незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Военная агрессия рф подняла вопрос организации дистанционной работы. Ее можно устроить далеко не каждому, но профессия бухгалтера как раз входит в число тех, где это возможно. Как организовать удаленное рабочее место бухгалтеру, как это выглядит технически, так как оформить дистанционную работу – в статье
Часть украинцев еще с удивлением воспринимают возможность работать удаленно. И удаленно работать могут не только программисты. Бухгалтер – это тоже профессия, которая дает возможность работать удаленно. Такой подход распространен, например, в США. Кроме программистов и бухгалтеров в перечень таких профессий входят дизайнеры, Интернет-маркетологи, онлайн-консультанты, учителя-репетиторы, журналисты, копирайтеры, консультанты колл-центров и другие.
Бухгалтер может работать дистанционно, если есть возможность:
удаленного доступа к счетам предприятия или клиентов;
подачи отчетности в электронной форме;
осуществление платежей через системы интернет-банкинга, привычной «Банк-клиєнт» и подобных;
доступа к нормативной базе и консультационных материалам;
компания использует электронные документы, в том числе и для внутреннего документооборота;
удаленный доступ к компьютерной программе по ведению учета.
В западных странах, где наличные почти не используется и развитые цифровые технологии профессия бухгалтера становится таким, что дает возможность работать удаленно. И не обязательно дома.
не нужно ехать «на работу». Это, во-первых, экономит время, что особенно актуально для мегаполисов вроде Киева, где люди тратят в среднем по 2 часа в день на маршрут «дом-работа-дом». Во-вторых, экономит средства работника (билеты, такси, топливо и т. п.). В-третьих, снижает количество человеческих контактов, что актуально во время эпидемий;
нет необходимости идти «на обед». Это может экономить работнику деньги, так как он может полностью питаться домашней едой;
работодатель может экономить на расходах на офис. Надо меньшая площадь, меньшие затраты электроэнергии, на отопление и т. д.;
гибкость использования своего времени. Работник в случае необходимости может спокойно выйти из дома в аптеку, магазин, в парикмахерскую, к стоматологу или спортзал тогда, когда ему наиболее удобно. Он может работать утром и вечером, а иметь время отдыха среди дня. Одним словом, появляется множество возможностей.
Одним словом, дистанционная работа – это может быть удобно. Однако из-за военного положения это уже стало не вопросом удобства, а неотложной потребности для работников, покинувших свои дома из-за активных боевых действий. Множество работодателей выбирают дистанционный вариант работы по причине невозможности обеспечить безопасность работников в офисе.
Несмотря с этим существует ряд проблем, которые могут предстать перед бухгалтером, который привык работать «на работе»:
вопрос самоорганизации. Дома никто не контролирует, желание отоспаться, посмотреть фильм, «зависнуть» в Интернет;
отвлечение на родных. Особенно проблема обостряется при наличии маленьких детей, которым трудно объяснить, что «мама сейчас работает»;
отсутствие необходимых жилищных условий. Идеально – отдельная комната. Однако, если в одной комнате живет несколько человек, то это тоже отвлекает внимание;
отсутствие оборудованного рабочего места. У домашнего компьютера может не хватать мощности для комфортной работы, он может быть должным образом настроен, отсутствуют необходимые программы и тому подобное. И бухгалтер может вообще не иметь компьютер/ноутбук дома или не иметь Интернет. Он может отсутствовать, например, на арендованных квартирах;
вопрос психологический. Есть люди, которые просто не могут работать самостоятельно, за отсутствием коллектива, – им нужно «живое» общение;
вопрос взаимной поддержки и советов. Если по работе что-то не понятно, то в телефонном режиме не всегда и не каждый может все выяснить;
расходы на коммунальные услуги и средства труда растут. Работая дома, работник больше потребляет электроэнергии, воды, тепла, Интернет, оборудовать рабочее место (компьютер, принтер, канцелярские принадлежности и тому подобное). Хотя можно и договориться о компенсации со стороны работодателя в части таких расходов.
Отдаленные реалии украинского бухгалтера
В украинских реалиях для удаленной работы больше всего подходит:
учет у единоналожников 1-2 группы и 3 группы (неплательщиков НДС). Так как, у них полноценный бухгалтерский учет не ведется и для формирования информации о доходах достаточно часто доступа к банковскому счету, то удаленно работать вполне возможно. Особенно, если поступлений в наличной форме вообще нет;
учет у единоналожников 3 группы (плательщиков НДС) и общесистемщиков. Опять же при отсутствии наличных средств и доступа к Электронному кабинету, СЭА НДС вполне возможно все вести. Некоторые из необходимых документов можно получать в виде фотографий, а затем в конце месяца наводить порядок в бумагах;
ведение бухгалтерского учета некоторых участков у юрлиц. Например, начисление и выплата зарплаты, составление финансовой и налоговой отчетности, составление статистической отчетности, учет расчетов с контрагентами и по налогам и сборам. Это вполне возможно при условии удаленного доступа к бухгалтерской программе, где ведется учет, а также наличия дома КЭП-токена для электронной подписи документов и отчетности.
Трудно поддаются переносу домой такие участки бухгалтерской работы, а то и вообще это невозможно:
складской учет, учет сырья и материалов, ГСМ и других запасов – инвентаризация, много бумажных документов;
учет основных средств – нужно физическое присутствие при их осмотре, инвентаризации;
учет товаров – опять же много бумажной первички. Необходимость инвентаризаций, которую удаленно не проведешь;
учет наличных денег – даже без комментариев;
учет в сельском хозяйстве – животные, с/х продукция, другие биологические активы.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Как организовать удаленное рабочее место бухгалтера
Если участок работы возможна для переноски, то следует позаботиться о следующем:
удаленный доступ к бухгалтерской программы;
у бухгалтера «на руках» должны быть ключи КЭП (токены), обеспечивающие подпись документов;
оборудованное рабочее место дома – компьютер. Возможно, принтер. Хотя можно все, что надо, распечатать потом и на работе;
средства связи с руководителем и коллегами. Кроме телефона можно воспользоваться и современными мессенджерами, которые можно установить для удобства и на компьютер: Telegram, Viber, WhatsApp. В них можно создать рабочие группы для рабочего общения.
Как организовать удаленный доступ к бухгалтерской программы
Существует несколько вариантов организации возможности работать с той программой и ее базой, что осталась «где-то там» на рабочем месте:
удаленный доступ к рабочему компьютеру через Интернет. Существует множество программ, которые при настройке дают такую возможность. Должно быть только «кто», кто включит этот компьютер «там» на работе. Заходя на домашний компьютер и щелкнув по иконке перед бухгалтером открывается рабочий стол удаленного рабочего компьютера. И дальше можно работать в привычном режиме. Недостаток – надо все это настроить, как на рабочем, так и на домашнем компьютере;
доступ через терминал (сервер), который находится на предприятии. Конечно, что для такого способа такой терминал должен существовать и включен. За таким способом бухгалтеру нужно будет установить ту программу, которой он пользуется на работе, на домашний компьютер. Базы синхронизируются и можно работать;
доступ через облачные сервисы. Это то же самое, что и предыдущий вариант, но сервер находится у провайдера такой услуги. Недостаток – эти услуги платные. Преимущество – предприятию не надо обустраивать собственный терминал;
доступ через веб-интерфейс. Программы могут иметь веб-интерфейс, когда работа осуществляется из обычного Интернет-браузера. Бухгалтер заходит на специальный веб-сайт, вводит логин, пароль и перед ним разворачивается его бухгалтерия. Недостаток – надо предварительно синхронизировать базу с рабочего компьютера. Второй недостаток – такой способ наименее защищен из всех предыдущих. Преимущество – бухгалтеру не надо ничего дополнительного устанавливать на свой домашний компьютер.
Помочь выбрать тот способ, который наиболее соответствует вашей ситуации, и все обустроить имеет соответствующий технический специалист (системный администратор, если таковой имеется на предприятии). Все приведенные выше способы требуют доступа к Интернет.
Как документально оформить перевод бухгалтера на дистанционную работу
После технического устройства удаленного рабочего места можно и подумать как все документально оформить. Понятие «дистанционная работа» появилось в КЗоТе в феврале 2021 года.
Дистанционная работа - это форма организации труда, при которой работа выполняется работником вне рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий.
При установлении дистанционной работы на постоянной основе заключается трудовой договор. Однако в момент угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера дистанционная работа может вводиться приказом работодателя (ст. 602 КЗоТ).
В случае дистанционной работы работник несет ответственность за обеспечение безопасных и безвредных условий труда в отдаленном рабочем городе.
Приказу о временном переводе работника на дистанционную работу должно предшествовать заявление работника. Это должно быть заявление, где он просит из-за сложившихся обстоятельств перенести место выполнения работы. Рекомендуем в таком заявлении также указать:
желаемый график работы (часы работы, время обеденного перерыва);
адрес, по которому будет осуществляться работа (место жительства);
отсутствие потребности в компьютере, компенсации расходов на Интернет и т. п. (это «на всякий случай», ведь обязанность обеспечивать рабочее место всем необходимым все же возложена на работодателя, а не работника).
Вышеприведенные детали в заявлении необходимы для трудовой дисциплины и контроля. Например, чтобы в случае конфликта не было вопросов, почему бухгалтер не отвечал на звонок руководителя, почему бухгалтера видели во время рабочего дня на другом конце города. Желательно, чтобы в заявлении работник отметил, что гарантирует обеспечение безопасных и безвредных условий труда на удаленном рабочем месте.
По поводу табеля учета рабочего времени – отмечаем, как всегда «Г» и ставим количество часов. Это еще одна причина, почему в заявлении и в приказе надо прописать график работы.
Если вариант с дистанционной работой вас по тем или иным причинам не устраивает, то для карантина существует еще вариант неполное рабочее время, когда работник приходит и выполняет работу в определенные дни. Подходит для тех, у кого сейчас небольшой объем работы и можно не держать работника постоянно на работе.
