- Что проверяет Фонд социального страхования
- Когда будет проверка ФСС
- Проверки ФСС по новому порядку
- Виды проверок ФСС
- Частота и продолжительность проверок от ФСС
- Влияет ли на проверки ФСС карантин
- Что увеличивает вероятность включения в план проверки ФСС
- Что увеличивает вероятность внеплановой проверки ФСС
- Как подготовиться к проверке ФСС
- Начало и конец проверки ФСС
- Что проверить в больничных листках перед проверкой ФСС
- Штрафы после проверок ФСС
ЗАЯВА-РОЗРАХУНОК ДО ФСС: ЗРАЗОК + АЛГОРИТМ ЗАПОВНЕННЯ ⚡️
Что проверяет Фонд социального страхования
Проверяют начисления:
- пособия по временной потере трудоспособности – больничных и декретных;
- помощи на погребение;
- выплаты пострадавшим на производстве – за несчастный случай;
- выплаты переведенным на более легкую, но менее оплачиваемую работу.
Проверяет ФСС всех – юрлиц и физлиц-предпринимателей. Относительно ФЛП, не имеющих наемных работников, – их проверить тоже могут, если они получали выплаты из фонда, например, больничные или декретные, на которые они имеют право.
Когда будет проверка ФСС
Субъект хозяйствования – юрлицо или физлицо-предприниматель может узнать о проверке с сайта ФСС, ведь Фонд обязан не позднее следующего дня обнародовать свои планы проверок после их утверждения. Обновляются эти планы ежеквартально. Итак, новый квартал-новый план. Последний план на IV квартал 2020 года был обнародован 21.09.2020. План составляется на каждую область отдельно и м. Киев. Искать их следует на сайте соответствующей региональной дирекции ФСС своей области, например, Киевской области. Найти же все планы вместе можно здесь на портале: Планы проверок ФСС на IV квартал 2020 года.
Проверки ФСС по новому порядку
Осенью 2020 года ФСС обновил правила своих проверок. Был утвержден Порядок проверки правильности использования страхователями страховых средств Фонда социального страхования Украины и применения финансовых санкций за нарушение установленного порядка их использования, постановление правления ФСС от 02.10.2020 г. № 23 (далее – Порядок № 23).
Ключевыми идеями новых правил является так называемый риск-ориентированный подход: проверяющие придут тогда, когда своими действиями и по другим показателям субъект хозяйствования выходит за значение определенных индикаторов. Тогда его включают в план или даже приходят внепланово без предупреждения – обо всем этом дальше. На словах должностных лиц ФСС это должно снизить количество проверок, проверяющие будут концентрироваться действительно на проблемных субъектах хозяйствования. Правда назвать его абсолютно новым нельзя, так как индикаторы в ФСС были и к Порядку № 23. Их просто обновили и несколько изменили документацию для проверяющих.
Виды проверок ФСС
Проверок от ФСС может быть 4-х видов:
- камеральная – это проверка, которая осуществляется в помещении ФСС с использованием данных информационных систем ФСС, ПФУ, заявлений-расчетов на получение средств от страхователей и тому подобное. Кабинетная проверка продолжится всегда и о ней страхователь ничего не знает, да и знать не должен. Если что-то не так, то придет уведомление от ФСС, например, при неправильном оформлении документов на получение выплаты. Однако, по результатам такой проверки может быть составлена справка на включение страхователя в плановую или внеплановую проверку;
- плановая документальная выездная;
- плановая документальная невыездная;
- внеплановая – не включенная в квартальный план-графика.
Обязанность сообщать о проверке есть только относительно плановых. О внеплановых проверках ФСС не сообщает. По результатам плановых / внеплановых проверок составляется акт проверки ФСС. По камеральным оформляется справка, но только в случае выявления нарушения.
Частота и продолжительность проверок от ФСС
Документальные проверки одного и того же субъекта проводятся не чаще 1 раза в год. Выездная или не выездная решает руководство ФСС. Как правило, если это рассмотрение возражения на акт, то не выездная. Во время карантина выездные могут заменять невыездными, если в Фонд будут предоставлены все нужные документы.
Если основания для включения в плановые проверки (см. ниже) по страхователю отсутствуют, то его должны проверять не чаще 1 раза в 3 года, а то и вообще проверки не будет. Речь идет о не рисковых страхователей.
По максимальным срокам плановые проверки следующие (п. 2.18 Порядка № 23):
- для средних и крупных предприятий – 10 раб. дней;
- для микро- и малых предприятий, а также ФЛП – 5 раб. дней.
По максимальным срокам внеплановые проверки:
- для средних и крупных предприятий – 10 роб. дней;
- для микро- и малых предприятий, а также ФЛП – 2 раб. дни.
Возможно также продолжение:
- для средних и крупных предприятий – 5 роб. дней;
- для микро- и малых предприятий, а также ФЛП – 2 раб. дни.
Якщо не хочете зробити помилки, яких припустилися ваші колеги — прочитайте поради експертів. Вони допоможуть гідно і з найменшими втратами витримати інспектування Держпраці.
Влияет ли на проверки ФСС карантин
Нет, не влияет. Вообще. Дело в том, что ФСС не входит в перечень государственных органов надзора. Увольнение же по проверкам было лишь в отношении государственных органов надзора (контролирующих органов), на которые распространяется Закон “О основные принципы государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности” от 05.04.2007 г. № 877. Отдельно увольнении установлено относительно налоговых проверок, в частности ЕСВ. Это освобождение устанавливали Законы от 17.03.2020 г. № 530 и № 533. Таким образом, ФСС прошел мимо этого моратория, а потому ФСС как имели, так и имеют в дальнейшем право проверять как плановое, так и внепланово, несмотря на карантин. Есть соответствующее разъяснение от самого ФСС.
Если вдруг субъект хозяйствования через карантин не работает, но его включили в план проверок, то связаться следует с руководством соответствующей региональной дирекции ФСС и согласовать данную ситуацию. Проверку либо перенесут, либо заменят невыездной.
Что увеличивает вероятность включения в план проверки ФСС
Приводим список тех индикаторов, которые увеличивают вероятность попадания в следующий квартальный план проверок (п. 2.7 Порядка № 23):
- выросло количество оплаченных больничных или иных выплат, которые осуществляет ФСС, если сравнивать с аналогичным периодом прошлого года;
- начисление больничных осуществляется на пределе с максимальным размером. Напоминаем, что максимальный размер считается из расчета 15 минимальных зарплат / 30,44 за 1 день. В октябре 2020 года это 75000/30,44 = 2463,86 грн /день;
- подано заявление на выплату больничных, декретных или иных выплат, хотя ЕСВ страхователем не уплачивался. Теоретически такое может быть не только по причине неоформленных работников, но и, если ФЛП уволил всех работников, а затем бывший работник обратился за получением выплаты из ФСС как к последнему работодателю.
Что увеличивает вероятность внеплановой проверки ФСС
Внеплановая проверка может быть назначена, если возник хотя бы один индикатор высокого риска страхователя:
- подача на выплаты из ФСС 10% или более работников. Для микропредприятие (там не более 10 работников) и малых предприятий (более 50 работников) – 50%;
- врач или медучреждение выдал 30% или более больничных одному страхователю;
- расходы ФСС выросли на 10%, а фонд заработной платы не вырос;
- неправомерное использование средств ФСС, если было установлено;
- жалоба застрахованного лица – работника и т.д.;
- наличие системных нарушений, которые были установлены во время 2-х предыдущих документальных проверок;
- предоставление возражения на акт проверки, если надо выяснить дополнительные обстоятельства.
Полный перечень есть в п. 2.9 порядка № 23.
Также внеплановая может быть назначена при закрытии ФЛП, ликвидации предприятия, реорганизации, а также по собственному желанию страхователя.
Как подготовиться к проверке ФСС
Проверить следует все, что связано с учетом больничных, декретных, а также пособия на погребение и при несчастном случае, если такие были. Приводим ниже перечни тех нарушений, на которые обычно обращают внимание проверяющие от ФСС.
Ошибки в самих расчетах:
- исчисление среднедневной зарплаты. Могут повлиять неправильное определение количества дней расчетного периода, самого расчетного периода;
- неучет стажа за последний год. Работник имеет стаж менее 6 месяцев за последние 12 календарных месяцев перед наступлением страхового случая. Оплата должна осуществляться на основе среднедневной исчисленной с минимальной зарплаты;
- неправильный учет общего страхового стажа. Как известно есть понижающий коэффициент стажа. 100% больничных начисляется только после страхового стажа большего за 8 лет. Иногда начинающие бухгалтеры путают страховой и трудовой стаж, которые могут не совпадать;
- неправильное определение количества дней до оплаты по больничному. В основном данная ошибка связана с тем, что на период больничного попал отпуск за свой счет. Такие дни не оплачиваются. Это же касается творческого отпуска и дополнительного в связи с обучением;
- начислили больничный за счет ФСС всю сумму, хотя первые 5 дней оплачивает предприятие. Эту ошибку совершает разве что начинающий бухгалтер;
- начислили по очередному больничному, но с отметкой “первичный”, всю сумму за счет ФСС. Ошибка в том, что бухгалтер думал, что это “продолжение”. Возникает тогда, когда работник длительное время болеет, его переводят из одного медучреждения в другое. На каком-то этапе “первичный” больничный могут закрыть и вместо “продолжения” выписать новый “первичный”. Новый "первичный" - это новые 5 дней для оплаты работодателем, а не Фондом. Эту ошибку по невнимательности совершают и не только начинающие, особенно когда работник несколько раз приносил перед этим " продолжение”;
- “детский” больничный полностью оплачивается за счет Фонда. До 14 дней включительно (максимальная его продолжительность).
Ошибка в самом факте начисления больничных, когда их вообще не нужно было начислять, например:
- заболевание произошло из-за состояния алкогольного (наркотического, токсического) опьянения или действия, связанные с ним;
- неправильно оформленный листок нетрудоспособности (о нем – ниже);
- начисление больничных тем, кто нарушил режим лечения от врача (такая ситуация встречается редко);
- травмы или заболевания были получены при совершении уголовного преступления;
- было намеренное причинение себе вреда работником, симуляция болезни;
- назначение принудительного лечения по решению суда.
Правила выплаты пособия на погребение – читайте в материале Выплаты на умершего работника 2020.
Начало и конец проверки ФСС
У проверяющего должны быть (п. 2.17 порядка № 23):
- направление на проведение документальной проверки;
- служебное удостоверение должностного лица ФСС.
Если проверка продолжается, – проверяющий должен показать решение руководителя.
С правами и обязанностями обеих сторон перед проверкой стоит ознакомиться:
- страхователя – в разделе VI Порядка № 23;
- проверяющего – в разделе V порядка № 23.
Требования к акту проверки и порядок его обжалования – раздел ІІІ Порядка № 23. Если его нужно обжаловать – см. раздел VII Порядка № 23.
При выявлении нарушений может быть решение ФСС:
- о возврате средств – 3-дневный срок (п. 4.3 Порядка № 23) + штраф неправомерное растрачивание средств (п. 4.3 Порядка № 23);
- наложение штрафа и начисление пени за несвоевременный возврат средств (п. 4.3 порядка № 23). Такое решение принимается в 10-дневный срок (абз. 6 п. 4.3 Порядка № 23). Размер штрафа и пени – см. ниже.
Что проверить в больничных листках перед проверкой ФСС
Чтобы листок временной потери трудоспособности действительно был документом-основанием для их начисления, проверяем:
- точность указания названия работодателя, его адреса. Название должно быть без аббревиатур. Есть п. 3.1 Инструкции по приказу Минздрава от 03.11.2004 г. № 532 (далее – инструкция № 532) по оформлению этих листков – название и местонахождение приводятся полностью. Адрес – юридический, а не фактический. Бывают больничные, у которых вообще не указали адрес – допишите сами – штрафа "за разный почерк" еще не придумали;
- наличие подписи врача, печати врача и печати самого медучреждения “Для листков нетрудоспособности”;
- наличие подписи заведующего отделением. Обычно это контролирует тот, кто ставит печать медучреждения, а ведь все бывает, могли пропустить;
- никаких подчисток и корректоров в больничном. Все исправления должны быть заверены подписью врача и печатью медучреждения “Для листков нетрудоспособности”. Максимально возможное количество исправлений – 2. Не может быть исправлений в датах, а также полях “Причина нетрудоспособности” и относительно несчастного случая на производстве и его последствий (пп. 3.3 инструкции № 532);
- не отметили на больничном "первичный” или "продолжение". Первичный – это тот больничный, который открывается врачом с начала болезни. Все остальные – продолжение;
- на больничном не указан режим лечения – стационарный, амбулаторный и тому подобное;
- на больничном не подчеркнули причину нетрудоспособности. Кстати, самоизоляция через COVID-19 получила код причины 11, из-за старого бланка ее там нет;
- нетрудоспособность по одному больничному длится более 10 кал. дней. Это ошибка врача, но за начисление больничных по такому листку штрафуют работодателя. Более 10 дней при амбулаторном лечении – новый листочек с пометкой “продолжение”.
Как видим, мелочей в заполнении этих листочков нет.
Внимание: Количество исправлений на лицевой стороне больничного не более 2-х и только в разрешенных полях, и лишь корректурным способом (зачеркнуто одной линией, подписи, печать).
Читайте также материал Как оформить отсутствие работника, если листок нетрудоспособности с ошибкой.
Штрафы после проверок ФСС
Напоследок приводим штрафные санкции от ФСС:
- неправомерное расходование средств ФСС – 50% от такой суммы;
- несвоевременный возврат суммы средств или неполный возврат после решения ФСС об их возврате (после решения ФСС после проверки) – 10% от такой суммы + пеня 0,1% от такой суммы за каждый день невозврата. Несвоевременный возврат – это просрочка 3-дневного срока (абз. 4 п. 4.1 порядка № 23).
Штрафы установлены абз. 1 ч. 6 ст. 15 Закона от 23.09.1999 г. № 1105.
Кроме того, возможен админштраф на должностных лиц – 136-255 грн на основании ч. 1 ст. 165-5 КУоАП за нарушение законодательства о соцстраховании.
Внимание: исправьте ошибки сами до проверки – штрафа тогда не будет.
Однако, если вы подготовились к проверке и это все обнаружили сами, то штрафов и пени не будет, если вернуть эти средства в ФСС + предоставить письменное объяснение ситуации, причин возврата. Об отсутствии штрафных санкций в таком случае говорит сам ФСС в своем разъяснении. Очевидно, что сделать это следует до начала проверки, а не во время нее.
