Несмотря на развитие технологий и безналичных расчётов, наличные продолжают оставаться в нашей жизни и "живые" деньги вызывают больший интерес и заботу, чем виртуальный счёт. Однако их использование на предприятии связано с множеством штрафоопасных нюансов: оформление кассовых операций, лимит, ограничение в расчётах. Надеемся, данная публикация поможет расставить всё "по полочкам". Кассовая дисциплина 2020
Кассир на предприятии 2019
Основным нормативным документом, на который следует опираться при учёте кассовых операций, является Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утверждённое постановлением Правления НБУ 29.12.2017 г. № 148 (далее - Положение № 148). Этот документ определяет кассу как отдельное место или помещение для осуществления наличных расчётов, а также приёма, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Таким образом, кассой могут считаться:
- отдельная оборудованная комната (помещение);
- выделенный в бухгалтерии или ином помещении рабочий стол и шкаф (сейф и т.п.) с использованием которых осуществляются наличные расчёты (хранятся наличность и денежные документы);
- место проведения наличных расчётов в торговой точке (точке оказания услуг, выполнения работ) с использованием РРО или расчётных квитанций (РК).
За обустройство кассы и за обеспечение сохранности средств во время транспортировки отвечает руководство. Действующее законодательство уже давно не содержит опредёленные требования для предприятий. Однако, здравый смысл подсказывает, что у кассира должен быть, как минимум, металлический шкаф (как вариант, сейф, оборудованный ящиком кассовый аппарат) с ключами, которые находятся только у него. Дубликаты ключей рекомендуется все хранить в опломбированных кассиром пакетах (ящиках) и т.д. у руководства (или охраны, в зависимости от распорядка предприятия), также в надлежащим образом защищённых местах. Использование сигнализации, обеспечение охраной и транспортом кассира при перевозке крупных сумм и т.д. - всё это на усмотрение и под ответственность руководства.
► каса у відокремленому підрозділі ► касир на підприємстві ► касова дисципліна ► касові документи ► підписання касових документів ► ведення касової книги ► ліміт каси ► оприбуткування готівки ► відповідальність за порушення касової дисципліни
Кассир отвечает за приём, выдачи наличности, её сохранение и ведение кассовой книги. Для того, чтобы принять (назначить) его на работу необходимо:
- издать соответствующий приказ о взятии на работу (или о поручении выполнения обязанностей другому должностному лицу);
- заключить договор о полной материальной ответственности в 2-х экземплярах, один из них остаётся у кассира, другой - у руководства предприятия;
- под роспись ознакомить кассира с требованиями Положения № 148.
Заключение договора о полной материальной ответственности обязательное также и когда кассира временно заменяет другой работник, и когда должность кассира отсутствует вообще и его работу выполняет бухгалтер или другой сотрудник. Всё это является элементами кассовой дисциплины, которую рассмотрим более подробно.
Оновлене положення про ведення касових операцій
Касса предприятия 2019
Кассовая дисциплина на предприятии 2019 - это общая совокупность правил приёма, хранения и выдачи наличных, определённых внутренними документами предприятия, Положением № 148 и другими распорядительными актами НБУ. На сегодняшний день обязательно должен быть внутренний документ, который касается кассовой дисциплины, порядка оприходования наличности в кассе предприятия и его обязательных подразделений, определяющий организационные моменты (п. 12 Положения № 148). Кроме внутреннего трудового распорядка, режима работы и графика сменности Положением № 148 требуется навести порядок и особенности сдачи наличной выручки (наличности) в банк. Рекомендуем расширено описать данные направления. Как будет называться этот документ на предприятии значения не имеет. Как вариант, можно использовать следующие названия:
- приказ о кассовой дисциплине;
- положение о кассовой дисциплине (разница от приказа в том, что положение - это документ, который утверждается отдельным приказом, то есть положение - это как приложение к приказу);
- порядок оприходования наличности в кассе (такая формулировка содержится в Положении № 148);
- приказ об организации работы кассы предприятия и т.п.
Возможно также создание положений о кассовой дисциплине по отдельным подразделениям предприятия, если они очень специфичны.
Также элементом кассовой дисциплины является и должностные инструкции кассиров. В этот же документ рекомендуем включить и порядок расчёта лимита кассы, который требует п. 50 Положения № 148, ведь никакого требования по утверждению его отдельным документом нет.
Что именно надо определить, как и где приведено в таблице ниже.
Элемент кассовой дисциплины | Что надо сделать | Документ |
Касса и её место нахождения | Указать, где именно находится касса предприятия. Все наличные расчёты происходят только здесь. | Приказ (положение) о кассовой дисциплине |
Лицо, осуществляющее кассовые операции и лица, которые его заменяют | Указать, кто ответственен за осуществление приёма, выдачи, хранение наличных, получение её в банке (кассир или другое должностное лицо). Указать должности лиц, заменяющих такое лицо при его временном отсутствии (например, главный бухгалтер, руководитель). | Приказ (положение) о кассовой дисциплине |
Внутренний трудовой распорядок, режим работы и график сменности | График работы кассира (по каким дням, с которого до которого часа), если кассиров несколько, то очерёдность | Приказ (положение) о кассовой дисциплине |
Обязанности кассира или должностного лица, на которого возложены его функции, их материальная ответственность | Перечислить обязанности руководствуясь типовыми должностными инструкциями и Положением № 148. Определить подробно обязанности этих лиц и необходимость заключения договора полной материальной ответственности. | Должностная инструкция |
График проведения инвентаризаций кассы и состав комиссии | Указать тип и периодичность инвентаризаций. Например, так:
Периодические и внезапные определяются по усмотрению руководства. Последние две обязательны. | Приказ (положение) о кассовой дисциплине |
Лицо, осуществляющее контроль за ведением кассовых операций | Указать лицо, на которое возложен такой контроль - главного бухгалтера или другого работника (требование п. 42 Положения № 148). Такое лицо в частности контролирует правильность ведения кассовой книги. | Приказ (положение) о кассовой дисциплине |
Лимит кассы и сроки сдачи наличной выручки | Рассчитать, выбрать и утвердить предельную границу наличности в кассе в соответствии с разделом V Положения № 148. Порядок расчёта нынешнее Положение № 148 не содержит, поэтому здесь есть определённая свобода действий, но расчёт лимита должен быть обязательно. Общие подходы описаны в п. 50 Положения № 148. Необходимость соблюдения лимита можно указать также в приказе о кассовой дисциплине. | Приказ (положение) о кассовой дисциплине или отдельный Расчёт (приказ) установления лимита остатка наличных денег в кассе, а также договор с банком |
Правила оформления приёма и выдачи наличных, ведение кассовой книги | Ознакомить под подпись кассира с Положением № 148. Если кассовая книга ведётся в электронном виде - указать частоту распечатки листов (необходимо минимум раз в месяц для отчёта кассира). | Разделы 2, 3, 4, 5 Положения № 148 |
Ограничение наличных расчётов | Логичнее всего возложить контроль за соблюдением данных ограничений на упомянутое выше лицо, осуществляющее контроль за ведением кассовых операций. | п. 6 Положения № 148 |
Скачать образец Приказа о кассовой дисцыплине
Особый акцент следует сделать на следующих общих правилах:
- хранить в кассе наличные и другие ценности, не принадлежащие предприятию (в т.ч. личные средства кассира), строго запрещено (ч. 2 п. 38 Положения № 148);
- выносить кассовые документы из помещения предприятия разрешается только при наличии письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера. Такие документы должны быть возвращены в кассу до конца рабочего дня (ч. 2 п. 35 Положения № 148);
- кассиру запрещено самостоятельно передоверять выполнение своих обязанностей другим лицам.
При разработке приказа (положения) о кассовой дисциплине не рекомендуем переписывать требования Положения № 148. Достаточно просто сослаться на этот документ, так как переписывание может вызвать определённые искажения. Кассир и так должен быть обязательно ознакомлен с Положением № 148, поэтому дублирование информации является излишним.
Лимит остатка наличных денег в кассе 2019
Лимит остатка наличных денег в кассе - это предельный размер суммы наличности, которая может оставаться в кассе во внерабочее время (п. 3 Положения № 148).
На предприятии должны быть оформлены следующие документы:
- Расчёт установления лимита остатка наличности в кассе. Это не обязательно должен быть отдельный документ, можно всё сделать в положении о кассовой дисциплине. Формы такого расчёта Положение № 148 не содержит, поэтому она может быть произвольная. Однако, можно воспользоваться прежней - из приложения 8 к уже недействующему Положению № 637 (постановление Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637). Расчёт подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер. Если предприятие имеет обособленные подразделения, по каждому из них должен быть отдельный расчёт;
- приказ (распоряжение) об установлении лимита кассы. Если есть обособленные подразделения, по каждому из них должен быть отдельный приказ;
- договор с банком, в котором открыт счёт предприятия, на который зачисляются средства. Здесь должен быть указан срок сдачи выручки (п. 50 Положения № 148).
Скачать образец Приказа о установлении лимита кассы
Не надо устанавливать лимит кассы 2019 только для трёх категорий: банков, предпринимателей, религиозных организаций (религиозные общины, центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), не осуществляющих предпринимательской деятельности (п. 51 Положения № 148).
Однако, по 8 не установить лимит наличности в кассе может любое предприятие, просто в такой ситуации оно будет считаться нулевым (п. 53 Положения № 148). Ничто не запрещает прописать нулевой лимит в приказе о кассовой дисциплине. В этом нет нарушения. Вся наличность в кассе будет считаться сверхлимитной, то есть всю наличность "под ноль" надо сдавать в банк в определённые кассовой дисциплиной сроки. В таком случае расчёт оформлять не нужно. Такой вариант вполне подходит тем предприятиям, которые очень редко проводят или вообще не осуществляют кассовые операции. Если предприятие не имеет розничной торговли и не находится в отдалённом населенном пункте без развитой банковской системы, то в современных реалиях без кассы вполне можно обойтись.
Лимит кассы вполне может быть нулевым или вообще не установленным (он тоже тогда считается нулевым)
Лимит может быть избран на основе любого из двух методов (см. таблицу). Если предприятие по любой причине не установило лимит кассы, то его считают равным нулю. Тогда вся наличность, которая находится в кассе на конец рабочего дня, считается сверхлимитной.
Методы расчёта предельной суммы лимита кассы: | |
на основании расчёта среднедневного поступления наличности в кассу | на основании расчёта среднедневной выдачи наличности из кассы |
Сумму наличной выручки за любые 3 месяца подряд из последних 12, предшествующих установлению лимита, надо разделить на количество рабочих дней предприятия за эти 3 месяца. | Сумму выплаченной наличности за любые 3 месяца подряд из последних 12, предшествующих установлению лимита, надо разделить на количество рабочих дней предприятия за эти 3 месяца. |
Не включаются: суммы поступлений из банка. | Не включаются: выплаты связанные с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивиденды. |
Включаются: средства, полученные от реализации продукции, товаров, работ, услуг; внереализационные поступления. | Включаются: выплаты на различные нужды, выданные на командировку или под отчёт для приобретения любого имущества или оплаты работ, услуг, взносы на счёт банка, выдача в качестве займа, потраченные на другие нужды (категория 109.16 ОИР). |
Вновь созданные предприятия, которые только начинают кассовые операции, должны устанавливать лимит кассы на первые 3 месяца на основе прогноза. Но потом после окончания этих 3-х месяцев в 2-недельный срок необходимо установить новый лимит - уже на основе результатов деятельности за эти 3 месяца по вышеописанным методам.
Сверхлимитную выручку необходимо сдавать в банк не позднее следующего рабочего дня предприятия или выдать средства под отчёт 2019 на хозяйственные нужды.
Не считаются сверхлимитными средствами:
- деньги в день их поступления, если их сдали в банк не позднее следующего рабочего дня банка или выдали под отчёт на хозяйственные нужды;
- средства, поступившие в праздничные и выходные дни, при условии, что их сдали в банк на следующий рабочий день или выдали под отчёт на хозяйственные нужды;
- в течение 3-х рабочих дней средства, относящиеся к фонду оплаты труда (сюда не входят алименты и выплаты по временной нетрудоспособности, письмо НБУ от 11.04.2006 г. № 11-113/1277-3888), пенсий, стипендий, дивидендов ( дохода).
Сдача наличной выручки 2019
Кроме лимита предприятие отмечает в Расчёте (п. 50 Положения № 148) сроки сдачи выручки предприятия, зависящие от места его расположения.
Тип предприятия | Срок сдачи выручки (п. 48 Положения № 148) |
Предприятия, расположенные в населённых пунктах, где есть банки | Ежедневно (в день поступления наличности в кассы). |
Предприятия, у которых время окончания рабочего дня (смены) в соответствии с внутренним трудовым распорядком не позволяет обеспечить сдачу наличности в день её поступления | На следующий день за днём поступления наличной выручки в кассу. |
Предприятия, расположенные в населённых пунктах, где нет банков | Не реже, чем один раз в 5 рабочих дней. При этом сверхлимитные наличные всё равно надо сдавать не позднее следующего рабочего дня. |
Если предприятие не имеет превышения лимита кассы, то наличные в банк можно не сдавать.
Кассовая книга 2019
Кассовая книга (форма КО-4) содержит суммы остатка, приёма и выдачи наличных денег по кассе за один день.
Ограничение наличных расчётов 2019
Согласно п. 6 Положения № 148 установлено следующие ограничения.
№ | Ограничение | Предельная сумма |
1 | Предприятий (предпринимателей) между собой в течение одного дня для любых расчётов | 10 000 грн |
2 | Физических лиц с предприятием (предпринимателем) в течение одного дня для любых расчётов | 50 000 грн |
3 | Физлиц между собой по договорам купли-продажи, подлежащим нотариальному удостоверению | 50 000 грн |
Данные ограничения действуют в обоих направлениях: и для того, кто платит, и для того, кто получает (в случае нарушения штраф действует на обе стороны). Платежи сверх установленных предельных сумм нужно проводить в безналичной форме (с текущего на текущий счёт) или вносить средства через кассу банка для последующего их перечисления на текущие счета получателей.
Следует отметить, что количество предприятий (предпринимателей), и физических лиц, с которыми осуществляются наличные расчёты в течение дня, не ограничивается. Это значит, что рассчитываться наличными в течение дня можно с любым количеством контрагентов, но необходимо, чтобы дневная сумма таких наличных расчётов с каждым из них не превышала ограничения.
Также в соответствии с п. 8 Положения № 148 ограничение не распространяется на:
- расчёты предприятий (предпринимателей) с бюджетами и государственными целевыми фондами;
- добровольные пожертвования на благотворительную помощь;
- использование средств, выданных на командировку, то есть подотчётных сумм;
- выплаты связанные с оплатой труда.
Таким образом, в любой сумме можно снимать средства со своего счёта в банке, выдавать наличные физическому лицу на командировку (суточные, стоимость проживания, проезда), на хозяйственные нужды. В последнем случае нужно следить, чтобы расчёт подотчётного лица с другим контрагентом не выходил за пределы 10 тыс. грн в день. Лимит также распространяется на взносы наличными в уставный капитал, оплату коммунальных платежей, дивидендов, материальной помощи, возмещение причинённого материального ущерба в наличной форме.
Во всех остальных случаях надо быть внимательным, чтобы не выйти в расчётах за ограничения.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины 2019
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины 2019 немалые и бывают административные (согласно КоАП) и финансовые. Последние определены Указом ПУ "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" от 12 июня 1995 г. № 436 (далее - Указ № 436). Рассмотрим основные из них.
№ | Вид нарушения | Штрафная санкция |
1 | Превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах. | двукратный размер суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (Ст. 1 Указа № 436) |
2 | Неоприходование (неполное и/или несвоевременное) оприходование в кассах наличности. | пятикратный размер неоприходованной суммы (Ст. 1 Указа № 436) |
3 | Расходование наличных денег из выручки от реализации и других кассовых поступлений (кроме средств, полученных из касс учреждений банков) на выплаты, связанные с оплатой труда (за исключением экстренных (неотложных) обстоятельств), при наличии налоговой задолженности. | размер осуществлённых выплат (Ст. 1 Указа № 436) |
4 | Превышение установленных сроков использования выданной под отчёт наличности. Выдача наличных средств под отчёт без полного отчёта по ранее выданным средствам. | 25% выданных под отчёт сумм (Ст. 1 Указа № 436) |
Административная ответственность | ||
1 | Отсутствие бухгалтерского учёта или ведение его с нарушением установленного порядка (сюда относятся и кассовые операции, в том числе и ответственность руководителя за оборудование кассы и обеспечение сохранности средств при их транспортировке). | от 136 грн до 255 грн - впервые; от 170 грн до 340 грн - повторно в течение года (ст. 1642 КоАП). |
2 | Несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств. | от 136 грн до 255 грн - впервые; от 170 грн до 340 грн - повторно в течение года (ст. 1642 КоАП). |
3 | Сдача выручки торговыми предприятиями всех форм собственности, осуществляющими реализацию товаров за наличный расчёт, с нарушением сроков, установленных правилами расчётов и ведения кассовых операций. | от 289 грн до 1796 грн. на лиц, ответственных за сдачу выручки - впервые; от 731 грн до 2975 грн на лиц, ответственных за сдачу выручки - повторно в течение года (ст. 1644 КоАП). |
4 | За превышение предельных сумм наличных расчётов. | от 1700 до 3400 грн - за первое нарушение; от 8500 грн до 17000 грн за повторное нарушение в течение года (ст. 16315 КоАП). |
В случае использования РРО предусмотрены также отдельные штрафы согласно ст. 17 Закона "О применении регистраторов ... от 06.07.1995 г. № 265.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
