Чи потрібно працівнику, який під час виконання службових функцій користувався послугами маршрутного таксі, отримувати копію витягу з Державного реєстру ЮО та ФОП, який надав ці послуги, якщо є оригінал квитка для відшкодування витрат? Чи потрібно ЮО зазначати дані виплати ФОП в податковому розрахунку форми 1-ДФ?
Відповідно до підпункту 165.1.11 Податкового кодексу України (ПК), до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пунктом 170.9 розділом ІІІ ПК.
Штрафи за несвоєчасне подання чи неподання звітності
Відповідно до підпункту 140.1.7 ПК, за визначення об’єкта оподаткування враховуються витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).
Зазначені в абзаці першому цього підпункту витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.
Відповідно до частини першої загальних положень Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, яка затверджена наказом Мінфіном України від 13.03.1998 № 59 та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 31.03.1998 за № 218/2658 (далі — Інструкція), службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). У першому та другому розділі Інструкції визначено Порядок відрядження працівників підприємств усіх форм власності.
Відповідно до статі 1 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344-ІІІ, перевезення пасажирів у режимі маршрутного таксі — це перевезення на міському чи приміському автобусному маршруті загального користування за розкладом руху, в якому визначається час відправлення автобусів із початкового та кінцевого пунктів маршруту з висадкою і посадкою пасажирів чи громадян на їхню вимогу на шляху прямування автобуса в місцях, де це не заборонено правилами дорожнього руху.
Суб’єкти господарювання, які надають зазначені послуги відповідно до отриманої ліцензії, повинні дотримуватися норм чинного законодавства про автомобільний транспорт і забезпечувати, зокрема, виконання правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затверджених постановою Кабміну «Про затвердження Правил надання послуг пасажирського автомобільного перевезення» від 18.02.1997 № 176.
Згідно з положеннями зазначених Правил, пасажирський перевізник здійснює перевезення пасажирів за квитками, форма яких затверджується в установленому законодавством порядку, і який підтверджує факт укладання договору перевезення.
Отже, юридична особа за відшкодування витрат платника податків, які понесені ним під час відрядження, має право врахувати витрати за користування послугами маршрутного таксі за умови надання оригіналів квитків і без надання копії витягу з Державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців, якщо послуги маршрутного таксі надавала фізична особа — підприємець.
При цьому оскільки підприємство (юридична особа) лише компенсує витрати працівника на відрядження, тобто не є податковим агентом щодо фізичної особи — підприємця, то податковий розрахунок за формою № 1ДФ подавати не обов’язково.
