Токен – це флешка-носій кваліфікованого електронного підпису. Чи обов’язково електронний підпис має бути на захищеному носії-токені? Як відобразити токен у бухгалтерському обліку? Відповіді на ці питання знайдете у консультації.
Передісторія появи токенів та що це таке
Токен – це Flash-пам’ять з різними варіантами виконання (USB-флешка, флеш-картка, смарт-картка тощо). Однак зазвичай використовується USB-флешка, хоча законодавством дане питання не конкретизується.
Саме поняття «токен» – це не офіційна, побутова назва таких пристроїв (англ. – secure token, картка захисту). Офіційною ж мовою на рівні законодавства токени входять до такого поняття як захищений носій кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Про токени бухгалтери масово заговорили перед вступом у дію Закону про електронні довірчі послуги від 05.10.2017 р. № 2155 (далі – Закон № 2155). А сталося це порівняно недавно – 07.11.2018 р. Ним було введено обов’язкове використання КЕП зокрема для органів державної влади. Крім того, КЕП на захищених носіях став обов’язковим для податкових цілей через відповідні зміни в ПКУ, тобто для підписання податкової звітності, податкових накладних, акцизних накладних, роботи через електронний кабінет і т.д. Це ж саме стосується держзакупівель.
Найкращий помічник для вас: система «Експертус Головбух»
Звичайна флешка з паролем як носій КЕП не підходить, так як висновок про технічну відповідність пристрою-носія КЕП дає Держслужба спецзв’язку та захисту інформації. Якщо використовується саме така, то тоді це є прикладом незахищеного носія. А потрібен захищений носій, який відрізняється тим, що:
- скопіювати інформацію з нього просто так не вийде;
- змінити чи видалити ключ з такої флешки, не пошкодивши цю флешку звичайний користувач не може. Це можливо лише у надавача електронних довірчих послуг. Їх ще називають Тільки акредитований центр сертифікації ключів (скорочено – АЦСК).
Десь через рік в електронному кабінеті бухгалтерів стали турбувати попередження з боку податківців, що використовується ключ на незахищеному носії. Однак податкову звітність і досьогодні ДПС приймає підписану ключами, які зберігаються як на захищених, так і незахищених носіях. Принаймні звичайним комерційним підприємствам і фізособам-підприємцям – усім, хто знаходяться поза держсектором.
У такому разі постає питання:
А чи обов’язкові токени
Ні, токени станом на вересень 2022 року так і залишаються необов’язковими носіями. По-перше, дворічний перехідний період, який був введений Законом № 2155, хоча й мав закінчитися ще 07.11.2020 р., але неодноразово продовжувався. Останнє таке продовження пов’язане з постановою Кабміну від 24.05.2022 р. № 617, якою можливість використовувати незахищені носії для електронного підпису залишили на період воєнного стану та ще 6 місяців по його закінченню. Воєнний стан насьогодні діє поки що по 21 листопада 2022 р. Виходить, що попри вимоги ПКУ можна й далі продовжувати користуватися електронним підписом на незахищених носіях.
По-друге, хоча КЕП і дійсно має зберігатися на захищених носіях, але такими можуть бути не лише токени. Такими носіями ще можуть бути хмарні сервіси. Тобто, замість фізичної флешки-токена можна використовувати ключ зі спеціальної «хмари». Для технічних подробиць можна звернутися до провайдерів електронних довірчих послуг.
Увага: під час дії воєнного стану КЕП може бути й на незахищених носіях. Токен також не є єдиним варіантом зберігання КЕП.
У чому проблема токенів
Суто вартісна причина. Такі флешки коштують приблизно від 700 грн за одиницю. На кожний підпис треба окремий токен (флешку). Виходить, що підприємству треба мінімум два, а більшості – 3 токени. Один – директору, один – головному бухгалтеру, а ще – печатка. І тільки якщо підприємство не використовує печатку, то буде 2 токени. Або ж, якщо облік веде сам директор і нема печатки, то він обійдеться всього одним токеном. Аналогічна ситуація з ФОП. У разі звільнення головного бухгалтера чи директора доведеться купувати новий КЕП. Однак постачальник може своїми технічними засобами записати його на колишню захищену флешку-носій. Тоді буде дешевше.
Якщо фінансовий бік справи не турбує – можна придбати флешки-токени й користуватися ними. Так, дійсно, безпечніше.
Що таке токен у бухгалтерському обліку
МНМА, тобто малоцінні необоротні матеріальні активи. Однак мова йде лише про апаратний носій – USB-флешку (чи флешку іншого типу). Якщо окремо купувалося програмне забезпечення (воно має бути виділено тоді окремим рядком у накладній), то таке програмне забезпечення буде нематеріальним активом. Але зазвичай воно йде безкоштовно або окремо його вартість не виділяється та входить у вартість проданого пристрою (захищеної флешки).
Чому МНМА? Тому що токен відповідає таким критеріям:
- строк служби більше року – на нього зазвичай дають гарантію 36 місяців;
- вартість менша 20000 грн (вартісна межа МНМА за пп. 14.1.138 ПКУ, хоча у підприємства може бути й інша);
- пристрій (токен) має матеріальну форму – це не програма, точніше не тільки записана на нього програма, але сама мікросхема, корпус, світлові індикатори, може бути й екран тощо.
Додамо, що токен може у більш дорогих варіантах виконувати й функцію звичайної флешки (пам’яті), де у зашифрованому вигляді можна зберігати особисті файли. У дешевих варіантах місткість флешки незначна й її вистачає рівно на зберігання КЕП.
Облік токена як МНМА
Наслідки визнання токена МНМА:
- заводимо інвентарну картку (документи такі ж, як для основних засобів);
- присвоюємо інвентарний номер. Взагалі-то для МНМА, як правило, використовуються номенклатурні номери, які відрізняються від інвентарних тим, що один номер на цілу групу подібних об’єктів. Однак токен – все ж таки досить важливий і кожний підпис на ньому унікальний. Отже, й присвоєний йому номер має бути унікальним, тобто інвентарним;
- рахунок обліку – 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи»;
- метод амортизації обираємо 50/50 або 100%, тобто той, який використовується на підприємстві для МНМА. Отже, у першому місяці експлуатації нараховуємо половину або повну вартість токена як знос. Краще всього метод 100%, – нарахували і забули;
- амортизацію нараховуємо за рахунком 92 «Адміністративні витрати».
Токени та ПДВ
ПДВ нема. Продаж токенів звільнений від оподаткування ПДВ, так як вони підпадають під поняття криптографічних засобів захисту інформації (п. 261 підрозділу 2 Перехідних положень ПКУ). Дане звільнення діє до 01 січня 2023 року.
Придбання токена – бухгалтерські проведення
Приклад обліку придбання та використання токенів наведено нижче.
БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ТОКЕНІВ |
№ | Господарська операція | Дт | Кт | Сума |
1 | Перерахована попередня оплата за 3 токени по 800 грн кожний постачальнику | 371 | 311 | 2400 |
2 | Отримано токени | 153 | 631 | 2400 |
3 | Введено токени в експлуатацію | 112 | 153 | 2400 |
4 | Здійснений взаємозалік з постачальником | 631 | 371 | 2400 |
5 | Нарахована амортизація токенів (метод 100%) | 92 | 132 | 2400 |
6 | Адміністративні витрати віднесено на фінансовий результат | 791 | 92 | 2400 |
Два альтернативні варіанти обліку токенів
Попри простоту обліку МНМА існують ще можливі, але не такі «ідеальні» підходи щодо обліку токенів, які також зустрічаються:
- токен – це нематеріальний актив. Такий підхід викликаний існуючим роз’ясненням ДПС у 102.05 ЗІР обліковувати КЕП як нематеріальний актив групи 6 – інші нематеріальні активи зі строком амортизації від 2 до 10 років. Однак, по-перше, на таку рекомендацію зважати повинні хіба що платники податку на прибуток, які є високодоходниками. По-друге, існує два об’єкти – програма (нематеріальна) + захищений носій-флешка (матеріальна). Так як вартість програми у накладній, як правило, не виділяється, то на облік по факту ставимо тільки саму флешку. По-третє, 700-1200 грн – це не на стільки суттєва сума у бухгалтерському обліку, аби щомісяця нараховувати копійчану амортизацію;
- токен – це витрати (адміністративні). Це можливо. Але, по-перше, є токени, які можна використовувати багаторазово. Флешка – це лише носій. Особа звільнилася, змінився підпис, на ту саму флешку прошили інший сертифікат і вона використовується далі. По-друге, токен – це досить важливий у діяльності підприємства пристрій, який може бути використаний і не тільки для подачі звітності, але й укладання електронного договору тощо. Все ж таки він має бути на обліку у відповідальних осіб. Однак саму послугу з перезапису електронного ключа при зміні посадової особи логічно віднести на витрати, якщо це здійснюється на стару флешку-токен.
У цілому найбільш логічним варіантом здається облік токенів як МНМА, а вам обирати.
Увага: КЕП на флешці може бути нематеріальним активом, якщо його вартість виділена окремо.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Головбух»
