Токен – это флешка-носитель квалифицированной электронной подписи. Обязательно ли электронная подпись должна быть на защищенном носителе-токене? Как отразить токен в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы найдёте в консультации.
Предыстория появления токенов и что это такое
Токен – это Flash-память с разными вариантами исполнения (USB-флешка, флеш-карта, смарт-карта и т.п.). Однако обычно используется USB-флешка, хотя законодательством данный вопрос не конкретизируется.
Само понятие «токен» – это не официальное, бытовое название таких устройств (англ. – secure token, карточка защиты). Официальным же языком на уровне законодательства токены входят в такое понятие как защищенный носитель квалифицированной электронной подписи (КЭП).
О токенах бухгалтеры массово заговорили перед вступлением в действие Закона об электронных доверительных услугах от 05.10.2017 г. № 2155 (далее – Закон № 2155). А произошло это сравнительно недавно – 07.11.2018 г. Им было введено обязательное использование КЭП, в частности, для органов государственной власти. Кроме того, КЭП на защищенных носителях стал обязательным для налоговых целей из-за соответствующих изменений в НКУ, то есть для подписания налоговой отчетности, налоговых накладных, акцизных накладных, работы через электронный кабинет и т.д. Это же касается госзакупок.
Найкращий помічник для вас: система «Експертус Головбух»
Обычная флешка с паролем как носитель КЭП не подходит, так как вывод о техническом соответствии устройства-носителя КЭП дает Госслужба спецсвязи и защиты информации. Если используется именно таковая, то это является примером незащищенного носителя. А нужен защищенный носитель, отличающийся тем, что:
- скопировать информацию с него просто так не получится;
- изменить или удалить ключ из такой флешки, не повредив эту флешку обычный пользователь не может. Это возможно только у поставщика электронных доверительных услуг. Их еще называют только аккредитованный центр сертификации ключей (сокращенно – АЦСК).
Через год в электронном кабинете бухгалтеров стали беспокоить предупреждения со стороны налоговиков, что используется ключ на незащищенном носителе. Однако налоговую отчетность и по сей день ГНС принимает подписанную ключами, которые хранятся как на защищенных, так и незащищенных носителях. По крайней мере, обычным коммерческим предприятиям и физлицам-предпринимателям – всем, кто находится вне госсектора.
В таком случае возникает вопрос:
А обязательны ли токены
Нет, токены на сентябрь 2022 года так и остаются необязательными носителями. Во-первых, двухлетний переходный период, введенный Законом № 2155, хотя и должен был закончиться еще 07.11.2020 г., но неоднократно продолжался. Последнее такое продолжение связано с постановлением Кабмина от 24.05.2022 г. № 617, которой возможность использовать незащищенные носители для электронной подписи оставили на период военного положения и еще 6 месяцев после его окончания. Военное положение на сегодняшний день действует пока по 21 ноября 2022 г. Выходит, что, несмотря на требования НКУ, можно и дальше продолжать пользоваться электронной подписью на незащищенных носителях.
Во-вторых, хотя КЭП действительно должен храниться на защищенных носителях, но такими могут быть не только токены. Такими носителями могут быть еще облачные сервисы. То есть, вместо физической флешки-токена можно использовать ключ из специального «облака». Для технических подробностей можно обратиться в провайдеры электронных доверительных услуг.
Внимание: во время действия военного положения КЭП может находиться и на незащищенных носителях. Токен также не является единственным вариантом хранения КЭП.
В чем проблема токенов
Чисто стоимостная причина. Такие флешки стоят примерно от 700 грн за единицу. На каждую подпись нужно отдельный токен (флешку). Выходит, что предприятию нужно минимум два, а большинству – 3 токена. Один – директору, один – главному бухгалтеру, а еще – печать. И только если предприятие не использует печать, то будет 2 токена. Или если учет ведет сам директор и нет печати, то он обойдется всего одним токеном. Аналогичная ситуация с ФЛП. В случае увольнения главного бухгалтера или директора придется покупать новый КЭП. Однако поставщик может своими техническими средствами записать его на прежнюю защищенную флешку-носитель. Тогда будет подешевле.
Если финансовая сторона дела не беспокоит – можно приобрести флешки-токены и пользоваться ими. Да, действительно, безопаснее.
Что такое токен в бухгалтерском учете
МНМА, то есть малоценные необоротные материальные активы. Однако речь идет только об аппаратном носителе – USB-флешке (или флешке другого типа). Если отдельно покупалось программное обеспечение (оно должно быть выделено отдельной строкой в накладной), то такое программное обеспечение будет нематериальным активом. Но обычно оно идет бесплатно или отдельно его стоимость не выделяется и входит в стоимость проданного устройства (защищенной флешки).
Почему МНМА? Потому что токен отвечает следующим критериям:
- срок службы больше года – на него обычно дают гарантию 36 месяцев;
- стоимость меньше 20000 грн (стоимостная граница МНМА по пп. 14.1.138 НКУ, хотя у предприятия может быть и другая);
- устройство (токен) имеет материальную форму – это не программа, точнее не только записанная на него программа, но сама микросхема, корпус, световые индикаторы, может быть экран и т.д.
Добавим, что токен может в более дорогих вариантах делать и функцию обыкновенной флешки (памяти), где в зашифрованном виде можно хранить личные файлы. В дешевых вариантах емкость флешки незначительна и ее хватает ровно на хранение КЭП.
Учет токена как МНМА
Последствия признания токена МНМА:
- заводим инвентарную карту (документы такие же, как для основных средств);
- присваиваем инвентарный номер. Вообще-то для МНМА обычно используются номенклатурные номера, которые отличаются от инвентарных тем, что один номер на целую группу подобных объектов. Однако токен – все же достаточно важна и каждая подпись на нем уникальна. Следовательно, и присвоенный ему номер должен быть уникальным, то есть инвентарным;
- счет учета – 112 «Малоценные необоротные материальные активы»;
- метод амортизации выбираем 50/50 или 100%, то есть тот, который используется на предприятии для МНМА. Итак, в первом месяце эксплуатации насчитываем половину или полную стоимость токена как износ. Лучше всего метод 100%, – насчитали и забыли;
- амортизацию начисляем по счету 92 «Административные расходы».
Токены и НДС
НДС нет. Продажа токенов освобождена от налогообложения НДС, так как они подпадают под понятие криптографических средств защиты информации (п. 261 подраздела 2 Переходных положений НКУ). Данное увольнение действует до 01 января 2023 года.
Приобретение токена – бухгалтерские проводки
Пример учета приобретения и использования токенов приведен ниже.
| БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВЕДЕНИЯ ПО УЧЕТУ ТОКЕНОВ |
| № | Хозяйственная операция | Дт | Кт | Сумма |
| 1 | Перечислена предоплата за 3 токена по 800 грн каждый поставщику | 371 | 311 | 2400 |
| 2 | Получены токены | 153 | 631 | 2400 |
| 3 | Введены токены в эксплуатацию | 112 | 153 | 2400 |
| 4 | Осуществлен взаимозачет с поставщиком | 631 | 371 | 2400 |
| 5 | Начислена амортизация токенов (метод 100%) | 92 | 132 | 2400 |
| 6 | Административные расходы отнесены на финансовый результат | 791 | 92 | 2400 |
Два альтернативных варианта учета токенов
Несмотря на простоту учета МНМА существуют еще возможные, но не такие «идеальные» подходы к учету также встречающихся токенов:
- токен – это нематериальный актив. Такой подход вызван существующим разъяснением ГНС в 102.05 ЗИР учитывать КЭП как нематериальный актив группы 6 – другие нематериальные активы со сроком амортизации от 2 до 10 лет. Однако, во-первых, такую рекомендацию учитывать должны разве что плательщики налога на прибыль, которые являются высокодоходниками. Во-вторых, существует два объекта – программа (нематериальная) + защищенный носитель-флешка (материальная). Так как стоимость программы у накладной, как правило, не выделяется, то на учет по факту ставим только саму флешку. В-третьих, 700-1200 грн – это не столько существенная сумма в бухгалтерском учете, чтобы ежемесячно начислять копеечную амортизацию;
- токен – это затраты (административные). Это возможно. Но, во-первых, есть токены, которые можно использовать многократно. Флешка – это только носитель. Лицо уволилось, изменилась подпись, на ту же флешку прошили другой сертификат и она используется дальше. Во-вторых, токен – это достаточно важное в деятельности предприятия устройство, которое может быть использовано и не только для подачи отчетности, но и заключения электронного договора. Все же он должен быть на учете у ответственных лиц. Однако саму услугу по перезаписи электронного ключа при смене должностного лица логично отнести на расходы, если это осуществляется на старую флешку-токен.
В целом наиболее логичным вариантом кажется учет токенов как МНМА, а вам выбирать.
Внимание: КЭП на флешке может быть нематериальным активом, если стоимость выделена отдельно.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Головбух»
