Когда закончится карантин
С 01.06.2020 начался третий этап ослабления карантинных мероприятий. Однако, сам карантин продолжается в ослабленном виде, как минимум до 22.06.2020. При этом следует учитывать решения местных комиссий по техногенно-экологической безопасности и чрезвычайных ситуаций и соблюдать требования постановления Главного государственного санитарного врача Украины от 26.05.2020 № 28 "Об утверждении Временных рекомендаций по организации противоэпидемических мероприятий в некоторых заведениях физической культуры и спорта на период карантина в связи с распространением коронавирусной болезни (COVID-19) ".
Ваш бизнес и карантин
Карантин затронул практически каждый бизнес, но по-своему. Если ваш бизнес попал под карантинные ограничения и был закрыт, то ознакомьтесь с упомянутыми этапами. К сожалению, никаких временных рамок пока что неизвестно и быть не может, так как пандемия COVID-19 продолжается. По третьему этапу послаблений с 01.06.2020, то есть правительственная инфограма, в которой приведены, какие именно карантинные ограничения ослабят.
Внимание: у каждого бизнеса своя ситуация и условия, которые повлияли на закрытие, приостановление, переформатирование. Очевидно, что универсальных решений быть не может
Если же бизнес было лишь частично прекращено, переведено в другой формат, изменены условия работы работников, то тогда все решения принимаются по мере изменения тех условий, которые на вас повлияли ранее.
Что следует сделать в первую очередь
Осознать ситуацию и потребность разработать хотя бы какой-то начальный план действий. Вопрос “когда это все закончится” вероятно возникал в последнее время у всех – от владельцев бизнеса до работников. И спланировать будущее для своего бизнеса – это одна из вещей, которую труднее всего сделать в существующих условиях.
Очевидно, что ни у кого нет хрустального шара предсказать будущее, а потому никто не знает, как ситуация будет развиваться дальше. Поэтому при планировании выхода с карантина нужно быть и готовым к нему вернуться, ведь возможна вторая волна COVID-19. Это все и следует предусмотреть на самом первом шаге – планировании.
Шаг 1. Выявляем проблемы и определяем план действий
Создайте план сами для себя и своей команды. При планировании ответьте себе на следующие вопросы:
- какие ограничения будут продолжаться и как они влияют на среду вашего бизнеса? Например, на сколько бизнес зависит от работников, которым нужно добираться на работу, какие будут у них транспортные проблемы. Можете ли вы обеспечить уборку помещений, вентиляцию, сколько людей работает в одно время в помещении?
- какие проблемы остаются во внешней среде с поставщиками и покупателями? Можно ли использовать привычные способы сбыта своего продукта, необходимо ввести предварительные (дистанционные) заказ, продажа “на вынос” и тому подобное? Каким образом ситуацию с поставщиками? Нет преград для бизнеса на входе и выходе, чтобы он мог бесперебойно работать?
- какие неотложные платежи следует сделать? Для большего уточнения этого вопроса надо будет и провести инвентаризацию (шаг 3);
- надо ли созвать общее собрание? Это вопрос актуален для хозяйственных обществ. Например, через карантин могла быть не утверждена и не обнародована финансовая отчетность.
Внимание: бухгалтеру на заметку: если предприятие обязано обнародовать свою финотчетность и не сделало это за карантин – штрафов нет. При условии, что оно это сделает в течение 90 кал. дней со дня следующего за днем окончания карантина, но не позднее 31.12.2020
Ответы на эти вопросы зависят от специфики именно вашего бизнеса, но учтите эти общие советы:
- этот план гибкий и вы его постоянно можете менять и возвращаться к нему. Никто не знает, что будет в будущем;
- если трудно проставить определенные даты и определить определенные шаги, то создайте хотя бы описание ситуации, определите существующие проблемы. Это уже полшага к действиям;
- ознакомьте с этим планом свою команду. Они добавят идей и могут указать на некоторые пробелы и неучтенные обстоятельства;
- никто не знает ваш бизнес так, как вы и ваша команда.
Шаг 2. Создаем безопасные условия для себя и работников
Какой бы план не составили, но необходимо создать безопасные условия для работы, так как угроза коронавирус с окончанием карантина никуда не пойдет. Очевидно, что будут требования и ограничения, установленные правительством и Минздравом, особенно в отношении работников, контактирующих с людьми. Итак, позаботьтесь о следующем:
- обеспечение работников антисептиком, медицинскими масками. Конечно, что они могут использовать собственные, но имейте собственный запас медицинских масок для различных возможных ситуаций.
- защитные очки или защитные экраны, защитные перчатки для тех работников, которые контактируют с людьми, клиентами. Также такие меры защищают не только ваших работников, но и клиентов, которые будут чувствовать себя в большей безопасности, а значит, и будут испытывать больше доверия к вашему бизнесу;
- бесконтактные термометры. Да, лучше проверяйте работников. Хотя бы на случай, если есть определенное подозрение;
- наличие контейнеров для сбора использованных медицинских масок, перчаток и тому подобное. И они должны стоять так и в таком количестве, чтобы не создавать скопления людей;
- дистанцию между рабочими местами 1.5-2 метра. Если это возможно, создайте ее. Возможно, надо откорректировать график рабочего времени таким образом, чтобы сотрудники были на работе в разное время, если это возможно (см. шаг 5). Возможно, следует рассмотреть работу изменениями;
- регулярное проветривание помещения. Возможно, на лето следует отказаться от кондиционеров, так как для них следует закрывать окна. Установите график проветривания назначьте ответственного;
- поверхности, которые следует регулярно обрабатывать антисептиком. Их надо определить и назначить ответственное лицо. Например, дверные ручки, туалет, умывальники;
- позаботьтесь, чтобы у каждого были собственные предметы гигиены и личные вещи, и не было общих полотенец, чашек в офисе и тому подобное. Если до сих пор этого не сделали.
Внимание: бухгалтеру на заметку: медицинские маски, защитные перчатки, экраны и очки – это малоценные быстроизнашивающиеся предметы (счет 22); дезинфицирующие средства – прочие материалы (счет 209); бесконтактные термометры – малоценные необоротные материальные активы (МНМА, счет 112) или инструменты, приборы и инвентарь (счет 106) – в зависимости от стоимости
Шаг 3. Проводим инвентаризацию активов и обязательств
После того, как созданы безопасные условия следует определить, в какой ситуации находится предприятие. Инвентаризация нужна, в первую очередь, для задолженности. Как дебиторской, так и кредиторской, включая налоги, сборы.
Инвентаризацию дебиторской задолженности не делайте формально, направьте запрос своим дебиторам на подтверждение долга. Выясните положение дел у них, платежеспособны ли они после кризиса.
Бухгалтер на заметку: после инвентаризации долгов, возможно, нужно и начислить резерв сомнительных долгов
Сделайте график платежей и вероятного остатка средств на эти даты — прогноз денежных потоков. Определите, нет ли у вас кассовых разрывов. Привлеките к данной работе бухгалтера.
Насчет инвентаризации активов, то если деятельность предприятия приостанавливалась, могли возникнуть и недостатка. Даже если охраняли. Также, возможно, и нужна уценка товара. Лучше инвентаризацию все же провести.
Если предприятие провело консервацию основных средств, то возможно пришло время их расконсервировать.
Шаг 4. Работаем с долгами
После прошлого шага у вас уже есть график платежей и можно дальше работать с долгами:
- ускорить погашение дебиторки досудебными путями, если это возможно. Напишите запросы дебиторам с просьбой оплатить долг. Начислите штрафные санкции, если уже долг просрочен;
- используйте такой инструмент, как уступка права требования – задолженность можно продать, если срок погашения длительный и деньги надо немедленно;
- используйте перевод долга, взаимозачеты, бартер;
- если не можете оплатить вовремя, то договоритесь с кредиторами об отсрочке платежа;
- можно сделать попытку отменить штраф и пеню, иные санкции по договорам, признав форс-мажор. Карантин – это форс-мажорные обстоятельства. Однако, для этого надо сертификат из Торгово-промышленной палаты;
- отменить арендную плату или добиться скидки с арендной платы на то время, когда работа через карантинные обстоятельства не осуществлялась вообще или была свернута и бизнес не мог приносить того дохода, что раньше. Такую возможность дает п. 14 заключительных положений ГКУ, по которым карантинные мероприятия признаны соответствующими ч. 4 и ч. 6 ст. 762 ГКУ и ч. 2 ст. 286 ГКУ. Например, за ч. 6 ст. 762 ГКУ арендатор освобождается от платы за все время, когда арендованное имущество не могло быть использовано в силу обстоятельств, за которые он не отвечает. Если бизнес не был под запретом, а пострадал в результате общих ограничений, то можно договориться с арендодателем о снижении арендной платы путем заключения дополнительного соглашения договора;
- если предприятие плательщик платы за землю и налога на недвижимость, то за март 2020 года является освобождение от них. Однако, надо подать уточняющую декларацию.
Внимание: бухгалтеру на заметку: списание безнадежной дебиторской задолженности для налоговых целей требует доказательств, что предприятие принимало меры для взыскания такой задолженности
Шаг 5. Проводим кадровую работу и корректируем график работы
Даже после выхода с карантина бизнеса следует позаботиться о кадровых вопросах и организацию труда:
- откорректировать штатное расписание. Возможно, необходимы новые работники, другие должности или провести сокращение;
- подкорректировать график работы. Транспортные проблемы на первых этапах выхода из карантина остаются. Изменение графика поможет частично решить ситуацию. Например, рабочий день можно начинать и/или заканчивать на час позже и т. п;
- установить график сменности. Внедрение сменности поможет обеспечить дистанцирование на рабочих местах и избежать переполнения рабочих помещений;
- перевести часть работников на неполное рабочее время;
- издать приказ об окончании простоя, если простой был оформлен;
- внедрять и поддерживать в дальнейшем практику дистанционной работы, если это возможно. Хотя бы первые месяцы после выхода с карантина. Возможно, разрешать определенные дни работать дома, если это еще не было сделано. После изменений в КЗоТ удаленная работа вышла из подполья и теперь можно официально заключать трудовой договор в письменной форме о дистанционной (надомной) работы (п. 7 ч. 1 ст. 24 КЗоТ, ст. 60 КЗоТ) или ограничиться заявлением от работника и изданием соответствующего приказа;
- возможно, уменьшить зарплаты, премии на определенное время, пока бизнес выходит из карантина.
- при необходимости можно выдать внутренний приказ об окончании карантина и переход к обычному режиму работы. Такой приказ может быть даже, если простой или дистанционная работа не оформлялись. Этот приказ необходимо направить всем работникам, находящимся в отпусках за свой счет, если есть такие работники.
Внимание: для бухгалтера и других офисных работников можно создать и поддерживать удаленное рабочее место после выхода с карантина
Необходимо позаботиться о работниках с возрастом 60+ с целью ограждения их от рисков – создать для них более гибкий график работы, переговорить с ними, могут ли и желают ли они выполнять работу в такое сложное время.
Внимание: любые изменения в существенных условиях труда, которые случаются по инициативе работодателя следует уведомлять работников не менее чем за 2 месяца (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).
Ниже приводим образец приказа об окончании простоя.
Шаг 6. Адаптируем свой бизнес до нового времени
Ситуация после карантина не сразу станет такой, как была до пандемии. Это очевидно. Необходимо время на восстановление. Позаботьтесь о следующем:
- работу с постоянными клиентами, чтобы их не потерять и поддержать контакт;
- искать новые направления развития бизнеса. Новый товар, новые способы доставки, новые клиенты и т. п;
- использование интернет-магазинов и соцсетей для сбыта товаров, сбора заказов, если до сих пор не освоили. Если уже это есть, то развитие данных каналов сбыта;
- помогать социальному дистанцированию работников. Рассмотреть, как можно сделать работу более дистанционной без потери эффективности (см. также шаг 5);
- внедрение электронного документооборота и электронной подписи внутри предприятия. Это будет способствовать возможности дистанционной работы;
- уменьшить количество возможных командировок с использованием общественного транспорта;
- сократите время и количество лишних совещаний, сделайте их дистанционными.
Помните: в трудные времена выживают более быстрые и адаптированные. Следовательно, действовать надо уже сегодня.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
