Підприємці загальної системи ведуть облік своїх доходів і витрат. Книга обліку доходів і витрат для загальної системи оподаткування має свої нюанси. З липня 2021 року введена типова форма даної Книги. Консультація допоможе вам у ній розібратися.
Книга обліку доходів і витрат 2021
Підприємець веде облік своєї діяльності у типовій формі. Про це вказує п. 177.10 ПКУ. Зараз у прийнятих документах чомусь вживають слово не “Книга”, а саме “типова форма”. Однак за старою звичкою будемо її називати Книгою обліку доходів і витрат (далі – Книга). Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді. ”. “Типова” – це значить, що додавати/видаляти якісь графи чи у ній не можна.
Головним завданням Книги є накопичувати інформацію для визначення чистого оподатковуваного доходу ФОП, тобто його прибутку.
Книга виконує такі функції:
Діюча типова форма Книги обліку для підприємців на загальній системі оподаткування та незалежників затверджені наказом Мінфіну від 13.05.2021 р. № 261. Цей наказ набув чинності 16.07.2021 р. Також наказ містить Порядок ведення даної Книги (далі – Порядок № 261).
Увага: нова типова форма Книги обліку доходів і витрат набула чинності 16 липня 2021 року.
Юридичні особи мають надати оновлену інформацію про кінцевих бенефіціарних власників і структуру власності. З’ясуємо, коли і в якій формі це потрібно зробити.
Нова Книга від попередньої відрізняється більшою деталізацією (виділено окремо ЄСВ) та наявністю окремої графи для амортизації основних засобів / нематеріальних активів та окремого додатка для розрахунку даної амортизації.
Зверніть увагу, що Книга не потребує реєстрації у ДПС.
Розглянемо тепер особливості ведення Книги. При цьому все що стосується ФОП щодо ведення книги стосується і незалежників.
Книга доходів і витрат у паперовому вигляді
Якщо вирішили вести паперову, а не електронну Книгу обліку, то всі записи мають бути:
- розбірливі;
- чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Ніяких олівців та кольорових ручок. Використовуємо чорний або синій колір (це рекомендація – у Порядку № 261 сказано лише “темний” колір).
Внесенні виправлень здійснюється шляхом створення нового запису та посвідчується підписом особи.
Паперовий варіант можна виготовити самостійно. При цьому ніяких вимог щодо шнурування такої Книги наразі немає, що підтверджують і податківці (роз’яснення ГУ ДПС у Житомирській області).
Книга обліку доходів і витрат в електронному вигляді
Передбачено два варіанти ведення Книги в електронному вигляді:
- у форматі EXCEL. Податківці вказали саме цю програму у п. 4 розділу І Порядку № 261;
- в електронному кабінеті платника податків на сайті ДПС. Однак дана можливість поки що залишається нереалізованою. Для цього варіанту слід мати обов’язково кваліфікований електронний підпис. Виправлення у такій Книзі теж, передбачається, можна буде робити шляхом додаткових коригуючих рядків з від’ємним або позитивним значенням.
Однак на вимогу ДПС підприємець / незалежник мають надати паперову копію електронної книги (п. 3-5 розділу ІІ Порядку № 261). При цьому вона має бути засвідчена належним чином. Якихось конкретних вимог немає, тому з загальних міркувань можна:
- роздрукувати на принтері;
- зробити надпис “копія вірна” й поставити дату й підпис, печатку (якщо така є). Краще це зробити на кожній сторінці.
Зберігання Книги обліку доходів і витрат
Підприємець має обов’язок зберігати Книгу протягом 3-х років після закінчення звітного періоду, у якому було здійснено останній запис (п. 44.1 ПКУ). Однак рекомендуємо почекати 1095 к. днів від крайньої звітної дати за податковий період, у якому закінчилася Книга. А якщо ще й не було перевірки з ЄСВ, то залиште Книгу до проведення перевірки з цього внеску, адже КОДВ використовується у процесі його нарахування.
Зберігати потрібно й ті Книги, які велися до 16 липня 2021 року. Ніяких винятків законодавство не робить.
Чи може бути господарська діяльність до реєстрації книги
До реєстрації Книги підприємницьку якісь господарські операції здійснювати не радимо, так як буде дата реєстрації, що поставить під сумнів операції, які внесені “заднім числом” і розглядатиметься як порушення вимог ПКУ щодо обліку доходів і витрат підприємця, які здійснюються в робочий день. Якщо таке вже сталося, то все одно такі доходи слід відобразити в декларації, а даний факт при перевірці буде розцінений як неналежне ведення податкового обліку з отриманням адмінштрафу від 51 до 136 грн (ст. 1641 КпАП).
Правила обліку доходів підприємця
Доходи підприємця мають свої правила обліку:
- дохід визнається за касовим методом. Це значить, що дохід визнається на дату фактичного надходження грошей або іншої оплати за відвантажені товари, виконані роботи (надані послуги). Це значить, що на дату підписання накладних або актів приймання-передачі виконаних робіт у ФОП доходу не виникає. Дохід буде визнаний тільки після отримання оплати підприємцем на розрахунковий рахунок та/або в касу для здійснення операцій з продажу продукції або товарів (надання робіт, послуг);
- отримана попередня оплата (аванс) – це дохід. Це випливає з попереднього правила. Наприклад, сума попередньої оплати (авансів), що отримав ФОП у ІІІ кварталі 2021 р. за товари, роботи, послуги, які буде постачати (надавати) у ІV кварталі 2021 р. підлягає включенню до доходу ІІІ кварталу 2021 р.;
- оплата може бути не тільки грошима, але й бартером. Це відрізняє загальну систему від спрощеної, де така форма оплати заборонена.
Коли минув граничний строк подання звітності з ПДФО та ЄСВ, помилки виправляйте за допомогою Розрахунку типу «Уточнюючий». Як це зробити правильно — розповімо та покажемо на конкретних робочих ситуаціях.
Правила обліку витрат підприємця
Витрати підприємця теж мають свої правила:
- витрати документально підтверджені. Це стосується будь-яких витрат, починаючи від документів, що підтверджують закупівлю матеріалів, що були використані для виробництва проданої продукції, та закінчуючи нарахуванням заробітної плати чи амортизації основних засобів;
- витрати визнаються, якщо оплачені. Це означає, що повинна бути не тільки накладна на придбані товари чи акт приймання-передачі щодо отриманих сторонніх послу (робіт), але й документи, які підтверджують їх оплату (платіжне доручення, квитанція до прибуткового касового ордеру, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі);
- витрати мають бути пов’язані з отриманим доходом. Це означає, що поки не отримано дохід по операціях заради яких здійснювалися витрати, то й витрати не визнаються, навіть якщо вони уже були оплачені;
- витрати мають бути у переліку витрат, визначеному п. 177.4 ПКУ.
Увага: лише при одночасному дотриманні всіх вищенаведених вимог ФОП може визнати витрати.
Виходить, що якщо підприємець придбав товар, то він не може показати витрати у разі, якщо він:
- його ще не продав;
- за нього ще не сплатив.
Амортизація – це теж витрати
Підприємці-загальносистемники можуть до витрат включати амортизацію основних засобів і нематеріальних активів. Це дозволено ще з 2017 року. Звертаємо увагу, що:
- строки використання ФОП встановлює відповідно до пп. 177.4.9 ПКУ;
- метод амортизації – лише прямолінійний;
Заборонено амортизувати основні засоби подвійного призначення, так як вони можуть використовуватися як у підприємницькій діяльності, так і особистому житті підприємця і розмежувати практично неможливо. Це земельні ділянки, об’єкти житлової нерухомості, легкові та вантажні автомобілі.
Увага: легкові автомобілі ФОП амортизувати не можна, а вантажні – так.
Однак з 23.05.2020 р. у ФОП з’являється можливість амортизувати вантажні автомобілі (оновлений пп. 177.4.6 ПКУ).
Автомобілі у підприємців: ПДВ – ні, ПММ – так
Окрім заборони амортизації автомобілів ДПС неодноразово виступала проти права на податковий кредит з ПДВ у підприємців при придбанні автомобілів, так як автівки реєструються лише на юросіб або фізосіб. Наприклад, виграш податківцями у справі по фінансовому лізингу автомобіля у підприємця (постановою ВСУ від 17.12.2018 у справі № 810/1726/16). Окрема реєстрація на ФОП відсутня. Однак паливно-мастильні матеріали можна списувати у межах норм з належним документальним оформленням (від 02.10.2018 р. № 4265/Є/99-99-13-01-02-14/ІПК).
Чи можна визнати собівартість реалізованих товарів у день отримання будь-якого доходу
Якщо реалізація товарів відбувається постійно й вони однотипні, то дійсно важко відстежити, коли саме був придбаний реалізований товар й деякі підприємці списують придбаний і оплачений товар на витрати у будь-який день, коли була реалізація певних товарів.
На практиці так можна, так як не завжди взагалі є можливість точно відстежити партію походження проданого товару й ФОП взагалі не зобов’язані вести повноцінний бухгалтерський облік. Однак це не правильно. Якщо податковий інспектор при перевірці виявить невідповідність і зможе по документам це обґрунтувати, то штрафу не уникнути.
Увага: облік підприємця повинен давати змогу побачити з якої саме партії був реалізований товар.
Як заповнювати книгу обліку доходів і витрат на загальній системі
Основними правилами внесення записів до Книги є:
- заповнюємо у гривнях з копійками;
- усі записи мають бути документально підтверджені й ті документи слід також зберігати разом з Книгою 3 роки.
- виправляємо можливі шляхом проведення нового запису, який треба засвідчити підписом підприємця. Це значить, що не можна закреслювати певну операцію. Треба внести в Книгу новий запис з датою помилки. Також бажано для податківців скласти бухгалтерську довідку, яка пояснює причини коригувального запису;
- записи здійснюємо в день отримання доходу або понесення витрат. Винятком є оплата комунальних і подібних послуг (див. приклад 5 далі). Якщо у якийсь день операцій не було, то заповнювати рядок на нього не потрібно;
- записи вносимо загальною сумою за підсумками робочого дня;
- після закінчення кожного, місяця, кварталу, року слід підбиваємо підсумки (вимоги зараз такої немає, але краще робимо);
- у платників ПДВ до доходів і витрат не включаємо сума ПДВ. У неплатників сума сплаченого у товарах, роботах, послугах ПДВ входить до складу витрат.
Нормами ПКУ та Порядку № 261 не передбачено дозволу щодо ведення Книги найманими особами, які перебувають у трудових відносинах із ФОП. Отже, краще щоб Книгу підприємець / незалежник вів самостійно (чи хоча б підписував).
Порядок заповнення окремих граф типової Книги обліку доходів і витрат 2021
Відповідно до розділу ІІ Порядку № 261 ФОП заносять до Книги відомості в такому порядку:
Увага: При заповненні Книги слідкуємо, що витрати мають бути понесені, оплачені та пов’язані отриманим доходом
Щодо підбиття підсумків: Порядок № 261 не вимагає цього робити, немає й вимоги у п. 177.10 ПКУ. Однак для зручності складання податкової декларації та розрахунку квартальних авансових платежів рекомендуємо й надалі підбивати підсумки за місяць, квартал і рік.
Увага: Підсумки по Книзі обліку доходів і витрат краще й надалі рахувати
Питання підтвердних документів Книги
Зверніть увагу, що Порядок № 261 не дає вичерпного переліку первинних документів для підтвердження витрат. Більше того, деякі з вказаних документів будуть спірними. Мова йде про:
- платіжне доручення. ДПС визнає, що ФОП на загальній системі може використовувати банківську виписку по рахунку як документ, який підтверджує суму витрат на оплату банківських послуг з розрахунково-касового обслуговування, якщо в ній вказана інформація інформації про надану послугу, сума операції та заповнені всі обов’язкові реквізити (роз’яснення ДПС ЗІР 104.05, а також у Офіційному Віснику ДФС);
- акт приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт). При визнанні витрат вони мають бути сплачені. Тому одного лише акта замало. Треба вказати платіжне доручення (банківську виписку). Якщо дати різні, то орієнтуємося на пізнішу дату, адже послуга має бути й отримана, й сплачена. Мають бути дотримані 2 умови, а не одна.
Увага: банківська виписка теж може бути первинним документом при заповнення Книги обліку доходів і витрат ФОП.
В повному обсязі електронні лікарняні запрацюють з 1 вересня 2021 року. До цього часу опануйте електронні лікарняні, щоб не допускати помилок.
Порядок заповнення додатка про амортизацію для Книги обліку доходів і витрат 2021
Для розрахунку витрат на амортизацію основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НА) відтепер є спеціальна відомість для ФОП – додаток до Книги обліку доходів і витрат. Розглянемо, як же заповнити його графи. Він не обов’язковий, але без нього не можна показати амортизацію у складі витрат.
Увага: ФОП, який придбав машини, обладнання, будівлі, споруди, тварин, багаторічні насадження, певні нематеріальні активи (ліцензії, бази даних, комп’ютерні програми) тощо може поступово, щороку, списувати їх на витрати. Це нарахування амортизації (зносу)
Якщо втрачена книга обліку доходів і витрат
У разі втрати Книги їх треба відновити:
- необхідно подати повідомлення в поліцію та протягом 5 днів до ДПС;
- зареєструвати нову Книгу;
- на основі первинних документів відновити записи;
- податківці нарахують адмінштрафи за порушення строків зберігання документів та порушення порядку подачі декларації від 510 до 1020 грн.
Книга обліку доходів і витрат загальна система приклад заповнення 2021
Розглянемо заповнення Книги обліку доходів і витрат ФОП на простому прикладі.
Приклад 1 (господарські операції). Впродовж липня сталися такі операції:
- 18.07.2021 – надано послуги на суму 36 тис. грн, у т.ч. ПДВ (якщо без ПДВ – 30 тис. грн). Для їх надання були використані матеріали, які були оплачені за платіжним дорученням № 24 від 04.08.2021 на суму 960 грн, у т.ч. ПДВ (якщо без ПДВ – 800 грн);
- 19.07.2021 – продано товари на суму 24 тис. грн, у т.ч. ПДВ (якщо без ПДВ – 20 тис. грн). Вони були раніше придбані й оплачені за платіжним дорученням № 25 від 16.07.2021 р. на суму 18 тис. грн (якщо без ПДВ – 15 тис. грн);
- 20.07.2021 – сталося повернення товару на суму 600 грн, у т.ч. ПДВ ( якщо без ПДВ – 500 грн). Собівартість даних товарів – 120 грн, у т.ч. ПДВ (якщо без ПДВ – 100 грн). Перерахування (повернення) коштів покупцю сталося у той же день за платіжним дорученням № 26 від 20.07.2021 р.;
- 27.07.2021 – ФОП має витрати з оренди приміщення. Був складений Акт наданих послуг оренди за липень № 7 від 27.07.2021 р. ФОП оплатив оренду за платіжним дорученням № 27 від 27.07.2021 р.. Такі витрати обліковуємо в момент оплати незалежно від факту отримання доходу. Вказуємо два документи, але перевагу має саме дата сплати, так як у ДПС говорять про дату сплати орендних платежів (див. роз’яснення ДПС у Тернопільській області – до старої Книги обліку, але загальні принципи не змінювалися);
- 30.07.2021 – була нарахована заробітна плата найманих працівників у розмірі 20000 грн. ЄСВ склав 4400 грн.
Зверніть увагу, що краще всі дати отримання/сплати платежів по доходах/витратах звірити по банківським випискам. Хоча податківці й говорять у Порядку № 261 про платіжні доручення, але може виникнути проблема при перевірці, якщо раптом виникне розбіжність. Якщо є розбіжність, то при визнанні витрат краще вказати ту дату яка, остання.
У наступних місяцях (серпні-грудні 2021) повторюються подібні операції, тому їх не коментуємо.
Приклад 2 (облік амортизації у ФОП). У грудні 2021 року у того ж ФОП (див. приклад 4) нараховуємо амортизацію придбаного у липні обладнання для зварювання. Вихідні дані й розрахунки:
- вартість придбаного зварюваного апарату – 36388 грн, у т.ч. з ПДВ. Для обліку треба без ПДВ, тому маємо 36388×5/6 = 30323,33 грн (краще дану цифру взяти з накладної/податкової накладної, вона там уже готова). Витрати на доставку – 200 грн (поштовий оператор);
- строк амортизації – 5 років. Цифру беремо з пп. 177.4.9 ПКУ. Там маємо групу 3 “Машини, обладнання, тварини, багаторічні насадження та інше”. Цю цифру – номер групи “3” – й заносимо потім до графи 2 Додатка за амортизації;
- первісна вартість об’єкта = 30323,33 + 200 = 30523,33 грн;
- річна амортизація = 30523,33/5 = 6104,67 грн;
- місячна амортизація = 30523,33/(5*12) = 508,72 грн;
- амортизація за 6 місяців експлуатації об’єкта (липень-грудень) – 508,72×6 = 3052,33 грн.
Зверніть увагу на округлення – усі розрахунки краще виконувати в EXCEL. Так як він має більшу точність розрахунку, то можуть бути відхилення в копійках, якщо рахувати ці ж самі цифри на калькуляторі та попередньо округлювати.
Увага: Амортизація починає нараховуватися завжди з наступного місяця після місяця введення в експлуатацію
Для здійснення даної процедури ФОП слід скласти акт введення в експлуатацію основного засобу (обладнання). Форма довільна, але можна взяти з наказу Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818 й переробити під себе. Ці бланк для юридичних осіб (бюджетників). Спеціальних бланків для ФОП не існує. Приклад такого модифікованого бланку наведено для скачування. Інвентарний номер для ФОП не обов’язково, але можна 301, де “3” номер групи, а “01” – номер об’єкта.
Розрахунки заносимо до Додатку Книги обліку доходів і витрат, а потім з графи 10 даного Додатку переносимо до графи 11, у будь-який рядок, який стосується грудня 2021 року. Взагалі-то амортизація має нараховуватися щомісяця (розрахунок так і відбувається), але за існуючою типовою формою Книги обліку доходів і витрат та Додатка з амортизації здійснити це можна лише раз на рік на всю суму, а не щомісяця чи щокварталу. Тому робимо це таким чином. Сума амортизації зменшила чистий оподатковуваний дохід даного ФОП на 3032,33 грн.
Увага: Амортизація насправді помісячна, але в Книзі обліку показуємо лише один раз – на всю суму за рік
У наступному, 2022 році, амортизація за рік буде більшою, так як будуть враховані всі місяці року, а не півроку (як у 2021 році) – 6104,67 грн (=508,72 грн ×12).
Приклади розподілу витрат і доходів ФОП по періодам
Приклад 3 (оплата придбання товару та їх продаж у різних періодах). ФОП оплатив придбані товари 30.09.2021 р., але продає їх та отримує гроші на свій банківський рахунок за ці товари пізніше – 03.10.2020 р. Виникає питання: на яку дату потрібно показати дані витрати й доходи?
За касовим методом дохід відображається на дату фактичного надходження грошових коштів – 03.10.2021 р. (графа 2 Книги). Тут питань немає.
Щодо витрат, то має бути реалізовано одночасно дві вимоги – витрати мають бути оплачені (1) та бути пов’язаними з доходом, що отримується (2). У цій ситуації витрати оплачені уже 30.09.2021 р., але в цей день підприємець не отримував дохід, з яким пов’язані такі витрати. Це сталося лише у ІV кварталі – 03.10.2021 р. Отже, витрати відображаємо 03.10.2021 р. – день перепродажу придбаних товарів (у графі 6 Книги).
Увага: 3 умови визнання витрат: сплачені (1), пов’язані з доходом (2) і є у переліку з п. 177.4 ПКУ (3)
Приклад 4 (витрати оплачуються пізніше доходу). Ситуація така:
- ІІІ квартал – ФОП отримав аванс за невідвантажений та ще непридбаний ним товар;
- ІV квартал – ФОП оплачує (купує) товар і відвантажує його покупцю, що сплатив аванс.
Як бути тут? Такий дохід фактично є попередньою оплатою. ДПС роз’яснює, що ФОП повинен:
- дохід показати в Книзі за підсумками дня по факту отримання доходу, тобто у ІІІ кварталі (графа 2 Книги);
- витрати відображаються за підсумками дня по факту їх понесення на підставі первинних документів, тобто у ІV кварталі (графа 6) (108.08 ЗІР).
Вважається, що принцип пов’язаності витрат у такий спосіб дотримується.
Приклад 5 (витрати прямо не пов’язані з отриманим доходом). Підприємець протягом дня не отримував дохід, але здійснив оплату комунальних платежів 20.09.2021 р.
Витрати на оплату комунальних послуг у Книзі є іншими витратами (графа 9). Такі витрати:
- не можна прямо пов’язати з отриманням конкретного доходу від реалізації товару (послуг). Однак опосередковано вони все ж таких пов’язані з доходом та оплачені, так як без них господарська діяльність стане неможливою;
- належать до господарської діяльності;
- згадуються у п. 177.4 ПКУ (оплата послуг).
Отже, комунальні витрати слід визнати 20.09.2021 р.
Аналогічно треба вчинити, наприклад послуг зв’язку, оплати оренди, виплати зарплати, ЄСВ “за себе” та найнятих працівників. Усі ці витрати відносяться до витрат ФОП на дату їх сплати (роз’яснення ДПС 104.08 ЗІР). При чому навіть якщо вони сплачені наперед – усе одно включаємо їх до місяця сплати (роз’яснення ДПС у Тернопільській області).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
