бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації про те, що таке відпустка без збереження заробітної плати, які правила її надання, на розрахунок яких виплат вона в майбутньому впливає. Наш експерт підготував для вас добірку зразків, які ви зможете скачати: зразок заяви на відпустку за власний рахунок, зразок наказу на відпустку за власний рахунок, приклад заяви на відпустку за власний рахунок під час воєнного стану
Існують 3 види відпусток за свій рахунок з точки зору правових нюансів їхнього надання. Відмінності цих відпусток наведено в таблиці.
РІЗНОВИДИ ВІДПУСТОК БЕЗ ЗБЕРЕЖЕННЯ
№
Вид відпустки
Згода роботодавця
Тривалість відпустки
Нормативне регулювання
1
відпустка «за сімейними обставинами»
та з інших
загальних причин
Не обов’язкова. Відпустка надається за погодженням між працівником і роботодавцем
Не більше 15 к. днів на рік (карантинні відпустки у цей строк не рахуються)
ст. 26 Закону про відпустки, абз. 2 ст. 84 КЗпП
2
«безвідмовні» відпустки
(«під подію»
або для пільгових категорій)
Обов’язкова. Роботодавець зобов’язаний надати таку відпустку за наявності бажання працівника та відповідних підтверджених підстав.
Тривалість залежить від підстав відпустки
ст. 25 Закону про відпустки, абз. 1 ст. 84 КЗпП
3
відпустка через воєнний стан
(різновид першого виду відпустки)
Не обов’язкова. Відпустка надається за погодженням між працівником і роботодавцем
Будь-якого терміну впродовж часу дії воєнного стану. Строк перебування у такій відпустці не рахується у загальне обмеження 15 календарних днів
ч. 3 ст. 12 Закону
№ 2136*
4
відпустка через воєнний стан
Із 19.07.2022 з’явився новий вид відпустки без збереження зарплати
У період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи, обов’язково надає відпустку без збереження зарплати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 к. д. Період такої відпустки не враховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку
Тобто, головна відмінність між цими відпустками – це наявність у роботодавця права вирішувати її надання. Якщо працівник хоче взяти відпустку першого «за сімейними обставинами», то тоді роботодавець має право оцінити поважність таких обставин, врахувати свій виробничий процес, можливість заміни працівника на період відпустки та врешті-решт озвучити своє рішення. Роботодавець має право відмовити (лист Мінпраці від 18.03.2009 № 2961/0/14-09/06).
Увага:у відпустці «за сімейними обставинами» роботодавець може відмовити.
Щодо відпусток другого типу («під подію») за статтею 25 Закону про відпустки, то роботодавець зобов’язаний її надати навіть в умовах, коли це шкодить виробничому процесу і працівника немає ким замінити. Ніяких відмовок (аргументованих чи ні) тут бути не може.
Із 1 жовтня стартував період звітування у Податковому розрахунку з ПДФО та ЄСВ за третій квартал 2023 року. Оновлені додатки до розрахунку та ознаки доходів. Допоможемо швидко опанувати нововведення та успішно відзвітувати
Відпустка за власний рахунок під час воєнного стану
Відпустка «через воєнний стан» можлива на всій території України, навіть якщо у цій місцевості й не ведуться активні бойові дії, адже Закон № 2136 ніяких додаткових умов, окрім воєнного стану, не висуває.
Зверніть увагу, що альтернативою відпустки за власний рахунок «через воєнний стан» є призупинення дії трудового договору (ст. 13 Закону № 2136). Перевагою такого варіанту є можливість припинити трудовий договір без отримання згоди працівника, на відміну від відпустки за власний рахунок.
Відпустка за власний рахунок в об'єднаній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ
Наводимо нижче приклади заповнення Додатка Д1 до Податкового розрахунку для відпустки без збереження, а також, для порівняння, ситуації з простою, оформлення якого є законною альтернативою виходу з ситуації незавантаження підприємства, наприклад під час карантину. Зверніть увагу:
відпустка без збереження – її тривалість відображається у гр. 13 Додатка Д1;
простій ніяких особливостей немає й оплата по ньому відображається як і звичайна зарплата, так як це і є частина зарплати;
частий супутник як відпустки без збереження, так і простою — ЄСВ-різниця, тобто різниця між фактичною і мінімальною базою ЄСВ, це окремий рядок і КТН «13» (гр. 09).
Щодо Додатка 4ДФ, то на його заповнення ці ситуації не впливають.
Серед правил надання відпусток за власний рахунок виділимо такі:
ініціювати оформлення відпустки за свій рахунок має право тільки працівник (на основі відповідної письмової заяви). Це не може робити роботодавець, він не може відправляти працівника у таку відпустку примусово (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. № 416/13/116-13). Це стосується будь-якого виду відпустки за свій рахунок;
сумісники також мають право на відпустку за власний рахунок;
тривалість роботи на підприємствіне впливає на право на відпустку за власний рахунок. Навіть, якщо він відпрацював менше 6 місяців, він може отримати відпустку без збереження в повному обсязі;
час перебування працівника у відпустці без збереження зарплати зараховується йому у стаж для наданнящорічної основної відпустки (п. «4» абз. 1 ст. 9 Закону про відпустки, лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16);
форма оформлення трудових відносин (строковий чи безстроковий трудовий договір, контракт) також не впливають на право на відпустку без збереження;
тривалість відпустки за свій рахунок включає також і святково-неробочі дні, що відрізняє такі відпустки від щорічних. Наприклад, якщо працівник бере відпустку за свій рахунок на 10 к. днів з 1 березня, то це буде з 01.03 по 10.03. У той час, як щорічна буде з 01.03 по 11.03, так як 08 березня у мирний час у тривалості щорічних відпусток не рахується;
відпустку за власний рахунок можна брати декілька разів на рік. Скільки завгодно, але слід увійти в загальне обмеження по дням за рік, яке ставиться ст. 25 і 26 Закону про відпустки;
відпустки за власний рахунок не подовжуються на період хвороби та не переносяться. Це правило діє і для карантину. Продовжувати відпустку «автоматом» через карантинні заходи — такого в законодавстві немає. Єдине, що працівнику може бути надана нова відпустка без збереження за його заявою. У цьому теж відмінність від щорічних відпусток, які продовжуються на час лікарняного;
право на відпустку за свій рахунок не накопичуєтьсята не переноситься, тобто відсутнє таке поняття як невикористана відпустка за свій рахунок. Рік пройшов — і все;
відпустка «під подію» надається на період, який має включати таку подію. Наприклад, працівниця бере відпустку на 10 к. дн. у зв’язку з одруженням на період з 09.09.2023 р. по 18.09.2023 р. Дата одруження – 10.09.2023 р. Таким чином, дата може бути не обов’язково на початку періоду, але й у середині періоду, але має бути в його межах;
страховий стаж у відпустці за свій рахунок, якщо вона триває повний місяць (з 1-го по останнє число) НЕ зараховується. Причина – у такому місяці не буде ЄСВ. Такий стаж зокрема впливає на розрахунок пенсій і може вплинути на розрахунок лікарняних. Однак трудовий – зараховується, так як тривають трудові відносини.
Увага:Роботодавцю заборонено:
подовжувати відпустку «за сімейними обставинами» понад 15-денне обмеження;
обмежувати у часі відпустку за власний рахунок, якщо вона належить до обов’язкових за ст. 25 Закону про відпустки;
відправляти працівника у відпустку без збереження примусово через тимчасову відсутність обсягу роботи;
«придумувати» свої власні причини для відпусток за свій рахунок та записувати їх до колдоговору.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Відпустка без збереження заробітної плати: як рахується рік
Для відпусток за свій рахунок поняття «робочий рік», що використовується для обліку щорічних відпусток, не застосовується. Це означає, що 15-денний термін та інші строки рахуються для календарного року (з 1 січня по 31 грудня). Із новим роком працівник має право на нову відпустку.
Відпустка за свій рахунок: поділ на частини
Тут все залежить від виду відпустки. Відпустку «під подію» ділити не можна (лист Мінсоцполітики від 03.02.2012 р. № 31/13/133-12). Також не можна таку відпустку отримати уже після події, яка давала на неї право, наприклад після дати реєстрації шлюбу. Що ж до звичайної відпустки «за сімейними обставинами», то її можна брати декілька разів на рік, головне щоб не був вичерпаний 15-денний ліміт. Це ж саме стосується «безвідмовних» відпусток за ст. 25 Закону про відпустки, які не мають прив’язки до певних подій, наприклад для осіб з інвалідністю. Роз’яснення з цього приводу є від ГУ Держпраці у Дніпропетровській області.
Наприклад, особа з інвалідністю ІІІ групи має право на відпустку без збереження 30 к. днів і може взяти собі цю відпустку 2 рази по 15 к. днів, 3 рази по 10 к. днів, 2 рази – 20 к. днів +10 к. днів і т.д. Аналогічно можна ділити й 15-денну відпустку, яка надається за угодою сторін.
Відпустка за власний рахунок: накладання різних видів
15-денний ліміт діє лише щодо відпустки за «сімейними обставинами». Це значить, що працівник має право піти у відпустку у зв’язку з одруженням на 10 к. днів (п. 8 ст. 25 Закону про відпустки) та ще взяти собі 15 к. дн. «за сімейними обставинами». Також працівник може скористатися ще додатково й іншими підставами зі статті 25 Закону про відпустки або поєднати таку відпустку зі щорічною.
Відпустка за власний рахунок під час війни: відповідальність роботодавця
Порушення з відпустками за власний рахунок не вважаються недоплатою працівникам зарплати, однак теж тягнуть на штрафи, наприклад, при порушенні 15-денного ліміту:
у розмірі 1 мінімальної зарплати (6700 грн) на підприємство (ст. 265 КЗпП);
від 510 грн до 1700 грн на посадових осіб роботодавця (абз. 1 ст. 41 КпАП, «інші порушення вимог законодавства про працю»).
Не звільняє підприємство від штрафу навіть те, що порушення сталося через задоволення бажання самого працівника.
Однак примусове відправлення у відпустку за свій рахунок працівника без його згоди може загрожувати й кримінальною відповідальністю за ст. 172 ККУ («грубе порушення законодавства про працю»): 34000-51000 грн штраф або позбавлення права обнімати певні посади до 3-х років або виправні роботи до 2-х років.
2023-й став роком «гойдалок» для індексації. Однак період «замороження» індексації добігає кінця. А відтак маєте знати, як діяти далі. У статті — відповіді на запитання, як індексувати зарплату 2024 року
Якщо працівник оформляє «безвідмовну» відпустку за ст. 25 Закону про відпустки, то до заяви він також має обов’язково додати підтверджувальні документи, а в самій заяві указати підставу для надання відпустки. У разі ж відпустки за ст. 26 Закону про відпустки документи додаються на розсуд працівника та їх може не бути взагалі. У наказі в такому разі необхідно вказати норму закону, на підставі якої надається відпустка.
Заява на відпустку за власний рахунок: зразок з корективами воєнного часу
Наостанок наводимо ще зразок заяви на відпустки через воєнний стан. Якісь особливі причини й обставини надання відпустки у даному разі можна й не шукати, а обмежитись «з зв’язку з введенням в Україні воєнного стану». Або ж ситуацію викласти більш детально, так як у прикладі.
Якщо у місяці відпустки за свій рахунок сума виплат вийшла меншою мінімальної зарплати (6700 грн у 2023 році), то донараховаємо ЄСВ на суму різниці між мінімальною базо та зарплатою. Мінімальний ЄСВ:
у 2023 році – 1474 грн (=6700×0,22).
Деякі винятки з даного правила наведено нижче в таблиці на основі Інструкції Мінфіну від 20.04.2015 № 449 (далі — Інструкція № 499):
ВИНЯТКИ, КОЛИ МІНІМАЛЬНА БАЗА ЄСВ НЕ ЗАСТОСОВУЄТЬСЯ
Ситуація
База нарахування ЄСВ
заробітна плата нарахована суміснику, який пішов у відпустку за свій рахунок
фактично нарахований дохід
працівник перебував у відпустці за свій рахунок повний місяць, наприклад у період карантину чи через догляд за хворим членом сім’ї (з 1-го по останнє число)*
ЄСВ за місяць узагалі немає*, так як відсутня база для його нарахування**
відпустку за свій рахунок оформив працівник з інвалідністю на підприємствах, де ставка ЄСВ 8,41% або кількість осіб з інвалідністю становить 50% та більше загальної чисельності працівників (детальніше п. 8 розділу ІІІ Інструкції № 499)
фактично нарахований дохід
* ІПК ГУ ДПС у Вінницькій області від 11.03.2021 № 891/ІПК/02-32-24-02-12;
**увага: через це й відсутній страховий стаж за такий місяць
Відрахування (утримання) за виконавчими документами — додатковий клопіт для роботодавця. Утім, коли він отримав належно оформлений виконавчий документ, це стає його безальтернативним обов’язком
дні перебування у відпустці за власний рахунок виключаються з розрахункового періоду
Працівник з 09.05.2023 йде у щорічну відпустку. У березні 2023 р. він був 7 календарних днів у відпустці за власний рахунок. У розрахунковому періоді травень 2022-квітень 2023 – 365 календарних днів (святкові дні не віднімаємо, так як діє ч. 6 ст. 6 Закону № 2136). Однак час відпустки без збереження зарплати виключається з розрахунку. Тож розрахунковий період дорівнюватиме 358 дні (365 к. дн. – 7 к. дн.)
лікарняні та декретні (відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами)
Працівниця йде у декретну відпустку із 20.05.2023. До цього у квітні 2023 р. була у відпустці за власний рахунок 15 днів. У розрахунковому періоді травень 2022 — квітень 2023 всього 365 к. дн. Дні відпустки за власний рахунок виключаємо, тож розрахунковий період дорівнює 350 к. дн. (=365 к. дн. — 15 к. дн.)
Звільнення під час відпустки за власний рахунок
Це можливо — законодавство не обмежує працівника у його праві на звільнення, наприклад на підставі угоди сторін (п. «1» ст. 36 КЗпП) або за власним бажанням (ст. 38 КЗпП).
