Z-отчет — это обязательный дневной отчет кассового аппарата, как обычного, так и программного. Печатать его или нет, как, где и сколько хранить, как часто формировать Z-отчет, электронный Z-отчет, особенности Z-отчетов программных РРО, штраф за Z-отчет — в этом обзоре
Z-отчет: что это и зачем
Z-отчет — это документ, который печатает кассовый аппарат (РРО), в котором содержатся данные дневного отчет и при формировании которого происходят две операции:
- занесения данных в фискальной памяти РРО. После занесения данных в нее, их уже невозможно изменить / уничтожить без задействования вреда самому кассовому аппарату;
- обнуления оперативной памяти РРО. Стираются текущие данные по операциям изменения после их выгрузки в фискальную память.
Другое название Z-отчета — фискальный отчетный чек.
Z-отчет следует отличать от:
- контрольной ленты — это копия фискальных чеков + копия самых Z-отчетов при создании ленты в электронном виде;
- X-отчета — это тоже отчет за день, но при его формировании не происходит обнуление оперативной памяти и занесения данных в фискальной памяти.
Эти отличия лучше всего выписаны в п. 2 Требований по реализации фискальных функций регистраторами расчетных операций для различных сфер применения, утвержденных постановлением Кабмина от 18.02.2002 № 199 (далее – Требования № 199). Выходит, что главное техническое назначение Z-отчета – внести операции в фискальную память.
Завчасно утримали військовий збір за ставкою 5%: як виправити
Z-отчет: зачем он еще нужен
Кроме чисто технического задания, Z-отчет необходим также для:
- подтверждение осуществления расчетных операций и соблюдения требований законодательства о расчетных операциях. По своей сути, дневной Z-отчет соответствует понятию первичного документа и его неформирование ставит под сомнение все операции;
- формирование налоговых накладных по ежедневным итогам операций. Z-отчет содержит итоги по расчетным операциям в разрезе каждого запрограммированного кода товара или услуги по его наименованию и количества, что была продана (разъяснение ГНС 101.16 ВИР).
Также формирование Z-отчета осуществляется для закрытия смены, например, при смене кассира.
Z-отчет: нужно ли формировать
Да, формировать Z-отчет обязательно. Налоговики не будут удовлетворены, например, X-отчету, так как будет операций в фискальной памяти. Обязательность Z-отчета определяют:
Z-отчет: когда формировать
Z-отчет формируется обязательно в течение суток до 24:00. Как нарушение уже будет рассматриваться его формирования после этого временного предела, например, формирование вовремя 00:05 или вообще на следующее утро. Следует это пп. 9 ст. 3 Закона о РРО, где фискальный отчетный чек требуется печатать ежедневно при осуществлении расчетных операций. Получается, что если не напечатать до 24:00, то уже день закончился.
Кроме того, есть еще и понятие изменения в п. 2 Требований № 199, которым считается период работы РРО между двумя Z-отчетами, то есть смена в данном случае рассматривается не фактическая (как работает кассир), а своя, «РРО-смена».
Внимание: за 24 часа надо хотя бы один Z-отчет и успеть до 24:00.
Итак, кассир при работе в ночную смену все же имеет до окончания суток сформировать Z-отчет (первый) и после окончания уже своей смены сформировать еще один Z-отчет (второй). Также следует, что период формирования Z-отчета не может превышать 24 часов, предусматривающие и Требования № 199.
Нужен ли Z-отчет, если в течении дня нет операций
Ситуация: кассовый аппарат включили, он проработал весь день, но ни одной расчетной операции проведено не было. В таком случае Z-отчет печатать не нужно, так как уже упомянутый пп. 9 ст. 3 Закона о РРО имеет четкую привязку к условию осуществления расчетных операций (... при осуществлении»). С этим соглашаются и налоговики в разъяснении ВИР 109.09.
Если в течение дня были при этом служебные операции: «служебное внесение« или «служебная выдача«, то тоже Z-отчет печатать не нужно, так как такие операции не являются расчетными в понимании Закона о РРО (разъяснение ВИР 109.09).
Хотя для перестраховки можно и сформировать, особенно если не только один человек работает с данным РРО и есть определенные сомнения, действительно расчетных операций не было (можно предварительно сформировать X-отчет) и просмотреть контрольную ленту.
Однако, чтобы такой путаницы не было, стоит перед сменой кассиров правильно закрыть смену и сформировать Z-отчет, если были расчетные операции, но в мелких магазинах иногда бывает, когда одним РРО пользуются два продавца, например, сам владелец магазина и нанятый им продавец-помощник.
По резервным кассовым аппаратам, которые даже не включали, Z-отчеты не формируют, так как такого требования нет.
Z-отчет: нужно ли печатать
Печатать, если используете классический (аппаратный) РРО. С законодательством тут дело неоднозначна и вопросы при прочтении возникают. Поясним, что к чему:
- в самом Законе о РРО в пп. 9 ст. 3 записано однозначно: «ежедневно печатать ...». На это намекают налоговики (письмо ГНС от 30.11.2018 № 5045/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далее - Письмо № 5045). Следовательно, формирование только одного электронного Z-отчета без распечатки - это нарушение и надо еще бумажный вариант;
- отсутствие места, куда клеить Z-отчеты в КУРО и отсутствие самой КУРО не означает, что не требуется распечатка самых заветных фискальных чеков. Ранее эти отчеты клеили в КОРО, которая была обязательной. Однако сейчас предприятие вообще может не иметь КУРО при условии, что он выдал такой приказ и не собирается использовать расчетные квитанции и проводить расчетные операции при выходе РРО из строя или отключении электроэнергии;
- хранить Z-отчеты нужно также и в электронной форме, но это не исключает обязательную распечатку. Требование сохранения фискальных отчетных чеков в электронной форме касается, во-первых, только обособленных подразделений. Во-вторых, это только условие оприходования наличности (абз. 3 п. 11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, от 29.12.2017 № 148, далее — Положение № 148). Соблюдение данного условия не означает автоматическое соблюдение и требований пп. 9 ст. 3 Закона о РРО (!). В-третьих, с данного требования выпадают физлица-предприниматели и она касается только предприятий / учреждений. На практике же электронный Z-отчет всегда в памяти РРО;
- налоговики на практике накладывают штраф за необеспечение хранения бумажных Z-отчета. Отчетный фискальный чек, как и любые другие первичные документы, должны храниться в определенный НК срок. Есть по этому поводу письмо ГНС от 19.03.2019 № 1112/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, дальше - Письмо № 1112). Z-отчет фактически имеет статус первичного документа со всеми вытекающими последствиями.
Внимание: печатать и хранить Z-отчеты обычных кассовых аппаратов (аппаратных, «классических« РРО) надо обязательно.
Что касается программных РРО (пРРО), то сама их идея уже не предполагает никаких распечаток.
Сколько хранить Z-отчет
3 года (1095 дней). Отсчет начинается со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой Z-отчет был использован. Это условие п. 44.3 НК. Про такой срок идет речь в абз. 2 п. 11 Положения № 148, а также Письме № 1112. Это касается обеих форм документа — бумажной и электронной.
Z-отчет в электронном виде
Электронный Z-отчет - это документ, который создается РРО в виде электронных данных. Его можно распечатать при потере бумажного экземпляра. Также это тот фискальный отчетный чек, что формируют программные РРО.
В программных РРО обещают, что Z-отчет будет создаваться в автоматическом режиме и предприниматели, которые их используют, рисков по его отсутствии не будут нести.
Бумажный Z-отчет РРО: где хранить и как
Печатные Z-отчеты храните в определенном отведенном месте. Это может быть определенная папка, коробка и тому подобное. Законодательство не определяет сегодняшний день место и способ их сохранения. Однако ни в коем случае не нужно подклеивать их, как раньше, к КУРО, так как там уже нет специально отведенных мест до этого и это можно расценивать как нарушение правил ведения самой КУРО. Как вариант распечатанные Z-отчеты можно приклеивать в специально отведенную тетрадь, лист картона и тому подобное.
Определите также обязательно ответственное лицо, например, кассира или бухгалтера по расчетам.
Электронный Z-отчет РРО: где хранить и как
Что касается электронной формы Z-отчета, то несколько неоднозначная ситуация. Предприятие самостоятельно определяет по Z-отчетов (абз. 2 п. 11 абз. 2 п. 12 Положения № 148):
- место хранения;
- способ сохранения;
- формат сохранения. Он должен обеспечить возможность визуального просмотра Z-отчета представителями ГНС.
Вообще с этими условиями несколько странная ситуация, так как любой кассовый аппарат обеспечивает сохранность данных в фискальной памяти, а потому фактическим местом хранения данных является сам РРО, а способ зависит от разработчика данного аппарата.
По формату данных, то ГНС вообще отстранилась от ответа на эти вопросы, рекомендовав ставить вопрос что касается электронного формата для ежедневных Z-отчетов чеков не до налоговиков, а в Нацбанк, так как он является разработчиком данной технологии (письмо ГНС от 12.04.2019 № 1581/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Итак, все вновь зависит здесь от вашего кассового аппарата и его разработчика.
Так как электронные Z-отчеты дублируются бумажными, которые хранятся 1095 дней, то вопрос по ним отпадает — есть же сохранены бумажные. Однако в ситуации, когда бумажные Z-отчеты не печатаются, что возможно для филиала, который не ведет кассовую книгу (п. 11 Положения № 148).
Внимание: для филиалов желательно прописать условия сохранения электронных Z-отчетов, чтобы урегулировать этот вопрос.
✅ Хто мусить перейти на програмний РРО
✅ Як зареєструвати, перереєструвати або скасувати реєстрацію пРРО
✅ Як видавати електронні чеки
✅ Чи можуть два касири працювати на одному пРРО
✅ Які оплати за QR-кодом не потребують пРРО
✅ Що робити, якщо зник інтернет або пРРо «заглючив»
Как хранить электронный Z-отчет филиалу
Рекомендуем для филиала, на всякий случай, в отдельном приказе или Положении о кассовой дисциплине предприятия на основе пп. 2.3.4 Требований по созданию контрольной ленты в электронной форме в регистраторах расчетных операций, программных регистраторах расчетных операций и модемов для передачи данных, утвержденных приказом Минфина от 08.10.2012 № 1057, определено, что филиалом «осуществляется энергонезависимое хранение информации контрольной ленты в электронной форме (КЛЭФ), в т.ч. копий Z-отчетов, в носителе КЛЭФ течение законодательно установленного срока хранения». КЛЭФ включает электронные копии Z-отчетов, поэтому вопрос будет урегулирован. В примере предложенного положения о ведении кассовых операций на предприятии как раз таким образом и сделано (п. 7.3 положения на примере).
О необходимости разработки внутреннего положения для филиала с определением места хранения Z-отчетов указали и налоговики в Индивидуальной налоговой консультации от 13.03.2020 № 1031/6/99-00-05-05-01-06/ІПК.
Ошибка в Z-отчете
Исправление ошибки (ложной операции) возможно только к формированию Z-отчета. Исправление осуществляется двумя способами:
- регистрация отрицательной суммы;
- операция «служебная выдача».
После формирования фискального отчетного чека ложные операции исправить уже невозможно, как и исправить сам Z-отчет.
Z-отчет: копия
В ситуации, если оригинал утерян, то распечатать копию Z-отчета можно (Письмо № 5045). Главное, чтобы РРО обеспечивал такую техническую возможность. Ограничений в отношении возможного количества распечатанных копий Z-отчета не предусмотрено.
Z-отчет без служебной выдачи
Формирование Z-отчета и операции «служебное внесение« или «служебная выдача« идут рядом и обратите внимание на следующее:
- «служебное внесение» — осуществляются при условии обнуления суммы денежного ящика после выполнения Z-отчета перед первой расчетной операции;
- «служебная выдача» — если кассир забирает деньги с места проведения расчетов (до проведения Z-отчета). Если же на момент проведения Z-отчета деньги остаются на месте, то «служебная выдача» не производится.
Подробнее об этих операциях можно разузнать в разъяснении ГНС от 30.11.2018 № 5068/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
Отключение электроэнергии и Z-отчет
Если на период отключения электроэнергии проводились расчетные операции с использованием расчетных квитанций и КУРО, то потом при подключении надо:
- провести все суммы расчетов за время работы с использованием этих расчетных квитанций и в соответствии с контрольной ленты, если оперативная память обнулилась (это зависит от вашего аппарата)
- сформировать Z-отчет;
- сделать операцию «служебное внесение», если есть необходимость.
Особенности Z-отчета для пРРО
Z-отчет формируется также и пРРО, при чем:
- процесс происходит полностью автоматически и ежедневно. Пользователю заботиться о соблюдении правила «один отчет за 24 часа», как для обычных РРО, не нужно — об этом заботится сама программа;
- печатать тоже Z-отчет пРРО не обязательно (разъяснение ГНС ВИР 109.24, а также ГУ ГНС в Тернопольской области). Сформирован Z-отчет передается на фискальный сервер ГНС, откуда должно поступить подтверждение получения;
- пРРО должно хранить у себя в памяти Z-отчеты не менее 3х лет. Это значит, что если вдруг расчетные операции прекращены, то следует позаботиться о сохранности данных на определенных носителях а тот сохранности самого устройства, на который пРРО был установлен.
Штраф за Z-отчет
За нераспечатку Z-отчета прямого штрафа нет. Однако штраф можно заработать за:
- несохранность первичных документов. Это 1020 грн – первый раз, 2040 грн – повторно в течение года (п. 121.1 НК, письмо № 1112);
- отсутствие обязательных реквизитов в расчетных документах, к которым можно отнести фискальные чеки (разъяснение ГНС ВИР 109.18). Однако Z-отчет это касается печати самого Z-отчета. Данный штраф касается именно фискальных чеков и составляет 100% стоимости товаров (работ, услуг), проданных с нарушениями (п. 1 ст. 17 Закона № 265);
- нарушение порядка проведения расчетов – админштраф (ст. 1551 КоАП). Это от 85 до 170 грн – на должностных лиц. ФЛП данный штраф вообще не касается, так как они не являются должностными лицами. Однако на тех, кто производит расчетные операции, может быть наложен админштраф от 34 до 85 грн (см. в частности разъяснение ГУ ГНС в Винницкой области).
В то же время, налоговики признают, что применение ответственности за несохранение ежедневных Z-отчетов, созданных РРО или ПРРО, не предусмотрено (ГУ ГНС в Луганской области).
