бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Токен — це захищена флешка, що є носієм кваліфікованого електронного підпису (ключа до нього). Чи обов’язково електронний підпис, який використовуєте під час подання податкової звітності, зберігати на захищеному носії-токені? Як відобразити токен у бухгалтерському обліку? Пропонуємо відповіді на ці запитання
Токен— це флеш-память з різними варіантами виконання (USB-флешка, картка пам’яті, смарт-картка тощо). Однак зазвичай використовується USB-флешка, хоча законодавством дане питання не конкретизується.
Саме поняття «токен» — це не офіційна, а лише «побутова» назва таких пристроїв (відангл. — secure token), що можна перекласти як токен безпеки, картка захисту, електронний ключ безпеки, захищений носій інформації. Саме під такими назвами даний пристрій можна знайти в продажу. Офіційною ж мовою на рівні законодавства токени є різновидом захищених носіїв кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Фото таких пристроїв наведені нижче. Найчастіше як носій використовується USB-флешка, тому що вхід USB мають більшість комп’ютерів та ноутбуків. Такі токени нічим візуально не відрізняються від звичайних USB-флешок.
Однак як носії можуть бути використані й картки microSD, smart-картки тощо (див. нижче). Для останньої треба окремий спеціальний пристрій зчитування, якого звичайні комп’ютери чи ноутбуки не мають. Також замість фізичних носіїв можуть використовуватися «хмарні» технології, тобто ключі містяться на віддалених захищених серверах, доступ до яких здійснюється через мережу Інтернет.
Чи обов’язкове застосування токенів зараз?
Ні, не обов’язкове. Зараз електронний підпис для підпису податкової звітності, податкових і акцизних накладних можна зберігати на будь-якому носії, у т.ч. звичайній флешці чи внутрішній пам’яті (жорсткому диску — HDD, SSD тощо) комп’ютера чи ноутбука. Таким чином, ДПС приймає документи які підписані ключами, які зберігаються як на захищених, так і незахищених носіях. З’ясуємо, чому так.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Токени у бухгалтерії — від обов’язкових до добровільних
Про токени суб’єкти господарювання та їхні бухгалтери масово заговорили при вступі у дію Закону про електронні довірчі послуги від 05.10.2017 № 2155 (далі — Закон № 2155), що сталося 07 листопада 2018 року. За ним було введено обов’язкове використання КЕП зокрема для органів державної влади. Крім того, КЕП на захищених носіях тоді став обов’язковим для податкових цілей через відповідні зміни в Податковому кодексі України (далі — ПК), тобто для підписання податкової звітності, податкових накладних, акцизних накладних, роботи через електронний кабінет і т.д. Це ж саме стосується держзакупівель.
Однак ситуація змінилася з 31 грудня 2023 року, коли вступили у дію:
УЕП базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (ст. 1 Закону № 2155). Останній на відміну від КЕП може бути на незахищеному носії, тобто не відповідати тим вимогам, які ставляться до засобу КЕП у частинах 1, 2, 3 та 4 ст. 19 Закону № 2155. Отже, для податкових цілей у суб’єктів господарювання є альтернатива: КЕП на токені або УЕП на будь-якому носії, у т.ч. на звичайній USB-флешці чи десь на внутрішній пам’яті (жорсткому диску, SSD тощо) комп’ютера чи ноутбука.
Чи може КЕП бути на звичайному носії без захисту?
Ні, не може. Звичайна флешка з паролем як носій КЕП не підходить. Захищений носій відрізняється тим, що:
не можна скопіювати інформацію з нього;
змінити чи видалити ключ звичайний користувач не може.
Однак усі ці діє може здійснити надавач електронних довірчих послу — акредитований центр сертифікації ключів (АЦСК).
Чому не всі платники податків бажають використовувати токени?
Причини у вартості та більших витратах часу. Такі захищені флешки коштують приблизно від 1020 грн за одиницю. На кожний підпис треба окремий токен (флешку). Виходить, що суб’єкту господарювання, що є підприємством, треба мінімум 2, а то й 3 токени (один — директору, один — головному бухгалтеру, а ще може бути токен-печатка). ФОП може обійтися одним токеном, якщо не має печатки. У разі звільнення головного бухгалтера чи директора доведеться купувати новий КЕП та звертатися до постачальника електронних довірчих послуг перезаписати на колишній носій ключ.
Однак використання токенів — дійсно безпечніше. Наприклад, воно виправдане для підпису платіжних інструкцій. Однак для подачі податкової звітності, податкових накладних і акцизних накладних токени дійсно є надлишковим заходом безпеки.
Токен — це малоцінний необоротний матеріальний актив (МНМА). Однак мова йде лише про апаратний носій КЕП (USB-флешку чи флешку іншого типу), а не програмне забезпечення. Однак зазвичай програмне забезпечення є безкоштовним та ніяке не виділяється у вартості токена. Якщо ж є якісь витрати на консультаційні послуги АЦСК, то вони в обліку відображаються як адміністративні витрати.
Токен обліковується як МНМА, тощо що токен відповідає таким критеріям:
строк служби більше року — на нього зазвичай дають гарантію 36 місяців;
вартість менша 20000 грн (вартісна межа МНМА за пп. 14.1.138 ПК, хоча у підприємства може бути й інша);
пристрій (токен) має матеріальну форму. Токен — це не програма, точніше не тільки записана на нього програма, але й сама мікросхема, корпус, світлові індикатори, може бути й екран тощо.
Облік токена як МНМА
Наслідки визнання токена МНМА:
на нього має бути заведена інвентарна картка (документи такі ж, як для основних засобів);
присвоюється інвентарний номер. Взагалі-то для МНМА, як правило, використовуються номенклатурні номери, які відрізняються від інвентарних тим, що один номер присвоюється на цілу групу подібних об’єктів. Однак токен — все ж таки досить важливий об’єкт і кожний електронний підпис на ньому унікальний. Отже, краще йому присвоїти унікальний номер, тобто інвентарний номер;
субрахунок обліку, що використовується, — 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»;
обирається метод амортизації — 50/50 або 100%, тобто той метод, який використовується на підприємстві для МНМА. Тоді у першому місяці експлуатації знос розраховується як половина вартості або повна вартість токена. Краще всього обрати метод 100%, — «нарахувати й забути»;
нараховується амортизація за рахунком 92 «Адміністративні витрати».
Токени та ПДВ
Продаж токенів на сьогодні оподатковується ПДВ з 01 січня 2023 року. Звільнення вже немає. Раніше існувало звільнення від ПДВ для криптографічних засобів захисту інформації згідно п. 261 підрозділу 2 Перехідних положень ПК.
Українські підприємства активно залучають іноземні інвестиції, виграють гранти і розвиваються. Хочете бути серед успішних? Підвищуйте кваліфікацію за Міжнародними стандартами фінансової звітності
сплачений за 3 токени авансом постачальнику по 1020 грн за кожну (= 1020×3 = 3060), у т.ч. ПДВ
371
311
3060
2
відображена сума ПДВ у сплаченому авансі (= 1020×3/6)
644.2
644.1
510
3
визнаний податковий кредит після реєстрації податкової. накладної постачальником
641.1
644.2
510
4
отримано токени від постачальника (=3060 – 510)
153
631
2550
5
відображено розрахунки з постачальником з ПДВ
644.1
631
510
6
введено токени в експлуатацію
112
153
2550
7
здійснений взаємозалік з постачальником
631
371
3060
8
нарахована амортизація токенів (метод 100%)
92
132
2550
9
адміністративні витрати віднесено на фінансовий результат
791
92
2550
Інші альтернативні варіанти обліку токенів
Попри простоту обліку МНМА існують ще можливі, але не такі «ідеальні» підходи щодо обліку токенів, які також зустрічаються:
токен — це нематеріальний актив. На думку податківців витрати на придбання кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів слід обліковувати як нематеріальні активи групи 6 – інші нематеріальні активи зі строком амортизації від 2-х до 10 років (роз’яснення ГУ ДПС у Дніпропетровській області). Однак, існує все ж таки два об’єкти — нематеріальний у вигляді електронного ключа та матеріальний, яким є флешка-носій. Так як вартість програми у накладній, як правило, не виділяється, то на облік фактично ставимо тільки саму флешку. По-третє, вартість токена — це не на стільки суттєва сума у бухгалтерському обліку, аби щомісяця нараховувати копійчану амортизацію;
токен — це адміністративні витрати. Однак, по-перше, флешки-токени можна використовувати багаторазово. Особа звільнилася, змінився підпис, а потім на ту саму флешку прошивається інший сертифікат і вона використовується далі. По-друге, токен — це досить важливий у діяльності суб’єкта господарювання пристрій, який може бути використаний і не тільки для подачі звітності, але й укладання електронного договору тощо. Важливі активи мають бути на обліку у відповідальних осіб. Однак саму послугу з перезапису електронного ключа на стару флешку-токен при зміні посадової особи дійсно можна віднести на адміністративні витрати.
Виходить, що найбільш логічним підходом є облік токенів як МНМА.
