експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Z-отчет — это обязательный дневной отчет кассового аппарата, как обычного, так и программного. Печатать его или нет, как, где и сколько хранить, как часто формировать Z-отчет, электронный Z-отчет, особенности Z-отчетов программных РРО, штраф за Z-отчет — в этом обзоре
Z-отчет— это документ, который печатает кассовый аппарат (РРО), в котором содержатся данные дневного отчет и при формировании которого происходят две операции:
занесения данных в фискальной памяти РРО. После занесения данных в нее, их уже невозможно изменить / уничтожить без задействования вреда самому кассовому аппарату;
обнуления оперативной памяти РРО. Стираются текущие данные по операциям изменения после их выгрузки в фискальную память.
Другое название Z-отчета — фискальный отчетный чек.
Z-отчет следует отличать от:
контрольной ленты — это копия фискальных чеков + копия самых Z-отчетов при создании ленты в электронном виде;
X-отчета — это тоже отчет за день, но при его формировании не происходит обнуление оперативной памяти и занесения данных в фискальной памяти.
Кроме чисто технического задания, Z-отчет необходим также для:
подтверждение осуществления расчетных операций и соблюдения требований законодательства о расчетных операциях. По своей сути, дневной Z-отчет соответствует понятию первичного документа и его неформирование ставит под сомнение все операции;
формирование налоговых накладных по ежедневным итогам операций. Z-отчет содержит итоги по расчетным операциям в разрезе каждого запрограммированного кода товара или услуги по его наименованию и количества, что была продана (разъяснение ГНС 101.16 ОИР).
Также формирование Z-отчета осуществляется для закрытия смены, например, при смене кассира.
Z-отчет: нужно ли формировать
Да, формировать Z-отчет обязательно. Налоговики не будут удовлетворены, например, X-отчету, так как будет операций в фискальной памяти. Обязательность Z-отчета определяют:
подпункт «9» статьи 3 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 № 265 (далее—Закон о РРО);
Z-отчет формируется обязательно на протяжении суток до 24:00. Как нарушение уже будет рассматриваться его формирования после этого временного предела, например, формирование вовремя 00:05 или вообще на следующее утро. Следует это подпункта 9 статьи 3 Закона о РРО, где фискальный отчетный чек требуется печатать ежедневно при осуществлении расчетных операций. Получается, что если не напечатать до 24:00, то уже день закончился.
Кроме того, есть еще и понятие изменения в пункте 2 Требований № 199, которым считается период работы РРО между двумя Z-отчетами, то есть смена в этом случае рассматривается не фактическая (как работает кассир), а своя, «РРО-смена».
Внимание: за 24 часа надо хотя бы один Z-отчет и успеть до 24:00.
Итак, кассир при работе в ночную смену все же имеет до окончания суток сформировать Z-отчет (первый) и после окончания уже своей смены сформировать еще один Z-отчет (второй). Также следует, что период формирования Z-отчета не может превышать 24 часов, предусматривающие и Требования № 199 (см. также разъяснение ГНС в Житомирской области).
Нужен ли Z-отчет, если на протяжении дня нет операций
Ситуация: кассовый аппарат включили, он проработал весь день, но ни одной расчетной операции проведено не было. В таком случае Z-отчет печатать не нужно, поскольку подпункт 9 статьи 3 Закона о РРО имеет четкую привязку к условию осуществления расчетных операций (... при осуществлении»). С этим соглашаются и налоговики в разъяснении ОИР 109.09.
Если на протяжении дня были при этом служебные операции: «служебное внесение« или «служебная выдача«, то тоже Z-отчет печатать не нужно, потому что такие операции не являются расчетными в понимании Закона о РРО (разъяснение ОИР 109.09).
Хотя для перестраховки можно и сформировать, особенно если не только один человек работает с этим РРО и есть определенные сомнения, действительно расчетных операций не было (можно предварительно сформировать X-отчет) и просмотреть контрольную ленту.
Однако, чтобы такой путаницы не было, стоит перед сменой кассиров правильно закрыть смену и сформировать Z-отчет, если были расчетные операции, но в мелких магазинах иногда бывает, когда одним РРО пользуются два продавца, например, сам владелец магазина и нанятый им продавец-помощник.
По резервным кассовым аппаратам, которые даже не включали, Z-отчеты не формируют, так как такого требования нет.
Z-отчет: нужно ли печатать
Печатать, если используете классический (аппаратный) РРО. С законодательством тут дело неоднозначна и вопросы при прочтении возникают. Поясним, что к чему:
в подпункте «9» статьи 3 Закона об РРО записано однозначно: «ежедневно печатать ...». На это намекают налоговики (письмо ГНС от 30.11.2018 № 5045/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далее — Письмо № 5045). Следовательно, формирование только одного электронного Z-отчета без распечатки - это нарушение и надо еще бумажный вариант;
отсутствие места, куда клеить Z-отчеты в КУРО и отсутствие самой КУРО не означает, что не требуется распечатка самых заветных фискальных чеков. Ранее эти отчеты клеили в КОРО, которая была обязательной. Однако сейчас предприятие вообще может не иметь КУРО при условии, что он выдал такой приказ и не собирается использовать расчетные квитанции и проводить расчетные операции при выходе РРО из строя или отключении электроэнергии;
хранить Z-отчеты нужно также и в электронной форме, но это не исключает обязательную распечатку. Требование сохранения фискальных отчетных чеков в электронной форме касается, во-первых, только обособленных подразделений. Во-вторых, это только условие оприходования наличности (абз. 3 п. 11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 29.12.2017 № 148, далее — Положения № 148). Соблюдение этого условия не означает автоматическое соблюдение и требований подпункта «9» статьи 3 Закона о РРО (!). В-третьих, по этому требованию выпадают физлица-предприниматели и оно касается только предприятий/учреждений. На практике же электронный Z-отчет всегда в памяти РРО;
налоговики на практике накладывают штраф за необеспечение хранения бумажных Z-отчета. Отчетный фискальный чек, как и другие первичные документы, должны храниться в определенный в Налоговом кодексе Украины (НК) срок. На этот счет есть письмо ГНС от 19.03.2019 № 1112/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далее — Письмо № 1112). Z-отчет фактически имеет статус первичного документа со всеми вытекающими последствиями.
Внимание: печатать и хранить Z-отчеты обычных кассовых аппаратов (аппаратных, «классических« РРО) надо обязательно.
Что касается программных РРО (пРРО), то сама их идея уже не предполагает никаких распечаток.
3 года (1095 дней). Отсчет начинается со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой Z-отчет был использован. Это условие пункта 44.3 НК. Про такой срок идет речь в абзаце 2 пункта 11 Положения № 148, а также Письме № 1112. Это касается обеих форм документа — бумажной и электронной.
Z-отчет в электронном виде
Электронный Z-отчет - это документ, который создается РРО в виде электронных данных. Его можно распечатать при потере бумажного экземпляра. Также это тот фискальный отчетный чек, что формируют программные РРО.
В программных РРО обещают, что Z-отчет будет создаваться в автоматическом режиме и предприниматели, которые их используют, рисков по его отсутствии не будут нести.
Бумажный Z-отчет РРО: где хранить и как
Печатные Z-отчеты храните в определенном отведенном месте. Это может быть определенная папка, коробка и тому подобное. Законодательство не определяет сегодняшний день место и способ их сохранения. Однако ни в коем случае не нужно подклеивать их, как раньше, к КУРО, поскольку там уже нет специально отведенных мест до этого и это можно расценивать как нарушение правил ведения самой КУРО. Как вариант распечатанные Z-отчеты можно приклеивать в специально отведенную тетрадь, лист картона и тому подобное.
Определите также обязательно ответственное лицо, например, кассира или бухгалтера по расчетам.
Электронный Z-отчет РРО: где хранить и как
Что касается электронной формы Z-отчета, то несколько неоднозначная ситуация. Предприятие самостоятельно определяет по Z-отчетов (абз. 2 п. 11 абз. 2 п. 12 Положения № 148):
место хранения;
способ сохранения;
формат сохранения. Он должен обеспечить возможность визуального просмотра Z-отчета представителями ГНС.
Вообще с этими условиями несколько странная ситуация, потому что любой кассовый аппарат обеспечивает сохранность данных в фискальной памяти, а потому фактическим местом хранения данных является сам РРО, а способ зависит от разработчика данного аппарата.
По формату данных, то ГНС вообще отстранилась от ответа на эти вопросы, рекомендовав ставить вопрос что касается электронного формата для ежедневных Z-отчетов чеков не до налоговиков, а в Нацбанк, ведь он является разработчиком этой технологии (письмо ГНС от 12.04.2019 № 1581/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Итак, все вновь зависит здесь от вашего кассового аппарата и его разработчика.
Поскольку электронные Z-отчеты дублируются бумажными, которые хранятся 1095 дней, то вопрос по ним отпадает — есть же сохранены бумажные. Однако в ситуации, когда бумажные Z-отчеты не печатаются, что возможно для филиала, который не ведет кассовую книгу (п. 11 Положения № 148).
Внимание:для филиалов желательно прописать условия сохранения электронных Z-отчетов, чтобы урегулировать этот вопрос.
Информация Z-отчетов в Электронном кабинете ГНС
Субъект хозяйствования может проверить информацию, содержащуюся в ежедневных Z-отчетах, созданных РРО/пРРО в частной части Электронного кабинета вебпортала ГНС, в подрежимах «Сводные отчеты» и «Чеки» режима «Данные РРО» (разъяснение ГНС 109.02 ОИР). Там же можно и сформировать данные о проведенных расчетных операциях и Z-отчетах за определенный период (месяц) (разъяснение ГНС 109.20 ОИР).
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО ✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО ✅ Як видавати електронні чеки ✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО ✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО ✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Рекомендуем для филиала, на всякий случай, в отдельном приказе или Положении о кассовой дисциплине предприятия на основе подпункта 2.3.4 Требований по созданию контрольной ленты в электронной форме в регистраторах расчетных операций, программных регистраторах расчетных операций и модемов для передачи данных, утвержденных приказом Минфина от 08.10.2012 № 1057, определено, что филиалом «осуществляется энергонезависимое хранение информации контрольной ленты в электронной форме (КЛЭФ), включая копии Z-отчетов, в носителе КСЕФ на протяжении законодательно установленного срока хранения». КЛЭФ включает электронные копии Z-отчетов, поэтому вопрос будет урегулирован. В примере предложенного положения о ведении кассовых операций на предприятии как раз таким образом и сделано (п. 7.3 положения на примере).
О необходимости разработки внутреннего положения для филиала с определением места хранения Z-отчетов указали и налоговики в Индивидуальной налоговой консультации от 13.03.2020 № 1031/6/99-00-05-05-01-06/ІПК.
Ошибка в Z-отчете
Исправление ошибки (ложной операции) возможно только к формированию Z-отчета. Исправление осуществляется двумя способами:
регистрация отрицательной суммы;
операция «служебная выдача».
После формирования фискального отчетного чека ложные операции исправить уже невозможно, как и исправить сам Z-отчет.
Z-отчет: копия
В ситуации, если оригинал утерян, то распечатать копию Z-отчета можно (письмо № 5045). Главное, чтобы РРО обеспечивал такую техническую возможность. Ограничений в отношении возможного количества распечатанных копий Z-отчета не предусмотрено.
Z-отчет без служебной выдачи
Формирование Z-отчета и операции «служебное внесение« или «служебная выдача« идут рядом и обратите внимание на следующее:
«служебное внесение» — осуществляются при условии обнуления суммы денежного ящика после выполнения Z-отчета перед первой расчетной операции;
«служебная выдача» — если кассир забирает деньги с места проведения расчетов (до проведения Z-отчета). Если же на момент проведения Z-отчета деньги остаются на месте, то «служебная выдача» не производится.
Подробнее об этих операциях можно разузнать в разъяснении ГНС от 30.11.2018 № 5068/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Если на период отключения электроэнергии проводились расчетные операции с использованием расчетных квитанций и КУРО, то потом при подключении надо:
провести все суммы расчетов за время работы с использованием этих расчетных квитанций и в соответствии с контрольной ленты, если оперативная память обнулилась (это зависит от вашего аппарата)
сформировать Z-отчет;
сделать операцию «служебное внесение», если есть необходимость.
Особенности Z-отчета для пРРО
Z-отчет формируется также и пРРО, при чем:
процесс происходит полностью автоматически и ежедневно. Пользователю заботиться о соблюдении правила «один отчет за 24 часа», как для обычных РРО, не нужно — об этом заботится сама программа;
пРРО должно хранить у себя в памяти Z-отчеты не менее 3х лет. Это значит, что если вдруг расчетные операции прекращены, то следует позаботиться о сохранности данных на определенных носителях а тот сохранности самого устройства, на который пРРО был установлен.
Штраф за Z-отчет
За нераспечатку Z-отчета прямого штрафа нет. Однако штраф можно заработать за:
отсутствие обязательных реквизитов в расчетных документах, к которым можно отнести фискальные чеки (разъяснение ГНС ОИР 109.18). Однако это не касается печати самого Z-отчета. Такой штраф касается именно фискальных чеков и составляет 100% стоимости товаров (работ, услуг), проданных с нарушениями (пп. «1» ст. 17 Закона о РРО);
В то же время, налоговики признают, что применение ответственности за несохранение ежедневных Z-отчетов, созданных РРО или ПРРО, не предусмотрено (ГУ ГНС в Луганской области).
