У жовтні 2020 порядок проведення перевірок ФСС зазнав змін. Про новий порядок проведення перевірок ФСС, ймовірність включення до плану перевірок та позапланової перевірки ФСС, підготовку до перевірки , ризикові елементи листка непрацездатності та штрафи після перевірки соцстраху — розповімо у огляді.
ЗАЯВА-РОЗРАХУНОК ДО ФСС: ЗРАЗОК + АЛГОРИТМ ЗАПОВНЕННЯ ⚡️
Що перевіряє Фонд соціального страхування
Перевірюють нарахування:
- допомоги з тимчасової втрати працездатності – лікарняних і декретних;
- допомоги на поховання;
- виплати потерпілим на виробництві – за нещасний випадок;
- виплати переведеним на легшу, але менш оплачувану роботу.
Перевіряє ФСС усіх – юросіб і фізосіб-підприємців. Щодо ФОП, які не мають найманих працівників, – їх перевірити теж можуть, якщо вони отримували виплати з фонду, наприклад лікарняні чи декретні, на які вони мають право.
Коли буде перевірка ФСС
Суб’єкт господарювання – юрособа чи фізособа-підприємець – може дізнатися про перевірку з сайту ФСС, адже Фонд зобов’язаний не пізніше наступного дня оприлюднювати свої плани перевірок після їх затвердження. Оновлюються ці плани щокварталу. Отже, новий квартал – новий план. Останній план на IV квартал 2020 року був оприлюднений 21.09.2020. План складається на кожну область окремо й м. Київ. Знайти ж усі плани разом можна тут на порталі: Плани перевірок ФСС на IV квартал 2020 року.
Перевірки ФСС за новим порядком
Восени 2020 року ФСС оновив правила своїх перевірок. Було затверджено Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, постанова правління ФСС від 02.10.2020 р. № 23 (далі – Порядок № 23).
Ключовими ідеями нових правил є так званий ризик-орієнтований підхід: перевіряючі прийдуть тоді, коли своїми діями й за іншими показниками суб’єкт господарювання виходить за значення певних індикаторів. Тоді його включають у план або навіть приходять позапланово без попередження – про все це далі. На словах посадовців ФСС це має знизити кількість перевірок, перевіряючі будуть концентруватися дійсно на проблемних суб’єктах господарювання. Щоправда назвати це абсолютно новим не можна, так як індикатори у ФСС були й до Порядку № 23. Їх просто оновили й дещо змінили документацію для перевіряючих.
Види перевірок ФСС
Перевірок від ФСС може бути 4-х видів:
- камеральна – це перевірка, яка здійснюється в приміщенні ФСС з використанням даних інформаційних систем ФСС, ПФУ, заяв-розрахунків на отримання коштів від страхувальників тощо. Кабінетна перевірка продовжиться завжди й про неї страхувальник нічого не знає та й знати не повинен. Якщо щось не так, то прийде повідомлення від ФСС, наприклад при неправильному оформленні документів на отримання виплати. Однак, за результатами такої перевірки може бути складена довідка на включення страхувальника до планової чи позапланової перевірки;
- планова документальна виїзна;
- планова документальна невиїзна;
- позапланова – не включена до квартального плану-графіка.
Обов’язок повідомляти про перевірку є тільки щодо планових. Про позапланові перевірки ФСС не повідомляє. По результатах планових/позапланових перевірок складається акт перевірки ФСС. По камеральним оформляється довідка, але тільки у разі виявлення порушення.
Частота і тривалість перевірок від ФСС
Документальні перевірки одного і того ж самого суб’єкта проводяться на частіше 1 разу на рік. Виїзна чи не виїзна вирішує керівництво ФСС. Як правило, якщо це розгляд заперечення на акт, то не виїзна. Під час карантину виїзні можуть заміняти невиїзними, якщо у Фонд будуть надані усі потрібні документи.
Якщо підстави для включення до планових перевірок (див. нижче) по страхувальнику відсутні, то його мають перевіряти не частіше 1 разу на 3 роки, а то й узагалі перевірки не буде. Мова йде про неризикових страхувальників.
По максимальним термінам планові перевірки наступні (п. 2.18 Порядку № 23):
- для середніх і великих підприємств – 10 роб. днів;
- для мікро- та малих підприємств, а також ФОП – 5 роб. днів.
По максимальним термінам позапланові перевірки:
- для середніх і великих підприємств – 10 роб. днів;
- для мікро- та малих підприємств, а також ФОП – 2 роб. дні.
Можливе також продовження:
- для середніх і великих підприємств – 5 роб. днів;
- для мікро- та малих підприємств, а також ФОП – 2 роб. дні.
Якщо не хочете зробити помилки, яких припустилися ваші колеги — прочитайте поради експертів. Вони допоможуть гідно і з найменшими втратами витримати інспектування Держпраці.
Чи впливає на перевірки ФСС карантин
Ні, не впливає. Взагалі. Справа в тому, що ФСС не входить до переліку державних органів нагляду. Звільнення ж щодо перевірок було лише щодо державних органів нагляду (контролюючих органів), на які поширюється Закон “Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності” від 05.04.2007 р. № 877. Окремо звільнення встановлено щодо податкових перевірок, зокрема ЄСВ. Це звільнення встановлювали Закони від 17.03.2020 р. № 530 та № 533. Таким чином, ФСС пройшов мимо цього мораторію, а тому ФСС як мали, так і мають надалі право перевіряти як планово, так і позапланово, незважаючи на карантин. Є відповідне роз’яснення від самого ФСС.
Якщо раптом суб’єкт господарювання через карантин не працює, але його включили у план перевірок, то зв’язатися слід з керівництвом відповідної регіональної дирекції ФСС та узгодити дану ситуацію. Перевірку або перенесуть, або замінять невиїзною.
Що збільшує ймовірність включення до плану перевірки ФСС
Наводимо перелік тих індикаторів, які збільшують ймовірність потрапляння у наступний квартальний план перевірок (п. 2.7 Порядку № 23):
- зросла кількість оплачених лікарняних чи інших виплат, які здійснює ФСС, якщо порівнювати з аналогічним періодом минулого року;
- нарахування лікарняних здійснюється на межі з максимальним розміром. Нагадуємо, що максимальний розмір рахується з розрахунку 15 мінімальних зарплат / 30,44 за 1 день. У жовтні 2020 року це 75000/30,44 = 2463,86 грн /день;
- подана заява на виплату лікарняних, декретних чи інших виплат, хоча ЄСВ страхувальником не сплачувався. Теоретично таке може бути не тільки з причини неоформлених працівників, але й якщо ФОП звільнив усіх працівників, а потім колишній працівник звернувся за отриманням виплати з ФСС як до останнього роботодавця.
Що збільшує ймовірність позапланової перевірки ФСС
Позапланова перевірка може бути призначена, якщо виник хоча б один індикатор високого ризику страхувальника:
- подача на виплати з ФСС 10% чи більше працівників. Для мікропідприємство (там не більше 10 працівників) та малих підприємств (не більше 50 працівників) – 50%;
- лікар або медзаклад видав 30% чи більше лікарняних одному страхувальнику;
- видатки ФСС зросли на 10%, а фонд заробітної плати не зріс;
- неправомірне використання коштів ФСС, якщо було встановлено;
- скарга застрахованої особи – працівника і т.д.;
- наявність системних порушень, які були встановлені під час 2-х попередніх документальних перевірок;
- надання заперечення на акт перевірки, якщо треба з’ясувати додаткові обставини.
Повний перелік є у п. 2.9 Порядку № 23.
Також позапланова може бути призначена при закритті ФОП, ліквідації підприємства, реорганізації, а також за власним бажанням страхувальника.
Як підготуватися до перевірки ФСС
Перевірити слід усе, що пов’язано з обліком лікарняних, декретних, а також допомоги на поховання та при нещасному випадку, якщо такі були. Наводимо нижче переліки тих порушень, на які зазвичай звертають увагу перевіряючі від ФСС.
Помилки у самих розрахунках:
- обчислення середньоденної зарплати. Можуть вплинути неправильне визначення кількості днів розрахункового періоду, самого розрахункового періоду;
- неврахування стажу за останній рік. Працівник має стаж менше 6 місяців за останні 12 календарних місяців перед настанням страхового випадку. Оплата мала здійснюватися на основі середньоденної обчисленої з мінімальної зарплати;
- неправильне врахування загального страхового стажу. Як відомо є понижувальний коефіцієнт стажу. 100% лікарняних нараховується лише після страхового стажу більшого за 8 років. Інколи бухгалтери-початківці плутають страховий і трудовий стаж, які можуть не співпадати;
- неправильне визначення кількості днів до оплати за лікарняним. Здебільшого дана помилка пов’язана з тим, що на період лікарняного потрапила відпустка за власний рахунок. Такі дні не оплачуються. Це ж саме стосується творчої відпустки та додаткової у зв’язку з навчанням;
- нарахували лікарняний за рахунок ФСС усю суму, хоча перші 5 днів оплачує підприємство. Цю помилку робить хіба що бухгалтер-початківець;
- нарахували по черговому лікарняному, але з позначкою “первинний”, усю суму за рахунок ФСС. Помилка в тому, що бухгалтер думав, що це “продовження”. Виникає тоді коли працівник тривалий час хворіє, його переводять з одного медзакладу в інший. На якомусь етапі “первинний” лікарняний можуть закрити і замість “продовження” виписати новий “первинний”. Новий “первинний” – це нові 5 днів для оплати роботодавцем, а не Фондом. Цю помилку через неуважність роблять і не тільки початківці, особливо коли працівник декілька разів приносив перед цим “продовження”;
- “дитячий” лікарняний повністю оплачується за рахунок Фонду. До 14 днів включно (максимальна його тривалість).
Помилка у самому факті нарахування лікарняних, коли їх взагалі не потрібно було нараховувати, наприклад:
- захворювання сталося через стан алкогольного (наркотичного, токсичного) сп’яніння або дії пов’язані з ним;
- неправильно оформлений листок непрацездатності (про нього – нижче);
- нарахування лікарняних тим, хто порушив режим лікування від лікаря (така ситуація зустрічається рідко);
- травми чи захворювання було отримано при вчиненні кримінального правопорушення;
- було навмисне заподіяння собі шкоди працівником, симуляція хвороби;
- призначення примусового лікування за рішенням суду.
Про правила виплати допомоги на поховання – читайте у матеріалі Виплати на померлого працівника 2020.
Початок і кінець перевірки ФСС
У перевіряючого мають бути (п. 2.17 Порядку № 23):
- направлення на проведення документальної перевірки;
- службове посвідчення посадової особи ФСС.
Якщо перевірка продовжується, – перевіряючий має показати рішення керівника.
З правами та обов’язками обох сторін перед перевіркою варто ознайомитися:
- страхувальника – у розділі VI Порядку № 23;
- перевіряючого – у розділі V Порядку № 23.
Вимоги до акта перевірки та порядок його оскарження – розділ ІІІ Порядку № 23. Якщо його треба оскаржити – див. розділ VII Порядку № 23.
При виявленні порушень може бути рішення ФСС:
- про повернення коштів – 3-денний термін (п. 4.3 Порядку № 23) + штраф неправомірне витрачення коштів (п. 4.3 Порядку № 23);
- накладання штрафу та нарахування пені за несвоєчасне повернення коштів (п. 4.3 Порядку № 23). Таке рішення приймається у 10-денний термін (абз. 6 п. 4.3 Порядку № 23). Розмір штрафу та пені – див. нижче.
Що перевірити у лікарняних листках перед перевіркою ФСС
Аби листок тимчасової втрати працездатності дійсно був документом-підставою для їх нарахування, перевіряємо:
- точність вказання назви роботодавця, його адреси. Назва має бути без абревіатур. Є п. 3.1 Інструкції з наказу МОЗ від 03.11.2004 р. № 532 (далі – Інструкція № 532) щодо оформлення цих листків – назва і місцезнаходження наводяться повністю. Адреса – юридична, а не фактична. Бувають лікарняні, у яких взагалі не вказали адресу – допишіть самі – штрафу “за різний почерк” ще не придумали;
- наявність підписів лікаря, штампу лікаря та печатки самого медзакладу “Для листків непрацездатності”;
- наявність підпису завідувача відділенням. Зазвичай це контролює той, хто ставить печатку медзакладу, але ж усе буває, могли пропустити;
- ніяких підчисток і коректорів у лікарняному. Усі виправлення мають бути засвідчені підписом лікаря та печаткою медзакладу “Для листків непрацездатності”. Максимально можлива кількість виправлень – 2. Не може бути виправлень у датах, а також полях “Причина непрацездатності” та щодо нещасного випадку на виробництві та його наслідків (пп. 3.3 Інструкції № 532);
- не відмітили на лікарняному “первинний” чи “продовження”. Первинний – це той лікарняний, який відкривається лікарем з початку хвороби. Всі інші – продовження;
- на лікарняному не вказаний режим лікування – стаціонарний, амбулаторний тощо;
- на лікарняному не підкреслили причину непрацездатності. До речі, самоізоляція через COVID-19 отримала код причини 11, через старий бланк її там немає;
- непрацездатність за одним лікарняним триває понад 10 кал. днів. Це помилка лікаря, але за нарахування лікарняних за таким листком штрафують роботодавця. Понад 10 днів при амбулаторному лікуванні – новий листочок з поміткою “продовження”.
Як бачимо, дрібниць у заповненні цих листочків немає.
Увага: Кількість виправлень на лицьовій стороні лікарняного не більше 2-х і лише у дозволених полях, і лише коректурним способом (закреслено однією лінією, підписи, печатка).
Читайте також матеріал Як оформити відсутність працівника, якщо листок непрацездатності з помилкою.
Штрафи після перевірок ФСС
Наостанок наводимо штрафні санкції віл ФСС:
- неправомірне витрачання коштів ФСС – 50% від такої суми;
- несвоєчасне повернення суми коштів або неповне повернення після рішення ФСС про їх повернення (після рішення ФСС після перевірки) – 10% від такої суми + пеня 0,1% від такої суми за кожний день неповернення. Несвоєчасне повернення – це прострочення 3-денного терміну (абз. 4 п. 4.1 Порядку № 23).
Штрафи встановлено абз. 1 ч. 6 ст. 15 Закону від 23.09.1999 р. № 1105.
Крім того, можливий адмінштраф на посадових осіб – 136-255 грн на підставі ч. 1 ст. 165-5 КпАП за порушення законодавства про соцстрахування.
Увага: Виправте помилки самі до перевірки – штрафу тоді не буде.
Однак, якщо ви підготувалися до перевірки і це все виявили самі, то штрафів і пені не буде, якщо повернути ці кошти до ФСС + надати письмове пояснення ситуації, причин повернення. Про відсутність штрафних санкцій у такому разі говорить сам ФСС у своєму роз’ясненні. Очевидно, що зробити це слід до початку перевірки, а не під час неї.
