Відпустка за власний рахунок: зразок заяви, правила надання

UA RU
Автор
бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації про те, що таке відпустка без збереження заробітної плати, які правила її надання, на розрахунок яких виплат вона в майбутньому впливає. Наш експерт підготував для вас добірку зразків, які ви зможете скачати: зразок заяви на відпустку за власний рахунок, зразок наказу на відпустку за власний рахунок, приклад заяви на відпустку за власний рахунок під час воєнного стану

Основним нормативним підґрунтям щодо надання неоплачуваної відпустки є стаття 84 Кодексу законів про працю (даліКЗпП), статті 25 і ст. 26 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки).

Відпустка за власний рахунок: які є види

Є кілька видів відпусток за свій рахунок з погляду правових нюансів їхнього надання. Відмінності цих відпусток наводимо в таблиці.

ВІДПУСТКА БЕЗ ЗБЕРЕЖЕННЯ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ: РІЗНОВИДИ

Вид відпустки

Згода роботодавця

Тривалість відпустки

Нормативне регулювання

відпустки «за згодою сторін»

1

відпустка «за сімейними обставинами» та з інших загальних причин

обов’язкова, за  погодження з працівником

тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 30 к. днів на рік*

абз. 1 ст. 26 Закону про відпустки, абз. 2 ст. 84 КЗпП

2

відпустка на час:

  • загрози збройної агресії;
  • загрози пандемії (епідемії);
  • надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру

будь-якого терміну впродовж часу існування таких загроз і ситуацій

абз. 2 ст. 26 Закону про відпустки, ч. 3 ст. 12 Закону № 2136*

«безвідмовні» відпустки

3

відпустки, що  надаються працівникові в обовʼязковому порядку («під подію» або для пільгових категорій)

Не потрібна. Роботодавець зобов’язаний надати таку відпустку за наявності бажання працівника та наявності документально підтверджених підстав

тривалість залежить від підстав відпустки

ст. 25 Закону про відпустки, абз. 1 ст. 84 КЗпП

4

відпустка у період воєнного стану працівникам, які:

  • виїхали за межі території України;
  • набули статусу внутрішньо переміщеної особи

Не потрібна. Роботодавець зобов’язаний надати таку відпустку за наявності бажання працівника та наявності документально підтверджених підстав

тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 к. днів, без зарахування часу перебування у відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку

ч. 4 ст. 12 Закону № 2136

відпустки, які надаються без збереження зарплати за рішенням роботодавця

5

будь-який вид відпустки понад щорічну основну під час воєнного стану

Обов’язкова, за погодження з працівником. Надання здійснюється у звичайному порядку, але оплата таких відпусток, у т.ч. й невикористаних днів, «може здійснюватися без збереження зарплати»

у період дії воєнного стан, але невикористані дні таких відпусток можуть переноситися й на період після закінчення воєнного стану і теж можуть бути без збереження зарплати

абз. 3 ч. 1 ст. 12 Закону № 2136*

* до цього часу не зараховуються відпусти з абз. 2 ст. 26 Закону про відпустки, які надаються на час збройної агресії, карантину і т.д.;

Закон № 2136 — Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX

Тобто, головна відмінність між цими відпустками – це наявність у роботодавця права вирішувати питання про її надання. Якщо працівник хоче взяти відпустку першого «за сімейними обставинами», то тоді роботодавець має право оцінити поважність таких обставин, врахувати свій виробничий процес, можливість заміни працівника на період відпустки та врешті-решт озвучити своє рішення. Роботодавець має право й відмовити (лист Мінпраці від 18.03.2009 № 2961/0/14-09/06).

Увага: у відпустці «за сімейними обставинами» роботодавець може відмовити.

Щодо відпусток другого типу («під подію») за статтею 25 Закону про відпустки, то роботодавець зобов’язаний її надати навіть в умовах, коли це шкодить виробничому процесу і працівника немає ким замінити. Ніяких відмовок (аргументованих чи ні) тут бути не може.

Відпустка за власний рахунок під час воєнного стану

Відпустка «через воєнний стан» можлива на всій території України, навіть якщо у цій місцевості й не ведуться активні бойові дії, адже Закон № 2136 ніяких додаткових умов, окрім воєнного стану, не висуває.

Альтернативою відпустки за власний рахунок «через воєнний стан» є призупинення дії трудового договору (ст. 13 Закону № 2136). Перевагою такого варіанту є можливість припинити трудовий договір без отримання згоди працівника, яку треба при оформленні відпустки за власний рахунок.

Відпустка за власний рахунок у Податковому розрахунку з ЄСВ, ПДФО та ВЗ

Наводимо нижче приклади заповнення Додатка Д1 до Податкового розрахунку для відпустки без збереження, а також, для порівняння, ситуації з простою, оформлення якого є законною альтернативою виходу з ситуації незавантаження підприємства, наприклад під час карантину. Зверніть увагу:

  • відпустка без збереження – її тривалість відображається у графі 13 Додатка Д1;
  • простій ніяких особливостей немає й оплата за ним відображається як і звичайна зарплата, так як це і є частина зарплати;
  • частий супутник як відпустки без збереження, так і простою — ЄСВ-різниця, тобто різниця між фактичною і мінімальною базою ЄСВ, це окремий рядок і КТН «13» (гр. 09).

Щодо Додатка 4ДФ, то на його заповнення ці ситуації не впливають.

відпустка без збереження заробітної плати: простій у Податковому розрахунку ЗРАЗОК

Відпустка за власний рахунок у Податковому розрахунку ЗРАЗОК

Відпустка за власний рахунок: правила надання

Серед правил надання відпусток за власний рахунок виділимо такі:

  • ініціювати оформлення відпустки за свій рахунок має право тільки працівник (на основі відповідної письмової заяви). Це не може робити роботодавець, він не може відправляти працівника у таку відпустку примусово (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 № 416/13/116-13). Це стосується будь-якого виду відпустки за свій рахунок;
  • сумісники також мають право на відпустку за власний рахунок;
  • тривалість роботи на підприємстві не впливає на право на відпустку за власний рахунок. Навіть, якщо він відпрацював менше 6 місяців, він може отримати відпустку без збереження в повному обсязі;
  • відпустка без збереження не впливає на тривалість щорічної основної відпустки. Їхня тривалість рахується окремо;
  • час перебування працівника у відпустці без збереження зарплати зараховується йому у стаж для надання щорічної основної відпустки (п. «4» абз. 1 ст. 9 Закону про відпустки, лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 № 243/13/116-16);
  • форма оформлення трудових відносин (строковий чи безстроковий трудовий договір, контракт) також не впливають на право на відпустку без збереження;
  • тривалість відпустки за свій рахунок включає також і святково-неробочі дніщо відрізняє такі відпустки від щорічних. Наприклад, якщо працівник бере відпустку за свій рахунок на 10 к. днів з 1 березня, то це буде з 01.03 по 10.03. У той час, як щорічна буде з 01.03 по 11.03, так як 08 березня у мирний час у тривалості щорічних відпусток не рахується;
  • відпустку за власний рахунок можна брати декілька разів на рік. Однак слід увійти у загальне обмеження за днями за рік, яке ставлять статті 25 і 26 Закону про відпустки;
  • відпустки за власний рахунок не подовжуються на період хвороби та не переносяться. Це правило діє і для карантину. Продовжувати відпустку «автоматом» через карантинні заходи — такого в законодавстві немає. Єдине, що працівнику може бути надана нова відпустка без збереження за його заявою. У цьому теж відмінність від щорічних відпусток, які продовжуються на час лікарняного;
  • працівника не можна відкликати з відпустки без збереження;
  • право на відпустку за свій рахунок не накопичується та не переноситься, тобто відсутнє таке поняття як невикористана відпустка за свій рахунок. Рік пройшов — і все;
  • відпустка «під подію» надається на період, який має включати таку подію. Наприклад, працівниця бере відпустку на 10 к. дн. у зв’язку з одруженням на період з 06.06.2024 по 12.06.2024. Дата одруження – 08.06.2024. Таким чином, дата може бути не обов’язково на початку періоду, але й у середині періоду, але має бути в його межах; 
  • страховий стаж у відпустці за свій рахунок, якщо вона триває повний місяць (з 1-го по останнє число) НЕ зараховується. Причина – у такому місяці не буде ЄСВ. Такий стаж зокрема впливає на розрахунок пенсій і може вплинути на розрахунок лікарняних. Однак трудовий – зараховується, так як тривають трудові відносини.

Увага: Роботодавцю заборонено:

  • подовжувати відпустку «за сімейними обставинами» понад 30-денне обмеження;
  • обмежувати у часі відпустку за власний рахунок, якщо вона належить до обов’язкових за ст. 25 Закону про відпустки;
  • відправляти працівника у відпустку без збереження примусово через тимчасову відсутність обсягу роботи;
  • «придумувати» свої власні причини для відпусток за свій рахунок та записувати їх до колдоговору.

Відпустка без збереження заробітної плати: як рахується рік

Для відпусток за свій рахунок поняття «робочий рік», що використовується для обліку щорічних відпусток, не застосовується. Це означає, що 30-денний термін та інші строки рахуються для календарного року (з 1 січня по 31 грудня). Із новим роком працівник має право на нову відпустку.

Відпустка за свій рахунок: поділ на частини

Тут все залежить від виду відпустки. Відпустку «під подію» ділити не можна (лист Мінсоцполітики від 03.02.2012 № 31/13/133-12). Також не можна таку відпустку отримати уже після події, яка давала на неї право, наприклад після дати реєстрації шлюбу. Що ж до звичайної відпустки «за сімейними обставинами», то її можна брати декілька разів на рік, головне щоб не був вичерпаний 30-денний ліміт. Це ж саме стосується «безвідмовних» відпусток за статтею 25 Закону про відпустки, які не мають прив’язки до певних подій, наприклад для осіб з інвалідністю. Роз’яснення з цього приводу є від ГУ Держпраці у Дніпропетровській області.

Наприклад, особа з інвалідністю ІІІ групи має право на відпустку без збереження 30 к. днів і може взяти собі цю відпустку 2 рази по 15 к. днів, 3 рази по 10 к. днів, 2 рази – 20 к. днів +10 к. днів і т.д. Аналогічно можна ділити й звичайну 30-денну відпустку «за сімейними обставинами», яка надається за угодою сторін.

Відпустка за власний рахунок: накладання різних видів

Згадананий 30-денний ліміт діє лише щодо відпустки за «сімейними обставинами». Це значить, що працівник має право піти у відпустку у зв’язку з одруженням на 10 к. днів (п. 8 ст. 25 Закону про відпустки) та ще взяти собі 30 к. дн. «за сімейними обставинами». Також працівник може скористатися ще додатково й іншими підставами зі статті 25 Закону про відпустки або поєднати таку відпустку зі щорічною.

Відпустка за власний рахунок під час війни: відповідальність роботодавця

Порушення з відпустками за власний рахунок не вважаються недоплатою працівникам зарплати, однак теж тягнуть на штрафи, наприклад, при порушенні 30-денного ліміту:

  • у розмірі 1 мінімальної зарплати (8000 грн у квітні-грудні 2024) на підприємство (ст. 265 КЗпП);
  • від 510 грн до 1700 грн на посадових осіб роботодавця (абз. 1 ст. 41 КпАП, «інші порушення вимог законодавства про працю»).

Не звільняє підприємство від штрафу навіть те, що порушення сталося через задоволення бажання самого працівника.

Однак примусове відправлення у відпустку за свій рахунок працівника без його згоди може загрожувати й кримінальною відповідальністю за статтею 172 Кримінального кодексу України («грубе порушення законодавства про працю»): 34000-51000 грн штраф або позбавлення права обнімати певні посади до 3-х років або виправні роботи до 2-х років.

Як оформити відпустку за власний рахунок

Щоб оформити відпустку без збереження заробітної плати, необхідні:

Якщо працівник оформляє «безвідмовну» відпустку за статтею 25 Закону про відпустки, то до заяви він також має обов’язково додати підтверджувальні документи, а в самій заяві указати підставу для надання відпустки. У разі ж відпустки за статтею 26 Закону про відпустки документи додаються на розсуд працівника та їх може не бути взагалі. У наказі в такому разі необхідно вказати норму закону, на підставі якої надається відпустка.

Приклад заяви про надання відпустки без збереження зарплати

Приклад наказу про надання відпустки за власний рахунок

Заява на відпустку за власний рахунок: зразок з корективами воєнного часу

Наостанок наводимо ще зразок заяви на відпустки через воєнний стан. Якісь особливі причини й обставини надання відпустки у даному разі можна й не шукати, а обмежитись «з зв’язку з введенням в Україні воєнного стану». Або ж ситуацію викласти більш детально, так як у прикладі.

Зразок заяви на відпустку через воєнний стан

Відпустка за власний рахунок у звіті ЄСВ

Коли відправляєте працівника у відпустку за свій рахунок, зверніть увагу на ЄСВ у такому місяці, адже можливий вихід заробітної плати за нижню межу його нарахування, у такому разі мінімальна зарплата стає базою для нарахування ЄСВ (абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску…» від 08.07.2010 № 2464-VI).

Якщо у місяці відпустки за свій рахунок сума виплат вийшла меншою мінімальної зарплати (8000 грн у квітні-грудні 2024 року), то донараховаємо ЄСВ на суму різниці між мінімальною базо та зарплатою. Мінімальний ЄСВ:

  • у квітні-грудні 2024 року – 1760 грн (=8000×0,22).

Деякі винятки з даного правила наведено нижче в таблиці на основі Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообовʼязкове державне соціальне страхування, яка затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449 (далі — Інструкція № 499):

ВИНЯТКИ, КОЛИ МІНІМАЛЬНА БАЗА ЄСВ НЕ ЗАСТОСОВУЄТЬСЯ

Ситуація

База нарахування ЄСВ

зарплата нарахована суміснику, який пішов у відпустку за свій рахунок

фактично нарахований дохід

працівник перебував у відпустці за свій рахунок повний місяць, наприклад у період карантину чи через догляд за хворим членом сім’ї (з 1-го по останнє число)*

ЄСВ за місяць узагалі немає*, так як відсутня база для його нарахування**

відпустку за свій рахунок оформив працівник з інвалідністю на підприємствах, де ставка ЄСВ 8,41% або кількість осіб з інвалідністю становить 50% та більше загальної чисельності працівників (детальніше – п. 8 розділу ІІІ Інструкції № 499)

фактично нарахований дохід

* ІПК ГУ ДПС у Вінницькій області від 11.03.2021 № 891/ІПК/02-32-24-02-12;

**увага: через це й відсутній страховий стаж за такий місяць

У об’єднаному Податковому розрахунку з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, якщо використовувалася мінімальна база нарахування, ситуація відображається таким чином:

  • у графі 10 — вказується звітний період (місяць),
  • у графі 13 — кількість днів відпустки за свій рахунок,
  • у графі 14 — кількість днів у звітному періоді,
  • у графі 16 і 17 — зарплата за відпрацьовані дні;
  • у графі 09 — вказується тип нарахування «13»,
  • у графі 18 — зазначається різниця між мінімальною базою і фактично нарахованим доходом,
  • у графі 20 — сума ЄСВ, що нарахована на різницю з графи 18.

Відпустка без збереження заробітної плати: на які розрахунки впливає 

На що впливає відпустка без збереження зарплати, наводимо в таблиці.

ВПЛИВ ВІДПУСТКИ ЗА ВЛАСНИЙ РАХУНОК НА РІЗНІ ВИПЛАТИ

Вид виплат

Як впливає

Приклад

доплата до мінімальної зарплати

якщо працівнику нараховують доплату до мінімальної зарплати, то вона у місяці відпустки за свій рахунок, визначається пропорційно відпрацьованому часу

У липні 2024 р. працівник відпрацював 14 робочих днів, позаяк 9 днів був у відпустці за свій рахунок (всього у місяці 23 робочих дні).

Оклад працівника дорівнює 7000 грн. Ніяких доплат не було. Сума нарахованої зарплати за липень 2024: 4260,87 грн (=7000×14/23). Мінімально гарантована оплата: 8000 ×14/23 = 4869,57 грн. Доплата до мінімальної зарплати: 4869,57 – 4260,87 = 608,70 грн. Працівнику всього нараховано 4260,87 + 608,70= 4869,57 грн.

При цьому при нарахуванні ЄСВ що доведеться донарахувати ЄСВ на різницю з мінімальною базою. ЄСВ-різниця = 8000 – 4869,57 = 3130,43 грн. Отже, ЄСВ = 4869,57 ×0,22 + 3130,43 ×0,22 = 1760 грн

відпускні

дні перебування у відпустці за власний рахунок виключаються з розрахункового періоду

Працівник з 13.05.2024 йде у щорічну відпустку. У березні 2024 р. він був 7 к. днів у відпустці за власний рахунок. У розрахунковому періоді травень 2023-квітень 2024 – 366 к. днів (святкові дні не віднімаємо, так як під час воєнного стану вони відсутні). Однак час відпустки без збереження зарплати виключається з розрахунку. Тож розрахунковий період дорівнюватиме 359 дні (=366 – 7)

лікарняні та декретні (відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами)

Працівниця йде у декретну відпустку із 20.05.2024. До цього у квітні 2024 р. була у відпустці за власний рахунок 14 днів. У розрахунковому періоді травень 2023 — квітень 2024 всього 366 к. днів. Дні відпустки за власний рахунок виключаємо, тож розрахунковий період дорівнює 352 к. дні (=366 – 14

Звільнення під час відпустки за власний рахунок

Це можливо — законодавство не обмежує працівника у його праві на звільнення, наприклад на підставі угоди сторін (п. «1» ст. 36 КЗпП) або за власним бажанням (ст. 38 КЗпП).



зміст

Знижки на передплату бухгалтерських виданьСкористайтеся нагодою та отримайте знижки на передплату професійних е-журналів «Головбух», «Головбух Агро», «Головбух Медицина», а також експертно-правової системи «Експертус Головбух»!

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді