експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Когда меняется фамилия, хлопот немало: ЗАГС, смена паспорта, новая справка об идентификационном коде от налоговой. А еще могут быть загранпаспорт и водительское удостоверение. Однако если женщина работает главным бухгалтером, то на этом процесс не останавливается. Что делать главбуху, который меняет фамилию — в этой консультации
Сначала бросим взгляд на документы, которые предварительно должен сменить главный бухгалтер при смене фамилии и взять с собой для продолжения этого процесса на работе. Минимум — это два документа:
паспорт — с ним все понятно. На сегодняшний день выдается ID-карта. Его можно получить через Государственную миграционную службу или Центр административных услуг. Кстати, менять внутренний паспорт можно одновременно с заграничным;
идентификационный код (правильно — номер учетной карточки налогоплательщика) — он действительно не меняется, а остается прежним. Просто справка должна быть выдана по новой фамилии.
Все остальное — загранпаспорт и водительские права можно изменить и позже. На процесс смены фамилии «на работе» главного бухгалтера эти документы не оказывают влияния.
Во всех случаях смены фамилии все начинается с посещения ЗАГС (отдела регистрации актов гражданского состояния). При заключении брака, например, в бывшем паспорте в ЗАГС ставится штамп о том, что он должен быть обменен в месячный срок из-за смены фамилии.
Подробно процедуры смены фамилии как при заключении брака, так и по собственному желанию можно найти по следующим ресурсам:
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Первым шагом главный бухгалтер должен подать заявление на смену фамилии и просьбой внести изменения в документы на предприятии. К заявлению он должен подать копии подтверждающих документов (паспорт + идентификационный код). Желательно и привести образец новой подписи, которую главбух будет использовать для подписания документов на предприятии. Образец такого заявления главного бухгалтера об изменении фамилии:
Руководитель должен издать приказ о внесении изменений в информацию о главном бухгалтере. Приказ в этом случае можно заменить резолюцией на заявлении главного бухгалтера. Например, «Разрешаю. Начальник кадровой службы принять к исполнению» или просто «Разрешаю».
На основании этого приказа/резолюции бухгалтер и кадровая служба могут выполнить все необходимые шаги 2-5.
Внимание:дата подачи заявления главбуха — это день изменения данных по нему на предприятии.
Заявление нужно еще и для того, чтобы документально зафиксировать день, когда предприятию стало известно об изменении фамилии главного бухгалтера. Для чего это нужно – см. шаг 3.
Шаг 2: исправление фамилии в трудовой книжке
В трудовой книжке прежнюю фамилию на титульном листе надо зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ее можно было прочесть. Далее необходимо:
написать внизу новую фамилию или в той строке, если в ней осталось место;
указать на странице слева (это внутренняя сторона обложки) реквизиты того документа, который стал основанием для внесения изменений (паспорт, свидетельство о браке, расторжении брака и др.), его номер, дату выдачи, а также выдавший его орган;
заверить запись подписью руководителя или начальника кадровой службы;
поставить печать предприятия или отдел кадров, если предприятие вообще использует печати.
Изменения также следует внести аналогичным образом в Книгу учета движения трудовых книжек и личной карточки главного бухгалтера.
Шаг 3: сообщение ГНС по форме 1-ОПП
Сообщение по форме 1-ОПП — это своего рода анкета регистрационных данных о предприятии со сведениями о главном бухгалтере. Ее содержит Приложение 5 к Порядку учета налогоплательщиков и сборов, утвержденное приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588 (далее — Порядок № 1588). Как раз сообщить о нем и есть главное предназначение этой формы.
При изменении учетных данных предприятия форму 1-ОПП следует подать в 10-дневный срок со дня возникновения изменений (п. 9.3 Порядка № 1588, п. 66.4 Налогового кодекса Украины, НК). При этом это 10 КАЛЕНДАРНЫХ, а не рабочих дней.
Однако с какого дня считать эти изменения разъяснений нет. Однако, по осторожности, все же лучше отсчет вести от даты того документа, который записан как основание для изменений в трудовой книжке. Однако если шаг 1 был соблюден и главным бухгалтером было подано заявление, то тогда 10-дневный срок можно отчислять от даты заявления об изменении фамилии, которую главный бухгалтер подал в предприятие.
При заполнении формы 1-ОПП ставится отметка «Сведения о лице, ответственном за ведение бухгалтерского и/или налогового учета», — так же, как и при смене главного бухгалтера. Правильно ставить именно эту отметку, а не «Изменения» или одновременно и «Изменения», и «Сведения о личности…». Если проанализировать п. 9.3 Порядка № 1588, то речь идет о пометке «Сведения о личности…», в том числе и при возникновении изменений в учетных данных. Судя по содержанию всего п. 9.3 Порядка № 1588 подразумеваются учетные данные, связанные с главным бухгалтером. Отметка же «Изменения» ставится во всех случаях, кроме смены главного бухгалтера или данных по нему, например, при смене учредителей или адресных данных плательщика предприятия.
В форме 1-ОПП заполняйте только разделы: 1, 2, 4 и 10. В поле 10 уже вносите данные с новой фамилией. В целом все аналогично, как и при представлении информации о новом бухгалтере. Других данных, включая адресные данные и сведения о владельцах, не заполняйте. Образец заполнения формы 1-ОПП со сведениями о главном бухгалтере найдете в материале Форма 1-ОПП образец заполнения.
копию паспорта и справки о присвоении идентификационного кода;
копию приказа предприятия о внесении изменений в информацию о главном бухгалтере.
Форма 1-ОПП подписывается директором, поэтому ее можно подать через электронный кабинет. Однако бухгалтера в дальнейшем без подписи сдавать отчетность не может.
Если не подать эту форму 1-ОПП, то можно заработать штраф 510 грн (п. 117.1 НК).
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Следует обратиться в сервисный центр, который предоставлял электронную подпись. По-настоящему по законодательству их называют «квалифицированный поставщик электронных доверительных услуг». Однако большинство из них используют прежнее название — АЦСК (аккредитованный центр сертификации ключей).
После изменения подписи договор с ГНС продолжает действовать, поскольку договор заключается с руководителем, и именно он вносит изменения в информацию о сертификатах ответственных лиц, которые могут подписывать документы. Однако, в Госстат, Пенсионному фонду придется направить заявления о регистрации электронной подписи.
Шаг 5: изменение списка распорядителей банковского счета
В банк следует представить новый список лиц, имеющих право распоряжаться банковским счетом. Никаких изменений не вносится, а представляется именно новый перечень.
Упомянутый перечень представляется в произвольной форме или той форме, которую установил банк. В перечне кроме ФИО распорядителей счета проставляются их собственноручные подписи. В перечень следует подать также документы, подтверждающие полномочия подписантов, например, приказы об их должностных полномочиях или должностных инструкциях, в которых есть их полномочия на подписание платежных документов.
Количество лиц, которые могут распоряжаться счетом, не ограничено, но они должны быть в перечне.
Некоторые банки могут потребовать:
перечень подписей нотариально удостоверить;
посетить банк с паспортом и идентификационным кодом для прохождения процедуры идентификации и верификации.
На этом все. При смене фамилии главного бухгалтера не требуется:
вносить изменения в ЕГР. Информации о бухгалтере там просто нет. Есть только в отношении директора и владельца;
изменять данные о регистрации плательщиком НДС. Подавать заявление по форме 1-НДС не нужно, так как его подают при условии перерегистрации, когда обнаружены ошибки в записях в Реестре плательщиков НДС (п. 183.15 НК). Данных относительно главбуха там нет, это прямо определяет пункт 2.2 раздела II Положения о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденное приказом Минфина от 14.11.2014 № 1130;
перезаключать договор с ГНС о признании электронных документов. Однако это нужно делать при смене фамилии директора (разъяснение ГУ ГНС во Львовской области).
Знову зміни у законах? А щоб їх! І як тепер працювати? Як добре, що онлайн-помічник у системі «Експертус Головбух» і з робочими ситуаціями допоможе розібратися, і заспокоїть. Хутчіш тисніть на посилання і заручіться надійною підтримкою експертів 👇
Срок внесения изменений в учетные данные налогоплательщика и изготовление регистрационного номера учетной карты налогоплательщика составляет:
до 3-х рабочих дней — в случае обращения в налоговый орган по месту жительства;
до 5 рабочих дней — в случае обращения в любой налоговый орган.
По поводу представления формы № 5ДР подробнее разъяснение ГУ ГНС во Львовской области. Подать форму № 5 ДР можно через Электронный кабинет (разъяснение ГУ ГНС в Киевской области).
