В случае смерти работника бухгалтеру необходимо определить сумму задолженности перед умершим работником, которую выплатить родственникам умершего. Рассмотрим, как обложить налогами и отразить в отчетности окончательный расчет суммы, причитающейся умершему работнику
Розрахунок зарплати, звітність, перевірки
Как подтверждается смерть работника
Уволить умершего работника нельзя до получения документа, подтверждающего смерть. Документы эти должны предоставить родственники умершего, так как они, как правило, заинтересованы в получении последних выплат, которые принадлежали умершему. Узнать о членах семьи или близких родственников поможет должным образом оформленная личная карточка работника по типовой форме № П-2.
Итак, главным документом является свидетельство о смерти. Оно выдается органом госрегистрации актов гражданского состояния.
В ситуации, когда работник пропал без вести его смерть признается на основании судебного решения (ст. 46 ГКУ). Общим сроком для признания человека таким, что пропала без вести 3 года. В короткий срок это может произойти при наличии определенных обстоятельств, позволяющих предполагать его смерть (6 месяцев); после чрезвычайной ситуации техногенного или природного характера (1 месяц); после окончания военных действий (2 года).
Как уволить умершего работника
Для увольнения умершего работника после получения свидетельства о смерти или решения суда необходимо все оформить в следующих документах: табеле учета рабочего времени, в приказе по предприятию об увольнении, трудовой книжке. Рассмотрим каждый из этих шагов отдельно.
Гражданские правоотношения между предприятием и работником прекращаются в день его смерти, так как в этот день исчезает гражданская правоспособность одной из сторон отношений. Однако в табеле учета рабочего времени необходимо должным образом оформить период времени между датой, когда работник фактически умер и датой приказа об увольнении работника. Для этого используют такие обозначения:
- буквенный код «ІН» (цифровой код «30»– - отмечаем неявки из-за причины «Другие причины неявок», если существует информация, что он умер и ожидается предоставление свидетельства о смерти;
- буквенный код «НЗ» (цифровой код «28») – отмечаем неявки по причине «Неявка по невыясненным причинам», если произошло исчезновение работника без вести.
После получения подтверждающего документа, руководитель должен издать приказ (распоряжение) об увольнении (прекращении трудовых отношений). Данный приказ должен содержать причину увольнения: «Работа инженера по технике безопасности (ФИО) прекращено (дата) в связи со смертью (или – в связи с признанием его судом умершим)». Дату прекращения вписываем из подтверждающего документа.
Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?
Относительно трудовой книжки, то после издания приказа в ней необходимо:
- отметить в колонке «Дата» (графа 2) дату внесения записи (дата издания приказа);
- в графе 3 указать «Работа прекращена (дата) в связи со смертью». Здесь дата-это дата смерти из свидетельства о смерти;
- в графе 4 указать дату и номер приказа руководителя предприятия об увольнении работника.
Трудовая книжка должна быть выдана ближайшим родственникам под расписку или по их требованию отправлена по почте (п. 4.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда от 29.07.1993 г. № 58). Для этого родственники должны предоставить:
- заявление на имя руководителя;
- документы, подтверждающие смерть работника;
- документы, подтверждающие родство с умершим работником.
Если же никто за трудовой книжкой не обратился (работник не имеет родственников, то придется хранить ее в течение 50 лет. И только после данного срока ее можно будет уничтожить (п. 6.2 Инструкции о трудовых книжках).
Кому выплачивать заработную плату умершего работника
Получить выплаты за умершего работника могут члены его семьи или наследники. Согласно ст. 1227 ГКУ и ч. 6 ст. 83 КЗоТ такими выплатами:
- заработная плата, в т. ч. ежегодный отпуск, а также дополнительный отпуск (если умерший работник имел несовершеннолетних детей или совершеннолетнего ребенка с инвалидностью подгруппы А группы 1). Понятно, что оплатить надо и неиспользованные отпуска прошлых рабочих лет;
- пособие в связи с временной нетрудоспособностью;
- возмещение в связи с увечьем или другим нанесением вреда здоровью;
- другие социальные выплаты.
Наследник, который на момент открытия наследства (дату смерти работника) постоянно проживал с работником, считается принявшим наследство, если он не отказался от него в течение 6 месяцев со дня смерти работника (это так называемый период принятия наследства, ст. 1270 ГКУ).
Основанием для выплаты умершему работнику упомянутых сумм является:
- заявление одного или нескольких членов семьи;
- приложены документы, подтверждающие родство с умершим (паспорт, копии свидетельства о браке или рождении);
- документ, подтверждающий смерть;
- возможна также справка из ЖЭК/ОСМД, чтобы доказать проживание с умершим.
Членами семьи умершего есть те, кто находились с ним в отношениях брака, кровного родства, усыновления, других оснований (ч. 4 ст. 4 Семейного кодекса). Ближайшие есть жена (муж) умершего лица и ее несовершеннолетние дети независимо от того, проживали совместно с умершим или нет (ст. 3, ч. 1 ст. 6 Семейного кодекса Украины). В отношении совершеннолетних детей, то они признаются как ближайшие, если проживали вместе с родителями (к ним могут быть приравнены иные лица, связанные с умершим кровным родством или на иных законных основаниях, например, иждивенцы, если они проживали вместе, вели совместный быт, имели общие права и обязанности).
Если упомянутые близкие родственники у работника отсутствуют, то тогда упомянутые выплаты могут быть получены родителями, братьями, сестрами, усыновителями или усыновленными, бабушкой, дедом, прабабушкой, прадедом, взрослыми внуками, родными или двоюродными братьями или сестрами, мачехой или отчимом, тетей или дядей, племянником или племянницей, другими родственниками. Ключевую роль играет, кто из них проживал с умершим. Также наследниками могут быть и лица по его завещанию.
Как обложить налогом выплаты на умершего показать в Налоговом расчете
Относительно налогообложения выплат, которые принадлежали умершему, то оно осуществляется на общих основаниях, так как касаются того периода, когда работник был правоспособным, а, следовательно, уплачиваются НДФЛ, военный сбор (ВС), ЕСВ на общих основаниях. Последним налоговым периодом считается период, заканчивающийся днем, на который приходится смерть работника.
Сумма заработной платы, которая не была получена умершим работником, и выплачивается налоговым агентом членам его семьи, отражается в Приложении 4ДФ к Налоговому расчету по признаку дохода «101» с указанием идентификационного номера такого умершего работника (разъяснение ВИР, категория 103.25).
Также отметим, что если работник имел право на НСЛ, то ее оказывают с учетом последнего месячного налогового периода, в котором он умер.
Как оплачивать больничный умершего работника
Если больничный надлежащим образом оформлен, то по нему должны быть начислены выплаты, включая последний день жизни работника, если болезнь закончилась днем смерти (письмо ФСС ТВП от 14.08.2009 г. № 04-06/Н-152з-198).
Если больничный предоставлен до увольнения работника, то он оплачивается стандартным образом с начислением ЕСВ на полную сумму, включая 5 первых дней нетрудоспособности.
Если же больничный предоставлен после увольнения, то здесь тоже все начисляется и выплачивается, но они уже не подпадают под обложение ЕСВ, так как работодатель уже не несет ответственности перед Фондом по работнику после его увольнения.
По больничному в Приложении 4дф к Налоговому расчету отражают по признаку дохода «101» с указанием идентификационного номера такого умершего работника.
Больничные, начисленные умершему, облагаются НДФЛ и ВС в общем порядке.
Маєте разову роботу — залучайте фізичних осіб за цивільно-правовими договорами. А як їх правильно оформити, як оподаткувати і відзвітувати про винагороду за ЦПД, пояснили у консультації. Також підготували зразки: договору підряду, договору про надання послуг, акту приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт)
Что делать, если никто не обращается за получением зарплаты умершего
Ну что ж, и такое возможно. Но списать такую задолженность просто так нельзя, так как срок исковой давности по зарплате не ограничен (ст. 225 КЗоТ). Если у работника есть родственники и о них известно, то следует направить ее заказное письмо. Это будет доказательством того, что предприятие предпринимало определенные действия. Если же и это не дало результата, то единственный выход – это обратиться к нотариусу и внести данную сумму на депозит нотариуса (ч. 1 ст. 537 ГК, письмо Минюста от 12.03.2012 г. № 113-0-2-12/13.1). Данная услуга платная. Нотариус должен выдать квитанцию. Воспользоваться такой возможностью можно только по истечению 6 месячного срока, который отведен для принятия наследства.
Если средства уже были переведены на зарплатный счет умершего, то банк надо сообщить о смерти работника. Банк должен закрыть счет клиента, чтобы не допустить снятия денег лицами, которые не являются наследниками.
Пособие на погребение 2023 налогообложение
Работодатель (только по последнему месту работы, в т. ч. перед выходом на пенсию) может оказать помощь на погребение умершего работника. Осуществлена она может быть, как в денежной форме, так и в виде оплаты услуг сторонних организаций (например, ритуальных услуг) или услуг, которые оказаны силами самого работодателя (например, предоставление автотранспорта).
Если помощь выдается предприятием родственнику умершего работника, то от родственника необходимо получить заявление об оказании такой помощи, копии свидетельства о смерти. Также необходимо издать приказ об оказании помощи. Налогообложение помощи осуществляется в таком порядке (пп. «б» пп. 165.1.22 НКУ):
- НЕ облагается НДФЛ, то есть не включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода в размере, не превышающем двойного размера суммы, определенной пп. 169.4.1 НКУ (это предельный предел, дающий право на НСЛ). Для 2023 г. данная сумма равна 7520 грн (=2×3760 грн). Это же касается ВЗ (пп. 1.2 и 1.7 пп. 161 подразд. 10 Переходных положений НКУ). Пособие на погребение в 4ДФ в Налоговый расчет такую помощь отражают по признаку дохода «146»;
- облагается НДФЛ, если сумма превышает указанный предельный размер (7520 грн). Тогда сумма превышения рассматривается как дополнительное благо, за кодом «126» в Приложении 4ДФ к Налоговому расчету.
Порядок компенсації витрат роботодавцям за працевлаштування переселенців
Умови, за яких підприємство може отримати від центру зайнятості компенсацію за працевлаштування або навчання ВПО
Оформлення документів на виплату компесації за працевлаштування ВПО
Розрахунок компенсації витрат за працевлаштування ВПО
ЕСВ на выплаты умершего работника
В обоих случаях ЕСВ на такую помощь не начисляется, так как такие выплаты не относятся к фонду оплаты труда (также п. 14 Перечня из постановления Кабмина от 22.12.2010 г. № 1170).
Также возможна ситуация: за помощью обратился работник предприятия для захоронения умершего родственника или работодатель не является последним для умершего работника. Такая помощь облагается налогом на общих основаниях с уплатой НДФЛ и ВС (код «126»). Однако существует другой, лучший, способ оформить такую помощь – подать ее как нецелевую благотворительную помощь с соответствующим заявлением от получателя. Такая помощь не облагается НДФЛ и ВС совокупно в размере, не превышающем за год по одному получателю суммы пп. 169.4.1 НКУ (в 2023 г. – это 3760 грн). Код такой помощи в Приложении 4ДФ «169».
Бухгалтерский учет выплат умершему работнику
Некоторые специфические бухгалтерские проводки приведем в таблице ниже.
| БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВЕДЕНИЯ ПО УЧЕТУ РАСХОДОВ НА УМЕРШИХ РАБОТНИКОВ |
| Хозяйственная операция | Дт | Кт | Сумма |
| Списание задолженности по истечении срока принятия наследства |
| Перечислена зарплата умершего работника по депозиту нотариуса | 377 | 311 | 10000,00 |
| Начисленная стоимость услуг нотариуса | 92 | 685 | 1000,00 |
| Списана задолженность по зарплате умершего работника | 661 | 377 | 10000,00 |
| Оплачены услуги нотариуса | 685 | 311 | 1000,00 |
| Административные расходы отнесены на финансовый результат от операционной деятельности | 791 | 92 | 1000,00 |
