бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Токен — это защищенная флэшка, что содержит как носитель квалифицированной электронной подписи (ключа к нему). Обязательна ли электронная подпись, используемая при подаче налоговой отчетности, должна быть на защищенном носителе-токене? Как отразить токен в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы найдете в данной консультации
Токен — это флэш-память с разными вариантами исполнение (USB-флэшка, карта памяти, смарт- карта и т.д.). Однако обычно используется USB-флэшка, хотя законодательством данный вопрос не конкретизируется.
Именно понятие «токен» — это не официальное, а только «бытовое» название таких устройств (англ. — secure token), что можно перевести как токен безопасности, электронный ключ безопасности, защищенный носитель информации. Именно под такими названиями данное устройство можно найти в продаже. Официальным же языком на уровне законодательства токены являются разновидностью защищенных носителей квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Фото таких устройств приведены ниже. Чаще всего как носитель используется USB-флэшка, потому что вход USB имеют большинство компьютеров и ноутбуков. Такие токены ничем визуально не отличаются от обычных USB-флэшек.
Однако как носители могут быть использованы и карты microSD, smart-карты и т.д. (см. ниже). Для последней нужно отдельное специальное устройство считывания, которого обычные компьютеры или ноутбуки не имеют. Также вместо физических носителей могут использоваться «облачные» технологии, т.е. ключи содержатся на удаленных защищенных серверах, доступ к которым осуществляется через сеть Интернет.
Обязательно ли применение токенов сейчас?
Нет, не обязательно. Сейчас электронный подпись для подписи налоговой отчетности, налоговых и акцизных накладных можно хранить на любом носители, в т.ч. обычный флэшке или внутренний памяти (жестком диске — HDD, SSD и т.д.) компьютера или ноутбук. Таким образом, ГНС принимает документы какой подписаны ключами, которые хранятся как на защищенных, так и незащищенных носителях. Выясним, почему так.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Токены в бухгалтерии — от обязательных к добровольным
О токенах субъекты хозяйствования и их бухгалтеры массово заговорили при вступлении в действие Закона об электронных доверительные услуги от 05.10.2017 № 2155 (далее — Закон № 2155), что произошло 07 ноября 2018 года. За ним было введено обязательное использование КЭП, в частности, для органов государственной власти. Кроме того, КЭП на защищенных носителях тогда стал обязательным для налоговых целей через соответствующие изменения в Налоговом кодексе Украины (далее — НК), то есть для подписания налоговой отчетности, налоговых накладных, акцизных накладных, работы через электронный кабинет и т.д. Это же самое касается госзакупок.
Однако ситуация изменилась с 31 декабря 2023 года, когда вступили в действие:
УЭП базируется на квалифицированном сертификаты электронного подписи (ст. 1 Закона № 2155). Последний в отличие от КЭП может быть на незащищенном носители, то есть не отвечать тем требованиям, которые относятся к средству КЭП в частях 1, 2, 3 и 4 ст. 19 Закона № 2155. Следовательно, для налоговых целей у субъектов хозяйствование есть альтернатива: КЭП на токене или УЭП на любом носители, в т.ч. на обычной USB-флэшке или где-то на внутренней памяти (жестком диске, SSD и т.д.) компьютера или ноутбук.
Может ли КЭП быть на обычном носителе без защиты?
Нет, не может. Обычная флэшка с паролем как носитель КЭП не подходит. Защищенный носитель отличается тем, что:
нельзя скопировать информацию из него;
изменить или удалить ключ обычный пользователь не может.
Однако все или действует может осуществить поставщик электронных доверительных послу — аккредитованный центр сертификации ключей (АЦСК).
Почему не все налогоплательщики желают использовать токены?
Причины в стоимости и больших затратах времени. Такой защищенные флэшки стоят примерно от 1020 грн за единицу. На каждую подпись нужен отдельный токен (флэшка). Выходит, что субъекту хозяйствования, являющееся предприятием, нужно минимум 2, а то и 3 токена (один — директору, один — главному бухгалтеру, а еще может быть токен-печать). ФЛП может обойтись одним токеном, если нет печати. В случае увольнение главного бухгалтера или директора придется покупать новый КЭП и обращаться к поставщику электронных доверительных услуг перезаписать на прежний носитель ключ.
Однако использование токенов — действительно безопаснее. Например, оно оправдано для подписи платежных инструкций. Однако для подачи налоговой отчетности, налоговых накладных и акцизных накладных токены действительно является избыточной мерой безопасности.
Токен — это малоценный необоротный материальный актив (МНМА). Однако речь идет только об аппаратном носитель КЭП (USB-флэшку или флэшку другого типа), а не программное обеспечение. Однако обычно программное обеспечение бесплатно и никакое не выделяется в стоимости токена. Если же есть какие-то расходы на консультационные услуги АЦСК, то они в учете отображаются как административные расходы.
Токен учитывается как МНМА и отвечает следующим критериям:
срок службы больше года — на него обычно дают гарантию 36 месяцев;
стоимость меньше 20000 грн (стоимостная граница МНМА по пп. 14.1.138 НК, хотя у предприятия может быть и другая);
устройство (токен) имеет материальную форму Токен — это не программа, точнее не только записанная на него программа, но и сама микросхема, корпус, световые индикаторы, может быть и экран и т.д.
Учет токена как МНМА
Последствия признание токена МНМА:
на него должна быть заведена инвентарная карта (документы такие же, как для основных средств);
присваивается инвентарный номер. Вообще-то для МНМА, как правило, используются номенклатурные номера, которые отличаются от инвентарных тем, что один номер присваивается на целую группу подобных объектов. Однако токен — все-таки достаточно важный объект и каждый электронный подпись на нем уникальный. Итак, лучше ему присвоить уникальный номер, то есть инвентарный номер;
выбирается метод амортизации — 50/50 или 100%, то есть тот метод, который используется на предприятии для МНМА. месяцы эксплуатации износ рассчитывается как половина стоимости или полная стоимость токена. всего выбрать метод 100% — «насчитать и забыть»;
начисляется амортизация по счету 92 «Административные расходы».
Токены и НДС
Продажа токенов на сегодня. облагается налогом НДС с 1 января 2023 года. Освобождения уже нет. Раньше существовало освобождение от НДС для криптографических средств защиты информации согласно п. 261 подраздела 2 Переходных положений НК.
Приобретение токена: бухгалтерские проведение
Пример учета приобретения и использования токенов в бухгалтерских проводках приведены в таблице ниже.
уплачено за 3 токена авансом поставщику по 1020 грн за каждую (= 1020×3 = 3060), в т.ч. НДС
371
311
3060
2
отражена сумма НДС в уплаченном авансе (= 1020×3/6)
644.2
644.1
510
3
признанный налоговый кредит после регистрации налоговой накладной поставщиком
641.1
644.2
510
4
получено токены от поставщика (= 3060 – 510)
153
631
2550
5
отображено расчеты с поставщиком по НДС
644.1
631
510
6
введены токены в эксплуатацию
112
153
2550
7
осуществлен взаимозачет с поставщиком
631
371
3060
8
начислена амортизация токенов (метод 100%)
92
132
2550
9
административные расходы отнесены на финансовый результат
791
92
2550
Другие альтернативные варианты учета токенов
Несмотря на простоту учета МНМА, существуют еще возможные, но не такие «идеальные» подходы относительно учета токенов, также встречающихся:
токен — это нематериальный актив. По мнению налоговиков расходы на приобретение квалифицированных сертификатов открытых ключей следует учитывать как нематериальные активы группы 6 — другие нематериальные активы со сроком амортизации от 2-х до 10 лет (разъяснение ГУ ГНС в Днепропетровской области). Однако, существует все же два объекта — нематериальный в виде электронного ключа и материальный, которым является флэшка-носитель. Так как стоимость программы в накладной, как правило, не выделяется, то на учет фактически ставим только саму флэшку. В-третьих, стоимость токена — это не на столько существенная сумма в бухгалтерском учете, чтобы ежемесячно начислять копеечную амортизацию;
токен — это административные расходы. Однако, во-первых, флэшки-токены можно использовать многократно. Лицо уволилось, изменилась подпись, а затем на ту же флэшку прошивается другой сертификат, и она используется далее. Во-вторых, токен — это достаточно важное в деятельности субъекта хозяйствования устройство, которое может быть использовано не только для подачи отчетности, но и заключения электронного договора и т.д. Важные активы должны быть на учете у ответственных лиц. Однако саму услугу по перезаписи электронного ключа на старую флэшку-токен при смене должностного лица действительно можно отнести на административные расходы.
Выходит, что наиболее логичным подходом является учет токенов как МНМА.
