На що зважати під час обчислення лікарняних, які лікарняні обмежувати однією мінзарплатою, а які — двома. Приклади розрахунку лікарняних та декретних за різних ситуацій. Лікарняний сумісника
Враховуйте всі ці обставини, коли обчислюєте лікарняні. Адже від того, як оформили трудові відносини, залежить розмір лікарняних. Ба більше, наразі є обставини, за яких є-лікарняний оплачувати не потрібно.
Коли в особистому кабінеті страхувальника з’являється е-лікарняний працівника, який несе службу в ЗСУ, територіальній обороні (ТРО) чи інших збройних формуваннях, не оплачуйте його. Адже працівники, які служать у ЗСУ або теробороні, отримують грошове забезпечення, в т. ч. за період тимчасової непрацездатності або відновлення після отриманої травми чи поранення. Тож е-лікарняний такого працівника роботодавцець лише бере до відома. Оплачувати його не потрібно ані за кошти роботодавця, ані за кошти ПФУ.
Увага: не оплачуйте лікарняні працівників, які служать в ЗСУ або теробороні.
Якщо працівник не виходить на роботу і не повідомив роботодавця про причини своєї відсутності та в період такої відсутності в нього з’явився е-лікарняний — оплачувати його не можна. Принаймні поки не з’ясуєте, з якої причини він відсутній на роботі й чи можна за такої причини оплачувати лікарняний.
Закон № 1105 не передбачає створення комісії (уповноваженого) з питань соціального страхування. Наразі ці функції виконує роботодавець або уповноважена ним особа. Тож бухгалтер може обчислювати лікарняний лише після того, як отримає вказівку від роботодавця.
Якщо роботодавець призначив виплату за лікарняним, бухгалтер має правильно визначити:
Працівникам, які за останніх 12 місяців перед лікарняним мають не менше ніж 6 місяців страхового стажу, лікарняні з тимчасової непрацездатності обчислюйте й оплачуйте у загальному порядку. Якщо розмір лікарняного буде менший за розмір мінзарплати — не робіть жодних дотягувань і доплат. Адже Закон № 1105 цього не передбачає.
Коли оплачуєте е-лікарняні працівницям, які працюють на підприємстві понад пів року та йдуть у відпустку з вагітності та пологів, пильнуйте, аби розмір виплати не був меншим за той, що вимагає закон. Е-лікарняний з вагітності та пологів має бути не меншим за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105).
Нагадаємо, що із 01.01.2026 мінзарплата становить 8647 грн.
Розрахунок лікарняних: приклади 2026
Приклад 1. Обчислюємо лікарняний з вагітності та пологів
Працівниця перебуває у трудових відносинах із роботодавцем понад рік та має оклад у розмірі мінімальної зарплати. Із 02.01.2026 в неї лікарняний з вагітності та пологів на 126 календарних днів (к. дн.). Розрахунковий період: із 01.01.2025 по 31.12.2025.
Працівниці нарахували:
із 01.01.2025 по 30.06.2025 — 8000,00 грн на місяць;
із 01.07.2025 по 31.12.2025 — 8133,23 грн на місяць (оклад та індексацію).
У 2025 році працівниця не пропускала роботу через поважні причини. Тому беремо до розрахунку всі 365 днів року.
мінімальної зарплати, що встановив закон на момент настання страхового випадку 8647,00 грн ÷ 30,44 = 284,07 грн
Середньоденний заробіток із фактичної зарплати менший за середньоденний заробіток із мінзарплати: 265,20 грн < 284,07 грн.
Тому для розрахунку допомоги з вагітності та пологів беремо середньоденний заробіток із мінзарплати: 284,07 грн × 126 дн. = 35 792,82 грн.
Декретні повністю оплачує ПФУ, тому всю суму включимо до заяви-розрахунку.
Якщо народилося двоє чи більше дітей або були складні пологи, ЗОЗ формує додатковий лікарняний з вагітності та пологів на 14 к. дн. Такий лікарняний є продовженням основного. Для його оплати застосовуйте середньоденний заробіток, що обчислили для оплати основного лікарняного.
Закон не передбачає будь-яких доплат до розміру декретних за лікарняним, що засвідчує страховий випадок, який настав до підвищення мінзарплати і триває або продовжується в періоді, коли мінзарплата зросла.
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Приклад 2. Як обчислити лікарняні, коли страховий стаж менший за 6 місяців
Якщо за останніх 12 місяців перед страховим випадком страховий стаж працівника менший ніж 6 місяців, розмір допомоги за лікарняним не має перевищувати розміру мінзарплати, встановленого на момент настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105).
Працівник набуває страховий стаж за періоди, коли:
1) отримує —
зарплату, з якої роботодавець сплачує єдиний внесок (ЄСВ);
Тож коли працівник тривалий час перебуває у трудових відносинах із роботодавцем, але дію його трудового договору призупиняли, через що або з інших причин він не отримував зарплати і з неї не сплачували ЄСВ, за цей період він не має страхового стажу.
Увага: до страхового стажу зараховуйте період не лише роботи, а й отримання інших соціальних виплат.
Розмір страхового стажу працівника визначте за довідкою з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатком 9. При цьому майте на увазі, що довідка за формою ОК-5, ОК-7 не відображає період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість у Додатку 9 зазначають страховий стаж працівника за всіма місцями роботи.
Приклад 3. Обчислюємо лікарняний, якщо працівник працював в інших місцях
01.10.2025 працівник працевлаштувався. 05.01.2026 він захворів та отримав е-лікарняний. За довідкою ОК-5 бухгалтер встановив, що загальний страховий стаж працівника перевищує 8 років.
За останніх 12 місяців перед страховим випадком із 01.01.2025 по 31.12.2025 працівник:
працював 2 місяці в іншого роботодавця;
4 місяці отримував допомогу з безробіття від центру зайнятості.
Оскільки за останніх 12 місяців працівник має 9 місяців страхового стажу, обчислюємо лікарняний із фактичного заробітку і не обмежуємо виплату розміром мінзарплати.
Коли у довідці з ПФУ бачите, що на попередньому місці роботи за один із місяців працівник набув не 31 чи 30 днів стажу, а неповний місяць, — такі місяці не відкидайте. Натомість підрахуйте загальну кількість днів страхового стажу за останні 12 місяців перед лікарняним. Якщо вийде 182 дні чи більше, обмеження не застосовуйте (лист виконавчої дирекції Херсонського обласного відділення ФСС від 13.05.2015 № 01-28-09-594).
Якщо такий спосіб підрахунку не підходить — скористайтеся формулою:
ТП = Св ÷ В,
де: ТП — тривалість періоду, що зараховується до страхового стажу (в місяцях);
За цією формулою зараховуйте до страхового стажу не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, що перевищує розмір мінзарплати, враховуйте як один місяць (1,0).
Увага: страховий стаж визначайте за довідками ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатком 9.
Місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, меншої за розмір мінзарплати, страховий стаж обчислюйте за наведеною формулою. До страхового стажу зараховуйте лише відповідну частину місяця (0,99 – 0,01). Коли визначите всі частини, що входять до страхового стажу, підсумуйте їх.
Якщо ж за останніх 12 місяців у працівника не набралося 6 місяців страхового стажу — застосуйте обмеження.
Коли обмежуєте лікарняні розміром мінзарплати, зважайте на страховий стаж (ст. 17 Закону № 1105). Це стосується і працівників, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем менше ніж пів року.
Допомогу з тимчасової непрацездатності нараховуйте працівникові, загальний страховий стаж якого:
до трьох років — у розмірі 50%;
від трьох до п’яти років — 60%;
від п’яти до восьми років — 70%;
понад вісім років — 100% (ст. 24 Закону № 1105).
Водночас незалежно від страхового стажу допомогу в розмірі 100% середньоденного заробітку надавайте працівникам, які є:
постраждалими категорії 1—3 від Чорнобильської катастрофи або доглядають дитину до 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
ветеранами війни, постраждалими учасниками Революції Гідності та членами сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членами сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
жертвами нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III;
донорами, які мають право на пільгу за статтею 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX;
особами, реабілітованими відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917—1991 років» від 17.04.1991 № 962-XII, із числа репресованих у формах позбавлення/обмеження волі/примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу;
Також незалежно від страхового стажу надавайте допомогу в розмірі 50% середньоденного заробітку працівникові, який перебував на самоізоляції через COVID-19. Проте медичним працівникам у таких випадках виплачуйте допомогу в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.
Лише після того як визначили всі деталі, що впливають на розмір оплати за лікарняним, переходьте до обчислень.
Приклад 4. Обчислюємо лікарняний працівникові зі страховим стажем менше ніж три роки
10.11.2025 працівник влаштувався на своє перше місце роботи. За грудень 2025-го йому нарахували 9000,00 грн. Із 02.01.2026 він перебував на лікарняному 8 к. дн.
Визначимо середньоденний заробіток:
із фактичної зарплати за грудень 2025 року (31 к. дн.) з урахуванням загального страхового стажу: 9000,00 грн ÷ 31 к. дн. × 50% = 145,16 грн;
мінзарплати: 8647,00 грн ÷ 30,44 = 284,07 грн.
Порівняємо показники: 145,16 грн < 284,07 грн
Як бачимо, середньоденний заробіток із мінзарплати більший за середньоденний із фактичного заробітку. Тому нарахуємо лікарняні з фактичного середньоденного заробітку. Розмір лікарняних становитиме за кошти:
роботодавця — 145,16 грн × 5 к. дн. = 725,80;
ПФУ — 145,16 грн × 3 к. дн. = 435,48 грн.
Загальний розмір лікарняних дорівнює 145,16 грн × 8 к. дн. = 1161,28 грн.
Деякі бухгалтери, коли бачать, що е-лікарняний слід оплачувати з обмеженням, помилково не застосовують страхового стажу до фактичного заробітку, а одразу обчислюють виплату з мінзарплати. Якщо в такий спосіб обчислите лікарняні з Прикладу 3, виплата становитиме:
Тобто сума нецільового використання коштів ПФУ дорівнюватиме 416,73 грн (852,21 грн — 435,48 грн). Під час перевірки ревізор ПФУ зобов’яже підприємство:
повернути в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів на рахунок ПФУ (416,73 грн);
сплатити штраф у розмірі 50% зайво використаної суми (ч. 6 ст. 8 Закону № 1105).
А бухгалтерові загрожує адмінштраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 165-5 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Суми лікарняних відображайте у Додатку Д1 до Податкового розрахунку окремо від решти зарплатних виплат. Пропущений лікарняний покажіть за той період, за який його треба було оплатити. Підказки експерта для ситуацій, коли нараховані лікарняні пропустили та не відобразили у звітності
Приклад 5. Обчислюємо лікарняні працівникові із загальним страховим стажем понад 8 років
Працівник працевлаштувався 04.08.2025. Із вересня по грудень 2025-го йому нараховували по 8800,00 грн на місяць. 01.01.2026 йому відкрили е-лікарняний на 9 к. дн. Страховий стаж працівника за останніх 12 місяців менший ніж 6 місяців. Проте загальний страховий стаж перевищує 8 років.
Оплачуємо е-лікарняний у розмірі 100%. Але застосуємо обмеження мінзарплатою.
Визначимо середньоденний заробіток:
із фактичної зарплати за вересень — грудень 2025 (121 к. дн.) з урахуванням загального страхового стажу: 8800,00 грн × 4 міс. ÷ 122 к. дн. × 100% = 288,52 грн;
мінзарплати: 8647,00 грн ÷ 30,44 = 284,07 грн.
Порівняємо показники: 288,52 грн > 284,07 грн.
Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати більший, обмежимо лікарняні середньоденним заробітком із мінзарплати.
Отже, розмір лікарняного становитиме за кошти:
роботодавця — 284,07грн × 5 к. дн. = 1420,35 грн;
ПФУ — 284,07 грн × 4 к. дн. = 1136,28 грн.
Загальний розмір лікарняних дорівнює 284,07 грн × 9 к. дн. = 2556,63 грн.
Як обмежувати лікарняні з вагітності та пологів
Коли за останніх 12 місяців працівниця має менше ніж 6 місяців страхового стажу, маєте обмежити лікарняні з вагітності та пологіврозміром двох мінзарплат.
До такої групи, окрім осіб, з якими призупинили дію трудового договору, можуть потрапити працівниці, які значний час перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу. Тобто такі особи не сплачували ЄСВ, зокрема, за періоди відпустки:
без збереження заробітної плати, карантинної тощо;
для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку за медичним висновком.
Е-лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте в розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 19. Закону № 1105).
Приклад 6. Обчислюємо допомогу з вагітності та пологів працівниці, страховий стаж якої менший за 6 місяців
Працівниця влаштувалася на роботу 20.10.2025. Посадовий оклад — 9500,00 грн. 06.01.2026 оформила відпустку з вагітності та пологів на 126 к. дн.
Визначимо середньоденний заробіток:
із фактичної зарплати за листопад і грудень 2025-го (61 к. дн.): 9500,00 грн × 2 міс. ÷ 61 к. дн. = 311,48 грн;
Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати менший за середньоденний із подвійної мінзарплати та більший за середньоденний із мінзарплати, обмежень і донарахувань не робимо.
Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів із першого дня за рахунок ПФУ становить 311,48 грн × 126 к. дн. = 39 246,48 грн.
За який період вперше подавати Об’єднану звітність за оновленою формою? Із яких додатків складається Об’єднана звітність для ФОПів? Чи можливо вже показати переведення з основного місця роботи на сумісництво у Додатку Д5?
Приклад 7. Обмежуємо допомогу з вагітності та пологів працівниці, страховий стаж якої менший за 6 місяців
08.09.2025 працівниця влаштувалася на роботу. За кожен повний місяць роботи їй нараховували зарплату в розмірі 20000,00 грн. 05.01.2026 працівниці сформували е-лікарняний з вагітності та пологів на 126 к. дн. За останній рік вона не має 6 місяців страхового стажу.
Визначимо середньоденний заробіток:
з фактичної зарплати за жовтень — грудень 2025-го (92 к. дн.): 20 000,00 грн × 3 міс. ÷ 92 к. дн. = 652,17 грн;
Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати працівниці більший за середньоденний із подвійної мінзарплати, обмежимо допомогу середньоденним заробітком із подвійної мінзарплати.
Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів із першого дня за рахунок ПФУ становить 568,13 грн × 126 к. дн. = 71 584,38 грн.
Як оплатити е-лікарняний суміснику
Раніше лікарняні оплачували коштом ПФУ лише за основним місцем роботи. Із 04.04.2025 лікарняні сумісників оплачуйте так само, як і лікарняні основних працівників, а саме:
перші п’ять днів — власним коштом;
із шостого дня — коштом ПФУ (абз. 2 ч. 1 ст. 22 Закону № 1105).
Допомога по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною), допомога по вагітності та пологах застрахованим особам (у тому числі тим, які здійснюють підприємницьку чи іншу діяльність та одночасно працюють на умовах трудового договору) надається за основним місцем роботи (діяльності) та за місцем роботи за сумісництвом (наймом) у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України…
Отже, з 04.04.2025 відновили право сумісників на лікарняні та декретні як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.
Середню зарплату та розрахунковий період для обчислення лікарняних чи декретних визначають окремо за основним місцем роботи працівника і за сумісництвом (п. 30 Порядку № 1266). Тобто для внутрішнього сумісника обчислюйте дві середні зарплати: з виплат за основним місцем роботи й окремо — за сумісництвом.
Для того щоб роботодавець за сумісництвом нарахував лікарняні / декретні, працівник — зовнішній сумісник має надати:
довідку про середню зарплату з основного місця роботи за формою із Додатка до Порядку № 1266 (якщо особа працює на декількох роботах за сумісництвом, то додатково надає довідки з усіх місць роботи за сумісництвом)
або
дані про нараховану зарплату / дохід / грошове забезпечення, зазначені в індивідуальних відомостях про застраховану особу в реєстрі застрахованих осіб.
Без одного із цих документів страхувальник не має права призначати зовнішньому суміснику страхову виплату.
До 01.05.2026 діяв тільки перший варіант — підставою для нарахування була саме довідка про середню зарплату. Починаючи з 01.05.2026 замість такої довідки сумісник може подати форму ОК-7. Зверніть увагу, що цю форму має отримати саме працівник (через особистий е-кабінет на порталі електронних послуг ПФУ або через Портал Дія).
Якщо форму ОК-7 отримуватиме роботодавець через свій кабінет страхувальника, то в ній будуть ті доходи, які нарахував саме він. Відповідно, для нарахування матзабезпечення цей документ не підходитиме.
З урахуванням отриманих від працівника даних роботодавець за сумісництвом мусить виконати вимогу абзацу третього пункту 30 Порядку № 1266:
Сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування єдиного внеску
У 2025 році максимальна величина бази нарахування ЄСВ становила 160 000 грн, у 2026 році — 172 940 грн.
Працівник-сумісник хворів із 02.01.2026 по 08.01.2026 (загальне захворювання). Оскільки страховий випадок настав після 04.04.2025, лікарняний оплачують як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. За сумісництвом оплатимо коштом:
роботодавця — 5 к. дн. (із 2 по 6 січня);
ПФУ — 2 к. дн. (7 та 8 січня).
Приклад 9. Оплачуємо продовження лікарняного у зв’язку з вагітністю та пологами сумісниці
Працівниці відкрили лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами з 01.04.2025 по 04.08.2025 на 126 к. дн. Із 05.08.2025 їй відкрили додатковий лікарняний на 14 к. дн. як продовження попереднього.
Попри те що новий лікарняний відкрили з 05.08.2025, за сумісництвом допомогу з вагітності та пологів не мали призначати, оскільки страховий випадок настав до 04.04.2025. Такий додатковий лікарняний з вагітності та пологів на 14 к. дн. оплачує роботодавець за основним місцем роботи.
