На що зважати під час обчислення лікарняних, які лікарняні обмежувати однією мінзарплатою, а які — двома. Приклади розрахунку лікарняних та декретних за різних ситуацій. Лікарняний сумісника
Враховуйте всі ці обставини, коли обчислюєте лікарняні. Адже від того, як оформили трудові відносини, залежить розмір лікарняних. Ба більше, наразі є обставини, за яких є-лікарняний оплачувати не потрібно.
Коли в особистому кабінеті страхувальника з’являється е-лікарняний працівника, який несе службу в ЗСУ, територіальній обороні (ТРО) чи інших збройних формуваннях, не оплачуйте його. Адже працівники, які служать у ЗСУ або теробороні, отримують грошове забезпечення, в т. ч. за період тимчасової непрацездатності або відновлення після отриманої травми чи поранення. Тож е-лікарняний такого працівника роботодавцець лише бере до відома. Оплачувати його не потрібно ані за кошти роботодавця, ані за кошти ПФУ.
Увага: не оплачуйте лікарняні працівників, які служать в ЗСУ або теробороні.
Якщо працівник не виходить на роботу і не повідомив роботодавця про причини своєї відсутності та в період такої відсутності в нього з’явився е-лікарняний — оплачувати його не можна. Принаймні поки не з’ясуєте, з якої причини він відсутній на роботі й чи можна за такої причини оплачувати лікарняний.
Закон № 1105 не передбачає створення комісії (уповноваженого) з питань соціального страхування. Наразі ці функції виконує роботодавець або уповноважена ним особа. Тож бухгалтер може обчислювати лікарняний лише після того, як отримає вказівку від роботодавця.
Якщо роботодавець призначив виплату за лікарняним, бухгалтер має правильно визначити:
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
Працівникам, які за останніх 12 місяців перед лікарняним мають не менше ніж 6 місяців страхового стажу, лікарняні з тимчасової непрацездатності обчислюйте й оплачуйте у загальному порядку. Якщо розмір лікарняного буде менший за розмір мінзарплати — не робіть жодних дотягувань і доплат. Адже Закон № 1105 цього не передбачає.
Коли оплачуєте е-лікарняні працівницям, які працюють на підприємстві понад пів року та йдуть у відпустку з вагітності та пологів, пильнуйте, аби розмір виплати не був меншим за той, що вимагає закон. Е-лікарняний з вагітності та пологів має бути не меншим за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).
Нагадаємо, що з 01.01.2024 по 31.03.2024 мінзарплата становить 7100,00 грн, а з 01.04.2024 по 31.12.2024 — 8000 грн.
Розрахунок лікарняних: приклади 2024
Приклад 1. Обчислюємо лікарняний з вагітності та пологів
Працівниця перебуває у трудових відносинах із роботодавцем понад рік та весь час отримує мінімальну зарплату. Із 04.11.2024 в неї лікарняний з вагітності та пологів на 126 календарних днів (к. дн.).
Розрахунковий період — із 01.11.2023 по 31.10.2024. При цьому за період із: 01.11.2023 по 31.12.2023 мінзарплата становила 6700,00 грн на місяць;
01.01.2024. по 31.03.2024 — 7000,0 грн. на місяці;
01.04.2024 по 31.10.2024 — 8000,00 грн. на місяці.
У розрахунковому періоді працівниця не пропускала роботу через поважні причини. Тому беремо до розрахунку всі 366 днів, так як в лютому 2024 року 29 к.дн.
з мінімальної зарплати, встановленої на момент настання страхового випадку: 8000,00 грн ÷ 30,44 (середньомісячна кількість днів) = 262,81 грн.
Порівняємо ці два показники: 246,99 грн < 262,81 грн.
Отже, середньоденний заробіток із фактичної зарплати менший за середньоденний заробіток із мінзарплати. Тому допомога з вагітності та пологів становить: 262,81 грн × 126 дн. = 33 114,06 грн.
Лікарняний з вагітності та пологів повністю оплачує ПФУ. Тобто цю суму маєте зазначити у Заяві-розрахунку.
Декретні повністю оплачує ПФУ. Тож усю суму включіть до Заяви-розрахунку. За Прикладом 1 оплачуйте лише е-лікарняні з вагітності та пологів, за якими страховий випадок настав у 2024 році.
Працівниця, в якої страховий випадок настав до збільшення розміру мінзарплати, тобто до січня 2024 року, може схитрувати і подати заяву про відпустку з вагітності та пологів із 1 січня. Таке право вона має. Проте страховий випадок за її е-лікарняним настав ще до підвищення мінзарплати. Відповідно, лікарняні обчисліть із мінімалки, що діяла на момент настання страхового випадку, тобто з 6700,00 грн.
Аналогічно оплачуйте е-лікарняні працівницям, яким через складні пологи чи народження двох і більше дітей заклад охорони здоров’я видав/сформував додатковий лікарняний з вагітності та пологів на 14 к. дн. Такий лікарняний є продовженням основного. Відповідно, для його оплати застосовуйте середньоденний заробіток, що обчислили для оплати основного лікарняного.
Закон не передбачає будь-яких доплат до розміру декретних за лікарняним, що засвідчує страховий випадок, який настав до підвищення мінзарплати і триває або продовжується в періоді, коли мінзарплата зросла.
Разом з цим зверніть увагу що згідно пункту 10 розділу ІІІ Порядку формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, який затверджений наказом МОЗ від 01.06.2021 № 1066 майбутня мама може подати лікарю відповідно заяву та змінити дату видачі лікарняного. За таких умов лікарняний буде сформовано не на 30-тому тижні вагітності, а у визначену пацієнткою дату строком на 126 к.дн. Відповідно в особистому кабінеті страхувальника відобразитися лікарняний по вагітності та пологах на 126 к.дн. який бухгалтер має оплатити на загальних умовах, тобто оплаті підлягають всі к.дн. на які виписаний такий лікарняний.
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
Приклад 2. Як обчислити лікарняні, коли страховий стаж менший за 6 місяців
Якщо за останніх 12 місяців перед страховим випадком страховий стаж працівника менший ніж 6 місяців, розмір допомоги за лікарняним не має перевищувати розміру мінзарплати, встановленого на момент настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105).
Працівник набуває страховий стаж за періоди, коли:
1) отримує —
зарплату, з якої роботодавець сплачує єдиний внесок (ЄСВ);
Тож коли працівник тривалий час перебуває у трудових відносинах із роботодавцем, але дію його трудового договору призупиняли, через що або з інших причин він не отримував зарплати і з неї не сплачували ЄСВ, за цей період він не має страхового стажу.
Увага: до страхового стажу зараховуйте період не лише роботи, а й отримання інших соціальних виплат.
Розмір страхового стажу працівника визначте за довідкою з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатком 9. При цьому майте на увазі, що довідка за формою ОК-5, ОК-7 не відображає період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість у Додатку 9 зазначають страховий стаж працівника за всіма місцями роботи.
Приклад 3. Обчислюємо лікарняний, якщо працівник працював в інших місцях
Працівник влаштувався на роботу 01.10.2024. 05.11.2024 захворів та отримав е-лікарняний. За довідкою ОК-5 бухгалтер встановив, що загальний страховий стаж працівника перевищує 8 років. За останніх 12 місяців перед страховим випадком (із 01.09.2023 по 30.09.2024) він працював 2 місяці в іншого роботодавця, а також протягом 4 місяців отримував допомогу з безробіття від центру зайнятості.
Оскільки за останніх 12 місяців працівник має 7 місяців страхового стажу, обчислюємо лікарняний із фактичного заробітку і не обмежуємо лікарняні розміром мінзарплати.
Коли у довідці з ПФУ бачите, що на попередньому місці роботи за один із місяців працівник набув не 31 чи 30 днів стажу, а неповний місяць, — такі місяці не відкидайте. Натомість підрахуйте загальну кількість днів страхового стажу за останні 12 місяців перед лікарняним. Якщо вийде 182 дні чи більше, обмеження не застосовуйте (лист виконавчої дирекції Херсонського обласного відділення ФСС від 13.05.2015 № 01-28-09-594).
Якщо такий спосіб підрахунку не підходить — скористайтеся формулою:
ТП = Св ÷ В,
де: ТП — тривалість періоду, що зараховується до страхового стажу (в місяцях);
За цією формулою зараховуйте до страхового стажу не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, що перевищує розмір мінзарплати, враховуйте як один місяць (1,0).
Увага: страховий стаж визначайте за довідками ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатком 9.
Місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, меншої за розмір мінзарплати, страховий стаж обчислюйте за наведеною формулою. До страхового стажу зараховуйте лише відповідну частину місяця (0,99 – 0,01). Коли визначите всі частини, що входять до страхового стажу, підсумуйте їх.
Якщо ж за останніх 12 місяців у працівника не набралося 6 місяців страхового стажу — застосуйте обмеження.
Коли обмежуєте лікарняні розміром мінзарплати, зважайте на страховий стаж (ст. 17 Закону № 1105). Це стосується і працівників, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем менше ніж пів року.
Допомогу з тимчасової непрацездатності нараховуйте працівникові, загальний страховий стаж якого:
до трьох років — у розмірі 50%;
від трьох до п’яти років — 60%;
від п’яти до восьми років — 70%;
понад вісім років — 100% (ст. 24 Закону № 1105).
Водночас незалежно від страхового стажу допомогу в розмірі 100% середньоденного заробітку надавайте працівникам, які є:
постраждалими категорії 1—3 від Чорнобильської катастрофи або доглядають дитину до 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
ветеранами війни, постраждалими учасниками Революції Гідності та членами сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членами сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
жертвами нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III;
донорами, які мають право на пільгу за статтею 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX;
особами, реабілітованими відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917—1991 років» від 17.04.1991 № 962-XII, із числа репресованих у формах позбавлення/обмеження волі/примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
Також незалежно від страхового стажу надавайте допомогу в розмірі 50% середньоденного заробітку працівникові, який перебував на самоізоляції через COVID-19. Проте медичним працівникам у таких випадках виплачуйте допомогу в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.
Лише після того як визначили всі деталі, що впливають на розмір оплати за лікарняним, переходьте до обчислень.
Приклад 4. Обчислюємо лікарняний працівникові зі страховим стажем менше ніж три роки
На своє перше місце роботи працівник влаштувався 02.09.2024. За кожен повний місяць роботи він отримав по 8000,00 грн. 05.11.2024 отримав листок з тимчасової непрацездатності на 12 к. дн.
Визначимо середньоденний заробіток:
із фактичної зарплати за жовтень 2024 року (31 к. дн.) з урахуванням страхового стажу: 8000,00 грн × 1 міс. ÷ 31 к. дн. × 50% = 129,03 грн;
мінзарплати: 8000,00 грн ÷ 30,44 = 262,81 грн.
Порівняємо показники: 129,03 грн < 262,81 грн.
Як бачимо, середньоденний заробіток із мінзарплати більший за середньоденний із фактичного заробітку. Тому нарахуємо лікарняні з фактичного середньоденного заробітку. Розмір лікарняних становитиме за кошти:
роботодавця — 645,15 грн (129,03 грн × 5 к. дн.);
ПФУ — 903,21 грн (129,03 грн × 7 к. дн.).
Загальний розмір лікарняних дорівнює 1 548,36 грн (129,03 грн × 12 к. дн.).
Порада: Деякі бухгалтери, побачивши, що е-лікарняний слід оплачувати з обмеженням, помилково не застосовують відповідний відсоток страхового стажу до фактичного заробітку, а одразу обчислюють виплату з мінзарплати. Якщо в такий спосіб обчислите лікарняні з Прикладу 4, виплата становитиме 3153,72 грн (262,81 грн × 12 к. дн.). Ба більше, виплата за рахунок ПФУ буде 1839,67 грн (262,81 грн × 7 к. дн.). Тобто сума нецільового використання коштів ПФУ дорівнюватиме 645,15 грн (1548,36 грн – 903,21 грн). Під час перевірки ревізор ПФУ зобов’яже підприємство повернути переплату на рахунок ПФУ та накладе штраф — 322,57 грн, тобто 50% зайво використаної суми, (ч. 6 ст. 8 Закону № 1105). Доведеться також сплатити адміністративний штраф. Тобто бухгалтерові загрожує адмінштраф — від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 165-5 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Приклад 5. Обчислюємо лікарняні працівникові із загальним страховим стажем понад 8 років
Працівник влаштувався на роботу 01.08.2024. Посадовий оклад — 9500,00 грн.
05.11.2024 йому відкрили е-лікарняний на 12 к. дн. При цьому страховий стаж працівника за останніх 12 місяців менший за 6 місяців. Проте загальний страховий стаж перевищує 8 років.
Оплачуємо е-лікарняний у розмірі 100%. Але застосуємо обмеження мінзарплатою.
Визначимо середньоденний заробіток:
із фактичної зарплати за серпень — жовтень 2024 року (92 к. дн.) з урахуванням страхового стажу: 9500,00 грн × 3 міс. ÷ 92 к. дн. × 100% = 309,78 грн;
мінзарплати: 8000,00 грн ÷ 30,44 = 262,81 грн.
Порівняємо показники: 262,81 грн < 309,78 грн.
Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати більший, обмежимо лікарняні середньоденним заробітком із мінзарплати.
Отже, розмір лікарняного становитиме за кошти:
роботодавця — 1314,05 грн (262,81 грн × 5 к. дн.);
ПФУ — 1839,67 грн (262,81 грн × 7 к. дн.).
Загальний розмір лікарняних дорівнює 3153,72 грн (262,81 грн × 12 к. дн.).
Як обмежувати лікарняні з вагітності та пологів
Коли за останніх 12 місяців працівниця має менше ніж 6 місяців страхового стажу, маєте обмежити лікарняні з вагітності та пологіврозміром двох мінзарплат.
До такої групи, окрім осіб, з якими призупинили дію трудового договору, можуть потрапити працівниці, які значний час перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу. Тобто такі особи не сплачували ЄСВ, зокрема, за періоди відпустки:
без збереження заробітної плати, карантинної тощо;
для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку за медичним висновком.
Е-лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте в розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 19. Закону № 1105).
Приклад 6. Обчислюємо допомогу з вагітності та пологів працівниці, страховий стаж якої менший за 6 місяців
Працівниця влаштувалася на роботу 03.08.2024. Посадовй оклад — 9500,00 грн. 05.11.2024 пішла у відпустку з вагітності та пологів на 126 к. дн.
Визначимо середньоденний заробіток:
із фактичної зарплати за вересень і жовтень 2024-го (61 к. дн.): 9500,00 грн × 2 міс. ÷ 61 к. дн. = 311,48 грн;
Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати менший за середньоденний із подвійної мінзарплати та більший за середньоденний із мінзарплати, обмежень і донарахувань не робимо.
Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів із першого дня за рахунок ПФУ становить 39 246,48 грн (311,48 грн × 126 к. дн.).
Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?
Приклад 7. Обмежуємо допомогу з вагітності та пологів працівниці, страховий стаж якої менший за 6 місяців
Працівниця влаштувалася на роботу 08.07.2024. За кожен повний місяць роботи отримувала заробітну плату в розмірі 19 000,00 грн. 04.11.2024 працівниці сформували е-лікарняний з вагітності та пологів на 126 к. дн. При цьому за останній рік вона не має 6 місяців страхового стажу.
Визначимо середньоденний заробіток:
з фактичної зарплати за серпень — жовтень 2023-го (92 к. дн.): 19 000,00 грн × 3 міс. ÷ 92 к. дн. = 619,56 грн;
Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати працівниці більший за середньоденний із подвійної мінзарплати, обмежимо допомогу середньоденним заробітком із подвійної мінзарплати.
Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів із першого дня за рахунок ПФУ становить 66 228,12 грн (525,62 грн × 126 к. дн).
Як оплатити е-лікарняний суміснику
Лікарняний сумісника обчислюйте лише після того, як керівник призначить йому виплату за лікарняним.
Допомогу за лікарняним призначають і виплачують за основним місцем роботи або за місцем роботи за сумісництвом (ч. 1 ст. 22 Закону № 1105). Тобто працівник на свій розсуд обирає, до якого роботодавця звернеться по оплату. Компенсацію втраченого заробітку він отримає лише в одному з місць роботи.
При цьому посадовці не уточнили, в який спосіб роботодавець, який призначатиме виплату за лікарняним, може дізнатися, чи не призначив виплату за таким лікарняним інший роботодавець цього працівника. Фактично виплату за лікарняним має призначати основний роботодавець. Адже закон не передбачає, що для оплати е-лікарняного основному роботодавцеві потрібні додаткові документи або довідки.
Однак якщо працівник захоче отримати допомогу за лікарняним не за основним місцем роботи, а за сумісництвом, роботодавець має впевнитися, що за основним місцем роботи працівникові не призначали оплату лікарняного.
З огляду на те що рішення про призначення виплати за лікарняним ухвалює роботодавець, сумісникові слід отримати на основному місці роботи відповідну довідку або копію рішення основного роботодавця про відмову в оплаті лікарняного.
Форму такого документа не затвердили і навряд чи затвердять згодом. Разом із цим Закон № 1105 передбачає виключний перелік підстав для відмови в оплаті лікарняного. У цьому переліку немає такої підстави як бажання працівника отримати лікарняний на місці роботи за сумісництвом.
Тобто наразі маємо колізію у законодавстві. Адже саме закон передбачає право працівника отримати допомогу за лікарняним на місці роботи за сумісництвом, однак не визначає правових підстав і механізму її призначення.
