Карантинні заходи уже слабшають, настане час і бізнес, нарешті, вийде з карантину. Ми вирішили допомогти вам і розробили спеціальну шпаргалку і зразок наказу про припинення простою після карантину, скористайтеся ними. Тож які дії слід виконати управлінцям за підтримки й бухгалтерів розповімо у статті.
Коли в Україні закінчиться карантин
З 01.06.2020 уже розпочався третій етап послаблення карантинних заходів. Однак, сам карантин продовжується у послабленому вигляді, як мінімум до 22.06.2020. При цьому слід враховувати рішення місцевих комісій з техногенно-екологічної безпеки і надзвичайних ситуацій та дотримуватися вимог постанови Головного державного санітарного лікаря України від 26.05.2020 № 28 “Про затвердження Тимчасових рекомендацій щодо організації протиепідемічних заходів в деяких закладах фізичної культури та спорту на період карантину у зв’язку з поширенням коронавірусної хвороби (COVID-19)”.
❗️ВИ НЕ МОЖЕТЕ ПРОПУСТИТИ ЦЕ У ЧЕРВНІ❗️
Ваш бізнес і карантин
Карантин зачепив практично кожний бізнес, але по-своєму. Якщо ваш бізнес потрапив під карантинні обмеження та був закритий, то ознайомтесь зі згаданими етапами. На жаль, ніяких часових рамок поки що невідомо й бути не може, так як пандемія COVID-19 триває. Щодо третього етапу послаблень з 01.06.2020, то є урядова інфограма, в якій наведено, які саме карантинні обмеження послаблять.
Увага: у кожного бізнесу своя ситуація й умови, які вплинули на закриття, призупинення, переформатування. Очевидно, що універсальних рішень бути не може.
Якщо ж бізнес було лише частково припинено, переведено в інший формат, змінено умови роботи працівників, то тоді всі рішення приймаються по мірі зміни тих умов, які на вас вплинули раніше.
Що слід зробити в першу чергу
Як зберегти бізнес в умовах та після карантину? Усвідомити ситуацію та потребу розробити хоча б якийсь початковий план дій. Питання “коли це все закінчиться” ймовірно поставало останнім часом в усіх – від власників бізнесу до працівників. І спланувати майбутнє для свого бізнесу – це одна з речей, яку найважче зробити в існуючих умовах.
Очевидно, що ніхто не можу передбачити майбутнє, а тому ніхто не знає, як ситуація буде розвиватися далі. Відтак при плануванні виходу з карантину треба бути й готовим до нього повернутися, адже можлива друга хвиля COVID-19. Це усе й слід передбачити на самому першому кроці – плануванні.
СКАЧАТИ ШПАРГАЛКУ
Крок 1. Встановлюємо проблеми та визначаємо план дій
Створіть план для себе й своєї команди. При плануванні дайте відповідь на наступні питання:
- які обмеження будуть продовжуватися і як вони впливають на середовище вашого бізнесу? Наприклад, на скільки бізнес залежить від працівників, яким потрібно добиратися на роботу, які будуть у них транспортні проблеми. Чи можете ви забезпечити прибирання приміщень, вентиляцію, скільки людей працює в один час у приміщенні?
- які проблеми залишаються у зовнішньому середовищі з постачальниками та покупцями? Чи можна використовувати звичні способи збуту свого продукту, чи необхідно запровадити попередні (дистанційні) замовлення, продаж “на виніс” тощо? Яким чином ситуацію з постачальниками? Чи немає перепон для бізнесу на вході й виході, щоб він міг безперебійно працювати?
- які нагальні платежі слід зробити? для більшого уточнення цього питання треба буде і провести інвентаризацію (крок 3);
- чи треба скликати загальні збори? Це питання актуальне для господарських товариств. Наприклад, через карантин могла бути не затверджена й не оприлюднена фінансова звітність.
Бухгалтеру на замітку: якщо підприємство зобов’язане оприлюднювати свою фінзвітність і не зробило це через карантин – штрафів немає. За умови, що воно це зробить протягом 90 кал. днів з дня наступного за днем закінчення карантину, але не пізніше 31.12.2020.
Відповіді на ці питання залежать від специфіки саме вашого бізнесу, але врахуйте ці загальні поради:
- цей план гнучкий і ви його постійно можете змінювати й повертатися до нього. Ніхто не знає, що буде в майбутньому;
- якщо важко проставити певні дати й визначити певні кроки, то створіть хоча б опис ситуації, визначте існуючі проблеми. Це уже півкроку до дій;
- ознайомте з цим планом свою команду. Вони додадуть ідей і можуть вказати на певні прогалини й невраховані обставини;
- ніхто не знає ваш бізнес так, як ви та ваша команда.
Крок 2. Створюємо безпечні умови для себе і працівників
Який би план не склали, але необхідно створити безпечні умови для роботи, так як загроза коронавірусу з закінченням карантину нікуди не піде. Очевидно, що будуть вимоги й обмеження, встановлені урядом і МОЗ, особливо щодо працівників, які контактують з людьми. Отже, подбайте про наступне:
- забезпечення працівників антисептиком, медичними масками. Звичайно, що вони можуть використовувати власні, але майте власний запас медичних масок для різних можливих ситуацій.
- захисні окуляри чи захисні екрани, захисні рукавички для тих працівників, які контактують з людьми, клієнтами. Також такі заходи захищають не тільки ваших працівників, але й клієнтів, які почуватимуть себе у більшій безпеці, а отже, й відчуватимуть більше довіри до вашого бізнесу;
- безконтактні термометри. Так, краще перевіряйте працівників. Хоча б на випадок, якщо є певна підозра;
- наявність контейнерів для збирання використаних медичних масок, рукавичок тощо. І вони мають стояти так і в такій кількості, щоб не створювати скупчення людей;
- дистанцію між робочими місцями 1.5-2 метри. Якщо це можливо, створіть її. Можливо, треба відкоригувати графік робочого часу таким чином, щоб працівники були на роботі в різний час, якщо це можливо (див. крок 5). Можливо, слід розглянути роботу змінами;
- регулярне провітрювання приміщення. Можливо, на літо слід відмовитися від кондиціонерів, так як для них слід закривати вікна. Встановіть графік провітрювання призначте відповідального;
- поверхні, які слід регулярно обробляти антисептиком. Їх треба визначити та призначити відповідальну особу. Наприклад, двірні ручки, туалет, умивальники;
- подбайте, щоб у кожного були власні предмети гігієни та особисті речі й не було спільних рушників, чашок в офісі тощо. Якщо до цього часу цього не зробили.
Бухгалтеру на замітку: медичні маски, захисні рукавички, екрани та окуляри – це малоцінні швидкозношувані предмети (рахунок 22); дезінфікуючі засоби – інші матеріали (рахунок 209); безконтактні термометри – малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА, рахунок 112) або інструменти, прилади та інвентар (рахунок 106) – у залежності від вартості.
Крок 3. Проводимо інвентаризацію активів і зобов’язань
Після того, як створено безпечні умови слід визначити, у якій ситуації знаходиться підприємство. Інвентаризація потрібна, в першу чергу, для заборгованості. Як дебіторської, так і кредиторської, включаючи й податки, збори.
Інвентаризацію дебіторської заборгованості не робіть формально, направте запит своїм дебіторам на підтвердження боргу. З’ясуйте стан справ у них, чи вони платоспроможні після кризи.
Бухгалтеру на замітку: після інвентаризації боргів, можливо, треба й нарахувати резерв сумнівних боргів.
Зробіть графік платежів та ймовірного залишку коштів на ці дати – прогноз грошових потоків. Визначте, чи немає у вас касових розривів. Залучіть до даної роботи бухгалтера.
Щодо інвентаризації активів, то якщо діяльність підприємства призупинялася, могли виникнути й нестачі. Навіть якщо охороняли. Також, можливо, й потрібна уцінка товару тощо. Краще інвентаризацію все ж таки провести.
Якщо підприємство провело консервацію основних засобів, то можливо настав час їх розконсервувати.
Крок 4. Працюємо з боргами
Після минулого кроку у вас уже є графік платежів і можна далі працювати з боргами:
- пришвидшити погашення дебіторки досудовими шляхами, якщо це можливо. Напишіть запити дебіторам з проханням оплатити борг. Нарахуйте штрафні санкції, якщо уже борг прострочений;
- використайте такий інструмент, як відступлення права вимоги – заборгованість можна продати, якщо строк погашення тривалий і гроші треба негайно;
- використайте переведення боргу, взаємозаліки, бартер;
- якщо не можете оплатити вчасно, то домовтесь з кредиторами про відтермінування платежу;
- можна зробити спробу скасувати штраф і пеню, інші санкції по договорах, визнавши форс-мажор. Карантин – це форс-мажорні обставини. Однак, для цього треба сертифікат з Торгово-промислової палати;
- скасувати орендну плату або добитися знижки з орендної плати на той, час коли робота через карантинні обставини не здійснювалася взагалі або була згорнута й бізнес не міг приносити того доходу, що раніше. Таку можливість дає п. 14 прикінцевих положень ЦКУ, за якими карантинні заходи визнано такими, що відповідають ч. 4 та ч. 6 ст. 762 ЦКУ та ч. 2 ст. 286 ГКУ. Наприклад, за ч. 6 ст. 762 ЦКУ орендар звільняється від плати за весь час, коли орендоване майно не могло бути використано через обставини, за які він не відповідає. Якщо бізнес не був під забороною, а постраждав внаслідок загальних обмежень, то можна домовитися з орендодавцем про зниження орендної плати шляхом укладання додаткової угоди договору;
- якщо підприємство платник плати за землю та податку на нерухомість, то за березень 2020 року є звільнення від них. Однак, треба подати уточнюючу декларацію.
Бухгалтеру на замітку: списання безнадійної дебіторської заборгованості для податкових цілей потребує доказів, що підприємство вживало заходів для стягнення такої заборгованості.
Крок 5. Проводимо кадрову роботу і коригуємо графік роботи
Навіть після виходу з карантину бізнесу слід подбати про кадрові питання та організацію праці:
- відкоригувати штатний розпис. Можливо, необхідні нові працівники, інші посади або провести скорочення;
- підкоригувати графік роботи. Транспортні проблеми на перших етапах виходу з карантину залишаються. Зміна графіку допоможе частково розв’язати ситуацію. Наприклад, робочий день можна починати та/або закінчувати на годину пізніше тощо;
- встановити графік змінності. Впровадження змінності допоможе забезпечити дистанціювання на робочих місцях та уникнути переповнення робочих приміщень;
- перевести, можливо, частину працівників на неповний робочий час;
- видати наказ про закінчення простою, якщо простій був оформлений;
- впроваджувати й підтримувати надалі практику дистанційної роботи, якщо це можливо. Хоча б перші місяці після виходу з карантину. Можливо, дозволяти певні дні працювати вдома, якщо це ще не було зроблено. Після змін до КЗпП дистанційна робота вийшла з підпілля і тепер можна офіційно укладати трудовий договір у письмовій формі про дистанційну (надомну) роботу (п. 7 ч. 1 ст. 24 КЗпП, ст. 60 КЗпП) або обмежитися заявою від працівника та виданням відповідного наказу;
- можливо, зменшити зарплати, премії на певний час, поки бізнес виходить з карантину;
- за потреби також можна видати внутрішній наказ про припинення простою після карантину та перехід до звичайного режиму роботи. Такий наказ може бути навіть, якщо простій чи дистанційна робота не оформлялися. Даний наказ направити всім працівникам, які перебувають у відпустках за власний рахунок, якщо є такі працівники.
Увага: для бухгалтера та інших офісних працівників можна створити і підтримувати віддалене робоче місце й після виходу з карантину.
Необхідно подбати про працівників з віком 60+ з метою убезпечення їх від ризиків – створити для них більш гнучкий графік роботи, переговорити з ними, чи можуть і бажають вони виконувати роботу у такий складний час.
Увага: будь-які зміни в істотних умовах праці, які трапляються з ініціативи роботодавця слід повідомляти працівників не менш, ніж за 2 місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).
Нижче наводимо зразок наказу про закінчення простою.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
Крок 6. Адаптуємо свій бізнес до нового часу
Ситуація після карантину не стане одразу такою, як була до пандемії. Це очевидно. Необхідний час на відновлення. Подбайте про наступне:
- роботу з постійними клієнтами, щоб їх не втратити й підтримати контакт;
- шукати нові напрями розвитку бізнесу. Новий товар, нові способи доставки, нові клієнти тощо;
- використання інтернет-магазинів та соцмереж для збуту товарів, збору замовлень, якщо до сих пір не освоїли. Якщо уже це є, то розвиток даних каналів збуту;
- допомагати соціальному дистанціюванню працівників. Розглянути, як можна зробити роботу більш дистанційною без втрати ефективності (див. також крок 5);
- впровадження електронного документообігу та електронного підпису в середині підприємства. Це сприятиме можливості дистанційної роботи;
- зменшити кількість можливих відряджень з використанням громадського транспорту;
- скоротіть час і кількість зайвих нарад, зробіть їх дистанційними.
Пам’ятайте: у скрутні часи виживають більш швидкі та адаптовані. Отже, діяти треба уже зараз.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
