Инвентаризация – это контрольная мера, которая дает возможность выявить отклонения между данными бухучета и фактическим наличием активов. Какова же последовательность проведения инвентаризации материальных ценностей? В чем особенности инвентаризации ТМЦ на ответственном хранение, ТМЦ в пути, незавершенного производства? Это тема сегодняшней консультации
Назначение инвентаризации ТМЦ
Инвентаризация каждого вида активов (производственных запасов, незавершенное производство, основные средства), имеет свои особенности, хотя общие правила совпадают. В данной консультации внимание уделено инструкции инвентаризации товарно-материальных ценностей (запасов). Именно здесь инвентаризация раскрывает свои полезные функции:
- средство контроля материально-ответственных лиц;
- действенная возможность навести порядок в складском учете и других местах хранения ТМЦ;
- возможность осуществить переоценку ТМЦ;
- поставить на учет определенные ТМЦ, которые появились у предприятия, например из-за разрушение других объектов;
- осуществить оценку состояния ТМЦ (их порча, разрушение, непригодность к дальнейшему использованию, физический износ);
- списать по результатам инвентаризации ненужные ТМЦ или испорченные/разрушенные;
- оформить факт недостачи.
Інвентаризація—2024: як провести, задокументувати та відобразити в обліку
Также инвентаризация ТМЦ становится просто обязательной, если меняется материально-ответственное лицо, выявлены факты недостачи или порчи ТМЦ.
Лучше всего все эти функции раскрываются именно в учете ТМЦ, так как именно здесь возникает наибольшая вероятность злоупотреблений, недостач, пересорта и просто всегда существует потребность навести порядок в учете значительных по количеству активов.
Ключевой нормативный документ здесь – это Положение об инвентаризации активов и обязательств, приказ Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее – Положение № 879).
Инвентаризация – предварительный этап
Прежде чем проводить непосредственно саму инвентаризацию необходимо убедиться, что вы должным образом к ней подготовлены. Это, в первую очередь, надлежащим образом подготовлена внутренняя нормативная база и заготовлены формы первичных документов, которыми будут оформлены последствия проведенной инвентаризации.
Частота проведения инвентаризаций регулируется внутренними нормативными документами предприятия (ч. 2 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996, далее – Закон о бухучете ). Единственное, что п. 7 Положения № 879 требует обязательного проведения инвентаризации:
- при составлении годовой финансовой отчетности – в течение 3-х месяцев до даты годового баланса для запасов. Инвентаризация незавершенного производства (НЗП) проводится в течение 2-х месяцев до даты годового баланса;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при обнаружении факта кражи, порчи ТМЦ.
Как правило во внутренней нормативке предприятия прописывается частота проведения инвентаризаций ТМЦ раз в квартал или даже раз в месяц, а также состав инвентаризационных комиссий. Их может быть и не одна, например, основная и несколько рабочих комиссий, если предприятие большое со значительными складскими запасами. А еще есть и ТМЦ в производстве.
Внимание: подготовительный этап – это ознакомление с внутренними документами.
Последовательность действий на предыдущем этапе может быть следующей:
- ознакомиться с внутренними нормативными документами, регулирующими вопросы частоты и порядка проведения инвентаризации, работы инвентаризационных комиссий. Это может быть отдельное Положение об инвентаризации или посвященные инвентаризации разделы (пункты) Положения об организации бухучета, а иногда и приказа об учетной политике, должностные инструкции работников ответственных за осуществление инвентаризации;
- проверить, назначен ли состав инвентаризационной комиссии. На крупных предприятиях могут быть еще и несколько рабочих комиссий по разных отделах и филиалах. Также целесообразно осмотреть сам состав комиссии. Там могут быть и руководитель, бухгалтер, экономист, товаровед, другие лица. Главное, чтобы там не было материально-ответственных лиц, в которых планируется провести инвентаризацию. Нельзя назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одно и то же лицо 2 года подряд;
- ознакомиться с формами первичных документов, с помощью которых будут оформляться результаты инвентаризации. В первую очередь, это инвентаризационная опись и сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов и протокол инвентаризационной комиссии;
- ознакомиться с нормами естественной убыли. Такой убыль ТМЦ не считается недостатком (усушка, утруска, выветривание). В основном действуют еще советские нормы. Если нормы отменены или вообще отсутствуют, то предприятие может их разработать самостоятельно. Желательно за данным вопросом обратиться с индивидуальной налоговой консультацией в ГНС, если такая проблема есть.
Дальнейшие действия зависят от последствий 3-х предыдущих:
- если отсутствует внутренняя нормативная база, указывает сроки проведения инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии, то необходимо издать приказ о проведении инвентаризации. В дальнейшем лучше разработать соответствующие документы;
- заготовить (разработать) формы первичных документов для осуществления инвентаризации. Обычно используют документы из приказа Минфина от 17.06.2015 № 572 (далее – Приказ № 572) или давнего приказа Минстата от 21.06.1996 № 193. Первый из этих документов, хотя и касается в названии бюджетных учреждений, может использоваться всеми предприятиями. Учитывая его «свежесть», рекомендуем остановиться именно на нем, а идеально вообще подредактировать формы бланков «под себя», что и было сделано в приведенных в этом материале шаблонах и образцах. Это вполне разрешено. Главное, чтобы выполнялись требования относительно обязательных реквизитов ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
Внимание: всем предприятиям можно использовать «бюджетные» формы по Приказу № 572 – они универсальные.
Добавим, что планы могут претерпеть корректировки, если отсутствует материально-ответственное лицо, например на больничном. Здесь надо будет провести инвентаризацию в другое время. Если данная ситуация не урегулирована во внутренней нормативке, то придется издавать приказ о проведении инвентаризации, который должен содержать дату инвентаризации, причины переноса, состав комиссии.
Начинаем инвентаризацию товарно-материальных ценностей
Порядок проведения инвентаризации материальных ценностей: инвентаризация проводится по местам хранения и отдельно по материально ответственным лицам. Итак, все подготовлено и комиссия зашла в помещение с ТМЦ. Последовательность действий должна быть следующая:
- расписка до. С материально-ответственного лица необходимо получить расписку о том, что до начала инвентаризации она сдала все приходные и расходные документы на ТМЦ в бухгалтерию и оприходовала все поступившие ценности и списала те ценности, которые выбыли (ч. 2 п. 6 разд. ІІ положения № 879). Данная расписка осуществляется прямо в бланке инвентаризационной описи;
- перерасчет, обмеры, взвешивание ТМЦ следует осуществлять в помещении, где ценности хранятся, в порядке их размещения. Переходить от одних ценностей к другим необходимо последовательно, например, двигаться по полкам, стеллажам в помещении по кругу, а не хаотично, чтобы не пропустить определенную полку, стеллаж. Если помещений у материально ответственного лица несколько, то их тоже надо обходить последовательно;
- опломбировать помещения, если с инвентаризацией за день не успели или надо покинуть на время помещение. Там же надо оставить и инвентаризационные описи, а не брать их с собой, так как все записи и сам процесс инвентаризации должны осуществляться исключительно в присутствии материально ответственного лица. При опломбировании и снятии пломб она также должна присутствовать;
- если выявляются испорченные ТМЦ, то их надо заносить в отдельную инвентаризационную опись (п. 4.4 раздела III Положения № 879). Там должно быть указано о степени порчи, количество, причины;
- инвентаризационная опись должны подписать все члены комиссии и материально ответственное лицо. Пустые строки прочерчиваем. Ошибки исправлять можно, но только корректурным способом (зачеркнуть, чтобы было видно зачеркнутый текст; подписать всеми членами комиссии «Исправленному верить»);
- расписка после. Материально ответственное лицо пишет расписку, что инвентаризация состоялась в ее присутствии и претензий к комиссии нет и что она принимает на ответственное хранение перечисленные ТМЦ.
Обратите внимание, что инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии. Если кто-то заболел, то следует менять комиссию или заменить такого работника (Письмо Минфина от 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19). Однако, если заболело материально ответственное лицо, то все – инвентаризация откладывается, так как ее можно проводить только в присутствии материально ответственного лица.
Отпуск и поступление ценностей могут при инвентаризации продолжаться. В таком случае на всех приходных и расходных документах надо осуществлять отметку «После инвентаризации» (п. 9 разд. II Положения № 879).
После инвентаризации
После окончания инвентаризации необходимо:
- передать инвентаризационную опись в бухгалтерию;
- оформить сверительную ведомость, если были выявлены расхождения между данными инвентаризации и бухгалтерского учета. Такая ведомость должна отражать излишек, недостачу, пересортицу по каждому виду ТМЦ и содержать общие суммы. Оценка происходит по учетной стоимости;
- оформить протокол инвентаризационной комиссии. Протокол должен содержать общие результаты инвентаризации (излишек, недостача, соответствие факта и учетных данных), предложения по урегулированию пересортицы, причины возникновения недостач и излишков. На оформление протокола отводится 5 рабочих дней после завершения инвентаризации (п. 2 раздела IV Положения № 879).
Внимание: все материалы инвентаризации (описи, ведомости, протоколы) оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.
Отдельные документы для инвентаризации по следующим товарно-материальным ценностям:
Как пример приводим Инвентаризационная опись запасов (товарно-материальных ценностей), который разработан на основе такого же описания из Положения № 879, но адаптирована под предприятия.
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ
Отражение в учете инвентаризационных разниц
Отражение инвентаризационных разниц осуществляется следующим образом:
- недостачи списываются через Дт счета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если недостача в пределах нормы естественной убыли, то она относится на те же счета, куда списываются эти запасы при их нормальном использовании, например счет 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы» и т. п.;
- в случае, если недостача превышает норму естественной убыли также начисляется НДС на основании п. 189.1 НК и п. 198.5 НК на сумму такого превышения. Считается, что ценности были использованы в нехозяйственной деятельности;
- излишки вносятся в Кт счета 719 «Прочие доходы от операционной деятельности»;
- если недостача связана с виновным лицом, то она учитывается еще и дополнительно на забалансовом счете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей», пока такое лицо не будет найдено и не рассчитается.
Хозяйственная операция | Дт | Кт | Сумма |
Оприходование излишков ТМЦ |
Оприходовано избыточное сырье и материалы | 201 | 719 | 1000,00 |
Списание недостач ТМЦ |
Списана нехватка сырья и материалы в пределах норм естественных потерь | 23, 91, 92 | 201 | 500,00 |
Списание недостачи сырья и материалов сверх предела естественных потерь | 947 | 201 | 1000,00 |
Начислен НДС по п. 189.1 НК и п. 198.5 НК, зарегистрирована налоговая накладная с компенсирующим налоговым обязательством в течение 20 к. дней после окончания месяца составления | 947 | 641.1 | 200,00 |
Отнесен ущерб на виновное лицо | 375 | 719 | 1200,00 |
072 | | 1200,00 |
Виновное лицо возместило сумму убытков, зачислив деньги на текущий счет предприятия* | 311 | 375 | 1200,00 |
| 072 | 1200,00 |
* оценка ущерба происходит на основе Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, постановление Кабмина от 22 января 1996 № 116. В п. 2 этого документа требуется проведение независимой оценки на основе национальных стандартов оценки. |
Особенности инвентаризации некоторых видов ТМЦ
МБП (счет 22). Составлять инвентаризационные описи не нужно (п. 4.1 раздела ІІІ положения № 879). Сравниваются только МБП, что фактически есть у материально ответственных лиц и ведомость оперативного учета. Если есть нехватка, то составляется акт инвентаризации.
Тара. Если тара находится под товаром, то ее инвентаризация осуществляются одновременно с инвентаризацией товара. В инвентаризационной описи она должна быть отражена отдельно по ее видам.
ТМЦ в пути. Такие ценности вносятся в отдельную инвентаризационную опись. Однако, должны быть определенные документы, подтверждающие стоимость таких ТМЦ, например, акты приемки, накладные и т. д.
Незавершенное производство. Порядок такой же, как и для обычных ТМЦ, но возникает две проблемы:
- разделить ТМЦ, которые относятся к производственным запасам, готовой продукции и те, которые уже считаются НЗП. К НЗП относятся те ценности, обработка которых началась. То же сырье и материалы, которые лежат в производственном цехе, но их еще не начали обрабатывать – это производственные запасы, а не НЗП. Также не считаются НЗП окончательно забракованные детали и узлы – это производственный брак. Однако, к НЗП относятся вся продукция, обработка которой законченная или которая еще не принята отделом контроля, например, из-за неукомплектованности. Перечень состава НЗП можно найти в п. 573 Методрекомендаций по формированию себестоимости продукции (работ, услуг) в промышленности, приказ Минпромполитики от 09.07.2007 № 373 (далее – Методрекомендации № 373);
- среди НЗП посчитать, сколько именно материалов, сырья на них ушло, учитывая ту степень обработки который является. В такой ситуации приходится пользоваться определенными техническими нормами, регламентами, оценивать степень завершенности работ. Каких-то универсальных подходов нет, так как производство разное: машиностроение и подготовка смеси для выпечки в пищевой промышленности – разное.
Кстати, существует одно неписаное правило – в пищевой промышленности НЗП отсутствует. Считается, что обработка изделия закончена – никто не показывает «недопеченный» хлеб, «недоваренное» пиво или «недоделанные» конфеты. Все относят к производственным запасам. Полезными здесь могут быть Методрекомендации № 373. В п. 582 Методрекомендаций № 373 сказано: «в цехах производств с коротким технологическим циклом оценка незавершенного производства производится только по себестоимости сырья, материалов и полуфабрикатов, находящихся в переработке». Как раз производство в пищевой промышленности можно считать коротким технологическим циклом.
Утвержденной инвентаризационной описи незавершенного производства нет. Можно пользоваться или адаптировать ту же самую приведенную здесь инвентаризационную опись запасов (товарно-материальных ценностей).
Українські підприємства активно залучають іноземні інвестиції, виграють гранти і розвиваються. Хочете бути серед успішних? Підвищуйте кваліфікацію за Міжнародними стандартами фінансової звітності
Инвентаризация ценностей, не принадлежащих предприятию
Если ТМЦ находятся у предприятия на ответственном хранении, то есть не принадлежат ему, то правила инвентаризации (порядок, сроки, комиссия) те же самые, что и для его собственных ТМЦ. Однако, инвентаризационная опись таких ценностей составляется отдельно. Стоимость должна быть из договоров, актов приема. Учет таких ценностей ведется на забалансовом счете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении».
Напоследок приводим как образец Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (за основу взят бланк из Приказа № 572).
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ
Списание испорченных запасов
По запасам, которые испортились, порядок действий следующий:
- по ним нужно провести отдельную инвентаризацию. Такая инвентаризация обязательна по п. 7 разд. I Положения № 879. Это в ситуации, когда уже известно, что они испортились. Например, наработали холодильники или морозильные камеры;
- списать их надо будет на сверхурочные расходы;
- начислять НДС все же придется – нехозяйственное использование. Следовательно, компенсационное налоговое обязательство по НДС, п. 198.5 НК. Конечно, если не докажете обстоятельства непреодолимой силы, например, наводнение. Тогда приложив справку из Торгово-промышленной палаты можно будет и НДС не начислять;
- желательно на ценности, которые испортились, составить отдельную инвентаризационную опись;
- списать запасы можно либо на основе лишь протокола инвентаризационной комиссии – его вполне достаточно, либо же еще дополнительно составить акт списания запасов + приказ на списание. То есть выйдет протокол комиссии + акт списания запасов + приказ руководителя, который ссылается на протокол и акт. Именно Положение № 879 это вопрос не регулирует, но в протоколе должны указываться выводы и рекомендации комиссии после инвентаризации. Такой рекомендацией и может быть – «списать». Однако, ради уверенности составляют приказ с актом. Особенно, этот вариант лучше, если были обстоятельства непреодолимой силы и надо обосновать отсутствие НДС.
Форму акта списания запасов можно разработать самостоятельно, использовав обязательные реквизиты первичных документов из ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. В акте целесообразно сделать опись тех ценностей, которые списываются, их балансовой стоимости, а также указать дату списания и основание – приказ руководителя. Также, как протокол, так и акт списания запасов должны содержать объяснение причин того, почему ценности испортились: халатность материально ответственного лица, отключение электроэнергии, обстоятельства непреодолимой силы, окончания срока годности, нарушение условий хранения, умышленную порчу.
