не зареєстрували й виникли юридичні проблеми, то справу можна все ж таки виграти. Справа в тому, що ще є норми параграфу 5 глави 30 розділу VI ГК, які врегульовують договір оренди між суб'єкта ми господарювання і там нотаріальне посвідчення не вимагається. Аргументами є і численна судова практика: п. 2.11 постанови пленуму ВГСУ від 29.05.13 р. № 12 «Про деякі питання практики застосування законодавства про оренду (найм) майна», також постанова ВГСУ від 14.11.2012 р. у справі № 5009/1792/12, постанова ВГСУ від 26.04.2012 р. у справі № 5015/225/11, ухвала Вінницького апеляційного адміністративного суду від 07.04.2015 р. № 822/59/15.

Увага: договір оренди автівки з ФОП теж краще нотаріально зареєструвати, аби уникнути юридичних ризиків.

Перебіг строків давності для зобов’язань, перевірок і штрафів

Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЮРИСТА

Договір оренди автомобіля директора

Якщо автомобіль орендується у директора підприємства, то зверніть увагу, що він не має тоді підписувати договір оренди, так як він не може підписувати договори від обох сторін, коли він є заінтересованою стороною (ч. 3 ст. 238 ЦК). Це ж стосується й договору позички. Директору треба делегувати право підпису договору тоді іншому працівнику підприємства, наприклад своєму заступнику або співробітнику, якому видана на це довіреність директором (має бути завірена нотаріально, так як договір оренди автомобіля у фізособи теж завіряється нотаріально). Підпис директора не означатиме автоматично недійсність договору, але створить юридичні ризики щодо можливого визнання його недійсним у судовому порядку, наприклад через позов одного з власників.   

Увага: при оренді власного авто директор підприємства не повинен підписувати такий договір оренди «сам з собою».

Ремонти автомобіля і оренда

Обов’язково радимо урегулювати питання ремонту автомобіля:

• хто здійснює поточний ремонт та заміну витратних матеріалів (паливно-мастильні матеріли,  бензин, свічі, акумулятор, гальмівні колодки). Як правило, це орендар (ст. 801 ЦК).  Приклад «гострої» ситуації: ремонт автомобіля після ДТП, якщо не вистачає коштів страхового полісу автоцивілки. Бажано прописати, хто несе дані витрати;
• хто здійснює капітальний ремонт. Як правило, це орендодавець;
• поліпшення автомобіля. Поліпшення – це не ремонт (ст. 778 ЦК). Поліпшення дають автомобілю певні нові властивості (економія, додаткові функції, безпека тощо). Якщо вони здійснюються, то як вони погоджуються сторонами.  Якщо поліпшення можна відокремити, то орендар має право його при поверненні автівки вилучити і залишити у себе (ч. 2 ст. 778 ЦК). Наприклад, орендар бажає встановити газобалонне обладнання (ГБО). Чи має орендодавець оплачувати його установку, як бути з ГБО при повернення автомобіля (зняти, подарувати орендодавцю, продати орендодавцю). Прикладом інших поліпшень може бути установка дорожнього відеореєстратора, сигналізації. 

Передача об’єкта оренди

Орендодавець має передати орендареві автівку у користування негайно або в строк, встановлений договором оренди (ст. 765 ЦК). Якщо це зобов’язання орендодавець не виконав, орендар має право на свій вибір (ст. 766 ЦК):

• або вимагати від орендодавця передання майна і відшкодування збитків, заподіяних затримкою;
• або відмовитися від договору оренди й зажадати відшкодування заподіяних йому збитків.

З погляду оподаткування факт передачі ТЗ орендареві варто закріпити актом приймання-передачі або хоча б застереженням у договорі оренди на кшталт: «Підписанням цього договору сторони підтверджують, що орендодавець передав, а орендар прийняв в орендне користування об’єкт оренди». 

Акт приймання передачі автомобіля

Акт приймання-передачі можна скласти у довільній формі, дотримуючись обов’язкових реквізитів первинних документів за статтею 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996. Також можна використати готові форми:

• акт приймання-передачі основних засобів за формою ОЗ-1 (наказ Мінстату від 29.12.1995 № 352 втратив чинність, але формою не заборонено користуватись);
• або акт приймання-передачі з наказу Мінфіну від 13.09.2016 № 818. Незважаючи на призначення для державного сектору (бюджетних установ) він може використовуватися й іншими суб’єктами.

Використати рекомендуємо саме останній акт, так як він більш «свіжий» або взяти його за основу та розробити свій власний. Дану форму також можна навести у додатку до договору.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

 Однак яку  б форму акта приймання-передачі не обрали, але рекомендуємо у ньому прописати таке:

• технічні характеристики переданого автомобіля;
• VIN-код автомобіля або його номер державної реєстрації;
• технічний і візуальний стан автомобіля. По-перше, перед здаванням в оренду бажано заїхати на СТО та отримати відповідний акт обстеження, який можна додати до акта приймання-передачі. По-друге, щоб не було потім якихось питань, описати стан кузова, лакофарбового покриття та скла: чи є подряпини, сколи, тріщини, вм’ятини. Можна додати й опис стану салону. Усі дефекти слід викласти в акті. Не зайвим буде додати до акта приймання-передачі як додаток і детальні фотографії автівки;
• опис додаткового обладнання встановленого на автомобіль: газобалонне обладнання (ГБО), відеореєстратор, сигналізація, парктронік, магнітола, тобто тих речей, які можуть бути зняті орендарем з автівки при експлуатації;
• задоволеність орендаря станом автомобіля. «До технічного і візуального стану отриманої за актом приймання-передачі автівки претензій немає»;
• опис документів, які додатково додаються до автомобіля: технічний паспорт, страховий поліс автоцивілки, страховий поліс автокаско (якщо є), акт обстеження з СТО;
• опис речей, які додатково додаються до автомобіля: кількість ключів, зимова гума (шини), вогнегасник, запаска (докатка) тощо.

Зразок договору оренди авто у фізособи

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⤵️

Оподаткування оренди автомобіля у фізособи

Оподаткування доходів фізособи-орендодавця. Ситуації можливо дві:

• якщо оренда у звичайної фізособи (не ФОП), то необхідно з орендних платежів утримувати ПДФО (18%) та військовий збір. Оренда автомобіля у фізичної особи 2023 в 4ДФ: як відобразити? Такі доходи фізособи слід показувати у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку під ознакою доходу «127» (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР). Ще один нюанс: якщо автомобіль повертається з поліпшенням, якого не було раніше, то треба його оподаткувати як додаткове благо з однакою доходу «126», наприклад встановлене ГБО. Це будуть знову ж ПДФО  і військовий збір. База оподаткування визначається виходячи з залишкової вартості об’єкта поліпшення, але не нижче звичайної ціни. При цьому при розрахунку база оподаткування ще й збільшується на натуральний коефіцієнт (= 1/ (1– 0,18) = 1,21951, ст. 164 ПК);
• якщо оренда у ФОП, то утримувати податки не потрібно, так як підприємець їх сплачує самостійно.

ЄСВ. На орендні платежі фізособі ЄСВ не нараховується. Справа в тому, що ЄСВ нараховується лише по платежам фізособам по цивільно-правовим договорам, які стосуються виконанню робіт, наданню послуг. Однак оренда з точки зору цивільного законодавства не вважається виконанням робіт чи наданням послуг. Відповідне роз’яснення є й у ДПС 201.03 ЗІР.

ПДВ. Податковий кредит буде тільки за умови оренди автомобіля у ФОП-платника ПДВ (п. 198.6 ПК). Підприємець має ще й зареєструвати податкову накладну в ЄРПН. Сам же факт передачі автомобіля від фізособи до орендаря об’єктом оподаткування не є (п. 196.1.2 ПК).

Однак при поверненні автомобіля з проведеними орендарем поліпшеннями виникає об’єкт оподаткування ПДВ – безоплатна передача товару (пп. «в» пп. 14.1.191 ПК). Наприклад, орендар не зняв установлено ним ГБО й передав без компенсації назад фізособі. Якщо ж фізособа оплатила поліпшення, то це уже звичайний продаж.

Отримали запит від ДПС — дійте за алгоритмом

Підприємства дедалі частіше отримують запити від податкової з вимогою надати інформацію про певну операцію і всі документи до неї. Радимо до таких запитів ставитися серйозно і в жодному разі їх не ігнорувати. З’ясуємо, як підготувати відповідь на запит податківців і при цьому уникнути ризиків

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Не забудьте про 20-ОПП!

Якщо договір оренди автівки укладений, то орендарю слід ще й подати повідомлення форми 20-ОПП до ДПС про новий об’єкт оподаткування (засіб отримання доходу), яким є автомобіль. Подається обов’язково у термін 10 роб. днів після оформлення договору оренди з фізособою. Якщо це забути, то загрожує штраф у розмірі 1020 грн (абз. 2 п. 117.1 ПК). Повторно протягом року – 2040 грн (абз. 4 п. 117.1 ПК).

Повідомляти ДПС про автомобіль за формою 20-ОПП і у випадку взяття його у безоплатне користування за договором позички не потрібно.

Під час заповнення форми 20-ОПП у графі 10 «Вид права на об’єкт» використовуємо код «7» (право довгострокового користування або оренди) або код «8» (право короткострокового користування, оренди або найму).   

Бухгалтерський облік орендованої автівки

У бухгалтерському обліку орендований автомобіль відображається на рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».  Об’єкти поліпшень, що проводив орендар слід обліковувати на  субрахунку 117 «Інші необоротні матеріальні активи». У податковому обліку це буде  група 9 «Інші основні засоби» з мінімальним строком корисного використання 12 років (роз’яснення ДПС 102.05 ЗІР). Використати прискорений строк у 5 років тут не можна, так як об’єкт потім буде передаватися назад орендодавцю (п. 43¹ підрозд. 4 Перехідних положень ПК). Однак дані податкові строки амортизації стосуються лише платників податку на прибуток – великодоходників. Малодоходники та єдиноподатники можуть використати будь-який строк амортизації, наприклад ті ж 5 років.

При списанні поліпшення:

• списують на інші витрати проведенням Дт 976 Кт 117, якщо вони не відшкодовуються орендодавцем;
• відносять на субрахунок 286 «Необоротні активи та групи вибуття, утримувані для продажу» з подальшим обліком як продажу основних засобів – якщо поліпшення відшкодовуються орендодавцем.

Увага: списання поліпшень чи їх передача орендодавцю – це об’єкт оподаткування ПДВ.

У цілому облік оренди автомобіля нічим не відрізняється від обліку оренди інших об’єктів.

Оренда авто у фізособи проводки

У бухгалтерських проведеннях оренда та позичка автомобіля у фізособи виглядає таким чином: